Gestao reunioes

Gestão de reuniões
• O que é?
• A maioria das empresas desperdiça demasiado tempo
em reuniões.
• Os participantes aprendem como planear e preparar
reuniões para atingir os objectivos definidos com os
"actores” na reunião, fazer a gestão de reuniões e
acompanhar os planos de acção que delas saem.
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Objectivos
• Elaborar e gerir eficazmente a agenda;
• Conhecer os papéis dos intervenientes da
reunião: quem irá participar e porquê;
• Convocar os participantes com antecedência;
• Solicitar dos participantes leitura e elaboração
de materiais, quando necessário;
• Definir o local;
• Definir os equipamentos e materiais;

Objectivos
• Definir os objetivos em termos de resultados;
• Definir o tipo de reunião;
• Reduzir desperdícios de tempo;
• Gerir conflitos;
• Perceber o verdadeiro custo de uma reunião.

Elaborar e gerir eficazmente a agenda

Conhecer os papéis dos intervenientes da reunião:
quem irá participar e porquê;
• Para evitar que as reuniões sejam enfadonhas
e ineficazes, é importante definir com clareza
o seu propósito e os seus objetivos. Além
disso, procure responder a estas três
perguntas:
• Existe algum propósito ou objetivo para esta
reunião?
• Existe uma agenda para o encontro?
• As pessoas apropriadas estão presentes?

• Convocar os participantes com antecedência;
• Solicitar dos participantes leitura e elaboração
de materiais, quando necessário;
• Definir o local
• Definir os equipamentos e materiais;

Definir os objetivos em termos de resultados;
• Objetivos Gerais – Constituem um enunciado de
Intenções, que descrevem os Resultados
Esperados
• Objetivos SMART - são específicos, mensuráveis,
atingíveis, realistas e definidos no tempo.
• Esta metodologia ajuda a definir objetivos que
inspiram as pessoas a lutar pelo seu atingimento,
orientando a ação para o que realmente importa
fazer, não se desperdiçando tempo e energia

Definir o tipo de reunião;
• Para Chinelato (1993) as modalidades de reuniões podem ser classificadas em:
• Deliberativa- traçar diretrizes e tomar decisões que
requeiram a deliberação - da maioria convocada.
Participantes: superior hierárquico, gerentes, consultores
e assessores.
• Comunicativa - efetuar comunicações diversas,
disseminar informações e transmitir decisões superiores.
Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes)
e subalternos.
• Consultiva - consultar especialistas, obter pareceres e
sugestões técnicas especializadas. Participantes: superior
hierárquico, gerentes (ou líderes), especialistas.

Definir o tipo de reunião;
• Técnica - efectuar análises críticas; examinar estudos,
projectos e proposições técnicas. Participantes: gerente (ou
líder), especialistas.
• Controladora - monitorar e regular fases de
desenvolvimento e implementação de projetos e processos;
controlar a execução de atividades e tarefas.
• Comemorativa - comemorar datas, conquistas, feitos
relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de
trabalho, toda a organização e, quando apropriado,
fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores
indistintamente.

Reduzir desperdícios de tempo
• Uma dica fácil é prestar atenção desde quando chega ao
compromisso até quando sai, e observar o que você fez, ou
melhor, o que estava previsto e o que realmente fez.
• E o que não fez, por que não o fez? “Isso demonstra se você
está ou não preparado e organizado, afinal, com base numa
programação bem feita e eficaz você consegue realizar todas
as suas atividades diárias”.
Outro ponto importante é conseguir visualizar a
desorganização, que é um indutor de prejuízo.
• “Quando eu não tenho nada organizado meu tempo de
trabalho e de repetição da tarefa será maior do que o
normal”. www.peopleandskills.pt |

Gerir Conflitos
Disciplina (interna e externa)
Tempo
Território (espaço)
Comando
Gestão
“Real gold does not fear the test of fire”
(provérbio Chinês)

Coming together is a beginning.
Keeping together is a process.
Working together is success.
Henry Ford
Gerir Conflitos

O trabalho em equipa é uma “ação conjunta por um grupo
de pessoas, em que cada uma subordina os seus
interesses e opiniões individuais à unidade e eficiência do
grupo”
(in, Webster’s New World Dictionary, 2010)
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Gerir Conflitos

Perceber o verdadeiro custo de uma reunião
• Custos Diretos – Horas trabalho, Consumiveis, etc
• Custos Indiretos – Horas Extra, Deslocações, Cansaço, Fadiga,
• Custos de Oportunidade – Sensação de perda de tempo,
alheamento ou abstracção, Sentimento de “Commitement” ameaçado.

Tipos de Reuniões
• Discutir projetos de equipas
• Reuniões departamentais ou inter –
departamentais
• Reuniões de resolução de problemas
• Reuniões de partilha de informação

Reuniões Pré-Agendadas vs Reuniões
Imprevistas
Pontos Fortes Pontos Fracos
Ameaças Oportunidades

Benefícios de uma Boa Reunião:
• Boas tomadas de decisão
• Esclarecer conflitos e clarificar a resolução dos
problemas
• Boas reuniões tornam a sua
empresa/organização mais produtiva

Desafios das Reuniões para o Século XXI
• Andragogia - O termo Andragogia vem do grego andros (adulto) e
gogos (educar). Em uma tradução livre, a Andragogia é a educação ou
ensino para adultos.
Reuniões devem prover a Andragogia aos seus
participantes para que os mesmos estejam
Motivados a permanecerem e a participarem.

Qualidade das Reuniões na sua Organização
• Que Factores Positivos/Negativos Constamos:
• Para Participantes?
• Para a Empresa?
• Para os Resultados Esperados?
• Para os Resultados Obtidos?

Como Decidir se uma Reunião é, ou não necessária
• Objectivo
• Tema
• Qual o grau de complexidade
• Quantas pessoas estarão envolvidas na sua
resolução
• Pertinência do tema
• Recorrência do tema

Como Liderar / Moderar uma Reunião
 Questionar o status quo
 Tomar a iniciativa
 Introduzir métodos de trabalho
 Mobilizar pessoas, sistemas e processos de
trabalho
 Promover o intercâmbio cultural
 Dar feedback e estar aberto ao diálogo
 Gerir incentivos e recompensas
 Promover a mudança

Preparação de uma Reunião
• Condicionantes Previas – Horario evento, Logistica de chegada
ao evento, Local onde decorrerá, etc.
• Objectivos Gerais e Especificos – bem definidos
• Grelha e scoreboard – de Avaliação dos impactos da Reunião

Condução de uma Reunião
• Manter elevada a motivação
• Defender princípios
• Negociar regras
• Mediar conflitos
• Romper com os paradigmas
• Construir sinergias

Tomadas de Decisão Efetivas numa Reunião
• Obter o Comprometimento e Compromisso de
alguém para levar a cabo determinada tarefa e
apresentar os resultados esperados determinados
em consenso, é esse o Foco para qualquer reunião.
• Como processo oral que é, uma reunião.As
conclusões das mesmas devem ser reduzidas a
escrito, difundidas para os participantes.

Orientações para Conseguir um Consenso
• Negociar regras
• Mediar conflitos

Estratégias para Simplificar as Reuniões
• Pequenos grupos
• Problemas bem identificados
• Objectivos SMART
• Divulgação de informação previa
• Pedido de Colaboração.
• Espaço de liberdade de todos
• Valorização de opiniões
• Premiar os Contributos

Como Dominar um Grupo Competitivo
• 1 - dominar o assunto que vai ser exposto. Nada pior do que
demonstrar insegurança sobre o assunto.
• 2 - conhecer detalhes sobre o evento.
• Quem será sua platéia e qual o nível de conhecimento que ela terá do
tema?
• 3 - Seja natural, não use palavras difíceis ou que não façam parte
do seu quotidiano.
• 4 – Estabeleça um clima de dialogo evitar as conversas cruzadas.
• 5 – Usar de humor inteligente e inocuo para os inevitaveis
Telemoveis, distrações.

• 6 – Seja Breve e com um discurso articulado simples
• 7- Estar Aberto a Contribuições positivas e calmamente
refutar as Contribuições negativas.
• 8 – Estar preparado para Eventualidades
• 9 – Voz e apresentação cuidada, em caso de doença pedir
desculpa e ceder a posição

• “ALCANÇAR A VITÓRIA - A habilidade de alcançar a vitória mudando e
adaptando-se de acordo com o inimigo é chamada de genialidade.”
• “Verdadeiro Objectivo – O verdadeiro objectivo da Guerra é a Paz”
• “VERDADEIRO MÉTODO - O verdadeiro método, quando se tem homens
sob as nossas ordens, consiste em utilizar o avaro e o tolo, o sábio e o
corajoso, e em dar a cada um a responsabilidade adequada.”
• Sun Tzu

Relatórios de Reuniões e Planeamento de Ações a Desenvolver
Nota de Reunião

Quadro de Atividades

Modelo Plano de Ação

Modelo de Analise de Problemas e Definição de Prioridades

Tenha um excelente dia!
E porque não se vive só de trabalho …

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