Este documento discute vários tipos e características de documentos. Ele explica o que é um documento e descreve princípios como exaustividade e pertinência. O documento também lista e explica vários tipos de documentos, incluindo documentos administrativos, comerciais e bancários.

1. Trabalho Realizado por:
•Eduardo Martins Nº5
•Fábio Jeirinhas Nº6
11º CPTS
Circuito da Documentação
Agrupamento de Escolas de Mem Martins
Técnicas de Secretariado
Módulo 14

2. Com este trabalho pretendemos mostrar o que é o documento e
os seus conteúdos, vamos também falar sobre vários tipos de
documentos.
Um documento é qualquer registo de informações,
independentemente do formato ou suporte utilizado para
registá-las.

3. Exaustividade

4. Pertinência
Deve se representar
o documento da
melhor forma
possível, tanto
materialmente como
em função das
necessidades dos
usuários
Exaustividade
Esta relacionada com o
numero de noções que se
tem em conta e que
caracterizam o conteúdo
íntegro de um documento
Rapidez
Esta associada
a eficiência,
isto é qualquer
documento
deve ser tao
objetivo quanto
possível para a
sua fácil
compreensão

5. O trabalho de secretariado necessita de certos princípios sobre a
organização, é um dos elementos essenciais de toda esta organização é o
documento. O documento tem uma importância primordial em toda a
empresa, encontramo-lo em toda a parte e sob as formas mais diversas:
na gestão, no secretariado, no departamento de compras ou mesmo de
relações publicas etc.

7. Os
documentos
são
classificado
s quanto:
Ao grau de sigilo
Ao valor
À procedência
Ao género

8. Reservado
Secreto
Ultrassecreto

9. As documentações estão definidas como reservadas durante 5 anos, sem
possibilidade de prorrogação.

10. São precisos 15 anos para as documentações passarem a ser
consideradas secretas, sem possibilidade de prorrogação

11. As documentações passam a ser ultrassecretas após 25 anos. O prazo de
classificação da informação classificada como ultrassecreta pode ser
prorrogado uma única vez por igual período;

12. Privado
Público

13. É emitido por uma autoridade pública ou mediante procuração de uma
autoridade pública. Por exemplo, escritura pública de compra e venda
emitida por um notário.

14. É emitido por um particular, ou por uma autoridade pública fora das suas
funções, atribuições, ou competências.

15. Textuais
Cartográficos
Iconográficos Filmográficos Sonoros
Micrográficos
Informáticos

16. Documentos impressos e manuscritos.

17. Documentos com representações geográficas.

18. Documentos que contém imagens estáticas (fotos).

19. Documento audiovisual.

20. Documentos contendo registos fonográficos.

21. Microfilme e microficha.

22. HD, disquete, CD etc.

23. Administrativo
Fiscal
Informativo
Legal
Permanente
Primário
Probatório
Secundário

24. Valor atribuído a documentos ou arquivos para
comprovação de operações financeiras ou fiscais.

25. Valor que um documento possui para a administração
produtora do arquivo, na medida em que informa,
fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

26. Valor que um documento possui pelas informações
nele contidas, independente de seu valor probatório.

27. Valor processual que um documento possui perante a
lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

28. Valor probatório ou valor informativo que justifica a
guarda permanente de um documento em um arquivo.
Também referido como valor histórico.

29. Valor atribuído aos documentos em função do interesse que
possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta
a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

30. Valor intrínseco de um documento de arquivo que
lhe permite servir de prova legal.

31. Valor atribuído aos documentos em função do
interesse que possam ter para o gerador do
arquivo, e para outros usuários.

32. Documentos Comerciais:
São impressos onde são registados os fenómenos
Económicos e financeiros com a indicação das suas
características qualitativas e quantitativas no tempo e
espaço ou seja constituem meios de provas das
transações comerciais em caso de contestação.
Emitidos pelo o comprador:
•Nota de Encomenda
• Requisição
Emitidos pelo o Vendedor:
•Guia de remessa
•Factura
•Nota de Débito e Credito
•Recibo

33. Tipos de documentos administrativos
•Ofício
•Relatório
•Requerimento
•Fax
•Nota de serviço
•Memorando
Documentos administrativos:
Quaisquer suportes de informação sob a forma escrita,
visual, sonora, eletrónica ou outra forma material;

34. Documentação bancaria
São todos os documentos que estabelecem a
relação entre o cliente e a respetiva instituição
financeira ou bancaria
Tipos de documentos bancários
•Cheque
•Letras
•Transferência bancária
• Livranças
•Extratos de faturas
•Cartões de credito e debito