Makigami entendendo o conceito e o método

GESTÃO INDUSTRIAL EM UM SISTEMA LEAN
Jose Donizetti Moraes - 26/07/2013
MAKIGAMI
(巻紙巻紙巻紙巻紙)

Makigami significa literalmente: “Rolo de papel” em japonês.
É por essência a Arte da Melhoria Sistêmica de Processos intangíveis e contém
"as regras de ouro" em princípios básicos de ações que realmente importam em
um processo e que precisam ser compreendidas e valorizadas para obtenção de
um bom resultado para a empresa.

Origem: À direita, você vê "a mãe de todas Makigami " feita em 1996 por
Okamura-san em Fujico (Japão). Compare o tamanho da porta à esquerda!
Depois de 10 anos, ainda está sendo melhorada como podemos ver em vários
outros trabalhos já publicados e disponibilizados na internet.
O Makigami está continua sendo desenvolvido na Europa e USA, estão sendo
modificados em tamanho para nossas necessidades, usamos post-its e precisa
modificados em tamanho para nossas necessidades, usamos post-its e precisa
de um layout diferente pois a escrita japonesa permite o texto vertical, o que
para nós é um agravante.
A aplicação, basicamente consiste em quatro áreas:
1. Atividades desenvolvidas por diferentes partes
2. Documentos/mídia utilizados na comunicação
3. Tempo e análise
4. Problemas identificados

Aprimoramento: Devido uma demanda de mercado, foi necessário o reforço da
técnica, hoje em dia é possível fazer análises muito profundas do estado atual e
redesenho para o estado futuro, dentro de tão pouco quanto uma semana.
A maioria de tais semanas são realizados como "boosterweeks 'onde até 6
equipes transversais simultâneas funcionais passam pelo processo, que
apresenta um plano de aplicação de 100 dias, no final da semana.
apresenta um plano de aplicação de 100 dias, no final da semana.
Embora seja uma ferramenta simples e
pode ser utilizado como tal, é o veículo de
base para uma abordagem completamente
diferente em setores de apoio e
administrativo. É instrumento-chave para a
uma visão sistêmica ou se desejar
holística da organização e seu entorno, o
verdadeiro próximo nível das organizações
de sucesso.

Propósitos do mapa de processo Makigami:
Visualiza o processo atual em escritórios, laboratórios, hospitais, qualquer lugar onde o "produto" não é
diretamente visível ou físico.
Um escritório é uma fábrica de informações, uma vez que o produto e os resíduos não é diretamente
visível, estamos sujeitos normalmente a mais perdas do que qualquer outra fábrica. O mesmo vale para
outros prestadores de serviços.
Makigami (Mapeamento de Processos) é usado para analisar e visualizar todo o processo de 'negócio' e
é muito apropriado para usar em ambientes, onde os processos normalmente não são transparentes.
Qualquer um dos “7 desperdícios” pode (e vai) se tornar visível.
O mapa do processo Makigami também pode ser utilizado para melhorar o processo investigado através
da concepção de um mapa do estado futuro, após tirar as perdas identificadas.
Sistemicamente pensando, o mapa de processo Makigami, é a primeira técnica básica em uma
abordagem mais ampla para trazer uma organização no sentido do “pensamento sistêmico de trabalho“.

Dr. Deming disse uma vez:
"Em apenas 6% das situações em que algo dá errado, este erro pode ser
diretamente associado a uma pessoa, os outros 94% é devido ao sistema onde
a pessoa estava a atuando e é ai que se teve a origem ou causa do erro”
Em outras palavras: Nós colocamos as pessoas em sistemas onde o sistema
convida-nos a cometer erros ao invés de impedi-los.
Se estudarmos com atenção, a verdade parece ser que em 100% dos efeitos
adversos este parece ser o caso, porque as pessoas sempre agem de acordo
com o sistema que está sendo colocado, logo sempre teremos a sensação do
erro humano e isso é uma inverdade.

Descrição geral:
Essa descrição do Mapeamento de Processos Makigami consiste em várias etapas a serem executadas. As etapas são descritas de
uma forma que os passos podem ser utilizados separadamente, se necessário.
Passo a passo:
0 Visão com olhos de pássaro.
1 Preparação do Mapeamento de Processos Makigami.
2 Fazer o Mapa de Processo Makigami no estado atual.
3 Fazer uma profunda análise das perdas
4 Criar um Mapa de Processo Estado Futuro sem perdas
A diferença do Mapeamento de Processos Makigami com outros processos de mapeamentos é devido ao fato de que a maioria das
técnicas de mapeamento de processos não terem uma abordagem estrutural para detectar as perdas reais e projetar um processo
de estado futuro com base na eliminação destas perdas.
Normalmente os outros métodos ficam com o estado atual, onde os frutos mais baixos são escolhido a distância. Comparado a um
Value Stream Map (VSM), o Makigami também pode lidar com fluxos não visíveis e criações de valor.
Os próximos níveis do estado futuro, onde a adição de valor para o cliente está sendo considerado, devem agora serem integrados
em uma organização que se aproxima sistematicamente da criação de valor.
1. O processo e o sistema de realização deve ser estruturalmente 100% correto e seu funcionamento testado por completo. Este é o
lugar onde o PSD está sendo usado.
2. O teste completo do processo deve ser incorporado na organização que realiza uma infinidade de processos. Pessoas que fazem
parte do sistema e a organização fazem parte de um sistema maior. Isso tudo tem de ser integrado sem problemas.

Expectativas: Melhorias em praticamente qualquer processo de administrativo pois estes não possuem
adição de valor, o tempo de processamento pode ser melhorado drasticamente desde 95 a 99,5% pois o
tempo é sem valor agregado.
Por exemplo: Lotes de pontos de transferência (uma mesa para outra) pode ser eliminada, processos
historicamente ocultados podem tornar-se transparente, rápido e mais estável, tendo as perdas
identificadas.
Ganhos esperados:
Ganhos esperados:
Tempo de processamento 50% - 90% mais rápida
Transferência 90% menos
Erros de saída 90% 100% a menos
Valor agregado A qualidade de saída vai drasticamente subir.
Oportunidade: O tempo que se tornou disponível pode ser reinvestido na adição de valor adicional -
coisas que gostaríamos de fazer, mas não encontramos tempo para fazê-lo ou ele pode ser usado para
novas atividades de redução de perdas.
Resumo: Desta forma, a espiral negativa de "fome devido à redução de custos" pode ser revertida em
crescimento do lucro devido a tornar-se cada vez melhor, em outras palavras uma verdadeira melhoria
contínua.

Tempo Necessário: Dependendo da complexidade do processo e a experiência dos participantes, irá
levar de 3 a 10 dias para executar um Mapeamento Completo do Processo Makigami, incluindo o projeto
e o plano de implementação com a lista do que deve ser feito (To Do).
Dificuldades: Parte do tempo que se consome é a preparação para a implementação. É preciso um boa
dose de comunicação a todas as partes envolvidas, uma vez que o novo processo normalmente é
fundamentalmente diferente do atual.
Pessoas tendem a pensar em 'tarefas' ou 'funções', ao invés de processos ou até mesmo de sistemas.
Também tomando a perspectiva de valor, e particularmente quando valorizamos para o cliente,
Também tomando a perspectiva de valor, e particularmente quando valorizamos para o cliente,
geralmente precisa-se de um mudança de paradigma que pode demorar um pouco pois não se aceita
facilmente dividir valores com o mesmo.
Embora grandes mudanças pode ser alcançada dentro de 2 ou 3 meses, a real mudança de atitude e
internalização do novo comportamento leva-se pelo menos um ano para começar a ser percebido, e
assim por um foco contínuo de a gestão é essencial.
Infelizmente muitos gerentes de são tão ocupados em manterem-se focados que ao longo do tempo é
até compreensível quando se veem afogados em perdas organizadas.
Mas considere isto: Quando que você pode pagar por todas estas perdas, você não poderia se dar ao
luxo de eliminá-las? Não é esta a principal tarefa de gerentes? Basta começar a fazê-lo, vale a pena!

Estudo de caso: Neurosurgical Science centre Tilburg (St Elisabeth Hospital)
Tratamento da síndrome radicular lombossacral (LRS, ‘Hérnia') a partir de uma média de 107 dias para 14 dias!
Duas equipes multidisciplinar de cada seis pessoas foram 11 de dezembro e 12 de 2006, através de uma análise Makigami
do tratamento de 'uma hérnia. O processo começa com a visita a um neurologista e termina quando o paciente está a ser
tratado corretamente.
Ambas as equipes vieram com mais de 10 metros de análise de cada um! Embora envolvido no processo em uma base
diária, onde eles boquiabertos sobre a complexidade de um "regular, o tratamento padrão" tal. Em média, um paciente está
'no caminho' para 107 dias, com oscilações entre 37 e 270 dias.
Das equipes participaram:
•Gerente de Hospital,
•Gerente de Neurocirurgia,
•Gerentes,
•Enfermeiros,
•Secretários,
•Assistentes de departamentos,
•Neurocirurgiões.
Importante:
Nenhum deles tinha conhecimento de todo o processo, mais que ainda não tem conhecimento de partes do processo.

Todo o mapeamento levou as equipes a cerca de 1,5 dias para compreender e descrever o processo atual. Durante esta
fase, muitas ideias foram levantadas e discutidas. Questões valiosas onde foi necessário uma investigação mais
aprofundada foram debatidas para que fossem compartilhadas diferentes perspectivas, isso é um objetivo crucial neste
"exercício". Muitas ideias para o estado futuro do processo nascem nesta fase.
No fim do segundo dia, ambas as equipes apresentaram os resultados uma para a outra, e convidados. Todos eles
acreditavam firmemente que era possível passar por todo o processo de entre 4 a 14 dias, dependendo da rota que seria
necessário.
O estado futuro do processo pode ser descrito em 1,5 folhas Makigami, em comparação com 9 folhas na situação atual,
uma vez que muita complexidade foi eliminada.
uma vez que muita complexidade foi eliminada.

Material necessário por equipe para se fazer um Mapeamento de Processo Makigami:
Caixa contendo:
Tesoura
Pritt
Fita crepe
Postits Amarelo
Postits verde
Postits Red
Postits azul
Postits azul
Marcador vermelho, azul, verde (ie Edding 3000)
Marcador vermelho, azul, verde (ie Edding 500)
A4 Vermelho, Amarelo, Verde
Makigami A0:
2 Ponta
2 Final
4 Seções no meio
Apresentação:
3 Placas de 244x122 ou similar
3 Estandes tipo Flip Over para colocar placas

Proposta de formatação eletrônica para apresentação dos resultados das análises Makigami

Programa Internacional de Certificação e Capacitação Makigami: Para garantir a consistência em
seus esforços de melhoria, o Makigami.Info prepara um amplo programa de qualificação hands-on.
Âmbito do prêmio: Os prêmios serão concedidos por site. Para conseguir um prêmio corporativo, 80%
dos sites precisam ter conseguido o prêmio solicitado.
Nível 1: Prêmio Compromisso
•
- Pelo menos dois processos foram analisados (estado atual e futuro)
- Projeto futuro Estado mostraram melhorias plausíveis> 50%

- Projeto futuro Estado mostraram melhorias plausíveis> 50%
- 100 programas de implementação dias foram escritos
- Dois facilitadores foram treinados
- Gestão deu aprovação e recursos para cumprir o plano de implementação
Nível 2: Prêmio Bronze
- As fases de análise e projeto foram executadas de acordo com as Normas Makigami
- Pelo menos dois processos foram desenhados de acordo com os Princípios de Design Makigami
- Pelo menos dois processos foram implementadas e mostrar grandes melhorias consistentes
- Sem dinheiro, pessoas, espaço ou complexidade foram adicionados
- Pelo menos dois novos processos foram aprovados e programado para ser analisado
- Gestão superior e médio apoiar activamente o processo de melhoria.

Nível 3: Prêmio Prata
- Pelo menos uma chave de processo foi concebido e implementado de acordo com os Princípios de
Design Makigami, mostrando grandes melhorias consistentes
- Pelo menos quatro processos de apoio foram concebidos e implementados de acordo com as
Makigami Princípios de Design, mostrando grandes melhorias consistentes
- A masterplan viável foi projetado e aprovado para melhorar todos os processos-chave
Nível 4: Prêmio Ouro
- Todos os processos-chave foram concebidas e implementadas de acordo com as Makigami Princípios
de Design, mostrando melhorias consistentes
- Um masterplan viável foi projetado e aprovado para melhorar todos os processos-apoio
Diamantes: Os diamantes podem ser requerido em qualquer nível. Eles são símbolos de alcançar
avanços notáveis, como;
- Conversão total de impulso para puxar planejamento, sistema MRP desligado.
- Conversão total para as equipes de processo
- Zero Emissão na Fábrica
- Zero Defeito no processo primário

Praticando: A seguir detalhamos como executar um mapeamento do processo através do Makigami.

A seguir detalhamos vemos um estado futuro no mapeamento do processo através do Makigami.

Roth Stefan, Polyamide High Performance GmbH

Conclusão:
O mapeamento de processos Makigami, indicado para processos intangíveis, ou seja onde
não se vê o produto ou seu refugo, mais utilizado em ambientes administrativos torna-se
muito interessante quando nos vemos entrelaçados em muita burocracia.
Embora tenha alguma semelhança com uma VSM, são diferentes tanto na aplicação do
método como no objetivo e resultado encontrado.
método como no objetivo e resultado encontrado.
Sua aplicação devido sua característica lúdica pode enfrentar paradigmas de profissionais
que tenderão a subestimar o método, mas contra dados e fatos não se tem argumentos e
muitas vezes na simplicidade das coisas é que encontramos grandes projetos.
Não devemos desprezar nenhum bom aprendizado e nada melhor do que testar na prática
para depois promover o melhoramento continuo de nossos processos efetuando as
adaptações necessárias a cada empresa no método em questão, precisamos fazer a roda
girar, não inventar outra, mãos no massa e boa prática.

Fonte de pesquisa e créditos:
http://www.makigami.info/cms/international-format-results
Miks Gelişim
http://www.slideshare.net/miksgelisim/mak-gam?utm_source=slideshow03&utm_medium=ssemail&utm_campaign=share_slideshow

FIM
e
e
OBRIGADO

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