SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 38
ARQUIVO
Tecnologia em Secretariado IV
  Prof. Me. Cathia L. Petroni
Equipe
• Carolina Felix Moura         1110863-9
• Gislaine de Souza Alves      1110855-9
• Juliana Rodrigues de Camargo 1110854-1
• Pricila Yessayan             1010825-1
Introdução
• Industrialização;
• Burocracia X Documentos;
• Avaliar a importância de cada arquivo.
Conceito
• Arquivos são conjuntos organizados de
  documentos, produzidos ou recebidos e
  preservados por instituições públicas ou
  privadas, ou mesmo pessoas físicas, na
  constância e em decorrência de seus
  negócios, de suas atividades específicas e no
  cumprimento de seus objetivos, qualquer que
  seja a informação ou a natureza do documento.
Arquivos Públicos
1. Correntes
2. Temporários
3. Permanentes
Arquivos Privados
Instituições não - públicas ou pessoas físicas
• O arquivo de uma empresa reflete sua atividade
• Definir o que vai no arquivo principal
Importância
• II Guerra Mundial e a mudança do conceito
• Arquivo Nacional foi criado em 1836
Organização
• Segurança
• Precisão
• Simplicidade
• Flexibilidade
• Acesso
Arquivo de Prosseguimento
• Follow-up


  1. Método Cronológico
  2. Método Alfabético
  3. Métodos Modernos
Referências Cruzadas
Arquivistas: Referência Cruzada
Bibliotecários: Remissão


A Principal finalidade das referências cruzadas é a
  de informar a quem for consultar o arquivo que
determinado assunto ou nome está arquivado em
                      tal pasta.

            Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição
  •                             Veja Pão de açúcar (Veja Também)
Transferência
A Transferência pretende:

   Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos
    arquivos em uso ou ativos;
   Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar
    documentos nos arquivos;
   Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;
   Manter o arquivo em bom estado de conservação
    aumentando sua vida útil; e
   Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com
    novos equipamentos.
Tipos de Arquivo
•   Arquivo ativo: Mantém arquivados os
    documentos e papéis de uso, consulta e referência
    constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
    conclusão.

•   Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que
    oferecem menor frequência de uso, consulta ou
    referência.

•   Arquivo morto: armazena documentos
    de frequência de uso, consulta ou referência
    quase nulas.
Atualização de Arquivo
•Transferência periódicas: as transferências são
efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos
inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.

•Transferências permanentes: são transferências
realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer
planejamento.

•Transferências diárias: são as mais
recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos
ativos.
Conservação e Proteção
de Documentos
•Permanentes-vitais: são documentos que devem ser
conservados indefinidamente, pois possui importância
vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc.

•Permanentes: são documentos que devem ser
guardados indefinidamente, porém não têm importância
vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e
etc.

•Temporários: são documentos que têm valor temporário
de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e
pagar, extratos bancários e etc.
Os Documentos considerados vitais para a
empresa, além de serem conservados
indefinidamente, devem merecer cuidados
especiais como:

    Utilização de cofres à prova de fogo.
    Preparação de cópias adicionais dos documentos e
     envio delas a outros lugares para guardar.
    Microfilmagem de todos os documentos vitais e
     conservação dos microfilmes em local seguro.
Centralização e Descentralização



Ter ou não um especialista em arquivística
para administrar os arquivos da empresa?
Grandes empresas questionam-se sobre as
vantagens e desvantagens. Ambas existem.
POR QUE SIM?             POR QUE NÃO?


• Eficiência             • Consulta dificultada
• Responsabilidade       • Acúmulo de pessoas
• Economia               • Perda de tempo
• Uniformidade           • Espaço
• Concentração           • Dificuldade no sigilo
• Utilização             • Dispersão


                 Como resolver?
Microfilmagem
• Como reduzir e racionalizar a produção de
  documentos?
 •       Microfilme:
     •     Processo de reprodução fotográfica
           reduzida.
          Vantagens:              Durabilidade
           Economia              Reprodução
 Redução do volume                  Custo
           Segurança              Consulta
O que leva a empresa a
utilizar essa técnica?
• Necessidade de devolver às pessoas os
  originais dos documentos;
• Necessidade de conservar os documentos por
  mais de cinco anos;
• Necessidade de conservar os documentos por
  tempo indeterminado ou permanentemente;
• Necessidade de proteger os documentos dos
  riscos de incêndio, inundação ou furto.
Tipos de Equipamentos:
• Horizontal
  • Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado
    em mapotecas, sendo chamado de “Securit”.
• Vertical
  • No interior do móvel arquivador:
   •   Frontal
   •   Lateral
• Rotativo
  • É muito empregado em atividades que requerem
    grande quantidade de consultas
Fichários
• Requisitos
  • Adequação às necessidades do serviço;
  • Obtenção de maior economia do espaço;
  • Facilidade de acesso;
  • Possibilidade de expansão
  • Resistência e durabilidade;
  • Garantia de segurança e conservação de
    documentos;
  • Aparência e funcionalidade.
Modelos de Fichários
Acessórios
• Pastas
• Guias
• Projeções
• Tiras de Inserção
• Notações
Dinâmica
Dinâmica - Soluções
Contrato
Relatórios do departamento
                                            Permanente
Solicitação de férias em abono pecuniário
Taxas e impostos
Correspondência
Memorando                                      1 ano
Relatório estatísticos
Livros de atas                                 3 anos
Contas a pagar e receber                       5 anos
                                            A critério da
Publicações
                                             empresa
Tempo de Retenção dos Doc.
• Compras

       Contratos              Permanente
       Correspondências       1 ano
       Faturas                Permanente
       Lista de Preços        1 ano
       Orçamentos Recebidos   Permanente
       Relatório de Estoque   Permanente
       Relatórios Gerais      Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.
• Contabilidade e Auditoria

Autorizações de Pagamentos de Despesas   1 ano
Avaliações Laudos                        Permanente
Balanços, Balancetes e Demonstrações
                                         Permanente
Financeiras.
Contas a Pagar e Contas a Receber        5 Anos
Contratos de Razão da Empresa            Permanente
Documentos de Pequeno Caixa              3 Anos
Escrituras                               Permanente
Estatuto                                 Permanente
Faturas, Notas Fiscais                   1 ano
Tempo de Retenção dos Doc.
• Contabilidade e Auditoria

     Livro de Controle de Cheques   Permanente
     Livro de Atas                  3 Anos
     Ordens de Pagamento            3 Anos
     Relatórios Anuais              Permanente
     Relatórios Diversos            5 Anos
     Relatórios do Departamento     Permanente
     Relatórios Estatísticos        1 ano
     Taxas e Impostos               Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.
• Engenharia


      Desenhos               Permanente
      Mapas                  Permanente
      Memorandos             1 ano
      Ordens de Serviço      Permanente
      Relatórios             Permanente
      Testes Experimentais   Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.
• Geral

   Correspondência               1 ano



• Jurídico

  Contratos                      5 Anos
  Correspondência                3 Anos
  Documentos Relativos a Ações   Permanente
  Licitações                     Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.
• Pessoal

Contrato de Trabalho         A Critério da Empresa
Contribuição Sindical        Permanente
Declaração de Dependentes    5 Anos
                             5 Anos do Término do
Ficha de Salário Família
                             Pagamento
Folha de Pagamento           Permanente
Guia de Recolhimento do FGTSPermanente
Guia de Recolhimento do INSS Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.
• Pessoal
 Rescisão do Contrato de Trabalho             Permanente
 Relação de Admitidos e Desligados            Permanente
 Solicitação de Férias em Abono Pecuniário    Permanente
 Solicitação de PIS                           Permanente
• Propaganda
Contratos com Agências e Gráficas      3 Anos
Correspondência Executiva Ou Oficial   Permanente
Filmes Ou Fotolito                     Permanente
Manuscritos                            A Critério da Empresa
Publicações                            A Critério da Empresa
Tempo de Retenção dos Doc.
• Vendas


       Cadastros de Clientes   Permanente
       Mapas de Vendas         Permanente
       Notas Fiscais           Permanente
       Pedidos                 2 Anos
8 Mandamentos
  Do Arquivo
  Atualizado
1. Não empilharás papéis e tentarás manter
    sua mesa sempre limpa.
2. Estabelecerás dia e hora para a organização
    do arquivo.
3. Trabalharás com dois arquivos:
   a) O ativo para documentos frequentemente
       utilizados;
   b) O inativo para os raramente consultados.
4. Trabalharás       para   mais     de    um
    executivo, manterás separados os arquivos
    de um e de outro.
5. Aceitarás informações para a melhoria de
   seu arquivo, bem como a alteração de
   procedimentos e de aparelhos eletrônicos que
   permitem agilizar o trabalho com mais
   agilidade e segurança.
6. Juntarás documentos, se for necessário, em
   saquinhos plásticos (não usarás clipes ou
   grampos).
7. Remendarás documentos rasgados antes de
   arquivá-los.
8. Escreverás a lápis no documento retirado do
   arquivo sua localização de arquivamento.
Bibliografia
• MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia.
  Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho.
  11. ed. São Paulo: Atlas, 2009

• DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas
  de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo
  Aranha, 2007
Agradecemos pela Atenção!

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Organização e manutenção do arquivo
Organização e manutenção do arquivoOrganização e manutenção do arquivo
Organização e manutenção do arquivo
MigazzLuis
 
Documentos comerciais
Documentos comerciais Documentos comerciais
Documentos comerciais
Ricardo Amaral
 
3. a gestão de documentos administrativos
3. a gestão de documentos administrativos3. a gestão de documentos administrativos
3. a gestão de documentos administrativos
pedroapeixoto
 

Mais procurados (20)

Organizaçao e Técnicas_de_arquivo
Organizaçao e Técnicas_de_arquivoOrganizaçao e Técnicas_de_arquivo
Organizaçao e Técnicas_de_arquivo
 
Minicurso de arquivo
Minicurso de arquivoMinicurso de arquivo
Minicurso de arquivo
 
Inventários
InventáriosInventários
Inventários
 
Organização e manutenção do arquivo
Organização e manutenção do arquivoOrganização e manutenção do arquivo
Organização e manutenção do arquivo
 
Organização e manutenção do arquivo
Organização e manutenção do arquivoOrganização e manutenção do arquivo
Organização e manutenção do arquivo
 
Arquivos empresariais
Arquivos empresariaisArquivos empresariais
Arquivos empresariais
 
Documentos comerciais
Documentos comerciais Documentos comerciais
Documentos comerciais
 
Gestão de documentos
Gestão  de documentosGestão  de documentos
Gestão de documentos
 
Características Dos Documentos
Características Dos DocumentosCaracterísticas Dos Documentos
Características Dos Documentos
 
metodos de arquivamento
metodos de arquivamentometodos de arquivamento
metodos de arquivamento
 
Secretariado - aula 3
Secretariado - aula 3Secretariado - aula 3
Secretariado - aula 3
 
Protocolo e arquivo
Protocolo e arquivoProtocolo e arquivo
Protocolo e arquivo
 
3. a gestão de documentos administrativos
3. a gestão de documentos administrativos3. a gestão de documentos administrativos
3. a gestão de documentos administrativos
 
Circuito Documental Da OrganizaçãO
Circuito Documental Da OrganizaçãOCircuito Documental Da OrganizaçãO
Circuito Documental Da OrganizaçãO
 
Conceitos e regras básicas de organização de documentos
Conceitos e regras básicas de organização de documentosConceitos e regras básicas de organização de documentos
Conceitos e regras básicas de organização de documentos
 
Áreas administrativas e suas funções
Áreas administrativas e suas funçõesÁreas administrativas e suas funções
Áreas administrativas e suas funções
 
Ciclo de Vida dos documentos - Teoria das 3 idades
Ciclo de Vida dos documentos - Teoria das 3 idadesCiclo de Vida dos documentos - Teoria das 3 idades
Ciclo de Vida dos documentos - Teoria das 3 idades
 
Arquivo
ArquivoArquivo
Arquivo
 
Noções de Arquivologia
Noções de ArquivologiaNoções de Arquivologia
Noções de Arquivologia
 
Práticas Administrativas - Aulas 1 a 12
Práticas Administrativas - Aulas 1 a 12Práticas Administrativas - Aulas 1 a 12
Práticas Administrativas - Aulas 1 a 12
 

Semelhante a Arquivo

Processos e sistemas
Processos e sistemasProcessos e sistemas
Processos e sistemas
Paulo Santos
 

Semelhante a Arquivo (20)

Documentação e arquivo II Dia 16 de fevereiro.pptx
Documentação e arquivo II  Dia 16 de fevereiro.pptxDocumentação e arquivo II  Dia 16 de fevereiro.pptx
Documentação e arquivo II Dia 16 de fevereiro.pptx
 
Descarte de documentos. SENAI
Descarte de documentos. SENAIDescarte de documentos. SENAI
Descarte de documentos. SENAI
 
Gestão Documental Polícia Nacional.pptx
Gestão Documental Polícia Nacional.pptxGestão Documental Polícia Nacional.pptx
Gestão Documental Polícia Nacional.pptx
 
Práticas Administrativas
Práticas AdministrativasPráticas Administrativas
Práticas Administrativas
 
A importância da gestão de documentos nas empresas.
A importância da gestão de documentos nas empresas.A importância da gestão de documentos nas empresas.
A importância da gestão de documentos nas empresas.
 
Recepcionista de Clínica e Laboratório- Apostila 1-1.pdf
Recepcionista de Clínica e Laboratório- Apostila 1-1.pdfRecepcionista de Clínica e Laboratório- Apostila 1-1.pdf
Recepcionista de Clínica e Laboratório- Apostila 1-1.pdf
 
Melhores práticas na condução arbitral
Melhores práticas na condução arbitral Melhores práticas na condução arbitral
Melhores práticas na condução arbitral
 
AULA 20 organização de arquivos.pptx
AULA 20  organização de arquivos.pptxAULA 20  organização de arquivos.pptx
AULA 20 organização de arquivos.pptx
 
POR QUANTO TEMPO DEVO ARQUIVAR MINHAS NOTAS FISCAIS?
POR QUANTO TEMPO DEVO ARQUIVAR MINHAS NOTAS FISCAIS?POR QUANTO TEMPO DEVO ARQUIVAR MINHAS NOTAS FISCAIS?
POR QUANTO TEMPO DEVO ARQUIVAR MINHAS NOTAS FISCAIS?
 
INTEGRAÇÃO JANEIRO 2019 ATUALIZADO.pptx
INTEGRAÇÃO JANEIRO  2019 ATUALIZADO.pptxINTEGRAÇÃO JANEIRO  2019 ATUALIZADO.pptx
INTEGRAÇÃO JANEIRO 2019 ATUALIZADO.pptx
 
DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de supo...
DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de supo...DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de supo...
DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de supo...
 
Tabela de Temporalidade de Documentos
Tabela de Temporalidade de DocumentosTabela de Temporalidade de Documentos
Tabela de Temporalidade de Documentos
 
LATEC -UFF. FINANÇAS
LATEC -UFF. FINANÇASLATEC -UFF. FINANÇAS
LATEC -UFF. FINANÇAS
 
Sessão_4_Avaliação Documental _ OMG.pdf
Sessão_4_Avaliação Documental _ OMG.pdfSessão_4_Avaliação Documental _ OMG.pdf
Sessão_4_Avaliação Documental _ OMG.pdf
 
Origem Do Arquivo
Origem Do Arquivo  Origem Do Arquivo
Origem Do Arquivo
 
Agilidade.pdf
Agilidade.pdfAgilidade.pdf
Agilidade.pdf
 
Processos e sistemas
Processos e sistemasProcessos e sistemas
Processos e sistemas
 
4TT Apresentação Comercial - 2018
4TT Apresentação Comercial - 20184TT Apresentação Comercial - 2018
4TT Apresentação Comercial - 2018
 
fluig Webinar - Agronegócio
fluig Webinar - Agronegócio fluig Webinar - Agronegócio
fluig Webinar - Agronegócio
 
Técnicas de arquivamento.ppt
Técnicas de arquivamento.pptTécnicas de arquivamento.ppt
Técnicas de arquivamento.ppt
 

Mais de Pricila Yessayan

Mais de Pricila Yessayan (20)

Para que segurança da informação?
Para que segurança da informação?Para que segurança da informação?
Para que segurança da informação?
 
Explorando sistemas de gestão de relacionamento com o cliente
Explorando sistemas de gestão de relacionamento com o clienteExplorando sistemas de gestão de relacionamento com o cliente
Explorando sistemas de gestão de relacionamento com o cliente
 
Tipos de sistemas de informação nas organizações
Tipos de sistemas de informação nas organizaçõesTipos de sistemas de informação nas organizações
Tipos de sistemas de informação nas organizações
 
Por que as empresas precisam de servidor?
Por que as empresas precisam de servidor?Por que as empresas precisam de servidor?
Por que as empresas precisam de servidor?
 
O quanto eu tenho contato com computadores
O quanto eu tenho contato com computadoresO quanto eu tenho contato com computadores
O quanto eu tenho contato com computadores
 
Comércio internacional e integração regional
Comércio internacional e integração regionalComércio internacional e integração regional
Comércio internacional e integração regional
 
Sistemas de recompensa e reconhecimento
Sistemas de recompensa e reconhecimentoSistemas de recompensa e reconhecimento
Sistemas de recompensa e reconhecimento
 
Análise do filme "Invictus"
Análise do filme "Invictus"Análise do filme "Invictus"
Análise do filme "Invictus"
 
Análise de uma avaliação de desempenho
Análise de uma avaliação de desempenhoAnálise de uma avaliação de desempenho
Análise de uma avaliação de desempenho
 
Grandes marcas tentam novas táticas para reter a atenção do consumidor
Grandes marcas tentam novas táticas para reter a atenção do consumidorGrandes marcas tentam novas táticas para reter a atenção do consumidor
Grandes marcas tentam novas táticas para reter a atenção do consumidor
 
Impacto do descarte de produtos no meio ambiente
Impacto do descarte de produtos no meio ambienteImpacto do descarte de produtos no meio ambiente
Impacto do descarte de produtos no meio ambiente
 
Conhecimento e classificação dos custos logísticos
Conhecimento e classificação dos custos logísticosConhecimento e classificação dos custos logísticos
Conhecimento e classificação dos custos logísticos
 
Estudo de caso - Nestlé
Estudo de caso - NestléEstudo de caso - Nestlé
Estudo de caso - Nestlé
 
Logística tradicional x logística virtual (e-commerce)
Logística tradicional x logística virtual (e-commerce)Logística tradicional x logística virtual (e-commerce)
Logística tradicional x logística virtual (e-commerce)
 
Impacto do descarte de produtos no meio ambiente
Impacto do descarte de produtos no meio ambienteImpacto do descarte de produtos no meio ambiente
Impacto do descarte de produtos no meio ambiente
 
Um dia de cliente oculto - SESC
Um dia de cliente oculto - SESCUm dia de cliente oculto - SESC
Um dia de cliente oculto - SESC
 
Campanha da Natura - Amó
Campanha da Natura - AmóCampanha da Natura - Amó
Campanha da Natura - Amó
 
Então, vamos analisar DRE
Então, vamos analisar DREEntão, vamos analisar DRE
Então, vamos analisar DRE
 
Então, vamos falar de métodos de análise de financiamento
Então, vamos falar de métodos de análise de financiamentoEntão, vamos falar de métodos de análise de financiamento
Então, vamos falar de métodos de análise de financiamento
 
Então, pronto para falarmos de VP, VPL e TIR
Então, pronto para falarmos de VP, VPL e TIREntão, pronto para falarmos de VP, VPL e TIR
Então, pronto para falarmos de VP, VPL e TIR
 

Último

Aspectos históricos da educação dos surdos.pptx
Aspectos históricos da educação dos surdos.pptxAspectos históricos da educação dos surdos.pptx
Aspectos históricos da educação dos surdos.pptx
profbrunogeo95
 
atividade para 3ª serie do ensino medi sobrw biotecnologia( transgenicos, clo...
atividade para 3ª serie do ensino medi sobrw biotecnologia( transgenicos, clo...atividade para 3ª serie do ensino medi sobrw biotecnologia( transgenicos, clo...
atividade para 3ª serie do ensino medi sobrw biotecnologia( transgenicos, clo...
WelitaDiaz1
 

Último (20)

Maio Laranja - Combate à violência sexual contra crianças e adolescentes
Maio Laranja - Combate à violência sexual contra crianças e adolescentesMaio Laranja - Combate à violência sexual contra crianças e adolescentes
Maio Laranja - Combate à violência sexual contra crianças e adolescentes
 
Proposta de redação Soneto de texto do gênero poema para a,usos do 9 ano do e...
Proposta de redação Soneto de texto do gênero poema para a,usos do 9 ano do e...Proposta de redação Soneto de texto do gênero poema para a,usos do 9 ano do e...
Proposta de redação Soneto de texto do gênero poema para a,usos do 9 ano do e...
 
SQL Parte 1 - Criação de Banco de Dados.pdf
SQL Parte 1 - Criação de Banco de Dados.pdfSQL Parte 1 - Criação de Banco de Dados.pdf
SQL Parte 1 - Criação de Banco de Dados.pdf
 
Modelos de Inteligencia Emocional segundo diversos autores
Modelos de Inteligencia Emocional segundo diversos autoresModelos de Inteligencia Emocional segundo diversos autores
Modelos de Inteligencia Emocional segundo diversos autores
 
Quiz | Dia da Europa 2024 (comemoração)
Quiz | Dia da Europa 2024  (comemoração)Quiz | Dia da Europa 2024  (comemoração)
Quiz | Dia da Europa 2024 (comemoração)
 
Aspectos históricos da educação dos surdos.pptx
Aspectos históricos da educação dos surdos.pptxAspectos históricos da educação dos surdos.pptx
Aspectos históricos da educação dos surdos.pptx
 
atividade para 3ª serie do ensino medi sobrw biotecnologia( transgenicos, clo...
atividade para 3ª serie do ensino medi sobrw biotecnologia( transgenicos, clo...atividade para 3ª serie do ensino medi sobrw biotecnologia( transgenicos, clo...
atividade para 3ª serie do ensino medi sobrw biotecnologia( transgenicos, clo...
 
Slides Lição 07, Central Gospel, As Duas Testemunhas Do Final Dos Tempos.pptx
Slides Lição 07, Central Gospel, As Duas Testemunhas Do Final Dos Tempos.pptxSlides Lição 07, Central Gospel, As Duas Testemunhas Do Final Dos Tempos.pptx
Slides Lição 07, Central Gospel, As Duas Testemunhas Do Final Dos Tempos.pptx
 
Química-ensino médio ESTEQUIOMETRIA.pptx
Química-ensino médio ESTEQUIOMETRIA.pptxQuímica-ensino médio ESTEQUIOMETRIA.pptx
Química-ensino médio ESTEQUIOMETRIA.pptx
 
Religiosidade de Assaré - Prof. Francisco Leite
Religiosidade de Assaré - Prof. Francisco LeiteReligiosidade de Assaré - Prof. Francisco Leite
Religiosidade de Assaré - Prof. Francisco Leite
 
QUESTÃO 4 Os estudos das competências pessoais é de extrema importância, pr...
QUESTÃO 4   Os estudos das competências pessoais é de extrema importância, pr...QUESTÃO 4   Os estudos das competências pessoais é de extrema importância, pr...
QUESTÃO 4 Os estudos das competências pessoais é de extrema importância, pr...
 
Histogramas.pptx...............................
Histogramas.pptx...............................Histogramas.pptx...............................
Histogramas.pptx...............................
 
Apresentação | Símbolos e Valores da União Europeia
Apresentação | Símbolos e Valores da União EuropeiaApresentação | Símbolos e Valores da União Europeia
Apresentação | Símbolos e Valores da União Europeia
 
FUNDAMENTOS DA PSICOPEDAGOGIA - material
FUNDAMENTOS DA PSICOPEDAGOGIA - materialFUNDAMENTOS DA PSICOPEDAGOGIA - material
FUNDAMENTOS DA PSICOPEDAGOGIA - material
 
Teatro como estrategias de ensino secundario
Teatro como estrategias de ensino secundarioTeatro como estrategias de ensino secundario
Teatro como estrategias de ensino secundario
 
Formação T.2 do Modulo I da Formação HTML & CSS
Formação T.2 do Modulo I da Formação HTML & CSSFormação T.2 do Modulo I da Formação HTML & CSS
Formação T.2 do Modulo I da Formação HTML & CSS
 
Dados espaciais em R - 2023 - UFABC - Geoprocessamento
Dados espaciais em R - 2023 - UFABC - GeoprocessamentoDados espaciais em R - 2023 - UFABC - Geoprocessamento
Dados espaciais em R - 2023 - UFABC - Geoprocessamento
 
Poema - Aedes Aegypt.
Poema - Aedes Aegypt.Poema - Aedes Aegypt.
Poema - Aedes Aegypt.
 
Slides Lição 7, Betel, Ordenança para uma vida de fidelidade e lealdade, 2Tr2...
Slides Lição 7, Betel, Ordenança para uma vida de fidelidade e lealdade, 2Tr2...Slides Lição 7, Betel, Ordenança para uma vida de fidelidade e lealdade, 2Tr2...
Slides Lição 7, Betel, Ordenança para uma vida de fidelidade e lealdade, 2Tr2...
 
Periodo da escravidAo O Brasil tem seu corpo na América e sua alma na África
Periodo da escravidAo O Brasil tem seu corpo na América e sua alma na ÁfricaPeriodo da escravidAo O Brasil tem seu corpo na América e sua alma na África
Periodo da escravidAo O Brasil tem seu corpo na América e sua alma na África
 

Arquivo

  • 1. ARQUIVO Tecnologia em Secretariado IV Prof. Me. Cathia L. Petroni
  • 2. Equipe • Carolina Felix Moura 1110863-9 • Gislaine de Souza Alves 1110855-9 • Juliana Rodrigues de Camargo 1110854-1 • Pricila Yessayan 1010825-1
  • 3. Introdução • Industrialização; • Burocracia X Documentos; • Avaliar a importância de cada arquivo.
  • 4. Conceito • Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.
  • 5. Arquivos Públicos 1. Correntes 2. Temporários 3. Permanentes
  • 6. Arquivos Privados Instituições não - públicas ou pessoas físicas • O arquivo de uma empresa reflete sua atividade • Definir o que vai no arquivo principal
  • 7. Importância • II Guerra Mundial e a mudança do conceito • Arquivo Nacional foi criado em 1836
  • 8. Organização • Segurança • Precisão • Simplicidade • Flexibilidade • Acesso
  • 9. Arquivo de Prosseguimento • Follow-up 1. Método Cronológico 2. Método Alfabético 3. Métodos Modernos
  • 10. Referências Cruzadas Arquivistas: Referência Cruzada Bibliotecários: Remissão A Principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição • Veja Pão de açúcar (Veja Também)
  • 11. Transferência A Transferência pretende:  Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos;  Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos;  Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;  Manter o arquivo em bom estado de conservação aumentando sua vida útil; e  Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.
  • 12. Tipos de Arquivo • Arquivo ativo: Mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão. • Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência. • Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas.
  • 13. Atualização de Arquivo •Transferência periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso. •Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. •Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.
  • 14. Conservação e Proteção de Documentos •Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possui importância vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc. •Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e etc. •Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e pagar, extratos bancários e etc.
  • 15. Os Documentos considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais como:  Utilização de cofres à prova de fogo.  Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guardar.  Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos microfilmes em local seguro.
  • 16. Centralização e Descentralização Ter ou não um especialista em arquivística para administrar os arquivos da empresa? Grandes empresas questionam-se sobre as vantagens e desvantagens. Ambas existem.
  • 17. POR QUE SIM? POR QUE NÃO? • Eficiência • Consulta dificultada • Responsabilidade • Acúmulo de pessoas • Economia • Perda de tempo • Uniformidade • Espaço • Concentração • Dificuldade no sigilo • Utilização • Dispersão Como resolver?
  • 18. Microfilmagem • Como reduzir e racionalizar a produção de documentos? • Microfilme: • Processo de reprodução fotográfica reduzida. Vantagens: Durabilidade Economia Reprodução Redução do volume Custo Segurança Consulta
  • 19. O que leva a empresa a utilizar essa técnica? • Necessidade de devolver às pessoas os originais dos documentos; • Necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; • Necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente; • Necessidade de proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.
  • 20. Tipos de Equipamentos: • Horizontal • Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado em mapotecas, sendo chamado de “Securit”. • Vertical • No interior do móvel arquivador: • Frontal • Lateral • Rotativo • É muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas
  • 21. Fichários • Requisitos • Adequação às necessidades do serviço; • Obtenção de maior economia do espaço; • Facilidade de acesso; • Possibilidade de expansão • Resistência e durabilidade; • Garantia de segurança e conservação de documentos; • Aparência e funcionalidade.
  • 23. Acessórios • Pastas • Guias • Projeções • Tiras de Inserção • Notações
  • 25. Dinâmica - Soluções Contrato Relatórios do departamento Permanente Solicitação de férias em abono pecuniário Taxas e impostos Correspondência Memorando 1 ano Relatório estatísticos Livros de atas 3 anos Contas a pagar e receber 5 anos A critério da Publicações empresa
  • 26. Tempo de Retenção dos Doc. • Compras Contratos Permanente Correspondências 1 ano Faturas Permanente Lista de Preços 1 ano Orçamentos Recebidos Permanente Relatório de Estoque Permanente Relatórios Gerais Permanente
  • 27. Tempo de Retenção dos Doc. • Contabilidade e Auditoria Autorizações de Pagamentos de Despesas 1 ano Avaliações Laudos Permanente Balanços, Balancetes e Demonstrações Permanente Financeiras. Contas a Pagar e Contas a Receber 5 Anos Contratos de Razão da Empresa Permanente Documentos de Pequeno Caixa 3 Anos Escrituras Permanente Estatuto Permanente Faturas, Notas Fiscais 1 ano
  • 28. Tempo de Retenção dos Doc. • Contabilidade e Auditoria Livro de Controle de Cheques Permanente Livro de Atas 3 Anos Ordens de Pagamento 3 Anos Relatórios Anuais Permanente Relatórios Diversos 5 Anos Relatórios do Departamento Permanente Relatórios Estatísticos 1 ano Taxas e Impostos Permanente
  • 29. Tempo de Retenção dos Doc. • Engenharia Desenhos Permanente Mapas Permanente Memorandos 1 ano Ordens de Serviço Permanente Relatórios Permanente Testes Experimentais Permanente
  • 30. Tempo de Retenção dos Doc. • Geral Correspondência 1 ano • Jurídico Contratos 5 Anos Correspondência 3 Anos Documentos Relativos a Ações Permanente Licitações Permanente
  • 31. Tempo de Retenção dos Doc. • Pessoal Contrato de Trabalho A Critério da Empresa Contribuição Sindical Permanente Declaração de Dependentes 5 Anos 5 Anos do Término do Ficha de Salário Família Pagamento Folha de Pagamento Permanente Guia de Recolhimento do FGTSPermanente Guia de Recolhimento do INSS Permanente
  • 32. Tempo de Retenção dos Doc. • Pessoal Rescisão do Contrato de Trabalho Permanente Relação de Admitidos e Desligados Permanente Solicitação de Férias em Abono Pecuniário Permanente Solicitação de PIS Permanente • Propaganda Contratos com Agências e Gráficas 3 Anos Correspondência Executiva Ou Oficial Permanente Filmes Ou Fotolito Permanente Manuscritos A Critério da Empresa Publicações A Critério da Empresa
  • 33. Tempo de Retenção dos Doc. • Vendas Cadastros de Clientes Permanente Mapas de Vendas Permanente Notas Fiscais Permanente Pedidos 2 Anos
  • 34. 8 Mandamentos Do Arquivo Atualizado
  • 35. 1. Não empilharás papéis e tentarás manter sua mesa sempre limpa. 2. Estabelecerás dia e hora para a organização do arquivo. 3. Trabalharás com dois arquivos: a) O ativo para documentos frequentemente utilizados; b) O inativo para os raramente consultados. 4. Trabalharás para mais de um executivo, manterás separados os arquivos de um e de outro.
  • 36. 5. Aceitarás informações para a melhoria de seu arquivo, bem como a alteração de procedimentos e de aparelhos eletrônicos que permitem agilizar o trabalho com mais agilidade e segurança. 6. Juntarás documentos, se for necessário, em saquinhos plásticos (não usarás clipes ou grampos). 7. Remendarás documentos rasgados antes de arquivá-los. 8. Escreverás a lápis no documento retirado do arquivo sua localização de arquivamento.
  • 37. Bibliografia • MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia. Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2009 • DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo Aranha, 2007