O documento fornece diretrizes para reuniões produtivas, discutindo características comuns de reuniões corporativas, motivos para o insucesso, e estratégias para melhorar a eficiência de reuniões, como definir objetivos claros, preparar participantes, e conduzir a discussão de forma focada no resultado.

1. ESTOU EM REUNIÃOUm guia para reuniões produtivas

2. Características comuns das reuniões corporativasNumerosas

3. Longas

4. Ineficientes

5. Desfocadas

6. Maçantes5 min

7. Exemplo: 1 reunião quinzenal de 4h

8. com 5 gestores

9. ao custo de R$ 50,00/h Custo da reuniãoEm 15 dias = R$ 1.000,00

10. Em 1 mês = R$ 2.000,00

11. Em 1 ano = R$ 25.000,003 min

12. Motivos para o insucesso das reuniõesFalta de foco?

13. Conversas paralelas?

14. Atrasos de horário?

15. Má condução?

16. Indefinição dos próximos passos?

17. Falta de clareza?5 min

18. Todos são decorrência dos seguintes problemasNecessidadehumana de se reunir;Liderançasituacional;Muitaação, poucasolução;Necessidade de autovalorização.3 min

19. Dieta de reuniãoA melhor reunião é... A que não acontece!Jan Fields, vice do McDonald´s, disse em entrevista à revista Exame: "Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão em uma reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer."2 min

20. Estratégias para reduzir a frequência ou aumentar a agilidadeNão faça reuniões sem um objetivo;Tente resolver por email;Sem a presença da pessoa-chave, é perda de tempo;Para informar, envie informações antes por email;Defina tarefas a realizar antes da reunião;De preferência às conversas informais;Use chat ou messenger;Converse individualmente sempre que possível;Utilize ferramentas de TI colaborativasSe for somente para socializar, não participe.5 min

21. Plan, Act, Track !Planejamento (PLAN)- Fase que antecede a reunião e envolve a convocação, elaboração, infraestrutura e logística.Ação (ACT)- A mais importante, o momento da interação entre os participantes através de um condução adequada. Acompanhamento (TRACK) - Finalização e pós-reunião, orienta os participantes na aplicação das ações definidas durante a reunião.1 min

22. Planejamento

23. PlanejamentoRequisitosReunião precisa ser planejada.Defina o tipo da reunião;Estipule os horários;Convoque os participantes;Prepare a logística. Requisitos a serem cumpridos.Existe um objetivo claro e uma pauta de assuntos para alcançar este objetivo?Existe um condutor nomeado para liderar a reunião?Existe uma previsão de duração adequada para todos os itens?Os participantes tem de fato alguma contribuição a dar?

24. PlanejamentoObjetivoReunião não precisa de pauta, precisa de objetivo. Precisa de algum tema ou problema que deve ser concluído e resolvido ao final da reunião. A pauta auxilia a atingir o objetivo. O objetivo deve responder às perguntas:O quê?(O que será discutido na reunião especificamente?)Por quê ? (Por quê ou para que estamos realizando essa reunião?)Como?(Como iremos contribuir para atingir o objetivo proposto?)

25. PlanejamentoExemplos de objetivoReunião de vendas para identificar as causas da perda de market share em 10% e criação do plano de ação para retomada da liderança no setor.

26. Reunião sobre o site, com foco na elaboração de proposta para o novo site institucional, além da análise dos pontos fracos do atual.

27. Reunião de projeto de implantação do SAP para apresentação e aprovação do plano de contas importado do sistema anterior e demonstração de uso.

28. Reunião de gestores para apresentação de técnicas de planejamento e condução que visam melhorar a produtividade das reuniões da empresa.PlanejamentoPautaSão os pontos a serem discutidos. A pauta e todos os itens do planejamento sempre derivam do objetivo da reunião. Caso contrário a pauta fica solta e sem um resultado final.Divida a pauta em itens;Organize o debate de forma lógica;Defina um tempo para cada item.

29. PlanejamentoExemplo de uma convocação Reunião: Nova metodologia de vendas da empresaParticipantes: x, y, zCondutor: wObjetivo: Determinar os próximos passos da implantação no CRM e revisar o resultado do novo modelo de vendas com base no processo de vendas consultivas de clientes acima de R$ 200 mil de faturamento.Pontos a serem discutidos:Apresentação do resultado do 1º mês com o novo modelo (10 min);Revisão do modelo de vendas consultivas (30 min);Feedback da equipe comercial e dúvidas (30 min);Definição dos passos para processo de vendas no CRM (40 min);