Este documento fornece diretrizes para comunicação escrita eficiente. Recomenda-se que as comunicações sejam concisas com frases curtas, parágrafos numerados e esquematizados, evitando grandes quantidades de texto. Circulares, atas, ofícios e faxes devem seguir estas diretrizes de clareza, objetividade e brevidade.

1. Regras para a comunicação escrita
Nem sempre a grande quantidade de comunicação conduz a uma
melhor compreensão.
É preferível uma boa qualidade de comunicação do que enormes
quantidades de comunicados, circulares, ordens de serviço,
relatórios extensos, etc.
As grandes quantidades de comunicação apenas levam a que as
pessoas não leiam e não se interessem pela informação
necessária.

2. Circular
Este tipo de comunicação interna é muito utilizado nos
serviços, não só para regulamentar formas de
procedimento interno, corno também como meio
especialmente vocacionado para fazer chegar a todos os
postos de trabalho o enorme manancial de legislação que
normalmente é publicada na imprensa oficial.

3. As circulares devem ser elaboradas:
► Com frases curtas;
► Se possível dividindo e numerando os parágrafos,
esquematizando o mais possível.
1º parágrafo: apresentação da empresa/assunto
2º parágrafo: desenvolvimento/resolução do assunto
3º parágrafo: conclusão

4. Acta
A acta é um documento escrito que se faz após uma reunião, e onde é descrito todas as
decisões e assuntos debatidos na reunião.

5. Normas a seguir na elaboração de uma acta:
☞ Todas as actas são numeradas.
☞ Todos os números devem ser escritos por extenso.
☞ Não se deixam espaços em branco; estes deverão ser trancados com uma linha
horizontal ou um traço obliquo, se for um espaço maior.
☞ Não pode haver rasuras ou emendas ( quando o secretário cometer um erro no
momento em que passa a acta, deverá escrever à frente da palavra errada “digo” e escrever
a palavra correcta.

6. Aos _______ dias do mês de _______ de dois mil e _________, pelas
______ hora, reuniu-se, na sala _____, a turma do curso EFA Secundário
nível três do Curso Técnico Administrativo, em sessão ordinária com a
seguinte ordem de trabalhos:
Ponto um: ____________________
Ponto dois: __________________
………………………….
E nada mais havendo a tratar, foi encerrada a sessão da qual se lavrou a
presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo
Presidente e por mim que a secretariei.

7. Ofício
Esta forma de comunicação escrita revela, em muitos casos, O
«espelho» do Serviço que emite o documento.
Se um serviço é eficiente, os estilos por si utilizados nos textos
escritos dirigidos ao exterior, por via de regra, são simples,
correcto cordiais e directos.
Se um serviço não prima muito pela eficiência, por via de
regra os estilos utilizados costumam ser complicados,
demasiado extenso pouco objectivos e por vezes fazendo
apelo a uma linguagem demasiado técnica sem que alguém
disso tire proveito.

8. Os Ofícios devem ser elaborados:
► Com frases curtas (20 a 30 palavras);
► Com apenas o indispensável para a compreensão da mensagem, evitando
informação inútil;
► Sublinhando os aspectos mais importantes;
► Sem repetições;
► Com resumos ou conclusões sempre que possível;
► Com, sempre que possível, a utilização de parágrafos;
► Sem utilizar palavras susceptíveis de vários sentidos;
► Evitando o uso de siglas ou abreviaturas, pois nem sempre estas são do
conhecimento geral.
1º parágrafo: apresentação da empresa/assunto
2º parágrafo: desenvolvimento/resolução do assunto
3º parágrafo: conclusão

9. Fax
O fax serve para enviar mensagens informais e urgentes.
A linguagem deve simplificar-se ao máximo para que a mensagem seja clara e concisa.
Os faxes não devem conter mensagens confidenciais ou íntimas, nunca se sabe quantas
pessoas terão acesso ao número de fax do seu interlocutor.
Formador : António Varela 2008/2009