O documento discute técnicas de arquivamento e gestão documental. Em particular, (1) define arquivos e sua origem histórica, (2) descreve os principais tipos de arquivos classificados por entidade mantenedora, estágio evolutivo e extensão, e (3) discute métodos de arquivamento como alfabético, numérico e assunto.

1. Técnicas de Arquivamento

2. PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO ARQUIVO - Significado Raiz ARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio do governo; Verbo ARCHEION => local de guarda, depósito; Substantivo ARCHIVES => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998)

3. Antigüidade  Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C; Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os documentos" Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso restrito do governo (final do século XVIII) Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas. ORIGEM

4. Gestão documental O que é? Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).

5. PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO (BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca Grande público e pesquisador Administrador e pesquisador Público Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou computador] Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc. Processamento técnico Compra, doação, permuta de fontes múltiplas Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única Entrada dos documentos Instruir, informar Provar, testamunhar Objetivo Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos Administrativos; jurídicos; funcionais; legais Fins da produção Atividade humana individual ou coletiva Máquina administrativa Produtor Coleção; documentos unidos pelo conteúdo Fundos; documentos unidos pela origem Tipo de conjunto Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único Tipo de suporte BIBLIOTECA ARQUIVO VARIÁVEIS

6. PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO 1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA 2º TERRITORIALIDADE 3º TEORIA DAS 3 IDADES Observa a origem da documentação Observa a localização geográfica da documentação Consiste no Ciclo de vida documental: Documentos Correntes : consulta freqüente Documentos Intermediários : consulta não freqüente, aguardando eliminação ou recolhimento permanente Documentos Permanentes : possuem valor probatório, histórico e informativo; preservado em definitivo

7. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS (PAES, 2002) QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS  Públicos : Federal / Estadual / Municipal  Institucionais : Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Ongs  Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Companhias  Familiais ou Pessoais

8. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO  Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqüente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso  Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com freqüência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória  Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

9. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO Operacionais : documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes) Setoriais : atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários) Centrais ou Gerais : locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes)

10. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS  Especial : guarda dos documentos segundo o formato físico ou suporte Especializado : guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte

11. CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização É descentralizado: encontra-se próximo a estação de trabalho com moderado indice de utilização Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

12. ARQUIVO CENTRAL Local onde são armazenados os documentos procedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última etapa do ciclo de arquivamento Acondicionamento: Caixas Evita duplicidade de documentos Mantém a padronização Reúne assuntos correlatos CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

13. QUANTO ÀS ATIVIDADES Receber, registrar e controlar a tramitação e a expedição dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento corporativo dos documentos. Organizar e manter os documentos nos padrões estabelecidos Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de acordo com os prazos de guarda fixados. CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS SETORIAL

14. QUANTO ÀS ATIVIDADES - Administrar e atualizar a TTD - Manter a padronização estabelecida - Receber a documentação proveniente dos Arquivos operacionais e setoriais - Preservar a memória da empresa - Preparar os documentos p/: microfilmagem e digitalização CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS CENTRAL

15. QUANTO ÀS ATIVIDADES - Atender as pesquisas - Realizar empréstimos - Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos - Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS CENTRAL

16. QUANTO ÀS ATIVIDADES - Providenciar requisitos técnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento, no que se refere a sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insetos... - Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades - Divulgar as atividades do Arquivo CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS CENTRAL

17. O que toda Organização produz i ndependente de seu tamanho ou tipo de negócio? Conhecimento Informações Documentos PARTE III – PROCESSAMENTO DA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICA

18. DOCUMENTOS TÊM SUA HISTÓRIA Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos em pedras, mármores, marfim, metal... Com a imprensa, o registro passou a ser em papel... Com o avanço tecnológico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books... Todas as pessoas possuem documentos ... é uma questão de memória

19. Etapas da geração de informações e documentos . processo de trabalho do dia-a-dia .quando executamos nossas atividades

20. SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESAS PELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

21. GESTÃO DOCUMENTAL PARA QUÊ? planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prévio; tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender às necessidades legais e técnicas; evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a história.

22. GESTÃO DOCUMENTAL racionalização do trabalho  aumento de produtividade; a recuperação rápida e precisa; o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos; a otimização de seus espaços físicos de trabalho; Vantagens:

23. GESTÃO DOCUMENTAL Vantagens: o controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final; a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; a preservação e conservação dos documentos; preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.

24. ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO Arrumação : metodologia individual  não precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores Organização : metodologia corporativa  necessita de um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação

25. PARTE IV – MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Métodos : alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

26. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e letras Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas geográficas Assunto: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação)

27. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS João Barbosa Pedro Álvares Cabral Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Sobrenomes iguais: Anibal Teixeira Marilda Teixeira Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda Artigos e preposições a, o, d’, da, um … Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Regras de alfabetação

28. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Sobrenomes com grau de parentesco: Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto Almeida Filho, Antônio Ribeiro Neto, Paulo Empresas : Embratel A Colegial Universidade Federal do Maranhão Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranhão Regras de alfabetação

29. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Documentos geográficos – principal elemento a ser considerado é a procedência ou o local: - Nome do estado, cidade e correspondente  as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. . Correspondência com outros países: - país, capital e do nome do correspondente  as demais cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem. Regras de alfabetação

30. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Documentos geográficos - Nome do estado, cidade e correspondente guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades Sobreira, Luísa Santos, Antônio J. Rodrigues, Isa Almeida, José de Corrêa Gilson Silva, Alberto Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos São Paulo Lorena Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo São Paulo Correspondente Cidade Estado

31. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS Correspondência com outros países: - país, capital e nome do correspondente guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades Silva, Aurélio Vadim, Roger Pereira, José Albuquerque, Maria Ferreira, Antônio Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto França França Portugal Portugal Portugal Correspondente Cidade País

32. ATIVIDADE Wadenilson Gonçalves Santos Zaira Cardoso Nunes José de Maria de Oliveira Laine da Silva Márcio Santos Júnior Marcelo Cardoso Neto Ananias Figueiredo Amanda Figueiredo Vitória Albuquerque Vitor Albuquerque Nomes Pessoais Companhia Vale do Rio Doce Visão Turismo A Três Irmãos The Library of Congress Para Sempre Móveis Ltda. Nomes de Empresas

33. ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS 1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o método adequado - Alfa / Num / Cronolog.) 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura 3. são presos com grampos plásticos. 4. a identificação do assunto será no visor das pastas suspensas 5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificação de informações nas pastas e envelopes: setor, obra, processo, assunto, volume, periodo.... ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

34. ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS os documentos devem ser ordenados um a um 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras 3. são presos com grampos plásticos. 4. preencher o formulário p/ o cadastramento em soft de gerenciamento de documentos 5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo 6. preencher o visor para identificação da caixa-arquivo ARQUIVO CENTRAL

35. ACONDICIONAMENTO Sistema de cores Padrão Pasta Intercaladora Padrão Pasta Suspensa Arquivos Correntes / Intermediários Projeção – tira de inserção

36. ACONDICIONAMENTO A AL Silva Fichas guias

37. Arquivo Central Padronização do Arquivamento ACONDICIONAMENTO Sistema de cores EMPRESA 0010

38. ACONDICIONAMENTO Etiqueta com o nome e cor do setor Etiqueta de legenda

39. ACONDICIONAMENTO

40. ACONDICIONAMENTO Data Etiqueta com a cor do setor Etiqueta com a cor do tipo do documento Pasta intercaladora com a cor da atividade

41. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

42. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

43. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

44. PARTE V – COMO ORGANIZAR A MASSA DOCUMENTAL ? 1. Diagnóstico 2. Racionalização Levantamento e Formação da TTD Aprovação da TTD e Triagem dos documentos por Área por Espécie Documental por Temporalidade por Referência legal 3. Metodologia para Organização dos documentos 4. Informatização

45. DIAGNÓSTICO Conhecer Atividade Cultura Informação Documento Planejamento Gestão Tecnologia Mídias

46. OBJETIVO : - mapear, avaliar e descrever o cenário - levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a elaboração do Plano de Ação  o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa. RELATÓRIO :  Visa retratar a situação atual de armazenamento, organização e recuperação de informações, analisando a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a longo prazo. DIAGNÓSTICO

47. - tomar medidas corretivas de uma situação critica - conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolvê-los - solucionar problemas que se traduzem em desperdicios - conhecer fatores que favorecem e limitam a implantação do sistema de gerenciamento dos documentos - maximar o custo-beneficio do capital aplicado - desenvolver o Plano de Ação Corretiva DIAGNÓSTICO PARA QUE SERVE?

48. DICAS PARA O DIAGNÓSTICO ELABORAÇÃO :  Exige : percepção, bom senso, experiência técnica, criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa Coleta de dados : - Observação - Entrevista ou questionário sobre: volume, forma de armazenamento, organização, recuperação/acessibilidade, como descarta, o que pode ser melhorado...etc

49. Diagnóstico - Modelo

50. Diagnóstico - Modelo

51. PLANO DE AÇÃO - Modelo

52. PLANO DE AÇÃO - Modelo

53. POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ? ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS Fazer cópias para não perder o controle ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES Ganhar trofeu por jogar papel fora

54. - Redução da massa documental - Racionalizar custos (reduzir custos) - Melhor armazenamento (espaço fisico + mobiliário) Melhor organização, permite a informatização Possibilita pesquisa rápida - Evita extravio de documentos - Garanti a preservação dos documentos de valor - Aproveitamento dos recursos humanos, tecnológicos, etc. POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?

55. É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou históricas que compõem a trajetória da Organização. PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL O QUE É?

56. TTD – ELABORAÇÃO 1. Passo : Coleta de Informações Preencher a “Ficha de Análise Documental”: - registrar informações sobre cada documento - referenciar os prazos legais ou de validade Detalhar as informações sobre cada documento através: - entrevistas e levantamento do acervo documental

57. TTD – ELABORAÇÃO 2. Passo : Consolidação das Informações O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc; Registrado na “Ficha de Análise Temporal” ; Formação da TTD (digitada para apreciação e validação)

58. TTD – ELABORAÇÃO 3. Passo: Aprovação Apresentação do primeiro formato da TTD; Reunião para discussão e aprovação por área; Reunião para homologação com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor... Guardar uma cópia assinada.

59. TTD – ELABORAÇÃO 4. Passo: Formatação final Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa: - Pessoal, Contábil, Administrativa etc. Descrição / Definição dos Documentos: - Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc. Referência da Legislação: - Tributária, fiscal, trabalhista etc.

60. TTD - ELABORAÇÃO 5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento Estabelecer Procedimentos para: Utilização (Usuário): - Consulta, Descarte, Segurança etc; Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar): - Manutenção; - Formatação

61. TTD - Aplicação A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente ERROS NO DESCARTE

62. TTD - UFMA Universidade Federal do Maranhão Resolução nº 05/90- CA O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições estatutárias. Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela faz parte integrante. Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se. São Luís, 23 de outubro de 1990. Prof. JERÔNIMO PINHEIRO Presidente Aprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão.

63. TTD - UFPB UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitário – CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ/Arquivo Nacional. A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000. Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da UFPB.

64. C I P Transferência Recolhimento Recolhimento Arranjo / Descrição Processo de Classificação (aplicação da TTD) Controle : Entrada; Saída; Eliminação AVAL AVAL Fase Corrente / Intermediária  Gestão de Documentos Fase Permanente  Manutenção e Guarda de Documentos Entendendo o Ciclo de Vida Documental

65. PARTE VII - PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS cadastar documentos armazenados nos Arquivos gerenciar informações de texto e de imagens criar, editar, distribuir informações via rede, disco magnético ou Cd atualizar e compartilhar informações desenvolver pesquisa direcionada e controlada A ESCOLHA DA FERRAMENTA O software deve possibilitar :

66. PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS É um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo. O que é um sistema eletrônico de gestão de documentos?

67. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED O sistema de GED – não é só gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. O GED é a somatória das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informações - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrônica.

68. GED não é só escanear, através da Digitalização Consiste : 1. Preparação dos documentos 2. Indexação 3. Digitalização 4. Exportação das imagens e índices GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - GED

69. GED X GDE Gestão de Documentos Eletrônicos GED – Gestão Eletrônica de Documentos (IDEAL) AUTOMATIZADO MANUAL Arquivos Eletrônicos (somente documentos em meio eletrônico) Todos os suportes, inclusive papel Gestão Eletrônica de Arquivos Gestão Tradicional de Arquivo GESTÃO DE DOCUMENTOS

70. PARTE VIII - NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA ISAD (G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporações, Pessoas e Famílias NORMAS Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das descrições dos isntrumentos de pesquisa

71. NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA LEGISLAÇÃO LEI 8.159/1991 DECRETO 4.553/2000 LEI 8.264/2005 Âmbito Federal Âmbito Estadual  Estes documentos regulam as disposições sobre arquivo nas esferas federal e estadual

72. CONCLUSÃO Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%) Reduzir custo de homem/hora na busca da informação/documento Melhorar a imagem das instituição junto aos seus clientes internos e externos Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho. Qual o resultado do uso da Gestão de Documentos?