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Reuniões eficazes
- 1. REUNIÕES E HÁBITOS EFICAZES
- 2. 2/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes •Boas reuniões são eventos gerenciados, elas não acontecem por si só
- 3. 3/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Objetivos e propósitos Resolução de problemas Revisão e discussão Planejamento Tomada de decisão Negociação – construindo suporte
- 4. 4/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Em que resultam as reuniões eficazes? Planos de ação para a resolução de problemas Disseminação de informações Oportunidades para o diálogo e o estabelecimento de consenso Decisões e resultados tangíveis Economia de tempo Melhoria no fluxo de informações Recursos escassos usados mais eficientemente Maior foco nas ações e resultados
- 5. 5/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Papéis e responsabilidades INTEGRANTES DA EQUIPE CO-LÍDER LÍDER Preparação da reunião • Tomada de decisão • Designação das ações • Resolução de preocupações • Logística e notificação da reunião Gerar idéias e recomendações • Completar as tarefas requeridas • Construir a partir das idéias dos outros • Contribuir com seu conhecimento nas reuniões Suporte no preparo da reunião • Coordenar o processo da reunião • Agregar valor • Controlar o tempo
- 6. 6/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Fluxo do processo de reuniões eficazes Rever Preparação da Reunião “Follow-Up” da Reunião Planejar Executar Condução da Reunião
- 7. 7/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Preparação da reunião Rever Preparação da Reunião “Follow-Up” da Reunião Objetivos e agenda determinados Conteúdo e processo planejados Pessoas adequadas convocadas Papéis e responsabilidades definidos Integrantes-chave previamente informados Planejar Executar Condução da Reunião
- 8. 8/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Condução da reunião Rever Preparação da Reunião “Follow-Up” da Reunião Começar pontualmente Deixar claros os objetivos e as expectativas Executar o plano e o processo da reunião Obedecer e rever a agenda com o tempo especificado Praticar bons hábitos de uma reunião Identificar os próximos passos e atribuir responsabilidades Rever e resumir a reunião Identificar benefícios e preocupações da reunião Planejar Executar Condução da Reunião
- 9. 9/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes “Follow-up” da reunião Rever Preparação da Reunião “Follow-Up” da Reunião Comentar a reunião logo depois Emitir minuta Acompanhar os próximos passos Incorporar os benefícios e as preocupações no plano da próxima reunião Planejar Executar Condução da Reunião
- 10. 10/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Comportamentos de uma reunião • Contribuir • Esclarecer • Apoiar • Mediar O QUE FAZER • Dominar • Bloquear • Ser detalhista • Distrair • Fugir O QUE EVITAR O comportamento positivo acelera a reunião e objetiva resultados nas discussões
- 11. 11/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Comportamentos eficazes em uma reunião Elaborar as idéias “Como fazer” & “Eu gostaria” Nenhuma idéia é uma má idéia Uma reunião de cada vez Sem frases “fulminantes”
- 12. 12/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Quando encerrar uma discussão Mais informações são necessárias Informações necessárias de pessoas ausentes Necessário mais tempo para reflexão Não há tempo suficiente Um grupo menor pode resolver o assunto
- 13. 13/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Como saber se a reunião foi eficaz? As pessoas certas estavam presentes, preparadas e participativas As informações foram compartilhadas e processadas apropriadamente As expectativas e os objetivos foram atingidos Os participantes tiveram a sensação de trabalho realizado Os próximos passos foram estabelecidos com responsabilidades determinadas
- 14. 14/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Levantamento de expectativas e avaliação da reunião OBJETIVO : • Alinhar as expectativas dos participantes quanto ao contéudo e resultados da reunião • Identificar a percepção do grupo em relação aos resultados obtidos nesta PROCESSO : 1. Após a apresentação da agenda da reunião, o facilitador levanta as expectativas dos participantes utilizando-se da seguinte pergunta: “Quais são os resultados que gostaríamos de obter ao final desta reunião ?” (anota as expectativas em flip-chart) 2. Ao terminar os tópicos da agenda da reunião, o facilitador resgata as expectativas iniciais e coleta a percepção individual (do “dono” da expectativa) em percentual atingido (25, 50, 75 ou 100%) Durante o processo, algumas ações relativas ao assunto em pauta podem surgir e devem ser acopladas à lista de próximos passos Durante o processo, algumas ações relativas ao assunto em pauta podem surgir e devem ser acopladas à lista de próximos passos
- 15. 15/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes B’s e P’s - Benefícios e Preocupações OBJETIVO : • Fazer uma análise da reunião e do processo em andamento, identificando as percepções dos participantes PROCESSO : • Ao final da reunião, o facilitador levanta dos participantes os benefícios que a reunião trouxe para cada um • Após os benefícios são levantadas preocupações percebidas pelo grupo. Para cada preocupação o facilitador tenta identificar próximos passos para neutralizar a preocupação
- 16. 16/15 Reuniões e Hábitos Eficazes Reuniões e Hábitos Eficazes Estacionamento OBJETIVO : • Tornar a reunião mais eficaz, evitando discussões sobre assuntos que não estão previstos na agenda Nas discussões de reuniões aparecem muitas interfaces com outros assuntos, os quais não estão previstos na agenda, mas tão importantes quanto os demais. Para uma melhor organização da reuniãso, quando esses assuntos forem citados, o facilitador anota no flip-chart “ Estacionamento” para que o assunto volte à tona como tópico da próxima reunião