O documento discute a gestão de prazos e custos em projetos. Ele explica que as atividades e recursos necessários para o projeto devem ser definidos no planejamento inicial, para que se possa gerenciar o cronograma e o orçamento. O cronograma mapeia a duração das atividades ao longo do tempo, enquanto o orçamento estima os custos com base nos recursos e atividades planejadas.

1. Prof. Antonio Marcos Montai Messias

2. Sumário Gestão do prazo e custo Prazos e custos Atividades Cronograma Orçamento Riscos Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS

3. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Para desenvolver e fornecer o produto do projeto, é preciso realizar atividades que consomem recursos A definição das atividades a serem realizadas e dos recursos que serão necessários compõem, junto com o produto, o plano do projeto A definição das atividades é a base para a gestão do prazo do projeto A definição dos recursos é a base para a gestão do custo do projeto

4. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Principais decisões e tarefas do planejamento de um projeto Definição do escopo Identificação das atividades Sequenciamento e estimativa da duração das atividades Elaboração do cronograma do projeto Identificação dos recursos necessários e de seu custo Elaboração do orçamento do projeto Fonte: MAXIMIANO, 2009.

5. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Definição das atividades A primeira parte do planejamento de um projeto Lista de atividades (ou tarefas) que deverão ser colocadas em um cronograma Começa com a estrutura analítica do projeto, utilizada na definição do produto Levar em conta o ciclo de vida do projeto

6. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Identificação de atividades Estrutura analítica do produto (EAP) Permite fazer a ligação entre o produto e o planejamento das atividades Ciclo de vida do projeto Permite visualizar outras atividades

7. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Identificação de atividades Relatórios de projetos Permite revelar aspectos não evidentes nem na EAP e nem no ciclo de vida do projeto Revisão das áreas de conhecimento Produz a visão de conjunto de todas as variáveis que uma equipe de projeto deve administrar e que podem não ser evidentes na EAP

8. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Estrutura analítica Almoço Beneficente Convidados Almoço Finanças Atrações Local Fazer lista Enviar convites Confirmar presença Escolher Organizar Contratar pessoal apoio Limpar após evento Comprar ingredientes Preparar Realizar almoço Preparar orçamento Receber pagamentos Pagar fornecedores Fazer balanço Escolher Contratar Fonte: MAXIMIANO, 2009.

9. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Seqüenciamento das atividades Identificar a seqüência em que as atividades serão realizadas Lógica Decisão Condicionantes externos

10. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Tabela e diagrama de precedências Tabela de precedências Indica as decisões sobre o sequenciamento das atividades Diagrama de precedências Gráfico para ajudar visualizar as decisões de sequenciamento e preparação do cronograma do projeto

11. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Tabela de precedências Fonte: MAXIMIANO, 2009. Nº Atividade Duração Atividade precedente 1 Preparar lista de convidados 1 dia Nenhuma da lista 2 Escolher o local 1 semana Nenhuma da lista 3 Enviar convites 1 semana 1, 2 4 Organizar o local 1 dia 2 5 Realizar o almoço 1 dia 4, 3 6 Limpar o local após o almoço 1 dia 5 7 Fazer balanço e a prestação de contas 1 dia 6

12. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Diagrama de precedências Atividade 1 Fazer lista de convidados Atividade 2 Escolher o local Atividade 3 Enviar convites Atividade 5 Realizar o almoço Atividade 4 Organizar o local Fonte: MAXIMIANO, 2009.

13. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos

14. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Como desenhar o cronograma Distribuição das atividades ao longo de um calendário Reflete as decisões sobre a duração e o seqüenciamento das atividades Depende de lógica, decisão e condicionantes externos e outros fatores, como: Recursos Serviços de terceiros Perspectiva de planejamento Fatores incontroláveis

15. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Atrasos e avanços na duração das atividades Lead (avanço) Lag (atraso) Predecessora Predecessora Sucessora Sucessora Fonte: MAXIMIANO, 2009.

16. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Diagramas de redes São diagramas de precedências com informações sobre a duração das atividades e sobre o caminho crítico. O caminho crítico é o caminho mais longo que leva da primeira atividade à última atividade de um projeto. Exemplos (MAXIMIANO, 2009, pp. 82-86)

17. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Cronograma ou gráfico de barras (Gráfico de Gantt)

18. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Cronograma ou gráfico de marcos Defesa Revisão Exame de qualificação Finalização dos créditos Finalização do projeto Revisão bibliográfica Escolha do tema 1 2 3 4 5 6 7 8 Tempo (meses)

19. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Diagrama de rede Fonte: MAXIMIANO, 2009.

20. Prazos e custos (Cronograma) Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos

21. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Para realizar as atividades é preciso usar recursos A definição do custo envolve três etapas: Planejamento de recursos Estimativa de custos Elaboração do orçamento

22. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Planejamento de recursos Relação dos recursos necessários p/ realizar o projeto Mão-de-obra (funcionários próprios, serviços profiss. contratados, etc.) Material permanente (bens móveis e imóveis) Material de consumo (combustível, material de expediente, etc.) Serviços de terceiros (viagens, hospedagens, alimentação, etc.)

23. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Estimativa de custos Três informações são importantes: Custo unitário de cada recurso Duração das atividades Custos indiretos

24. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Planejamento de recursos /estimativa de custos WBS Atividade Duração 1 Preparar lista de convidados 1 dia Tipo de Recurso Unidade Custo unitário Duração/ Quantidade Custo Total 1.1 Mão-de-obra 80,00 1.1.1 Coordenador do churrasco Hora/ atividade 10,00 8 80,00 1.2 Material de Consumo 1,40 1.2.1 Caneta peça 1,00 1 1,00 1.2.2 Papel Folha 0,04 10 0,40

25. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Planejamento de recursos /estimativa de custos WBS Atividade Duração 2 Escolher o local 1 semana Tipo de Recurso Unidade Custo unitário Duração/ Quantidade Custo Total 2.1 Mão-de-obra 400,00 2.1.1 Coordenador do churrasco Hora/ atividade 10,00 40 400,00 2.2 Serviços de terceiros 216,00 2.2.1 Empréstimo telefone Hora/ locação 2,00 8 16,00 2.2.2 Empréstimo veículo do pai Hora/ locação 5,00 32 200,00

26. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Planejamento de recursos /estimativa de custos WBS Atividade Duração 5 Realizar o almoço 1 dia Tipo de Recurso Unidade Custo unitário Duração/ Quantidade Custo Total 5.1 Mão-de-obra 5.1.1 Coordenador do churrasco Hora/ atividade 10,00 4 40,00 5.1.2 Churrasqueiro Hora/ atividade 7,00 4 28,00 5.1.3 Copeira Hora/ atividade 5,00 4 20,00 5.1.4 Copeira Hora/ atividade 5,00 2 10,00

27. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Planejamento de recursos /estimativa de custos WBS Atividade Duração 5 Realizar o almoço 1 dia Tipo de Recurso Unidade Custo unitário Duração/ Quantidade Custo Total 5.2 Material de consumo 163,00 5.2.1 Picanha kg 15,00 5 75,00 5.2.2 Lingüiça kg 7,00 4 28,00 5.2.3 Cerveja lata 1,50 20 30,00 5.2.4 Refrigerante PET 2 L 3,00 10 30,00

28. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Elaboração do orçamento A estimativa dos custos do projeto: Orçamento global Cost baseline (curva de custos acumulados) Cronograma de desembolsos

29. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Orçamento Global / Cronograma de Desembolsos (R$ 1,00) Itens de custo Jan Fev Mar Abr Total Mão-de-obra 100 100 100 100 400 Material permanente 50 50 50 50 200 Material de consumo 50 50 50 50 200 Terceiros 50 50 50 50 200 Total 250 250 250 250 1000 Reserva de Contingência 5% 50 Custo total 1050

30. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Cost baseline - custos acumulados Fonte: MAXIMIANO, 2009.

31. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Fonte: MAXIMIANO, 2009. Fluxo de Caixa do Projeto (R$ 1,00) Jan Fev Mar Abr Total Recebimentos previstos 0 150 500 650 1300 Acumulados 0 150 650 1300 1300 Despesas previstas 250 250 250 300 1050 Acumuladas 250 500 750 1050 1050 Mão-de-obra 100 100 100 100 400 Material permanente 50 50 50 50 200 Material de consumo 50 50 50 50 200 Terceiros 50 50 50 50 200 Reserva de Contingência 50 50 Saldo -250 -350 -100 250 250

32. Previsão de recursos e orçamento Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Custo e preço Custo estimado do projeto não é o mesmo que preço do projeto Preço do projeto Valor a ser cobrado do cliente Custos estimados do produto final São atividades do projeto (estimativa custos de fabricação e a definição dos preços do produto)

33. Transição de fase Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Preparação x Estruturação Ao final da preparação – primeira versão do plano de projeto Definição do produto Estimativa de atividades e recursos

34. Transição de fase Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Estruturação Na fase de estruturação, as seguintes atividades são realizadas: Detalhamento cronogramas operacional Escolha e recrutamento das pessoas que realizarão as atividades e as áreas funcionais envolvidas Organização da equipe Mobilização dos recursos necessários: pessoas, equipamentos, instalações, fornecedores e fluxo de informações.

35. Gestão de riscos Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Lei de Murphy A possibilidade de ocorrência de erros e problemas é conhecida como Lei de Murphy “ Se algo tiver que tiver acontecer, acontecerá, no pior momento possível” Capitão Edward A. Murphy Jr Leis de Murphy para a administração de projetos (MAXIMIANO, 2009, pp. 97-98)

36. Gestão de riscos Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Problemas mais comuns Necessidades e objetivos mal definidos Planejamento de má qualidade Proposta malfeita Falhas na execução Organização não qualificada Dificuldade do gerente

37. Gestão de riscos Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos Administração dos riscos do projeto Consiste em antecipar a ocorrência de problemas, como base para o planejamento de respostas e monitorar e controlar a ocorrência de riscos durante a execução do projeto.

38. Gestão de riscos Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos

39. Bibliografia Administração de Projetos Prof. Antonio Marcos KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2002. MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2009.