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ARQUIVO
Tecnologia em Secretariado IV
  Prof. Me. Cathia L. Petroni
Equipe
• Carolina Felix Moura         1110863-9
• Gislaine de Souza Alves      1110855-9
• Juliana Rodrigues de Camargo 1110854-1
• Pricila Yessayan             1010825-1
Introdução
• Industrialização;
• Burocracia X Documentos;
• Avaliar a importância de cada arquivo.
Conceito
• Arquivos são conjuntos organizados de
  documentos, produzidos ou recebidos e
  preservados por instituições públicas ou
  privadas, ou mesmo pessoas físicas, na
  constância e em decorrência de seus
  negócios, de suas atividades específicas e no
  cumprimento de seus objetivos, qualquer que
  seja a informação ou a natureza do documento.
Arquivos Públicos
1. Correntes
2. Temporários
3. Permanentes
Arquivos Privados
Instituições não - públicas ou pessoas físicas
• O arquivo de uma empresa reflete sua atividade
• Definir o que vai no arquivo principal
Importância
• II Guerra Mundial e a mudança do conceito
• Arquivo Nacional foi criado em 1836
Organização
• Segurança
• Precisão
• Simplicidade
• Flexibilidade
• Acesso
Arquivo de Prosseguimento
• Follow-up


  1. Método Cronológico
  2. Método Alfabético
  3. Métodos Modernos
Referências Cruzadas
Arquivistas: Referência Cruzada
Bibliotecários: Remissão


A Principal finalidade das referências cruzadas é a
  de informar a quem for consultar o arquivo que
determinado assunto ou nome está arquivado em
                      tal pasta.

            Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição
  •                             Veja Pão de açúcar (Veja Também)
Transferência
A Transferência pretende:

   Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos
    arquivos em uso ou ativos;
   Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar
    documentos nos arquivos;
   Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;
   Manter o arquivo em bom estado de conservação
    aumentando sua vida útil; e
   Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com
    novos equipamentos.
Tipos de Arquivo
•   Arquivo ativo: Mantém arquivados os
    documentos e papéis de uso, consulta e referência
    constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
    conclusão.

•   Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que
    oferecem menor frequência de uso, consulta ou
    referência.

•   Arquivo morto: armazena documentos
    de frequência de uso, consulta ou referência
    quase nulas.
Atualização de Arquivo
•Transferência periódicas: as transferências são
efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos
inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.

•Transferências permanentes: são transferências
realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer
planejamento.

•Transferências diárias: são as mais
recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos
ativos.
Conservação e Proteção
de Documentos
•Permanentes-vitais: são documentos que devem ser
conservados indefinidamente, pois possui importância
vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc.

•Permanentes: são documentos que devem ser
guardados indefinidamente, porém não têm importância
vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e
etc.

•Temporários: são documentos que têm valor temporário
de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e
pagar, extratos bancários e etc.
Os Documentos considerados vitais para a
empresa, além de serem conservados
indefinidamente, devem merecer cuidados
especiais como:

    Utilização de cofres à prova de fogo.
    Preparação de cópias adicionais dos documentos e
     envio delas a outros lugares para guardar.
    Microfilmagem de todos os documentos vitais e
     conservação dos microfilmes em local seguro.
Centralização e Descentralização



Ter ou não um especialista em arquivística
para administrar os arquivos da empresa?
Grandes empresas questionam-se sobre as
vantagens e desvantagens. Ambas existem.
POR QUE SIM?             POR QUE NÃO?


• Eficiência             • Consulta dificultada
• Responsabilidade       • Acúmulo de pessoas
• Economia               • Perda de tempo
• Uniformidade           • Espaço
• Concentração           • Dificuldade no sigilo
• Utilização             • Dispersão


                 Como resolver?
Microfilmagem
• Como reduzir e racionalizar a produção de
  documentos?
 •       Microfilme:
     •     Processo de reprodução fotográfica
           reduzida.
          Vantagens:              Durabilidade
           Economia              Reprodução
 Redução do volume                  Custo
           Segurança              Consulta
O que leva a empresa a
utilizar essa técnica?
• Necessidade de devolver às pessoas os
  originais dos documentos;
• Necessidade de conservar os documentos por
  mais de cinco anos;
• Necessidade de conservar os documentos por
  tempo indeterminado ou permanentemente;
• Necessidade de proteger os documentos dos
  riscos de incêndio, inundação ou furto.
Tipos de Equipamentos:
• Horizontal
  • Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado
    em mapotecas, sendo chamado de “Securit”.
• Vertical
  • No interior do móvel arquivador:
   •   Frontal
   •   Lateral
• Rotativo
  • É muito empregado em atividades que requerem
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Fichários
• Requisitos
  • Adequação às necessidades do serviço;
  • Obtenção de maior economia do espaço;
  • Facilidade de acesso;
  • Possibilidade de expansão
  • Resistência e durabilidade;
  • Garantia de segurança e conservação de
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Modelos de Fichários
Acessórios
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      Desenhos               Permanente
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                             5 Anos do Término do
Ficha de Salário Família
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• Vendas


       Cadastros de Clientes   Permanente
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8 Mandamentos
  Do Arquivo
  Atualizado
1. Não empilharás papéis e tentarás manter
    sua mesa sempre limpa.
2. Estabelecerás dia e hora para a organização
    do arquivo.
3. Trabalharás com dois arquivos:
   a) O ativo para documentos frequentemente
       utilizados;
   b) O inativo para os raramente consultados.
4. Trabalharás       para   mais     de    um
    executivo, manterás separados os arquivos
    de um e de outro.
5. Aceitarás informações para a melhoria de
   seu arquivo, bem como a alteração de
   procedimentos e de aparelhos eletrônicos que
   permitem agilizar o trabalho com mais
   agilidade e segurança.
6. Juntarás documentos, se for necessário, em
   saquinhos plásticos (não usarás clipes ou
   grampos).
7. Remendarás documentos rasgados antes de
   arquivá-los.
8. Escreverás a lápis no documento retirado do
   arquivo sua localização de arquivamento.
Bibliografia
• MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia.
  Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho.
  11. ed. São Paulo: Atlas, 2009

• DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas
  de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo
  Aranha, 2007
Agradecemos pela Atenção!

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Arquivo

  • 1. ARQUIVO Tecnologia em Secretariado IV Prof. Me. Cathia L. Petroni
  • 2. Equipe • Carolina Felix Moura 1110863-9 • Gislaine de Souza Alves 1110855-9 • Juliana Rodrigues de Camargo 1110854-1 • Pricila Yessayan 1010825-1
  • 3. Introdução • Industrialização; • Burocracia X Documentos; • Avaliar a importância de cada arquivo.
  • 4. Conceito • Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.
  • 5. Arquivos Públicos 1. Correntes 2. Temporários 3. Permanentes
  • 6. Arquivos Privados Instituições não - públicas ou pessoas físicas • O arquivo de uma empresa reflete sua atividade • Definir o que vai no arquivo principal
  • 7. Importância • II Guerra Mundial e a mudança do conceito • Arquivo Nacional foi criado em 1836
  • 8. Organização • Segurança • Precisão • Simplicidade • Flexibilidade • Acesso
  • 9. Arquivo de Prosseguimento • Follow-up 1. Método Cronológico 2. Método Alfabético 3. Métodos Modernos
  • 10. Referências Cruzadas Arquivistas: Referência Cruzada Bibliotecários: Remissão A Principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição • Veja Pão de açúcar (Veja Também)
  • 11. Transferência A Transferência pretende:  Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos;  Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos;  Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;  Manter o arquivo em bom estado de conservação aumentando sua vida útil; e  Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.
  • 12. Tipos de Arquivo • Arquivo ativo: Mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão. • Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência. • Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas.
  • 13. Atualização de Arquivo •Transferência periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso. •Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. •Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.
  • 14. Conservação e Proteção de Documentos •Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possui importância vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc. •Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e etc. •Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e pagar, extratos bancários e etc.
  • 15. Os Documentos considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais como:  Utilização de cofres à prova de fogo.  Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guardar.  Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos microfilmes em local seguro.
  • 16. Centralização e Descentralização Ter ou não um especialista em arquivística para administrar os arquivos da empresa? Grandes empresas questionam-se sobre as vantagens e desvantagens. Ambas existem.
  • 17. POR QUE SIM? POR QUE NÃO? • Eficiência • Consulta dificultada • Responsabilidade • Acúmulo de pessoas • Economia • Perda de tempo • Uniformidade • Espaço • Concentração • Dificuldade no sigilo • Utilização • Dispersão Como resolver?
  • 18. Microfilmagem • Como reduzir e racionalizar a produção de documentos? • Microfilme: • Processo de reprodução fotográfica reduzida. Vantagens: Durabilidade Economia Reprodução Redução do volume Custo Segurança Consulta
  • 19. O que leva a empresa a utilizar essa técnica? • Necessidade de devolver às pessoas os originais dos documentos; • Necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; • Necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente; • Necessidade de proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.
  • 20. Tipos de Equipamentos: • Horizontal • Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado em mapotecas, sendo chamado de “Securit”. • Vertical • No interior do móvel arquivador: • Frontal • Lateral • Rotativo • É muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas
  • 21. Fichários • Requisitos • Adequação às necessidades do serviço; • Obtenção de maior economia do espaço; • Facilidade de acesso; • Possibilidade de expansão • Resistência e durabilidade; • Garantia de segurança e conservação de documentos; • Aparência e funcionalidade.
  • 23. Acessórios • Pastas • Guias • Projeções • Tiras de Inserção • Notações
  • 25. Dinâmica - Soluções Contrato Relatórios do departamento Permanente Solicitação de férias em abono pecuniário Taxas e impostos Correspondência Memorando 1 ano Relatório estatísticos Livros de atas 3 anos Contas a pagar e receber 5 anos A critério da Publicações empresa
  • 26. Tempo de Retenção dos Doc. • Compras Contratos Permanente Correspondências 1 ano Faturas Permanente Lista de Preços 1 ano Orçamentos Recebidos Permanente Relatório de Estoque Permanente Relatórios Gerais Permanente
  • 27. Tempo de Retenção dos Doc. • Contabilidade e Auditoria Autorizações de Pagamentos de Despesas 1 ano Avaliações Laudos Permanente Balanços, Balancetes e Demonstrações Permanente Financeiras. Contas a Pagar e Contas a Receber 5 Anos Contratos de Razão da Empresa Permanente Documentos de Pequeno Caixa 3 Anos Escrituras Permanente Estatuto Permanente Faturas, Notas Fiscais 1 ano
  • 28. Tempo de Retenção dos Doc. • Contabilidade e Auditoria Livro de Controle de Cheques Permanente Livro de Atas 3 Anos Ordens de Pagamento 3 Anos Relatórios Anuais Permanente Relatórios Diversos 5 Anos Relatórios do Departamento Permanente Relatórios Estatísticos 1 ano Taxas e Impostos Permanente
  • 29. Tempo de Retenção dos Doc. • Engenharia Desenhos Permanente Mapas Permanente Memorandos 1 ano Ordens de Serviço Permanente Relatórios Permanente Testes Experimentais Permanente
  • 30. Tempo de Retenção dos Doc. • Geral Correspondência 1 ano • Jurídico Contratos 5 Anos Correspondência 3 Anos Documentos Relativos a Ações Permanente Licitações Permanente
  • 31. Tempo de Retenção dos Doc. • Pessoal Contrato de Trabalho A Critério da Empresa Contribuição Sindical Permanente Declaração de Dependentes 5 Anos 5 Anos do Término do Ficha de Salário Família Pagamento Folha de Pagamento Permanente Guia de Recolhimento do FGTSPermanente Guia de Recolhimento do INSS Permanente
  • 32. Tempo de Retenção dos Doc. • Pessoal Rescisão do Contrato de Trabalho Permanente Relação de Admitidos e Desligados Permanente Solicitação de Férias em Abono Pecuniário Permanente Solicitação de PIS Permanente • Propaganda Contratos com Agências e Gráficas 3 Anos Correspondência Executiva Ou Oficial Permanente Filmes Ou Fotolito Permanente Manuscritos A Critério da Empresa Publicações A Critério da Empresa
  • 33. Tempo de Retenção dos Doc. • Vendas Cadastros de Clientes Permanente Mapas de Vendas Permanente Notas Fiscais Permanente Pedidos 2 Anos
  • 34. 8 Mandamentos Do Arquivo Atualizado
  • 35. 1. Não empilharás papéis e tentarás manter sua mesa sempre limpa. 2. Estabelecerás dia e hora para a organização do arquivo. 3. Trabalharás com dois arquivos: a) O ativo para documentos frequentemente utilizados; b) O inativo para os raramente consultados. 4. Trabalharás para mais de um executivo, manterás separados os arquivos de um e de outro.
  • 36. 5. Aceitarás informações para a melhoria de seu arquivo, bem como a alteração de procedimentos e de aparelhos eletrônicos que permitem agilizar o trabalho com mais agilidade e segurança. 6. Juntarás documentos, se for necessário, em saquinhos plásticos (não usarás clipes ou grampos). 7. Remendarás documentos rasgados antes de arquivá-los. 8. Escreverás a lápis no documento retirado do arquivo sua localização de arquivamento.
  • 37. Bibliografia • MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia. Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2009 • DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo Aranha, 2007