O documento fornece dicas para conduzir reuniões de forma eficiente, como definir objetivos claros, manter os participantes engajados, e garantir que haja conclusões. Ele recomenda programar a reunião antecipadamente, seguir a agenda definida, limitar o tempo de reunião a 30 minutos, e resumir os pontos principais ao final.

1. PERFIL BUSINESS INTELLIGENCE
marcelokrug@gmail.com SEU PAPER PELA INTERNET Desde Março/2015 – pp21
Tente reduzir o tempo de reunião, mantenha uma interação entre os participantes e depois saia da reunião com conclusões
definidas;
O PAPEL DAS REUNIÕES E O VERDADEIRO APROVEITAMENTO
 Incentive os participantes da
reunião a comentar e sugerir.
Por mais que os itens da reunião sejam
direcionados à pessoas específicas, no
final incentive o grupo pedindo opinião
sobre o tema. Pode haver numa melhor
solução do outro lado. Uma cabeça
sem os vícios daquela situação. Tente
fazer isso com aqueles que não falam
tanto, pois sempre há os que sempre
falam. Valorize sempre a opinião de
todos. Não deixe na cabeça dos
participantes que será algo
desconfortável. Respeite e olhe nos
olhos enquanto falam.
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As reuniões, não só nos projetos de Business Intelligence, são sempre alvo de
críticas. Positivas e construtivas de uma parte, mas na maioria indicam que
algo deve ser melhorado. É comum sairmos de reuniões sem eficácia e sem
conclusão alguma. Não havendo conclusão também não houve uma boa
gestão na programação. Algo deu errado na reunião e deve ser levado em
consideração para as próximas. Há basicamente 6 etapas em uma reunião,
que, uma vez bem executadas, a chance é pequena de algo dar errado.
Resumo e conclusão
No final da reunião, resuma os
pontos chave.
O objetivo da reunião, segundo sua
programação, espera-se estar atendido.
Portanto, resuma o que foi falado e
conclua para um caminho a seguir.
Deixe claro aos participantes que houve
uma conclusão. Sempre há. Para o bem
ou não. Todos precisam estar cientes
que houve algum avanço.
 Programe antecipadamente a reunião. Defina objetivamente os pontos que
serão abordados e para quem serão direcionados.
Também pode dar aos participantes uma cópia da programação, assim vão
saber o que esperar e podem se preparar para a reunião individualmente.
Indique seu objetivo para a reunião. Deixe isso bem claro aos participantes.
 Conduza a reunião de uma maneira simples e organizada.
Siga a programação que criou. Não surpreenda os participantes com novos
assuntos. O mínimo ponto surpresa na condução já tende à deixar os
participantes desconfiados. Não que estejam escondendo situações, mas
desconfiados com o preparo do organizador. Pois muitos se prepararam
antecipadamente para um roteiro e que agora não está sendo seguido.
O que é normal, também, é os próprios participantes desviarem o foco, agora
você os deve conduzir novamente para a programação da reunião.
 Inicie imediatamente a reunião.
Uma das piores práticas é a falta de critérios de horários em reuniões. Evite,
fique longe disso.
Você é o líder, portanto, se chegar o horário de início da reunião, inicie.
Estabeleça seu papel de liderança e exemplo. Você tem uma tarefa de conduzir
a reunião e deve exercê-la. Além do que o tempo deve ser utilizado e
respeitado.
 Com a programação também vem a questão do limite de tempo.
Sem reuniões demoradas. O ideal seriam 30 minutos para uma boa reunião.
Muitos falam ainda em diminuir este tempo. Mas em situações complexas,
penso que 30 minutos são ideais. Este tempo garante mais eficiência, assim
como não deixa muita manobra para você e os participantes saírem do tema.
Quem estiver reunido saberá que precisará estar focado. Visto que o tempo é
curto.
Termine a reunião assim que o tempo limite chegar. O que ficou será já
alocado para a próxima reunião. Todos terão isso em mente. Será regra.