O documento descreve quatro gerações de gestão do tempo, desde notas e checklists até uma abordagem focada nas pessoas. A quarta geração coloca as relações acima das tarefas e utiliza ferramentas de gestão de tempo de forma flexível e equilibrada. O documento também apresenta um processo de seis passos para gestão eficaz do tempo, incluindo definir objetivos, organizar a semana e avaliar resultados.

1. time Adaptação e tradução para português Gestão do Tempo

2. time objetivos Eu aprenderei técnicas que me ajudarão a conduzir o meu trabalho em vez de apenas gerirem o meu tempo. Eu aprenderei a construir uma estrutura para desenvolver a Missão e a Visão que darão motivo e direção ao meu trabalho. Eu aprenderei a priorizar as minhas atividades mais importantes de forma a aumentar significativamente a minha eficácia.

3. time O processo dos 6 passos Ligar-se à missão Rever papéis Identificar objetivos Organizar a semana Trabalhar integramente Avaliar

4. time O relógio e a bússola O relógio compromissos reuniões horários objectivos Actividades O que fazemos e como gerimos o tempo . A bússola visão valores princípios consciência direção O que achamos importante e como levamos nossas vidas.

5. time Gestão de tempo tradicional 1ª geração— notas e checklists 2ª geração— planeamento e preparação 3ª geração — planeamento, priorização e controlo

6. time 1º geração Ir na corrente Baseado em lembretes Atento a registar o que se vai fazendo com o nosso tempo Notas simples e checklists Levar as listas consigo e ordenadas de forma a lembrar Tarefas incompletas transferidas para amanhã

7. time 1º geração Pontos fortes flexível Ajustado a pessoas Não sobre-estruturado Menor stress Registos de “a fazer” Fraquezas Sem estrutura real As coisas “caem em buracos” Os compromissos sofrem É feito pouco De crise em crise As primeiras coisas a serem feitas são as que estão mesmo à sua frente

8. time 2ª Geração Planeamento e Preparação Registo de calendários e compromissos Eficiência no planeamento de objectivos e planeamento antecipado Marque reuniões, escreva os compromissos e identifique datas limite Coloque a informação no pc ou na rede

9. time 2ª Geração Pontos Fortes Registo de compromissos e reuniões Mais resultados através de planeamento e definição de resultados Reuniões e apresentações mais eficazes devido ao planeamento Fraquezas Coloca os horários acima das pessoas Consegue mais do que você quer, não necessáriamente do que é necessário Pensamento independente. Pessoas são meios ou barreiras Primeiras coisas– as que estão planeadas

10. time 3ª geração Planeamento, Prioritização e Controlo Gaste tempo classificando valores e prioridades Estabeleça objectivos a curto, médio e longo prazo para atingir valores prioritizados numa base diária Utilize uma variedade de ferramentas com formulários detalhados para o planeamento diário Consegue mais em menos tempo – mas ainda assim sente-se frustrado

11. time 3ª geração Pontos Fortes Assume responsabilidade pelos resultados Liga-se a valores Utiliza o poder dos objetivos a curto, médio e longo prazo Transforma valores em objectivos e ações Fornece estrutura e ordem à vida Fraquezas Pode levar a um falso sentimento de controlo e orgulho Pode levar a sentimentos de culpa e desbalanceamento de papéis Menor flexibilidade e espontaneidade Primeiras coisas definidas pela urgência e valores

12. time 4ª geração Gestão da Vida Coloca pessoas à frente de horários e bússolas à frente de relógios Utiliza o melhor das gerações1, 2, e 3 Você quer uma vida de significado e contribuição mas bem balanceada

13. time 4ª geração Elementos eficácia principios liderança relacionamentos As primeiras coisas devem estar em 1º lugar Porquê a necessidade de uma 4ª geração na gestão do tempo? Bom, uma boa definição de insanidade é “continuar a fazer as coisas da mesma forma e esperar resultados diferentes”.

14. time Compreendendo o tempo “ Um não dito com a maior das convicções é melhor que um sim dito apenas para agradar, ou o que é pior, apenas para evitar problemas.” Mahatma Gandhi

15. time Compreendendo o tempo “ Porquê ter um registo do tempo? memória energia

16. time Compreendendo o tempo Urgente Não Urgente importante não importante I. Quadrante de__________ II. Quadrante de__________ III. Quadrante de__________ IV. Quadrante de__________

17. time Compreendendo o tempo Vá para o quadrante II Quadrante I—gestão: o quadrante das necessidades; as coisas são urgentes e importantes quadrante II—liderança e qualidade: o quadrante do foco; as coisas são importantes mas não urgentes

18. time Compreendendo o tempo Vá para o quadrante II quadrante III—(EVITE): o quadrante das desilusões; as coisas são urgentes mas não importantes quadrante IV—(EVITE): o quadrante do desperdício; as coisas não são nem urgentes nem importantes

19. time Vá para o quadrante II Ligue-se à missão Reveja os papéis Identifique objetivos Organize a semana Exercitar integridade Avaliar Como chegar lá ? Pelo processo dos 6 passos

20. time O que é o mais importante ? O que dá significado à sua vida ? O que você quer ser e quer fazer da sua vida ? Considere a imagem global. A chave paa esta ligação tem a ver com a clareza da sua visão relativamente a perguntas do tipo: 1º passo: ligue-se à visão e à missão

21. time 2º passo: identifique seus papéis Nós desempenhamos papéis importantes no trabalho, na família, na comunidade ou noutras áreas de nossas vidas Os papéis representam responsabilidades, relacionamentos e áreas de contribuição

22. time 3º passo: selecione os objectivos do quad II para cada papel Qual a coisa mais importante que eu poderia fazer em cada papel e que teria o maior impacto positivo ? Considere os relacionamentos para cada papel Reveja uma lista de ideias “talvez” Identifique os passos necessários para atingir objectivos de longo prazo

23. time 4º passo: organize a semana A tradução dos altos objetivos do quad Ii exige uma estrutura A maioria das pessoas estão sempre tentando encontrar tempo nos seus quadrantes I /III sempre cheios Move-se, delega-se, cancela-se e adia-se – sempre com esperança de “colocar as primeiras coisas em primeiro” O segredo é agendar as suas prioridades e não priorizar a sua agenda

24. time 4º passo: organize a semana Elementos distintivos de uma semana com objetivos eficazes Podem ser tanto uma área de foco como actividades específicas São normalmente objetivos do quad II em vez dos típicos “to-do’s” ou items de tarefas diárias São gerados pela consciência

25. time Pistas para começar o seu dia Pista #1 Antecipe a sua agenda— oriente-se: Reveja a sua bússola Olhe para o dia no contexto da semana Renove o seu poder de responder a mudanças de uma forma significativa

26. time Pistas para começar o seu dia Pista #2 priorize: identifique atividades em QI ou QII—mantenha QIII eIV fora da sua agenda Enfatisa o paradigma da importância Mantem-no consciente de suas escolhas Entenda que a priorização inclui apenas items que colocou na sua estrutura

27. time Pistas para começar o seu dia Pista #3 Planeamento do T: Atividades sensíveis ao tempo do lado direito, qualquer outra atividade temporal do lado esquerdo Ajuda a um agendamento de decisões eficaz Ajuda a estar sensível a compromissos Melhor uso do seu tempo: a importância sobrepõe-se à urgência !

28. time 5º passo: seja integro no momento Devo executar o meu plano ou efectuar alterações sugeridas pela consciência ?

29. time Que objetivos atingi? Que desafios encontrei? Que decisões tomei? Coloquei “as primeiras coisas em 1º lugar “? Para ter sucesso deve fazer com que o sucesso de uma semana seja o alicerce da semana seguinte. No final da semana interrogue-se: 6º passo: avalie

30. time 6º passo: avalie Diferentes formas de avaliação Assinale obetivos atingidos na bússola semanal Mantenha um registo diário e analise-o Reveja as bússolas de semanas passadas Faça perguntas específicas da sobre a sua actuação

31. time 6º passo: avalie Avaliação semanal O que aprendi desta semana como um todo? Será que os meus objetivos são realistas embora desafiadores? Fui eficaz na comunicação interna na empresa? Tive sucesso na manutenção de uma perspectiva no Quadrante II?

32. time Pensamento final Uma viagem de 1.000Km começa com um simples passo. Lao-Tzu www.enginea.com.br www.tempointeligente.com.br