Atenção, coordenador técnico de academias: você pode mais!

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Os coordenadores técnicos das academias desempenham muitas funções estratégicas e operacionais no seu dia a dia. Ou, ao menos, deveriam desempenhar. O que ocorre muitas vezes é que os coordenadores se transformam em verdadeiros bombeiros a apagar incêndios. Ausência de professores, reclamações de todos os lados...

Flávio Lima, sócio-consultor 4GOAL há mais de 30 anos no mercado, oferece uma visão prática e teórica de como os coordenadores técnicos podem potencializar suas atuações.

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Atenção, coordenador técnico de academias: você pode mais!

  1. 1. COORDENADOR, VOCÊ PODE MAIS! Flávio Lima www.4goal.com.br
  2. 2. Num mercado em franco crescimento, em que o número de academias dobra a cada três anos*, dúvidas e angústias fazem parte do cotidiano dos gestores do mercado de fitness. Toda decisão acaba por representar um passo, para frente ou para trás, nessa caminhada em meio à concorrência acirrada. * Fonte: Fitness Brasil 19/12/2007 http://www.fitnessbrasil.com.br/novo_site/news_detalhe.asp?Id=613
  3. 3. A 4GOAL está em todas as regiões brasileiras, oferecendo soluções financeiras, comerciais, técnicas e mercadológicas para a otimização de empresas em diversos segmentos. Lucratividade sustentável Crescimento e liderança Harmonização do ambiente de trabalho Treinamentos e capacitações 4GOAL – Sua Meta, Nosso Objetivo
  4. 4. Com a experiência acumulada pelos consultores 4GOAL, desenvolvemos ferramentas específicas para o mercado de fitness. Soluções e realizações
  5. 5. COORDENADOR: VOCÊ PODE MAIS!
  6. 6. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO: Como planejar sua atuação na coordenação – entender por que ser líder; como montar sua equipe, motivação para liderança Como desenvolver as pessoas que você lidera - alinhamento de expectativas, como e por que delegar tarefas, eliminar preconceitos Como realizar reuniões produtivas - tipos de reuniões, como conduzi-las, como finalizá-las, check-list Como e por que mensurar os resultados obtidos – estratégias para ter parâmetros de evolução e sua importância na gestão Quais os principais drives de cada departamento - quais índices são importantes e por que eles são a base
  7. 7. Créditos Esta apresentação foi montada com a equipe 4GOAL. Com especial participação do consultor Fernando Tadeu. Muito obrigado à toda equipe!
  8. 8. REFLEXÃO – VOCÊ QUER SER COORDENADOR? a) O que é ser um coordenador? b) Qual o propósito deste cargo? c) O que se almeja com este trabalho? d) Quais as características fundamentais? e) O que isso o ajudará na sua carreira e na vida pessoal? CONSTRUIR O CONCEITO!
  9. 9. COMO COORDENADOR - 1º passo é montar sua equipe: Como contratar: através de um processo de seleção Básico: Perfil e características necessárias dos candidatos para a função Saber previamente: função, horário, dias de trabalho, benefícios, salário Etapas a seguir: a) Ter um cartaz atraente e bem feito com as informações mais importantes b) Utilize as mídias sociais e outros meios para divulgar sua necessidade b) Ter o conhecimento do DISC (amanhã vocês terão tal conhecimento) c) Fazer uma seleção de currículos d) Fazer uma dinâmica pertinente e) Realizar provas específicas f) Realizar uma conversa individual
  10. 10. Na conversa individual – para contratar é preciso: Criar sintonia com as pessoas e liderá-las; a) Alinhar as expectativas b) Deixar claro suas tarefas e atribuições c) Rotinas, relatórios e prazos, cada departamento tem seus drives d) Qual desempenho esperado e) Como se dará o desenvolvimento Um item importante: Saber o que a pessoa contratada espera da academia Como ele entende sua posição na equipe
  11. 11. Motivação para liderança Todas as respostas obtidas; Tudo o que foi acertado com relação a: Tarefas, rotinas, atribuições e prazos, Metodologia a ser aplicada, Comportamento, relacionamento com a equipe, postura, etc. ISSO DEVE SER PACTUADO E ASSINADO PELOS DOIS! FAZENDO, ASSIM, O REGISTRO DO QUE SE ESPERA DO COLABORADOR. Para isso, damos o nome de CONTRATO EMPREENDEDOR
  12. 12. Motivação para liderança qual a principal diferença da Atuação como CHEFE X atuação comoLÍDER
  13. 13. Atuação como CHEFE TRAZ ALGUNS CONCEITOS OU “PRÉ CONCEITOS”: Só eu consigo fazer; Meu time não está preparado Eles não têm boas ideias Eles só pensam em personal Prefiro fazer sozinho
  14. 14. atuação como LÍDER O LÍDER PROCURA SEMPRE: Fazer o time ser participativo; Utiliza as boas ideias dos colaboradores, motivando-os Incentiva todos a pensarem em como encantar o cliente Constrói com o time as soluções para o bom atendimento É justo nas considerações: baseado no contrato empreendedor
  15. 15. COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA ALINHE AS EXPECTATIVAS - este é um caminho para envolver a equipe, que tem um fator fundamental para iniciar o trabalho de coordenação onde todos saberão: Seus propósitos Como você irá atuar O que se espera deles Como serão monitorados Que haverá reuniões produtivas (amanhã falaremos mais)
  16. 16. COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA DELEGAR TAREFAS: estratégia para desenvolver e medir vários aspectos do colaborador: Envolvimento Desenvolvimento Pontualidade Comprometimento Conhecimento Resiliência (facilidade em se adaptar a novas situações) Organização e capacidade de cumprir prazos.
  17. 17. COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA DELEGAR TAREFAS: cuidados importantes: Explique o que você quer que seja feito Estabeleça um prazo para entrega Anote tudo o que é combinado (por isso, prepare-se antes) Se a pessoa tiver dificuldade, ajude-a (antes do prazo) Incentive e parabenize ao receber Dê sempre o crédito do trabalho para quem o executou
  18. 18. COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA Estagiários: Tenha um programa de estágio – forme seus profissionais Deixe claro todas as etapas de desenvolvimento Veja qual base de conhecimento que ele tem Importante saber: É o primeiro emprego Já trabalhou ou estagiou em outro ramo de atividade Como a família o motiva nos seus projetos
  19. 19. PRINCÍPIOS DE UM PROGRAMA DE ESTÁGIO Programa de Estágio: Divida o estágio em etapas bem definidas Determine: Quanto tempo tem cada etapa O que vai ser pedido em cada etapa e por quê Deixe claro que cada etapa terá uma prova teórica e prática Por que da prova: Você deixa claro para o seu formando – como você quer que ele aja em cada momento
  20. 20. Sugestão de progressão do estágio: Etapa 1 – Comportamental: simpatia, postura, atitude, agilidade Etapa 2 – Atendimento: prontidão, antecipação, organização Etapa 3 – Técnico A: formas de abordagem, conhecimento básico para atender determinado setor  Simular situações práticas: correção, instrução, motivação, etc.  Prova teórica e prática Etapa 4 – Técnico B: conhecimento básico para corrigir X setor da musculação para atender outro setor  Simular situações práticas: correção, instrução, motivação, etc.  Prova teórica e prática
  21. 21. DINÂMICA Separar em grupos - Nos grupos devem ter: A) Pessoas recém-formadas B) Pessoas formadas e com experiência C) Pessoas em formação (final do curso) D) Pessoas em formação (início ou meio do curso) Montar ideias iniciais, com sugestão de todos, de um programa de estágio para um setor da academia. Exercitar o CONSENSO de ideias
  22. 22. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO Cada grupo elege uma pessoa para ser o redator Cada grupo traz amanhã o que foi conseguido hoje Com uma apresentação melhor Topam o desafio?
  23. 23. NECESSIDADE DO SER HUMANO Todos nós temos necessidades como:  dinheiro;  segurança;  reconhecimento;  prazer no trabalho;  sensação de contribuir com a comunidade.
  24. 24. Nas academias, as pessoas entram pelo serviço prestado. Mas elas só ficam pelo relacionamento. As empresas com um bom ambiente de trabalho conseguem melhor produtividade e desempenho. DISC
  25. 25. D.I.S.C. Entenda as pessoas, sinta e pense como ELAS se sentem e pensam!
  26. 26. QUEM SOMOS NÓS? D I S C ominante nterativo inergista onsistente
  27. 27. DOMINANTE • Firme • Poucos gestos • Objetivo • Manipulador • Determinado • Competitivo • Confiante RESULTADOS!!!
  28. 28. INTERATIVO • Fala muito • Otimista • Emocional • Amigo • Magnético • Muitos gestos • Entusiasmado PESSOAS!!!
  29. 29. SINERGISTA • Agregador • Escuta muito • Conselheiro • Paciente • Leal • Modesto • Poucos gestos SEGURANÇA!!!
  30. 30. CONSISTENTE • Poucos gestos • Perseverante • Sistemático • Analítico • Perfeccionista • Consistente • Pergunta muito PROCESSO!!!
  31. 31. PRIMÁRIO E BACK UP Reforça ou ameniza! Di Id Is Si Sc Cs Dc Cd
  32. 32. O D.I.S.C. NÃO É: • Uma medida de inteligência. • Uma indicação de valores de uma pessoa. • Uma medida de habilidades ou experiências. • Uma medida de educação. • Uma medida de personalidade. TODAS as pessoas exibem TODOS os quatro estilos comportamentais, em diferentes proporções!
  33. 33. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO Realize reuniões produtivas Planeje os encontros com seu time de forma estratégica • Todos os participantes devem saber previamente o assunto da reunião  para que venham preparados e com foco no tema proposto • Na reunião:  crie as “regras de ouro”  defina quem vai ser o relator para escrever a ata  estimule sempre as decisões por consenso  mantenha o foco e um forma motivadora  distribui a ata  acompanha as ações definidas e prazos
  34. 34. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO Realize reuniões produtivas Tenha pelo menos 3 tipos de reuniões • Aprendizado e construção • Informativa • De decisão As reuniões serão diferentes; com propostas objetivas e mais produtivas
  35. 35. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO Reuniões de “Aprendizado e construção” Tem o objetivo de construir com a equipe o mais importante: “o fazer sentido” Entender por que fazer tal tarefa Envolver e desenvolver a equipe Estas têm uma duração entre (1:00h a 2:00h) Sempre finalize a reunião com : Ações a realizar Responsável por executar Prazo
  36. 36. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO Reuniões “Informativas” Tem o objetivo de informar e analisar: um acontecimento, um resultado parcial ou do mês, um novo processo. Esta é mais objetiva, pouco tempo de duração (30 a 45 minutos) Sempre finalizar com Ações a realizar Responsável por executar Prazo
  37. 37. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO Reuniões de decisão – tem o objetivo de explicar o que foi decidido, para compartilhar com a equipe. Podem ser decisões estratégicas tomadas pela direção Podem ser decisões tomadas por consenso Sempre anotar o que foi falado na reunião (check-list ou ata) Finalizar a reunião com: Ações a realizar Responsável por executar Prazo
  38. 38. Check list para uma reunião com resultado Antes Definição dos participantes, preparação da pauta Convocação dos participantes, divulgação da pauta Inclusão de temas Preparação do local Preparação dos recursos Durante Abertura: ajustar expectativas e explicitar resultado esperado Combinar as "regras de ouro" Definição do relator da ata Ativação equilibrada dos participantes Manutenção do foco Decisões por consenso Intervalo Ritmo motivador Participantes avaliam a reunião Depois Distribuição da ata Acompanhamento das ações combinadas
  39. 39. Porque mensurar os resultados obtidos - Estratégia para ter parâmetros de evolução É muito importante que as empresas monitorem e tenham fechamentos mensais para conseguir analisar o desempenho dos colaboradores, dos departamentos e da empresa como um todo. Controles de departamento Para fazer sentido: cada departamento deve monitorar aquilo que é possível gerenciar e melhorar
  40. 40. O que e como mensurar os resultados obtidos Estratégia para ter parâmetros de evolução Ter um bom software ou conhecer planilha Excel é fundamental Estes controles devem ser concluídos / fechados todo mês com o mesmo critério para que possamos analisar Cada departamento deve criar seus “drives”. Vendas – monitorar visitantes, venda, renovação, ligações de acompanhamento e agendamentos de aula experimental, etc. Musculação – monitorar quantidade de clientes na sala, quantidade agendamentos, quantidade de troca de treinos, quantidade de novos clientes Ginástica – monitorar quantidade de clientes na sala, por aula, por professor, pelo dia da semana Com estes índices conseguimos traçar estratégias, corrigir o caminho dos departamentos, realizar projeções e acompanhá-la, em fim ter o controle do processo.
  41. 41. Quais os principais drives de cada departamento Índices são importantes e porque eles são a base Devemos ter “índices quantitativos” e “índices qualitativos” Vendas Analise sempre índice de conversão vendas e renovação Analise a eficiência das ligações Analise sua perda mensal (pessoas que não renovaram) Ginástica Nº de clientes por aula Nº de aulas X frequência do cliente Media semanal de frequência Limpeza , organização da sala, assessórios suficiente
  42. 42. Quais os principais drives de cada departamento – índices são importantes e porque eles são a base Musculação Números de novos treinos Número de agendamentos e prescrições Número de mudança de treino Quantidade clientes por hora X nº de professores (analisar sempre) Avaliação de desempenho (trimestral) Piscina Nº de clientes por nível Nº de aulas X frequência do cliente Quantidade de vagas por turma Média semanal de frequência Limpeza, organização do ambiente, assessórios suficiente
  43. 43. Exemplos de controle de venda For Sales - For Goal Business Solutions - 4GOAL Academia Desempenho Consultor(a) Parâmetros abr mai jun jul ago set dez total Ligações de vendas (LV) 18 9 28 54 80 70 259 Agendamentos (AG) 2 0 17 20 30 26 95 ICAG 11% 0% 61% 37% 38% 37% 37% Visitantes agendamento (VA) 1 0 8 11 14 22 56 ICVA 50% 47% 55% 47% 85% 59% Visitantes espontâneos (VE) 84 69 70 82 106 96 507 Vistantes total (VT) 85 69 78 93 120 118 0 563 Vendas agendamento (VDA) 0 1 5 0 7 13 26 Vendas espontâneos (VDE) 15 10 8 22 12 16 83 Vendas total (VDT) 15 11 13 22 19 29 0 109 ICVDA 0% 63% 0% 50% 59% 46% ICVDE 18% 14% 11% 27% 11% 17% 16% ICVDT 18% 16% 17% 24% 16% 25% 19% A renovar 22 41 32 53 85 38 271 Renovaram 17 27 20 35 65 25 189 ICREN 77% 66% 63% 66% 76% 66% 70% IFS 43% 56% 42% 33% 44% 35% 41%
  44. 44. Exemplos de controle de venda renovação renovação renovação a renovar renovaram Percentual a renovar renovaram Percentual a renovar renovaram Percentual dia 05 63 35 56% dia 05 82 54 66% dia 05 45 32 71% dia 15 109 55 50% dia 15 98 68 69% dia 15 132 73 55% dia 25 130 67 52% dia 25 108 59 55% dia 25 73 39 53% total 302 157 total 288 181 total 250 144 ICREN ICREN ICREN 58% vendas vendas vendas Visitantes Visitantes Visitantes 236 planos novos rematricula Percentual planos novos rematricula Percentual planos novos rematricula Percentual mensal 15 8 14% mensal 10 8 14% mensal 15 8 18% quadrimestral 17 10 16% quadrimestral 10 4 11% quadrimestral 6 9 12% semestral 55 19 45% semestral 32 14 37% semestral 28 17 35% 9 meses 6 0 4% 9 meses 1 1 2% 9 meses 4 0 3% anual 15 3 11% anual 17 5 17% anual 15 3 14% 15 meses 9 8 10% 15 meses 16 8 19% 15 meses 17 6 18% 24 meses 0% 24 meses 0% 24 meses 0% sub total 117 48 sub total 86 40 sub total 85 43 Total Geral 165 ICVD 57% Total Geral 126 ICVD 65% Total Geral 128 ICVD 54% janeiro Março faturamento Março janeiro Fevereiro Fevereiro faturamento Fevereiro Março 1º Semestre 2013 - vendas e renovação R$ 283.320,77 63% 195 52% 290 faturamento janeiro R$ 388.288,75 R$ 318.541,40
  45. 45. Exemplos de controle de carteira jan fev mar nº alunos 2267 2248 2279 1 mensal 93 83 100 quadrimestral 180 166 174 semestral 706 686 695 9 meses 139 136 131 anual 610 612 610 15 meses 445 472 475 24 meses 94 93 94 renovação jan fev mar a renovar 302 288 250 renovados 1º 157 181 144 renov. Repesc. 35 32 22 total 192 213 166 ICREN 64% 74% 66% não renovados 110 75 84 turn over 5% 3% 4% vendas jan fev mar visitante 290 195 236 matricula 117 86 85 re-matricula 48 40 43 TOTAL VENDA 165 126 128 ICVD 57% 65% 54% VENDA MEDIA 1205,87 1037,59 1041,62 QUANT. VENDA 322 307 272 clientes distr. por plano análise renovação análise vendas
  46. 46. Exemplos de controle de carteira CARTEIRA DE CLIENTES regra regra regra quantidade de ciclos que o cliente passou colocar a fase de treino do aluno fazer de forma agendada ajustar carga e ou exercicios após 15 dias agendar com os clientes entre 30 ou 40 dias data provavel de mudança de treino data efetiva de mudança de treino NOMES matriculado desde ciclos fase de treino prescrição ajuste proximo agendamento previsão de MT MT realizado em: Fernanda Moreira Alves 10/01/12 Gabriela Lodeiro de Melo 06/02/12 Renata F. Santiago 04/01/12 Bruna Verni de Martino 27/03/12 Carla Michelle Pazetto Ochiari 07/05/12 Bruna Nogueira Matos Silva 24/04/12 Eliana C. Benedito Maronato 20/04/12 Eliedalia Souza Lemos 03/04/12 Edna Lucia P. da Silva 05/0411 Gabriela Neves Balsamao 26/01/12 Hideti Onishi 20/01/12 Isabel Pereira Nunes 14/05/12 ciclo completo de atendimento PROFESSOR Paulo Adriano
  47. 47. Exemplos de controle de carteira FEVEREIRO NOVAS PRESCRIÇÕES MUDANÇAS TREINO - CLIENTES agenda veio não veio MT veio não veio agenda veio não veio MT veio não veio 1 João 17 14 3 26 23 3 15 12 3 35 32 3 2 Pedro 30 25 5 28 23 5 15 12 3 36 28 8 3 José 20 17 3 14 11 3 22 16 6 26 19 7 4 Flavio 6 5 1 6 6 0 5 3 2 2 2 0 5 Guilherme 16 13 3 5 4 1 5 4 1 6 5 1 6 Zeca 18 13 5 30 26 4 16 12 4 38 30 8 7 G 8 H 9 I 107 87 20 109 93 16 78 59 19 143 116 27 agenda veio não veio MT veio não veio agenda veio não veio MT veio não veio percentuais 100% 81% 23% 100% 85% 17% 100% 76% 32% 100% 81% 23% Nº MATRICULAS 51 CLIENTES A RENOVAR 68 CLIENTES RENOVADOS 49 CLIENTES NÃO RENOVADOS 19 ENVIE TAMBÉM A QUANTIDADE DE CLIENTES POR PROFESSOR NOVAS PRESCRIÇÕES ACADEMIA COLETA de DADOS total Nº MATRICULAS CLIENTES A RENOVAR CLIENTES RENOVADOS JANEIRO MUDANÇAS TREINO - CLIENTES CLIENTES NÃO RENOVADOS 76 75 50 25 ENVIE TAMBÉM A QUANTIDADE DE CLIENTES POR PROFESSOR
  48. 48. Exemplos de controle da ginástica 5ª SEMANA HORÁRIO AULA PROFESSOR SEG.5 TER.5 QUA.5 QUI.5 SEX.5 TOTAL PARTICIPAÇÕES MÊS MÉDIA MENSAL META DA AULA % META ATINGIDA 06:00 corrida AAAAA 9 9 8 26 9 15 58 06:30 bike BBBBB 25 28 12 65 22 28 77 07:00 bike CCCCCC 34 33 67 34 48 70 07:30 corrida AAAAA 18 15 0 33 11 30 37 08:00 corrida BBBBB 20 18 38 19 30 63 08:30 local DDDD 30 28 28 86 29 40 72 09:00 bike DDDD 32 30 28 90 30 60 50 09:30 corrida EEEEE 25 25 23 73 24 30 81 10:00 local EEEEE 35 40 75 38 40 94 10:30 Alongamento FFFFF 30 33 0 63 21 40 53 11:00 abs GGGG 20 25 45 23 40 56 11:30 corrida GGGG 10 8 5 23 8 30 26 12:00 corrida FFFFF 15 13 28 14 30 47 12:30 bike HHHH 40 45 0 85 28 60 47 13:00 bike GGGG 43 45 88 44 60 73 13:30 local IIIIIII 38 41 12 91 30 40 76 14:00 bike BBBBB 48 50 12 110 37 60 61 16:00 corrida CCCCCC 20 20 40 20 30 67 16:30 condicionamento FFFFF 33 34 67 34 40 84 17:00 circuito DDDD 32 12 1 45 15 40 38 17:30 yoga JJJJJJ 20 22 42 21 30 70 18:00 bike CCCCCC 38 45 83 42 60 69 18:30 corrida AAAAA 13 18 0 31 10 30 34 19:00 bike AAAAA 50 48 98 49 60 82 19:30 corrida AAAAA 10 12 3 25 8 20 42 20:00 bike BBBBB 25 28 12 65 22 18 120 20:30 bike CCCCCC 34 33 67 34 30 112 21:00 corrida AAAAA 18 15 0 33 11 15 73 21:30 corrida BBBBB 20 18 38 19 20 95 22:00 local DDDD 30 28 28 86 29 35 82 433 382 425 394 172 1806 #REF!
  49. 49. Exemplos de mapa de ocupação jan/13 fev/13 mar/13 crianças 186 192 238 natação baby 23 29 35 adap 54 57 66 iniciação 01 32 29 39 iniciação 02 27 25 32 avançado 01 18 18 25 avançado 02 14 13 16 aperfeiçoamento 18 21 25 Adultos 140 196 221 iniciação adulto 10 12 16 aperfeiçoamento 49 38 39 condicionamento com acomp prof 67 70 75 condicionamento Livre 14 10 17 natação horario livre 66 74 Professor XXXX horario alugado 62 78 87 Biathlon 38 37 40 natação competitiva 01 10 13 15 natação competitiva 02 3 11 13 Equipe federados 11 17 19 hidroginastica 77 69 85 total piscina 465 535 631
  50. 50. Para finalizar: Primeiro, quero fazer um agradecimento especial Guilherme Sari Representante e consultor em Brasília
  51. 51. COORDENADOR, VOCÊ PODE MAIS! Planeje sua atuação na coordenação: cuide das PESSOAS e dos processos, e motive seu time Desenvolva as pessoas que você lidera: inove, coloque seu coração e invista nas pessoas; converse com seu time, alinhe as expectativas Realize reuniões produtivas e motivadoras: utilize os conceitos de organização e desenvolvimento – conduza as pessoas para cuidar do cliente mensure os resultados obtidos sempre: crie seus controles e mantenha os critérios – envolva seu time nisso Tenha seus principais drives para cada departamento: acompanhe todo mês – crie seu histórico com sua realidade Didaticamente: Faça do simples para o avançado! Mas faça!
  52. 52. Referências bibliográficas DISC - Willian Marston, Metanóia – Roberto Trajan Pegadas - Roberto Trajan Empresa de Corpo, Mente e Alma O Desafio da liderança – (Posner e Kouzes)
  53. 53. COORDENADOR, VOCÊ PODE MUITO MAIS! Muito obrigado! Flávio Lima www.4goal.com.br

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