O documento descreve as etapas para preparar uma reunião bem-sucedida, incluindo antecipar problemas, definir regras e controlar comportamentos. A preparação inclui desenvolver um plano, divulgá-lo antecipadamente e antecipar contratempos. Durante a reunião, é importante seguir uma agenda, manter o foco e rotacionar funções. Após a reunião, uma ata deve ser distribuída para comunicar resultados.

1. Escola Secundaria de Mem Martins
Trabalho Realizado
por :
Eduardo Tavares nº5
Fábio Jeirinhas nº6
Oumar Sylla nº10

2. Neste trabalho vamos desenvolver o tema:
como preparar uma reunião. Iremos referir as
fases que compõem a preparação da reunião e
como tudo deve ser planeado para evitar
alguns imprevistos que possam acontecer.

3. UMA REUNIÃO DE SUCESSO
Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de
preparação. E durante os cinco primeiros minutos, a audiência
julga o animador: se for bom, vão participar mais
activamente, caso contrário, considerarão que estão a perder o
seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.

4. Fases da preparação de uma
reunião
A preparação de uma reunião tem três fases:


A fase antes da reunião;
A fase durante da reunião;

A fase após da reunião;

5. FASE 1- ANTES DA REUNIÃO
Fazer o plano
 Divulgar o plano da reunião
 Antecipar o que pode correr mal


6. PLANO
Para se fazer o plano de uma
reunião tem que se pensar no
assunto, pois a reunião é a melhor
forma de se alcançar os
objectivos necessários ou
propostos.
Para fazer o plano da reunião tem
que se pensar em duas coisas
essenciais: quem precisa estar
presente e como preparar a
informação para quem não vai
estar presente na reunião.



7. Sala de reuniões empresariais.
Sala de reuniões em forma de assembleia.

8. Material necessário
7 portáteis
7 garrafas de água de 1,5 L
 Projector
 Colunas
 Pen


Nota: A informação esta toda disponibilizada nas pen´s
que foram entregues

9. Divulgar o plano da reunião


A divulgação da reunião e
do plano tem de ser feita
com antecedência.
Nesse plano deve constar a
hora da reunião, o local da
mesma, quais os assuntos a
ser discutidos, os objectivos
a alcançar, os resultados
que se esperam e a
preparação para todos os
que participarem na
reunião.

10. A convocatória
Para que todos os
participantes da reunião
possam saber quando
é, para o que é e os
resultados que se
esperam da reunião devese elaborar uma
convocatória.


11. Convocatória nº502
Convocam se todos os elementos da direcção do Sporting
para uma assembleia geral no dia 16/ 5/ 2013/ no
auditório em Lisboa. Para dar cumprimento a seguinte
ordem de trabalhos:
 Fusão da Sporting Património e Marketing na SAD
 Sem reestruturação situação liquida da SAD aproximarse-ia dos 200 milhões de euros negativos
 Divida da SPM passa do clube para a SAD(divida do
clube diminui 120 milhões de euros)
 Investidores entram com 38 milhões de euros( 20
milhões em acções e 18 milhões em dinheiro, numa
subscrição a realizar)

12. Antecipação de contratempos
Para evitar alguns contratempos há que ter em
consideração três aspectos:
 Melhorar o planeamento


Tentar reunir consenso
Definir o tempo de intervenção

13. Antecipação de contratempos
Tentar reunir consensos Há que conseguir o
consenso sobre regras
básicas a ter numa reunião
para que todos apoiem as
tarefas programadas e não
se dispersem.

14. Antecipação de contratempos
Definir o tempo de
intervenção - Para que
não haja mal entendidos,
se tiver que interromper
um participante que está
a tentar monopolizar o
tempo de conversa, no
início da reunião, pode
anunciar o tempo médio
de intervenção da cada
pessoa.


15. Fase 2- DURANTE A REUNIÃO
Quando chega o momento de
lançar os temas em
discussão, não podemos deixar
que a reunião comece a
desenrolar para assuntos e
áreas indesejadas e
irrelevantes. Há que controlar
cada momento.
 A seguir, são apresentadas as
regras que deverão cumpridas
durante a reunião e as formas
como se deve lidar com os
comportamentos dos vários
participantes.


16. Regras da reunião


Utilizar uma agenda;
Ter o material certo à mão;


Evitar a dispersão;
Rotatividade de funções;

17. Regras da reunião

Utilizar uma agenda - A
agenda será forma de nos
orientar-mos durante o
desenrolar da reunião.
Podemos utilizá-la como
um guião, anunciando
quando se estão a
aproximar dos pontos de
transição durante a
reunião, riscando os
pontos que já foram
discutidos.

18. Regras da reunião

Ter o material certo à mão - O
ideal é colocar na mesa em frente
ao lugar de cada participante uma
folha com a ordem dos trabalhos e
um bloco onde se podem tirar
notas, por exemplo, onde
poderemos escrever os pontos em
discussão, de forma clara e de
maneira a que todos os
participantes possam ver.
Assim, promoverá o debate e
transmitirá auto-confiança aos

19. Regras da reunião
Evitar a dispersão – Os
moderadores da
reunião, devem estar atentos
a discussões e voltar aos
pontos essenciais sempre que
houver dispersão entre os
participantes. Deve-se eleger
ou pedir a um voluntário
para registar as opções
apresentadas e os consensos.


20. Regras da reunião

Rotatividade de funções - Pode-se estabelecer um
sistema rotativo em que um participante fica
encarregue de tomar notas sobre a reunião.
Rotatividade
de funções

21. Controlar comportamentos
O papel do moderador de uma reunião também passa
por saber controlar comportamentos. A
agressividade, falta de atenção ou a simples timidez
dos participantes perturbam as reuniões e a sua
eficácia.
 Existem técnicas que permitem acabar com a tensão.


22. Controlar comportamentos
Os agressivos tentam
tomar o lugar do
moderador, para impor a
sua autoridade.
 A melhor solução é aliarse a eles e valorizalos, dizendo que têm razão
e que dominam os
assuntos a ser discutidos


23. Controlar comportamentos

Os distraídos podem ter muitas
conversas periféricas, por isso
deve-se convidar essas pessoas a
partilhar os seus pontos de vista
com os outros participantes. Se
todos falarem com o colega do
lado, o melhor é levantar-nos e
escrever-mos no quadro um
resumo dos pontos discutidos. Ao
vermos o “animador” a escrever
capta-se a atenção do grupo que
acaba por sossegar.

24. Controlar comportamentos
Os que monopolizam a discussão ou falam muito
tempo podem ser interrompidos numa pausa do seu
discurso.
 O moderador tem que resumir a intervenção e
relançar o debate no grupo.


25. Controlar comportamentos
Os tímidos podem ser solicitados sobre um assunto
que já discutiram em privado com o moderador.
Como já conhece o tema, ganha a confiança com esta
solicitação e pode opinar sobre outros pontos.

26. Fase 3- APÓS A REUNIÃO

Se a reunião acabar nos prazos
previstos, ganha-se o respeito
dos participantes. E vão-se
conquistar ainda mais pela
positiva se lhes for enviado
rapidamente o feedback da
reunião. Têm que circular
rapidamente os resultados e as
principais conclusões, com as
decisões, as próximas etapas e a
próxima reunião com dia e hora
marcadas, ou seja, tem que se
elaborar a acta, aprova-la e
distribuí-la (em 48 horas no
máximo).

27. Exemplo de ACTA
Acta número cento e trinta e dois
Aos ______ dias do mês de _______ do ano ___________________, reuniram-se
______________________________________________ da __________
__________________________________, na _________________ do
____________, a fim de dar cumprimento à seguinte Ordem de Trabalhos:
Ponto um: ______________________________________________________;
Ponto dois: _____________________________________________________.
(Segue-se o relato dos acontecimentos essenciais, seguindo a ordem dos
assuntos tratados.)
...
(fórmula de encerramento:)
Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião da qual se lavrou a
presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e
por mim que a secretariei:
O Presidente
O Secretário
___________________________
___________________________

28. Acta sobre a Assembleia geral do Sporting
Acta nº 27
Aos dezoito dias do mês de Maio de dois mil e onze pelas dezoito horas e
quinze minutos, reuniu no Auditório Artur Agostinho, no Estádio José
Alvalade, sito na Rua Professor Fernando da Fonseca, em Lisboa, a
assembleia geral da SPORTING CLUBE DE PORTUGAL –
Futebol, SAD, Sociedade Aberta com o capital social integralmente
realizado de € 39.000.000,00 (trinta e nove milhões de euros) e o capital
próprio de € (42.442.000,00), pessoa colectiva inscrita no Registo
Comercial de Lisboa sob o nº 503994499.
(fórmula de encerramento:)
Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião da qual se lavrou
a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo
presidente e por mim que a secretariei:
O Presidente
O Secretário
Eduardo Martins
Fábio Jeirinhas

29. Conclusão
Com este trabalho conseguimos aprender as
melhores maneiras para preparar uma reunião.
Conseguimos também tirar conclusões sobre coisas
que são precisas ter em consideração e esperamos
ter satisfeito o interesse de quem assistiu ao nosso
trabalho.

30. Martins &
Latino
Produções