Este documento descreve o circuito documental de uma organização, incluindo os tipos de correspondência (recebida, expedida, interna), seus processos e fluxos. Explica como a tecnologia pode apoiar o trabalho administrativo e fornece detalhes sobre normas e registros de correspondência.

1. Circuito Documental da Organização Formadora: Anabela Gonçalves Formando: Carlos Antunes Curso Técnico Administrativo – Acção: 9137 – Número 7 DEZEMBRO 2009

2. O que é o Circuito Documental? É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas, como a nível interno. Em resumo é todo o percurso efectuado pelos documentos até chegarem até ao seu destino final.

4. Correspondência Expedida

6. Correspondência Recebida Entrada (Verificação) Necessária Não Necessária Dirigida (Particular) Empresa Arquivo Eliminação Confidencial

7. No que consiste este processo? Verificação: Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária.

8. No que consiste este processo? Necessária: A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a Alguém (em particular), Confidencial e dirigida à Empresa. A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização, a Correspondência dirigida à Empresa relata a actividade desta e deve ser sempre efectuado um registo.

9. No que consiste este processo? A informação Não Necessária não tem interesse para a empresa, mas mesmo assim é filtrada, se for para o Arquivo é guardada por um curto período de tempo. Pode ainda ser destruída de imediato caso não apresente o mínimo interesse para a actividade da empresa.

10. Tecnologia de Apoio ao Trabalho Administrativo As grandes empresas geralmente oferecem um apoio ao técnico administrativo, colocando à sua disposição maquinaria capaz de o auxiliar, por exemplo na abertura do correio.

11. Tecnologia – Ordenador e Datador Ao entrar na empresa, a correspondência deve ser ordenada e datada, desta forma é mais fácil controlar e localizar documentos. Os datadores e ordenadores facilitam este processo pois são fáceis de utilizar e mudam rapidamente a data, podem possuir ou não área para colocação de texto. Carimbo Datador Carimbo Resultante

12. Correspondência Recebida: Circuito Documental A carta de apresentação, destina-se a Informar o mercado empresarial da Constituição de uma nova empresa, dando a conhecer o seu ramo de actividade assim como bens e serviços prestados.

13. Circuito Documental – C.Recebida:Carta de Apresentação Entrada (Verificação) Correspondência Necessária Dirigida à Empresa

14. Registo de Correspondência Recebida Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa, em livro próprio ou equivalente, coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) no próprio documento e identifica-se no respectivo registo o remetente e assunto resumido, bem como a secção para onde será enviado.

15. No que consiste… ... a correspondência expedida? É o registo em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como: referência e tipo de documento expedido, data da expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido.

16. Correspondência Expedida:Circuito Documental Orçamento É um documento empresarial, que faz o resumo financeiro dos serviços e bens que se pretende fornecer a outra empresa.

17. Circuito Documental - Orçamento O orçamento pode ou não ser acompanhado de uma carta descritiva das condições relativas a este. Departamento Logístico Este tipo de correspondência é geralmente enviada pelos correios. Expedição

18. Registo da Correspondência Toda a correspondência expedida deve ser devidamente registada em livro próprio, deve conter os seguintes elementos: referência, tipo de documento, data, nome e morada e ainda o assunto resumido

19. Apoio da Tecnologia na Expedição de Correspondência Em algumas empresas é possível ao técnico administrativo, contar com a ajuda da tecnologia para dobrar cartas e colocá-las nos sobrescritos normalizados segundo os padrões da NP-7 e depois franquiá-los. Máquina de dobrar Máquina de franquear

20. Norma Portuguesa – Nº7 É uma norma que visa adaptar o tamanho das folhas a enviar ao envelope a ser utilizado.

21. No que consiste… …. a correspondência interna? É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros.

22. Correspondência Interna:Circuito Documental Comunicado, informa os colaboradores da empresa de normas ou decisões em vigor a partir de determinada data. Geralmente é colocado num local acessível para que todos tomem conhecimento.

23. Circuito Documental - Comunicado Também neste tipo de correspondência deve ser efectuado um registo de saída, o qual deve mencionar o tipo de documento, a data de saída e o assunto tratado. Gerência Todos os colaboradores.

24. Correio Electrónico – Email É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio de informação, encriptada ou não. Sempre em formato digital.

26. Rápido, mensagens enviadas em segundos;

27. Ecológico, é facultativa a impressão do documento recebido;

29. Possíveis casos de fraude;

30. Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;

32. FIM