[1] O documento discute planejamento eficaz de reuniões, destacando a importância de [2] definir claramente o propósito e resultados desejados da reunião, [3] determinar se uma reunião é realmente necessária para atingir esses resultados, e [4] identificar corretamente os participantes da reunião.

1. REUNIÕES
EFICAZES

2. Bom dia!
Marcos Bidart de Novaes

3. 1ª PARTE – PLANEJAMENTO
2ª PARTE – PARTICIPAÇÃO
3ª PARTE - IMPLEMENTAÇÃO

4. 1ª PARTE
PLANEJAMENTO
Avaliando a Necessidade

5. INTRODUÇÃO
Reuniões eficazes e eficientes não acontecem simplesmente.
Vários passos e decisões são necessários. Reuniões produtivas
requerem planejamento seletivo, até mesmo aquelas sem muito
aviso prévio. Você provavelmente já compareceu a uma
reunião onde :
- não havia uma pessoa-chave;
- horário de início e término não foi determinado ou respeitado;
- os objetivos eram mal definidos;
- a expectativa dos participantes era obscura;
- as instalações eram precárias;
- não havia agenda;
- havia falta de equipamentos e materiais.

6. PLANEJAMENTO
Avaliando a Necessidade
AÇÕES-CHAVE
Antes da Reunião
1 - Defina o propósito e os resultados desejados.
2 - Determine se uma reunião em grupo é necessária.
3 - Identifique quem deve participar. Defina quando e onde.
4 - Comunique o propósito e os resultados desejados a todos os
participantes.
Iniciando a reunião
5 - Reforce o propósito e os resultados desejados da reunião.
6 - Reveja e crie a agenda da reunião.
7 - Defina e revise as regras da reunião.

7. PLANEJAMENTO
1ª AÇÃO-CHAVE
Defina o propósito e os resultados desejados
Por quê ?
Se nós não sabemos para onde estamos indo, qualquer estrada serve. Quando
um propósito claro e os resultados desejados não são identificados para a
reunião, o tempo e o talento do participante são desperdiçados.
Como ?
O propósito de uma reunião é a primeira razão pela qual ela é convocada. Os
resultados desejados são os objetivos. Eles identificam o resultado que você
deseja atingir na reunião.

8. PLANEJAMENTO
1ª AÇÃO
-
Responda às seguintes questões para
especificar seu propósito e resultados
desejados :
1 - Quais são seus tópicos ?
Exemplos de tópicos que podem incluir : lançamento de produto,
um problema de qualidade, entre outros.
2 - O que você quer realizar ?
Exemplos de realização podem incluir : uma decisão sobre
preços para um novo produto, obtenção de comprometimento,
elaboração de um conjunto de alternativas ou simplesmente
manter o grupo informado.

9. PLANEJAMENTO
1ª AÇÃO -
3 - O que você espera que os participantes façam ?
Você pode esperar que os participantes contribuam com :
- informações
- idéias
- questões
- sugestões
- recomendações
- decisões
-comprometimento
- feedback

10. PLANEJAMENTO
2ª AÇÃO-CHAVE
Determine se uma reunião em grupo é necessária
Por quê ?
Depois de decidir o que você quer realizar, você pode então
determinar se vai ou não convocar uma reunião. Infelizmente, o
inverso é o que acontece na maioria das vezes. Se os resultados
desejados podem ser obtidos de outras formas mais rápidas, a
reunião NÃO deve ser convocada.

11. PLANEJAMENTO
2ª AÇÃO -
Como ?
Pergunte a si mesmo as questões básicas :
1- O assunto justifica uma reunião ? - Algumas situações
adequadas a uma reunião de grupo incluem :
 assunto é muito complexo, sério;
 as pessoas que estão recebendo as informações são
interdependentes ou querem encorajar a
interdependência;
 ninguém tem todas as informações;
 o comprometimento do grupo para a
importante para fazer com que ela funcione;
decisão
 problemas complexos precisam ser resolvidos.
á

12. PLANEJAMENTO
2ª AÇÃO -
2- A reunião é a melhor maneira de chegar a este resultado ?
O resultado desejado pode ser obtido através :
 do envio de um e-mail, carta, relatório ?
 de alguns breves telefonemas ?
 da colocação de um aviso em local visível ?
 de uma discussão individual ?
3 - Eu irei alcançar meus objetivos em uma reunião neste
momento ?
 há suficiente preparação para tomar o tempo dos participantes ?
 o timing está certo ?
 seria melhor esperar por mais informações ?

13. PLANEJAMENTO
3ª AÇÃO-CHAVE
Identifique quem deve participar
Por quê ?
Decisões ponderadas sobre quem, quando e onde irão
ajudar a evitar alguns dos problemas comuns nas
reuniões, identificados anteriormente.
Concentrar-se antecipadamente em questões sobre
quem, quando e onde, irá ajudar na condução de
reuniões mais produtivas.

14. PLANEJAMENTO
EXEMPLOS
pode ser difícil resolver um problema complexo com um
grupo muito grande, todos querem expor seus pontos de
vista. É também mais difícil manter todos os participantes
focados nas mesmas questões;
 uma reunião entre dois grupos de trabalham que não
cooperam entre si pode funcionar melhor quando realizada
em um local neutro;
 um problema de segurança irá chamar mais atenção se for
abordado logo após um acidente do que meses depois;
 um outro exemplo é uma discussão sobre serviço ao
cliente depois de uma reclamação séria.

15. PLANEJAMENTO
3ª AÇÃO
-
Quem ?
1- Quem deve participar da reunião ? - Conseguir reunir todas as
pessoas indicadas é muito difícil. Considere o seguinte para determinar
quem deve participar :
Quem precisa realmente estar presente ?
Como regra geral, convide (dentro ou fora do grupo de trabalho) :
- aqueles com informações relevantes ou expertise;
- aqueles que irão tomar a decisão final;
- pessoas que serão afetadas ou irão executar a
decisão tomada pelo grupo;
- qualquer um que puder contribuir significativamente ou interferir
na implementação da decisão;
- todos os membros do time, equipe ou força de trabalho.

16. PLANEJAMENT
O
3ª AÇÃO -
Quem ?
Quem seria desejável que participasse da reunião ?
Em algumas ocasiões você pode esboçar uma segunda lista que irá
incluir aqueles participantes que poderiam contribuir para a reunião mas
não são necessariamente essenciais para o sucesso da mesma.
- indivíduos com responsabilidade funcional mais alta;
- pessoas com um interesse geral pela informação ou resultado da
reunião;
- membros da equipe ou grupos de suporte que serão afetados
indiretamente;
- pessoas com problemas ou situações de trabalho similares.
Nestes casos, considere a natureza da reunião, tamanho da instalação
(local) e o impacto na eficácia da reunião.

17. PLANEJAMENTO
3ª AÇÃO -
Como ?
2- De qual tamanho o grupo deve ser ?
Se uma participação extensiva é necessária,
limite o tamanho do grupo. O número máximo não
deve ultrapassar quinze : seis ou sete seria mais
indicado. O tamanho da reunião pode ser
reduzido através da convocação dos participantes
para somente partes da reunião relevantes a eles.
A segunda opção é ter uma pessoa como
representante de um número de pessoas ou
departamento. Em todos os casos, considere o
que precisa ser realizado e selecione o tamanho
do grupo ideal para este fim.

18. PLANEJAMENTO
3Quando
realizada ?
3ª AÇÃO -
a
reunião
Quando ?
deve
ser
Agenda a reunião levando em conta as
necessidades da organização, agendas dos
participantes, seus horários e a disponibilidade
das instalações necessárias.

19. PLANEJAMENTO
Sempre que possível :
 Realize reuniões importantes de tomada de decisões e/ou solução de
problemas quando as pessoas têm maior energia. Por exemplo :
trabalhar um orçamento na sexta-feira, às 16h00 pode ser improdutivo.
Trabalhar logo pela manhã antes que as pessoas estejam cansadas
produz melhores resultados.
 Avise com antecedência, especialmente se os participantes tiverem
que preparar algum material. Por exemplo, pedir aos participantes da
reunião que pensem em sugestões para redução de custos antes de
uma reunião de contenção de gastos aumente as chances de
criatividade, bem como de soluções.

20. PLANEJAMENTO
Sempre que possível :
 Estabeleça a duração da reunião de acordo com os itens da agenda.
Depois de uma hora, a energia das pessoas e a atenção diminui. Se a
reunião tiver que durar mais, reserve um tempo para pausas.
 Se informações importantes estão faltando, algumas pessoas chave
não puderam comparecer ou qualquer outro problema mais grave
existe, considere as conseqüências de prosseguir com a reunião. Se
você puder enfrentar estes problemas eficazmente, mantenha a
reunião.

21. PLANEJAMENTO
3ª AÇÃO -
Onde ?
4 - Onde deve ser realizada a reunião ?
Considere o local e a atmosfera das instalações. Salas que são muito
quentes ou frias podem desviar a atenção das pessoas. Uma sala ampla
demais pode prejudicar a coesão. Interrupções freqüentes e distrações
impedem o programa e desperdiçam o tempo de todos. Quando um grupo
está debatendo uma questão difícil, um telefone tocando ou um participante
sendo chamado fora da reunião pode desfazer muito do trabalho já
realizado até aquele momento.
Reserve o local com antecedência. Encontre o melhor espaço dadas as
circunstâncias.

22. PLANEJAMENTO
4ª AÇÃO-CHAVE
Comunique o propósito e os resultados
desejados a todos os participantes
Por quê ?
Se você quer que os participantes da reunião entrem
em uma competição de canoagem, você deve ter
certeza de que eles trarão remos e não raquetes.
Anunciar suas intenções antes da reunião, por escrito
ou oralmente, elimina a confusão e minimiza
surpresas.
Os
participantes
chegam
melhor
preparados para contribuir.

23. PLANEJAMENT
O
4ª
AÇÃO
-
O que ?
Comunicar o propósito da reunião e os resultados
desejados antes da reunião, seja formalmente, por
escrito, ou informalmente.
1 - Crie e envie uma agenda formal
Envie uma cópia da agenda com tempo suficiente para que os
participantes se preparem. Encoraje-os a sugerirem itens adicionais. Isto
gera envolvimento e comprometimento.
A agenda, que deverá incluir o propósito da reunião e os resultados
desejados, tópicos da discussão e logística, é uma ferramenta de
gerenciamento da reunião. Como um mapa, ela irá guiá-lo através da
reunião, fazendo com que você se mantenha no ritmo e no tempo. Mas,
como todas as ferramentas, será útil somente se utilizada
apropriadamente.

24. PLANEJAMENTO
4ª AÇÃO -
O
que ?
Uma agenda deve sempre incluir o seguinte
:
- seu nome e daqueles que estão participando;
- data, horário de início e término e local da
reunião;
- materiais e preparação necessárias para a
reunião;
- o propósito e o resultado esperado de cada
tópico.

25. PLANEJAMENTO
4ª AÇÃO -
2
Notifique
informalmente
os
Como ?
participantes
Se a agenda é de improviso, prepare-a na reunião.
A ação-chave número 6 mostra como isto pode ser
feito.
Mas, mesmo improvisada, informar aos participantes com
antecedência sobre o propósito e os resultados esperados, é
importante. Os participantes ainda querem saber o que
esperar e como se prepararem. Neste caso, você pode ligar,
deixar um recado ou comunicar-se pessoalmente antes que a
reunião comece.

26. PLANEJAMENTO
5ª AÇÃO-CHAVE
Reforce o propósito e os resultados desejados
da reunião
Por quê ?
No começo da reunião, os participantes já devem estar
cientes do propósito e resultados esperados da reunião,
seja por comunicação escrita ou anúncio verbal.
De qualquer forma, reforçar a intenção serve como um lembrete - um foco.
Estabelecer a direção, faz com que os participantes se sintam mais
confiantes de que seu tempo será bem gasto.

27. PLANEJAMENTO
5ª AÇÃO -
Porque ?
Para reforçar o propósito e os resultados
esperados :
1 - Resuma. Em suas próprias palavras, reforce brevemente o
propósito e os resultados desejados.
“Eu gostaria de tomar alguns minutos para ter certeza de que todos entendemos
o propósito desta reunião. Nosso principal objetivo é sair com 3 ou 4 alternativas
recomendadas para reduzir nosso budget em 10%. Eu irei levá-las à reunião de
Diretoria onde irei complementar nossas idéias com aquelas de outros grupos e
decidir o que fazer.”

28. PLANEJAMENTO
5ª AÇÃO -
Como ?
2 - Faça perguntas. Tenha certeza de resolver
qualquer mal entendido
“Alguém tem alguma questão ou comentário sobre nossa
tarefa para esta manhã ?”
“Eu quero ter certeza de que todos estão cientes do que
pretendemos realizar nesta reunião. Alguma pergunta ?”

29. PLANEJAMENTO
6ª AÇÃO-CHAVE
Como ?
Reveja ou crie a agenda da reunião
Revisar a agenda ajuda a enfocar a atenção das
pessoas na reunião. Dá aos participantes
oportunidade para fazerem perguntas, acrescentarem
informações ou incluírem itens individuais de
interesse.
Você pode não aceitar todas estas mudanças, muito vai depender do tempo,
energia e da composição do grupo. Encorajando a divulgação das
expectativas do grupo, você já terá iniciado o processo do grupo e a
participação individual.

30. PLANEJAMENTO
6ª AÇÃO -
Como ?
Se você está conduzindo uma reunião de
improviso, criar uma agenda com horários
ajuda a garantir que você e seu grupo
estejam na mesma sintonia.
Os participantes também irão ganhar uma melhor noção de
quanto tempo eles deverão dedicar a cada item. Revisar a
agenda ajuda os participantes a deixar de lado as distrações
e enfocar a reunião.

31. PLANEJAMENTO
6ª AÇÃO -
Como ?
Quando criar uma agenda :
1 - Decida como você irá tomar decisões
“Vamos tentar um consenso em relação aos tópicos que
precisamos abordar. Se não for possível, eu irei tomar a
decisão.”
2 - Observe o tempo disponível
“Nós temos duas horas. Vamos planejar
encerrar a reunião / esse item ao meio-dia.”

32. PLANEJAMENTO
6ª AÇÃO -
Como ?
Quando criar uma agenda :
3 - Convide à participação
Peça aos participantes para listarem os itens da agenda. Tenha certeza de
ter um flip-chart ou uma lousa disponível onde todos possam enxergar.
“Estes são os tópicos que eu gostaria de abordar. Que outros vocês
gostariam de acrescentar ?”
4 - Descreva brevemente o que você quer realizar em cada
tópico
Decida quem é responsável pelo resultado.
“Pedro, você sugeriu este item. O que você quer que realizemos ?

33. PLANEJAMENTO
6ª AÇÃO -
Como ?
Quando criar uma agenda :
5 - Estabeleça períodos de tempo
“Quanto tempo
Marcos ?
você precisará para seu relatório,
“Irá levar mais do que cinco minutos para esse item ?”
6 – Priorize
Ordene os tópicos. Geralmente coloque os itens mais importantes
primeiro, particularmente se você tem um espaço de tempo reduzido.

34. PLANEJAMENTO
7ª AÇÃO-CHAVE
Por quê ?
Defina ou revise as regras básicas da reunião
Regras têm muitos efeitos benéficos.
1º- Elas encorajam o desenvolvimento de padrões positivos do grupo, bem como
ajudam a limitar os negativos, particularmente em um grupo recentemente
formado.
2º- Elas apresentam abertamente as expectativas em relação a comportamento,
dando aos participantes uma orientação quanto ao tipo de participação pretendida.
3º- Elas estabelecem o controle do líder e dão a mensagem de que a reunião será
gerenciada.
4º- Elas dão ao líder e aos participantes um método para confrontar
comportamentos inaceitáveis.

35. PLANEJAMENTO
7ª AÇÃO
-
Como ?
Para definir regras básicas :
1- Solicite participação
Para um grupo recém-formado ou uma reunião de última hora, você irá criar as
regras básicas. Venha preparado com sua própria lista e peça sugestões. Peça a
concordância para as regras.
2 - Reveja as regras estabelecidas
Para um grupo bem estabelecido, pouco tempo será necessário para a revisão
das regras em cada reunião. Mas pode haver necessidade de acrescentar ou
reforçar uma regra existente.
“Parece que em algumas das últimas reuniões, nós não escutamos cada um
como deveríamos. Eu estou preocupado que estejamos violando algumas das
regras básicas que estabelecemos previamente. Podemos evitar conversar
paralelas nesta reunião e tentar prestar o máximo de atenção nos outros ?”

36. PLANEJAMENTO
IMPORTANTE
Se você responder “não” a algum destes itens você terá que revisar
a sua agenda :
 Há tempo de discussão adequado para todos os tópicos que você deseja
abordar ?
 Cada tópico irá receber um tempo apropriado para discussão - ou há muito
tempo para alguns tópicos e pouco para outros ?
 Você terá tempo suficiente para fazer o fechamento dos tópicos da reunião ?
 Você descreveu claramente os tópicos, fornecendo detalhes para evitar
desentendimentos e erros de interpretação ?
 Os participantes virão à reunião com um claro entendimento sobre o propósito
e as expectativas ?

37. PLANEJAMENTO
IMPORTANTE
Se você responder “não” a algum destes itens você terá que
revisar a sua agenda :
 Cada item da agenda é importante para todos os participantes da reunião ?
 Todos os participantes terão uma contribuição útil para cada tópico?
 Você tem certeza de que alguns tópicos não podem ser discutidos por um
sub-comitê, que poderia depois trazer os resultados para o grupo todo ?
 Cada participante terá a sensação de que seu tempo foi bem gasto ao
participar desta reunião ?
 Os participantes serão capazes de identificar quando o resultado for
atingido ?

38. ARMADILHAS

39. OBJETIVOS VAGOS - Reserve um tempo para
preparar a proposta e os objetivos que você quer
atingir.
DISCUSSÕES IMPREVISTAS PROLONGAM A
REUNIÃO - Verifique quem são as pessoas que
poderão contribuir para os objetivos propostos.
MUITOS ITENS NA AGENDA - Confirme o tempo
disponível para reunião.

40. 2ª PARTE
PARTICIPAÇÃO
Encorajando a Participação
Construtiva

41. INTRODUÇÃO
Líderes eficazes envolvem pessoas. Devido à interdependência
das pessoas e das áreas dentro das organizações e da
necessidade do trabalho em grupo e do comprometimento, os
gerentes devem envolver os outros para ajudarem na tomada de
decisões de alta qualidade. Eles precisam das informações,
suporte e colaboração na resolução de problemas e tomada de
decisões.
Quando isto faltar, é como um motor de seis
cilindros trabalhando somente com cinco. Há
perda de potência e um gasto maior dos
cilindros remanescentes.

42. PARTICIPAÇÃO Encorajando a Participação Construtiva
CHECK-LIST
AÇÕES-CHAVE
1 - Especifique o tipo de participação desejada.
2 - Crie um clima participativo.
3 - Obtenha contribuições de determinados
indivíduos.
4 - Reconheça e reforce a participação construtiva.

43. PARTICIPAÇÃO
1ª AÇÃO-CHAVE
Especifique o tipo de participação desejada
Por quê ?
Não é fácil falar quando nossas idéias são
descartadas. As pessoas vão a uma reunião com
certas expectativas. O líder pode chegar com
expectativas diferentes.
Ao determinar claramente o tipo de participação desejada para a reunião ou
cada tópico da agenda, os líderes da reunião encorajam o envolvimento
informativo e ativo e um grande número de desentendimentos é evitado.

44. PARTICIPAÇÃO
1ª AÇÃO -
Como ?
Determinando claramente suas expectativas de participação
em cada tópico. O tipo de participação que você espera é
determinado pelo propósito da reunião ou do tópico.
Propósito
1 - Fornecer
somente
informações
Participação Esperada
- Clarificação
- Questões
- Discussão Limitada
Exemplo
“Eu quero passar para vocês
um pouco da reunião do
departamento que eu
participei ontem. Sintam-se à
vontade para fazer quaisquer
perguntas.”

45. PARTICIPAÇÃO
Propósito
2 - Procurar opiniões
e feedback
1ª AÇÃO -
Participação Esperada
- Idéias
- Reações
- Recomendações
Exemplo
“Fui questionado sobre nossa
opinião
sobre
um
novo
fornecedor. A Diretoria dará a
palavra final, mas eles querem
uma contribuição nossa. Vamos
ver a opinião de cada um de
vocês. E, em virtude da falta de
tempo, vamos ser breves e
específicos. Eu sei que alguns
de vocês têm fortes opiniões
formadas sobre o fornecedor.”

46. PARTICIPAÇÃO
Propósito
3 - Apresentar uma
Decisão Tentativa
1ª AÇÃO -
Participação Esperada
- Reação
- Feedback
- Questões
- Discussão Limitada
Exemplo
“Eu quero sua reação sobre a
decisão tentativa que fiz sobre
como administrar retornos e
despesas com nossos clientes
maiores. Aqui está um esboço da
proposta na qual eu estou
trabalhando. Eu quero sua
opinião sincera. Não preciso
ouvir todos, mas certamente
necessito saber se vocês
encontrarem algum problema ou
tiverem alguma preocupação a
respeito.”

47. PARTICIPAÇÃO
Propósito
1ª AÇÃO -
Participação Esperada
4 - Resolver um - Gerar Idéias/ Alternativas
Problema/ Tomar
- Discussão / Contribuição
uma Decisão
- Análise
- Decisão
Exemplo
“Nós ainda temos muitas
reclamações dos clientes
que
utilizam
nossos
produtos. Nosso pessoal
técnico não parece capaz
de encontrar uma solução.
Eu gostaria de encontrar
uma solução que nós
todos pudéssemos apoiar.”

48. PARTICIPAÇÃO
Propósito
5 - Apresentar uma
Decisão Final
1ª AÇÃO -
Participação Esperada
- Clarificação
- Questões
Exemplo
“Como vocês sabem, eu
tomei uma decisão a
respeito do fornecedor XYZ.
Depois de analisar as várias
alternativas,
eu
tenho
certeza de que este é a
melhor para as nossas
necessidades. Se vocês
tiverem quaisquer outras
perguntas ou pontos de
clarificação, eu gostaria de
ouvi-los agora.”

49. PARTICIPAÇÃO
2ª AÇÃO-CHAVE
Crie um clima participativo
Por quê ?
As pessoas respondem ao clima que as cerca.
Climas
abertos,
convidativos
encorajam
a
participação. Os participantes ficam então mais
inclinados a idéias tentativas ou reações desonestas
ao desacordo.

50. PARTICIPAÇÃO
2ª AÇÃO -
Como ?
1 - Dê espaço
Disponibilize tempo para a contribuição dos outros. Não seja
sempre aquele a falar. Limite a duração de seus comentários. Dê
chance aos outros.
2 - Aguarde até o final
Guarde sua opinião para o final. Se você declarar sua opinião no
início, a participação será prejudicada, especialmente se os
comentários que diferirem do seu.

51. PARTICIPAÇÃO
2ª AÇÃO
-
Como ?
3 - Explique as expectativas
Diga aos participantes o que você espera. Diga que você
quer as idéias e sugestões deles.
4 - Crie uma atmosfera positiva
Mantenha uma atmosfera informal e receptiva. Algumas vezes as
pessoas reagem como tartarugas. Quando os que se aproximam
são hostis, elas se escondem em seus cascos e esperam o perigo
passar. As pessoas não arriscam suas idéias se houver qualquer
perigo de serem cortadas.

52. PARTICIPAÇÃO
2ª AÇÃO
-
Como ?
5 - Faça perguntas abertas
Faça perguntas que comecem com : “como”, “o que”, “por que” e
“onde”.
6 - Escute ativamente os participantes
Escute atentamente o conteúdo e os sentimentos. Mostre que
você escutou o que o outro disse reconhecendo os sentimentos e
o conteúdo e confirmando sua compreensão.

53. PARTICIPAÇÃO
2ª AÇÃO
-
Como ?
7 - Desencoraje o freqüente diálogo líder - participante
Mantenha sua atenção sobre o tópico, não em você mesmo. Se os
participantes dirigirem os comentários diretamente para você, corte o
contato visual. Olhe a reação dos outros. Desenvolva um fluxo fácil de
informações enfocando gentilmente nos outros membros do grupo.
8 - Encoraje todos os comentários e idéias
Se uma idéia ou proposta não tiver relacionada com o tópico da
agenda ou da reunião, anote-a em uma lista para retornar a ela no
final da reunião ou em outra oportunidade. Isto mostra às pessoas
que todas as idéias têm valor.

54. PARTICIPAÇÃO
3ª AÇÃO-CHAVE
Obtenha contribuições de determinados participantes
Por quê ?
As pessoas precisam sentir que estão seguras
para se aventurarem. Algumas vezes,
insegurança, expectativas e experiências ruins
do passado desencorajam a participação.
Quando os líderes perguntam sinceramente : “O que você acha?”,
eles mandam a seguinte mensagem : “Eu valorizo você... Eu valorizo
o que você pensa.”

55. PARTICIPAÇÃO
3ª AÇÃO
-
Como ?
1 - Direcione seu questionamento
Ao invés de fazer questões para o grupo
todo, faça para os indivíduos.
2 - Tráfego direto
Mantenha a ordem. A maioria das pessoas apreciam a discussão que
encoraja todos. Ninguém gosta de um motorista imprudente. Encoraje
a participação de todos os participantes.

56. PARTICIPAÇÃO
3ª AÇÃO
-
Como ?
3 - Reconheça a força e os recursos
Encoraje aqueles que têm experiência com a situação ou que têm
conhecimento que torne suas idéias confiáveis e úteis.
4 - Proteja as pessoas com visão minoritária
É importante encorajar a visão da minoria por duas razões :
- uma variedade de técnicas e perspectivas encorajam o
pensamento criativo;
- quando você encoraja a opinião minoritária, você envia a
seguinte mensagem : “Nós estamos abertos para todas as
idéias.”

57. PARTICIPAÇÃO
4ª AÇÃO-CHAVE
Reconheça e reforce a participação construtiva
Por quê ?
Nada multiplica mais o sucesso do que o
próprio sucesso. Participação construtiva
reforça a participação construtiva. As pessoas
repetem o que foi reconhecido. Quando
ignoradas, param de demonstrar ações que são
novas ou desconfortáveis.
Reforço positivo também encoraja idéias pouco desenvolvidas e infantis a
crescer. Proteja o que você cria, você provavelmente irá receber mais.

58. PARTICIPAÇÃO
4ª AÇÃO
-
Como ?
1 - Dê reforço verbal e não verbal
Reforço positivo vem de várias maneiras - acenos de cabeça, “hmmmmm’s”, sorriso, agradecimentos, reforço verbal e não-verbal compensam as pessoas por se arriscarem, expressando visões
diferentes ou levantando questões difíceis. Encoraja a criatividade.
2 - Proteja as novas idéias
Descobrir soluções criativas para problemas atuais não é fácil. Nova
idéias devem ser protegidas, até mesmo aquelas ainda não
completamente desenvolvidas.

59. PARTICIPAÇÃO
3 - Encoraje
parciais
Como ?
4ª AÇÃO -
a
expressão
de
idéias
Demonstre
encorajamento
por
idéias
e
pensamentos parciais. Se você não o fizer, irá
receber somente os planos e propostas que foram
amplamente estudados. Algumas boas idéias e
soluções podem nunca vir à tona.
4 - Escute ativamente as idéias e opiniões
Escutando ativamente, você reforça que todas as idéias e opiniões
têm valor. Novamente, escute ativamente, reconheça o sentimento e
conteúdo das idéias da pessoa e então confirme sua compreensão a
respeito.

60. PARTICIPAÇÃO
4ª AÇÃO -
Como ?
5 - Reconheça coletivamente o grupo
Tenha certeza de agradecer a todos por suas
contribuições. No começo da reunião, faça com
ele saibam o quanto você aprecia a participação
de todos. Demonstrar apreciação ajuda muito a
atmosfera positiva do grupo e a participação
ativa.

61. PARTICIPAÇÃO
Tipos de Participantes
Eu controlo
Paixão por fatos
e dados exatos
Exatidão
Detalhismo
Ordem
Adordagens
sistemáticas
Eu exploro
Paixão por
possibilidades
Visão
Variedade
Imaginação
Aberto a novas
idéias

62. PARTICIPAÇÃO
Tipos de Participantes
Eu faço
Paixão por fazer
acontecer
Competitividade
Imediatismo
Realização
Execução
imediata
Eu preservo
Paixão por
preservar
Coletividade
Ética
Espontaneidade
Guardião dos
ideais

63. PARTICIPAÇÃO
Conflitos: Modos de Reagir
Negativo
Encarar o conflito
como algo
prejudicial, que deve ser
evitado a todo custo ou
minimizado, achar que
confrontar uma pessoa ou
situação é sempre
desagradável
Positivo
Verificar o que pode trazer
de benéfico em termos de
diferenças de opiniões e
visões, bem como de
possibilidades de
aprendizagem e
enriquecimento em termos
pessoais e culturais

64. ARMADILHAS

65. IDÉIAS SÃO REPRIMIDAS ANTES QUE LHES
SEJAM DADAS CHANCES JUSTAS - Proteja as
idéias de serem atacadas ou ridicularizadas.
PERMITIR A NÃO-PARTICIPAÇÃO - Pergunte a
opinião dos que estão quietos, em primeiro lugar.

66. 3ª PARTE
IMPLEMENTAÇÃO
Gerando Ações e Concluindo

67. INTRODUÇÃO
Alguém uma vez resumiu seus sentimentos sobre uma reunião dizendo :
“Quando tudo havia sido dito e feito, muito mais foi dito do que feito.”. A
maioria de nós já compareceu a reuniões similares, onde nos deparamos
com longas e entediantes discussões que não levam a lugar nenhum.
Os líderes das reuniões freqüentemente
cometem um erro trágico : eles ficam tão
aliviados que uma decisão foi finalmente
atingida que nenhum planejamento para a
implantação ocorre.
A fim de evitar estes erros, crie planos de ação depois que cada
conclusão é alcançada. Os membros do grupo saem então com grande
confiança de que o que foi dito será feito.

68. IMPLEMENTAÇÃO
Gerando Ações e
Concluindo
CHECK-LIST
AÇÕES-CHAVE
1 - Acorde sobre que ações precisam ser tomadas.
2 - Acorde sobre tarefas específicas, com datas de conclusão
claras.
3 - Acorde sobre como monitorar o progresso e avaliar os
resultados.
4 - Conclua e solicite uma avaliação da reunião.

69. IMPLEMENTAÇÃO
DE QUEM É ESTE TRABALHO ?
Esta é uma história sobre quatro pessoas chamadas TODO MUNDO,
ALGUÉM, QUALQUER UM e NINGUÉM. Havia um importante trabalho
a ser feito e foi pedido a TODO MUNDO que o fizesse. TODO MUNDO
estava certo de que ALGUÉM o faria. QUALQUER UM poderia tê-lo
feito, mas NINGUÉM o fez. ALGUÉM ficou bravo com isso, porque era
trabalho de TODO MUNDO. Então TODO MUNDO pensou que
QUALQUER UM poderia fazê-lo. Mas NINGUÉM percebeu que TODO
MUNDO não o faria. Acabou que TODO MUNDO culpou ALGUÉM
quando NINGUÉM fez o que QUALQUER UM poderia ter feito.

70. IMPLEMENTAÇÃO
1ª AÇÃO-CHAVE
Por quê ?
Acorde sobre que ações precisam ser tomadas
Líderes efetivos devem garantir que ações
claras sejam definidas. Do contrário, as
soluções
e
planos
simplesmente
não
acontecerão.
Muito freqüentemente grupos entendem as soluções mas
negligenciam a identificação de ações necessárias e os meios pelos
quais elas serão atingidas. As decisões ocorrem durante a reunião,
ações ocorrem depois.

71. IMPLEMENTAÇÃO
1ª AÇÃO -
Como ?
Para especificar que ações precisam ser tomadas :
1 - Liste os passos
Liste todas as coisas que devem ser feitas e coloque-as em
ordem de prioridade.
2 - Busque a ajuda do grupo
Para outras situações mais complexas, os participantes
podem ser de grande auxílio na identificação de passos a
serem tomados para a implementação de uma decisão.

72. IMPLEMENTAÇÃO
2ª AÇÃO-CHAVE
Acorde sobre tarefas específicas, com datas
de conclusão claras.
Por quê ?
Sem tarefas específicas e prazos de
conclusão, os planejamentos tendem a se
dissipar. Outras prioridades e pressões irão
prevalecer, causando longos atrasos.

73. IMPLEMENTAÇÃO
2ª AÇÃO -
Como ?
1 - Acorde sobre a responsabilidade
Pode ser óbvio quem deve realizar as tarefas. Se não, delegue de
acordo com as capacidades, interesse e disponibilidade.
2 - Determine as necessidades em relação a recursos
Descubra que recursos ou ajuda cada pessoa precisará e obtenha
concordância sobre como providenciá-los.
3 - Estabeleça datas alvo / datas limite
Datas alvo / datas limite devem ser estabelecidas para a conclusão
das tarefas.

74. IMPLEMENTAÇÃO
3ª AÇÃO-CHAVE
Por quê ?
Acordo sobre como monitorar o progresso e
avaliar os resultados
A designação de tarefas não garante a
implementação. O follow-up é igualmente
importante. Na realidade, este passo é onde
muitas tarefas falham.
Um planejamento claro para monitorar e avaliar os resultados depois de
um período razoável permite uma probabilidade maior de implementação
efetiva.

75. IMPLEMENTAÇÃO
3ª AÇÃO -
Como ?
1 - Sugira um sistema de acompanhamento
Diga especificamente como o desempenho das
tarefas será monitorado. Peça idéias do grupo.
“Nós todos precisamos manter um resumo de
como estamos prosseguindo nos itens destas
ações. Podemos ter um relatório uma vez por
semana em nossa reunião ?”

76. IMPLEMENTAÇÃO
3ª AÇÃO -
Como ?
2 - Estabeleça um procedimento de avaliação
Implemente um procedimento de avaliação para medir a eficácia do
planejamento.
Exemplos :
Implemente um questionário de opinião das pessoas sobre a reação a
uma política nova.
Acompanhe relatórios de acidentes e incidentes
implementação de uma campanha de segurança.
depois
da
Reuna-se com o grupo novamente após um período hábil para avaliar
o progresso.

77. IMPLEMENTAÇÃO
4ª AÇÃO-CHAVE
Por quê ?
Conclua e solicite uma avaliação da reunião
Não somente é bom saber onde estamos indo,
é agradável saber onde estamos. Resumir
decisões e comprometimentos lembra aos
participantes as suas tarefas e os congratula
nas suas realizações.
Uma breve reunião de avaliação permite aos participantes que comentem
sobre o que ocorreu bem e o que precisa ser aprimorado.

78. IMPLEMENTAÇÃO
4ª AÇÃO -
Como ?
1 - Resuma
Reveja brevemente as conclusões atingidas e os planos de ação
identificados. Resuma qualquer outro tema que foi abordado. Isto não
deve levar mais do que cinco minutos.
2 - Reforce o resumo
Crie um resumo por escrito para clarificar comprometimentos e
expectativas verbais. Este passo nem sempre é necessário, mas na
maioria das vezes é apropriado.

79. IMPLEMENTAÇÃO
4ª AÇÃO -
Como ?
3 - Demonstre apreciação
Embora o reconhecimento deva ser expressado durante toda a reunião,
algumas palavras finais de apreciação pelo trabalho do grupo são
importantes.
4 - Peça feedback
Avaliações podem ser feitas verbalmente por meio de questionamentos :
“O que funcionou bem hoje ?”
“Como poderíamos ter realizado as coisas de outra maneira ?”

80. ARMADILHAS

81. CONCLUSÃO
CONCLUIR A REUNIÃO COM UMA COMPREENSÃO VAGA DOS
PLANEJAMENTOS E TAREFAS - Peça ao grupo para ajudar a rever
precisamente o que deve ser feito. Resuma todos os itens da ação antes de
concluir a reunião.
DEIXAR QUE A DELEGAÇÃO DE TAREFAS ESCAPE AO
CONTROLE - Providencie um resumo por escrito dos itens das ações para
cada participante.
ACOMPANHAR E AVALIAR EM DEMASIA - Peça contribuição ao grupo
sobre como monitorar e avaliar o progresso. Obtenha concordância em relação
aos métodos de acompanhamento.

82. REUNIÕES
EFICAZES
Muito Obrigado