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1111
Gestão de Tempo
•Compreender a importância de uma boa Gestão de
Tempo e organização pessoal
•Desenvolver estratégias para uma organização
pessoal e de tempo eficazes
•Aprender a aplicar as técnicas de gestão de tempo,
de forma a melhorar a qualidade de vida de cada um.
22
Resultados de um Inquérito sobre:
Como os portugueses gastam o seu tempo?Como os portugueses gastam o seu tempo?
 O sono, as refeições e os cuidados pessoais ocupam, em
média, o equivalente a praticamente 12 em cada 24 horas do
dia;
 São passadas cerca de 7H37 no trabalho;
 São gastas 1h31 em deslocações de carro;
 5h00, ou seja, um quinto das 24 horas, ocupadas pelas
mulheres a tratar da casa;
 Os homens passam 2h nas tarefas do lar;
 2h00 são gastas pelos mais jovens em refeições.
(INE, 1999)
3333
1. Organização Pessoal
e Planeamento
4444
Problemas Comuns da Gestão de TempoProblemas Comuns da Gestão de Tempo
 Exercício 1:Exercício 1:
BrainstormingBrainstorming
Quais são os principaisQuais são os principais
problemas que o grupoproblemas que o grupo
considera, relacionados com aconsidera, relacionados com a
gestão de tempo?gestão de tempo?
5555
Qual a Solução?Qual a Solução?
Factores que “Devoram” o TempoFactores que “Devoram” o Tempo SoluçõesSoluções
Perfeccionismo
Querer Fazer Tudo
Fazer Muitas Coisas ao
Mesmo Tempo
Colaboradores e Colegas não
Respeitam Prazos
Frequentes Interrupções
Telefónicas
Trabalhar sem Plano de
Acção, sem fixar Prioridades
•Não fazer melhor do que é solicitado. O
óptimo é inimigo do bom
•Delegar
•Fazer uma coisa após a outra (Fixar
Prioridades)
•Fixar prazos e inscrevê-los na agenda. Introduzir
o princípio do compromisso voluntário.
•Analisar as mensagens recebidas (Fixar pedidos
de não interrupção e desviar chamadas, ...)
•Fixar Objectivos para cada dia (fazer as tarefas
importantes antes das tarefas urgentes)
Em Suma...Em Suma...Em Suma...Em Suma... ... Organizarmo-nos em... Organizarmo-nos em
torno das Prioridades!torno das Prioridades!
... Organizarmo-nos em... Organizarmo-nos em
torno das Prioridades!torno das Prioridades!
6666
•Os objectivos são fundamentais.
•Sem objectivos não alcançamos metas.
•Evoluem em função do tempo, das mudanças, das situações.
Uma pergunta pode ocorrer a cada um de nós – Quais são os meus
objectivos?
1. Estabelecer Objectivos:1. Estabelecer Objectivos:
O que são?O que são?
Quem não o faz, facilmente se perde no tempo!
7777
Conseguimos obter ganhos de tempo e de produtividade
consideráveis, qualquer que seja o nosso contexto para se
gerir o tempo, se adoptar-mos a seguinte técnica que nos vai
ajudar a construir objectivos:
Formular 6 perguntas – Exercício
Se não planear correctamente
o caminho para chegar ao seu
destino, nunca saberá quanto
tempo precisa para atingir!
Exercício
9999
2. Definir Prioridades
““As coisas verdadeiramenteAs coisas verdadeiramente
importantes não podem estar àimportantes não podem estar à
mercê das menos importantes,mercê das menos importantes,
caso contrário passamos a vidacaso contrário passamos a vida
a fazer coisas urgentes ea fazer coisas urgentes e
nunca temos tempo paranunca temos tempo para
aquelas que, na verdade,aquelas que, na verdade,
podem fazer a diferença naspodem fazer a diferença nas
nossas vidas pessoais enossas vidas pessoais e
profissionais”profissionais”
10101010
Estabelecer prioridades não é mais que distinguir o que é
importante do que é urgente. Urgência e Importância são
qualidades distintas das tarefas.
•Tarefa Importante – A que
vai contribuir directamente
para os seus objectivos.
•Tarefa Urgente – A
que tem um prazo de
finalização imediato.
Traduz-se na
seguinte questão: em
termos de gestão de
energia o que fazer?
1111
Critérios para Posicionar PrioridadesCritérios para Posicionar Prioridades
 Julgar:Julgar: Você é o melhor juiz daquilo que tem para fazer. Permita que oVocê é o melhor juiz daquilo que tem para fazer. Permita que o
sentimento de culpa e angústia que sente por não ter cumprido algosentimento de culpa e angústia que sente por não ter cumprido algo
consiga agudizar o seu julgamento.consiga agudizar o seu julgamento.
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algumas têm prioridade sobre outras. Questão de orientação: “Nestealgumas têm prioridade sobre outras. Questão de orientação: “Neste
momento qual é a melhor utilização que posso dar ao meu tempo?”momento qual é a melhor utilização que posso dar ao meu tempo?”
 Regular o tempo:Regular o tempo: Os prazos servem para ditar prioridades. Um factoOs prazos servem para ditar prioridades. Um facto
importante que é o tempo necessário para o arranque de um projecto, deimportante que é o tempo necessário para o arranque de um projecto, de
forma a conseguir ter o projecto concluído dentro do prazo previsto.forma a conseguir ter o projecto concluído dentro do prazo previsto.
1111
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3. Importante / Urgente3. Importante / Urgente
ImportanteImportante: “que tem valor, interesse ou que é: “que tem valor, interesse ou que é
relevante; que importa.relevante; que importa.
UrgenteUrgente: “que não pode ser adiado ou deve ser: “que não pode ser adiado ou deve ser
feito imediatamente; que indica urgência,feito imediatamente; que indica urgência,
que urge; iminente.que urge; iminente.
In: Dicionário de Língua Portuguesa
13131313
Matriz do TempoMatriz do Tempo
UrgenteUrgente Não UrgenteNão Urgente
 Problemas urgentesProblemas urgentes
 CrisesCrises
 Reuniões, relatórios eReuniões, relatórios e
Projectos em fase finalProjectos em fase final
 PreparaçãoPreparação
 PlaneamentoPlaneamento
 Diversão saudávelDiversão saudável
 Clarificação de ValoresClarificação de Valores
 InterrupçõesInterrupções
desnecessáriasdesnecessárias
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desnecessáriadesnecessária
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importantes, mail,importantes, mail,
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II
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IIII
21%21%
IIIIII
26%26%
IVIV
24%24%
ImportanteNãoImportante
Diariamente somos confrontados com decisões a
tomar sobre tarefas a realizar:
15151515
Devemos, planear muito bem o nosso tempo. Um plano distingue-
se de uma lista de tarefas simples, porque inclui:
 Lista de tarefas a realizar durante a semana;
 Atribuição de grau de importância da tarefa/capacidade
de contribuição da tarefa para o nosso objectivo;
 Atribuição de grau de urgência/prazo para cada tarefa;
 Previsão da duração de cada tarefa.
16161616
4. Planear e Controlar Actividades
Que cuidados deve ter quando fizer o seu plano semanal?
 Estabelecer prioridades para todas as actividades
 Ser realista quanto ao tempo que necessitar para levar a cabo
alguma tarefa
 Deixar um tempo para os imprevistos
 Começar por planear apenas cerca de 60% do tempo livre total
 Dividir um trabalho complexo em várias componentes
17171717
 Assim, em vez de escrever: Fazer o relatório X, escreva e planeie:
1 – Prepare documentos necessários para X
2 – Leia-os
3 – Escreva o 1º capítulo de X, etc.
4 – Indique quanto tempo leva a fazer cada parte do projecto.
 Exija uma sequência mais proveitosa para cada conjunto de actividades,
pois poupa tempo de umas tarefas para as outras.
 Faça do plano um hábito.
18181818
Horários:
• Fazer um horário é decidir em que altura realizar qual tarefa.
1.Como construir um horário?
• Colocar as tarefas e outras actividades fixas.
• Ordenar as tarefas nos espaços de tempo de acordo com o
estabelecimento de prioridades e das estimativas de
duração do plano.
19191919
Dicas úteis:
 Deixar o tempo necessário para cada tarefa, mas não
demasiado;
 Juntar os itens semelhantes;
 Não criar mais fragmentações no seu dia;
 Se tem de fazer telefonemas, deve fazê-los todos de
uma vez;
 Estamos em condições físicas melhores para fazer
certo trabalho em determinadas horas do dia.
20202020
 Tentar construir um horário diário de acordo com o ritmo
biológico natural;
 Dedicar as melhores horas aos trabalhos mais
importantes;
 Preparar o dia antecipadamente, planear, preparar e deixar
à mão o material que vai ser usado;
 Utilizar os “tempinhos”;
 Listar as tarefas que pode fazer em 10 minutos;
 Fazer do tempo de transição tempo produtivo;
 Inserir no horário tempo de calma (sem interrupções).
21212121
 Ser fiel ao SEU horário;
 Avaliar os seus horários: antes de planear a semana
seguinte pensar:
• O que é que foi cumprido?
• O que é que não foi cumprido?
• O que poderá fazer amanhã para evitar que isso
volte a acontecer?
Resumindo, a chave do sucesso de uma boa gestão de
tempo é planear as nossas tarefas diárias.
2222
PlaneamentoPlaneamento
23232323
“Ser perfeccionista não é fazer alguma coisa mais ou
melhor ou buscar sempre a excelência; Mas sim ter a
convicção emocional errónea de que a perfeição é o único
caminho para a aceitação pessoal. É a convicção de que
somente seremos aceites como pessoas se formos
perfeitos."
Uma das principais falhas na gestão de tempo é o perfeccionismo.
Conhecendo as causas, facilmente se compreende a sua relação com a
necessidade de uma boa gestão de tempo.
5. Óptimo é Inimigo do Bom
24242424
Causas do Perfeccionismo
 Medo de errar.
 Os perfeccionistas comparam frequentemente
erros com falhas.
 Medo da desaprovação.
 Pensamento definitivo.
 Colocam a ênfase nos “deveria”.
 Acreditando que outro é facilmente bem sucedido.
25252525
• A forma mais eficaz de organizar a agenda é utilizar um auxiliar
único para todos os acontecimentos e todas as tarefas.
• Não é conveniente utilizar duplas agendas (a profissional e a
pessoal) ou agendas organizadas por pessoas diferentes.
• De acordo com as necessidades devemos escolher uma agenda
de bolso ou uma agenda de grande formato.
• É importante poder acrescentar ou retirar facilmente uma folha.
• A agenda deve ter dois grandes tipos de assuntos a tratar: os
assuntos permanentes (plano) e os assuntos quotidianos (agenda
propriamente dita).
6. Planificação e Gestão da
Agenda
26262626
ASSUNTOS PERMANENTES
• Apontamos tudo o que acontece ou nos é pedido, sem nos
obrigarmos a nenhum cumprimento.
Ex.: telefonar a X, escrever a Y, pensar em organizar Z.
• Esta lista deve ser relida periodicamente de forma a
verificar quais as tarefas prioritárias, as tarefas que já foram
executadas ou simplesmente as tarefas que foram
eliminadas.
27272727
ASSUNTOS QUOTIDIANOS
 Trata-se da agenda propriamente dita com todos os
pormenores;
 Deverá ser escrita a lápis de forma a poder ser facilmente
adaptada ao decorrer do dia;
 Deve ser actualizada diariamente a partir da consulta da
agenda e da lista de assuntos a tratar;
 Deve figurar apenas o que está decidido fazer naquele dia;
28282828
 Reservar alguma margem de manobra, para resolver
imprevistos;
 Determinar um período de tempo para cada acção
prevista;
 Apontar todos os pormenores úteis à execução
(números de telefone, endereços, hora da reunião...);
 Apontar o grau de prioridade atribuído a cada tarefa.
29292929
2. Técnicas de Gestão Tempo
30303030
Saber Delegar TarefasSaber Delegar Tarefas
 Não tente fazer tudo!Não tente fazer tudo!
A delegação permite obter mais tempoA delegação permite obter mais tempo
disponível. Pode aprender a delegar e adisponível. Pode aprender a delegar e a
poupar muito do seu tempo.poupar muito do seu tempo.
Delegar é uma Arte!
31313131
- Porquê delegar?- Porquê delegar?

Permite poupar tempoPermite poupar tempo

Liberta-o para tarefas que são mais importantesLiberta-o para tarefas que são mais importantes

Se delegar eficazmente a sua equipa tornar-se-áSe delegar eficazmente a sua equipa tornar-se-á
mais qualificada e comprometida.mais qualificada e comprometida.

Contribui para o sucesso da equipa, doContribui para o sucesso da equipa, do
departamento, da empresa.departamento, da empresa.

Demonstra qualidades e competências de gestão.Demonstra qualidades e competências de gestão.
32323232
O Ritmo de Actividade e a ProdutividadeO Ritmo de Actividade e a Produtividade
O ritmo de actividade e a produtividade aumenta a partir daO ritmo de actividade e a produtividade aumenta a partir da
delegação.delegação.
Delegar eficazmente significa:
• decisões tomadas perto de onde o trabalho é feito e
onde os problemas acontecem.
• tomar decisões mais rápido e melhor.
• reforçar uma imagem de sucesso da sua equipa.
Quando delega, poupa tempo para trabalho mais importante eQuando delega, poupa tempo para trabalho mais importante e
melhora a eficácia e estado de espírito da sua equipa.melhora a eficácia e estado de espírito da sua equipa.
33333333
- Se não delegar:- Se não delegar:
• Criará um fardo para si.
• A equipa não terá autoridade, responsabilidade ou
informação para tomar decisões.
• Aumenta a falta de confiança na equipa.
• Aumento de críticas, por parte das equipas.
• Aumenta as interrupções.
A produtividade dos colaboradores e o ritmo das suasA produtividade dos colaboradores e o ritmo das suas
actividades tornam-se valiosas ferramentas para qualqueractividades tornam-se valiosas ferramentas para qualquer
líder de equipa e organização…líder de equipa e organização…
mas é sempre necessário saber como reforçá-las!mas é sempre necessário saber como reforçá-las!
34343434
Tarefas Pessoais e Tarefas ProfissionaisTarefas Pessoais e Tarefas Profissionais
O Que delegar e a Quem?O Que delegar e a Quem?
• Delegar trabalho e poder é sensato, mas também
necessário se quer fazer bem o seu trabalho.
• Delegar não é dizer à equipa para fazer qualquer coisa
• Não é estar sempre em cima deles enquanto o fazem
• Preocupar-se constantemente sobre se estão a
conseguir fazer o trabalho.
Isto não é delegar é perder tempo!Isto não é delegar é perder tempo!
35353535
A delegação pode assumir diferentes tipos:
 Delegar parte da tarefa
 Delegar toda a tarefa
 Delegar o trabalho, mas esperar tomar todas as decisões
 Delegar, mas esperar relatórios de progresso frequentes
 Delegar e pedir o resultado no fim
Delegar é dar à sua equipa autoridade e liberdade para
fazer uma tarefa que normalmente seria feita por si.
36363636
 Que tarefas pode atribuirQue tarefas pode atribuir
a cada um deles?a cada um deles?
 Quem é a pessoa maisQuem é a pessoa mais
madura para assumirmadura para assumir
esta responsabilidade?esta responsabilidade?
 E qual é a maisE qual é a mais
habilitada para cumprirhabilitada para cumprir
este objectivo comeste objectivo com
sucesso?sucesso?
37373737
Os passos fundamentais para uma melhorOs passos fundamentais para uma melhor
gestão de tempo:gestão de tempo:
1 - Desenvolver um sentido pessoal do tempo;
2 - Identificar as metas de longo prazo;
3 - Estabelecer planos de médio prazo;
4 - Planificar o dia;
5 - Utilizar o melhor possível o nosso melhor tempo;
6 - Organizar o trabalho de escritório;
7 - Gerir bem as reuniões;
8 - Delegar tempo ocupado de antemão;
9 - Cuidar da Saúde.
38383838
Algumas Ideias Eficazes para ganhar TempoAlgumas Ideias Eficazes para ganhar Tempo
A nível pessoal e na reflexão e tomada de decisão:A nível pessoal e na reflexão e tomada de decisão:
 Elaborar uma lista de assuntos reflectindo primeiro as prioridades;
 Fazer uma coisa de cada vez, variando aquilo que faz;
 Estabelecer datas, horas e limites e pedir aos outros que façam o
mesmo;
 Ter em conta os seus defeitos e qualidades;
 Face a um problema, reflectir se está realmente decidido a resolve-
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 Antes de tomar uma decisão, fixar critérios de satisfação;
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  • 1. 1111 Gestão de Tempo •Compreender a importância de uma boa Gestão de Tempo e organização pessoal •Desenvolver estratégias para uma organização pessoal e de tempo eficazes •Aprender a aplicar as técnicas de gestão de tempo, de forma a melhorar a qualidade de vida de cada um.
  • 2. 22 Resultados de um Inquérito sobre: Como os portugueses gastam o seu tempo?Como os portugueses gastam o seu tempo?  O sono, as refeições e os cuidados pessoais ocupam, em média, o equivalente a praticamente 12 em cada 24 horas do dia;  São passadas cerca de 7H37 no trabalho;  São gastas 1h31 em deslocações de carro;  5h00, ou seja, um quinto das 24 horas, ocupadas pelas mulheres a tratar da casa;  Os homens passam 2h nas tarefas do lar;  2h00 são gastas pelos mais jovens em refeições. (INE, 1999)
  • 4. 4444 Problemas Comuns da Gestão de TempoProblemas Comuns da Gestão de Tempo  Exercício 1:Exercício 1: BrainstormingBrainstorming Quais são os principaisQuais são os principais problemas que o grupoproblemas que o grupo considera, relacionados com aconsidera, relacionados com a gestão de tempo?gestão de tempo?
  • 5. 5555 Qual a Solução?Qual a Solução? Factores que “Devoram” o TempoFactores que “Devoram” o Tempo SoluçõesSoluções Perfeccionismo Querer Fazer Tudo Fazer Muitas Coisas ao Mesmo Tempo Colaboradores e Colegas não Respeitam Prazos Frequentes Interrupções Telefónicas Trabalhar sem Plano de Acção, sem fixar Prioridades •Não fazer melhor do que é solicitado. O óptimo é inimigo do bom •Delegar •Fazer uma coisa após a outra (Fixar Prioridades) •Fixar prazos e inscrevê-los na agenda. Introduzir o princípio do compromisso voluntário. •Analisar as mensagens recebidas (Fixar pedidos de não interrupção e desviar chamadas, ...) •Fixar Objectivos para cada dia (fazer as tarefas importantes antes das tarefas urgentes) Em Suma...Em Suma...Em Suma...Em Suma... ... Organizarmo-nos em... Organizarmo-nos em torno das Prioridades!torno das Prioridades! ... Organizarmo-nos em... Organizarmo-nos em torno das Prioridades!torno das Prioridades!
  • 6. 6666 •Os objectivos são fundamentais. •Sem objectivos não alcançamos metas. •Evoluem em função do tempo, das mudanças, das situações. Uma pergunta pode ocorrer a cada um de nós – Quais são os meus objectivos? 1. Estabelecer Objectivos:1. Estabelecer Objectivos: O que são?O que são? Quem não o faz, facilmente se perde no tempo!
  • 7. 7777 Conseguimos obter ganhos de tempo e de produtividade consideráveis, qualquer que seja o nosso contexto para se gerir o tempo, se adoptar-mos a seguinte técnica que nos vai ajudar a construir objectivos: Formular 6 perguntas – Exercício
  • 8. Se não planear correctamente o caminho para chegar ao seu destino, nunca saberá quanto tempo precisa para atingir! Exercício
  • 9. 9999 2. Definir Prioridades ““As coisas verdadeiramenteAs coisas verdadeiramente importantes não podem estar àimportantes não podem estar à mercê das menos importantes,mercê das menos importantes, caso contrário passamos a vidacaso contrário passamos a vida a fazer coisas urgentes ea fazer coisas urgentes e nunca temos tempo paranunca temos tempo para aquelas que, na verdade,aquelas que, na verdade, podem fazer a diferença naspodem fazer a diferença nas nossas vidas pessoais enossas vidas pessoais e profissionais”profissionais”
  • 10. 10101010 Estabelecer prioridades não é mais que distinguir o que é importante do que é urgente. Urgência e Importância são qualidades distintas das tarefas. •Tarefa Importante – A que vai contribuir directamente para os seus objectivos. •Tarefa Urgente – A que tem um prazo de finalização imediato. Traduz-se na seguinte questão: em termos de gestão de energia o que fazer?
  • 11. 1111 Critérios para Posicionar PrioridadesCritérios para Posicionar Prioridades  Julgar:Julgar: Você é o melhor juiz daquilo que tem para fazer. Permita que oVocê é o melhor juiz daquilo que tem para fazer. Permita que o sentimento de culpa e angústia que sente por não ter cumprido algosentimento de culpa e angústia que sente por não ter cumprido algo consiga agudizar o seu julgamento.consiga agudizar o seu julgamento.  Relativizar:Relativizar: Ao comparar tarefas e actividades deve ser evidente, queAo comparar tarefas e actividades deve ser evidente, que algumas têm prioridade sobre outras. Questão de orientação: “Nestealgumas têm prioridade sobre outras. Questão de orientação: “Neste momento qual é a melhor utilização que posso dar ao meu tempo?”momento qual é a melhor utilização que posso dar ao meu tempo?”  Regular o tempo:Regular o tempo: Os prazos servem para ditar prioridades. Um factoOs prazos servem para ditar prioridades. Um facto importante que é o tempo necessário para o arranque de um projecto, deimportante que é o tempo necessário para o arranque de um projecto, de forma a conseguir ter o projecto concluído dentro do prazo previsto.forma a conseguir ter o projecto concluído dentro do prazo previsto. 1111
  • 12. 12121212 3. Importante / Urgente3. Importante / Urgente ImportanteImportante: “que tem valor, interesse ou que é: “que tem valor, interesse ou que é relevante; que importa.relevante; que importa. UrgenteUrgente: “que não pode ser adiado ou deve ser: “que não pode ser adiado ou deve ser feito imediatamente; que indica urgência,feito imediatamente; que indica urgência, que urge; iminente.que urge; iminente. In: Dicionário de Língua Portuguesa
  • 13. 13131313 Matriz do TempoMatriz do Tempo UrgenteUrgente Não UrgenteNão Urgente  Problemas urgentesProblemas urgentes  CrisesCrises  Reuniões, relatórios eReuniões, relatórios e Projectos em fase finalProjectos em fase final  PreparaçãoPreparação  PlaneamentoPlaneamento  Diversão saudávelDiversão saudável  Clarificação de ValoresClarificação de Valores  InterrupçõesInterrupções desnecessáriasdesnecessárias  Relatórios, informaçãoRelatórios, informação desnecessáriadesnecessária  Reuniões poucoReuniões pouco importantes, mail,importantes, mail, telefonemastelefonemas  Prioridades de outrasPrioridades de outras pessoaspessoas  Telefonemas poucoTelefonemas pouco importantes, forwardsimportantes, forwards  Desperdícios de tempoDesperdícios de tempo  Actividades de “escape”Actividades de “escape”  Excesso de descanso,Excesso de descanso, televisão, internettelevisão, internet ImportanteNãoImportante
  • 14. 14141414 UrgenteUrgente Não UrgenteNão Urgente II 29%29% IIII 21%21% IIIIII 26%26% IVIV 24%24% ImportanteNãoImportante Diariamente somos confrontados com decisões a tomar sobre tarefas a realizar:
  • 15. 15151515 Devemos, planear muito bem o nosso tempo. Um plano distingue- se de uma lista de tarefas simples, porque inclui:  Lista de tarefas a realizar durante a semana;  Atribuição de grau de importância da tarefa/capacidade de contribuição da tarefa para o nosso objectivo;  Atribuição de grau de urgência/prazo para cada tarefa;  Previsão da duração de cada tarefa.
  • 16. 16161616 4. Planear e Controlar Actividades Que cuidados deve ter quando fizer o seu plano semanal?  Estabelecer prioridades para todas as actividades  Ser realista quanto ao tempo que necessitar para levar a cabo alguma tarefa  Deixar um tempo para os imprevistos  Começar por planear apenas cerca de 60% do tempo livre total  Dividir um trabalho complexo em várias componentes
  • 17. 17171717  Assim, em vez de escrever: Fazer o relatório X, escreva e planeie: 1 – Prepare documentos necessários para X 2 – Leia-os 3 – Escreva o 1º capítulo de X, etc. 4 – Indique quanto tempo leva a fazer cada parte do projecto.  Exija uma sequência mais proveitosa para cada conjunto de actividades, pois poupa tempo de umas tarefas para as outras.  Faça do plano um hábito.
  • 18. 18181818 Horários: • Fazer um horário é decidir em que altura realizar qual tarefa. 1.Como construir um horário? • Colocar as tarefas e outras actividades fixas. • Ordenar as tarefas nos espaços de tempo de acordo com o estabelecimento de prioridades e das estimativas de duração do plano.
  • 19. 19191919 Dicas úteis:  Deixar o tempo necessário para cada tarefa, mas não demasiado;  Juntar os itens semelhantes;  Não criar mais fragmentações no seu dia;  Se tem de fazer telefonemas, deve fazê-los todos de uma vez;  Estamos em condições físicas melhores para fazer certo trabalho em determinadas horas do dia.
  • 20. 20202020  Tentar construir um horário diário de acordo com o ritmo biológico natural;  Dedicar as melhores horas aos trabalhos mais importantes;  Preparar o dia antecipadamente, planear, preparar e deixar à mão o material que vai ser usado;  Utilizar os “tempinhos”;  Listar as tarefas que pode fazer em 10 minutos;  Fazer do tempo de transição tempo produtivo;  Inserir no horário tempo de calma (sem interrupções).
  • 21. 21212121  Ser fiel ao SEU horário;  Avaliar os seus horários: antes de planear a semana seguinte pensar: • O que é que foi cumprido? • O que é que não foi cumprido? • O que poderá fazer amanhã para evitar que isso volte a acontecer? Resumindo, a chave do sucesso de uma boa gestão de tempo é planear as nossas tarefas diárias.
  • 23. 23232323 “Ser perfeccionista não é fazer alguma coisa mais ou melhor ou buscar sempre a excelência; Mas sim ter a convicção emocional errónea de que a perfeição é o único caminho para a aceitação pessoal. É a convicção de que somente seremos aceites como pessoas se formos perfeitos." Uma das principais falhas na gestão de tempo é o perfeccionismo. Conhecendo as causas, facilmente se compreende a sua relação com a necessidade de uma boa gestão de tempo. 5. Óptimo é Inimigo do Bom
  • 24. 24242424 Causas do Perfeccionismo  Medo de errar.  Os perfeccionistas comparam frequentemente erros com falhas.  Medo da desaprovação.  Pensamento definitivo.  Colocam a ênfase nos “deveria”.  Acreditando que outro é facilmente bem sucedido.
  • 25. 25252525 • A forma mais eficaz de organizar a agenda é utilizar um auxiliar único para todos os acontecimentos e todas as tarefas. • Não é conveniente utilizar duplas agendas (a profissional e a pessoal) ou agendas organizadas por pessoas diferentes. • De acordo com as necessidades devemos escolher uma agenda de bolso ou uma agenda de grande formato. • É importante poder acrescentar ou retirar facilmente uma folha. • A agenda deve ter dois grandes tipos de assuntos a tratar: os assuntos permanentes (plano) e os assuntos quotidianos (agenda propriamente dita). 6. Planificação e Gestão da Agenda
  • 26. 26262626 ASSUNTOS PERMANENTES • Apontamos tudo o que acontece ou nos é pedido, sem nos obrigarmos a nenhum cumprimento. Ex.: telefonar a X, escrever a Y, pensar em organizar Z. • Esta lista deve ser relida periodicamente de forma a verificar quais as tarefas prioritárias, as tarefas que já foram executadas ou simplesmente as tarefas que foram eliminadas.
  • 27. 27272727 ASSUNTOS QUOTIDIANOS  Trata-se da agenda propriamente dita com todos os pormenores;  Deverá ser escrita a lápis de forma a poder ser facilmente adaptada ao decorrer do dia;  Deve ser actualizada diariamente a partir da consulta da agenda e da lista de assuntos a tratar;  Deve figurar apenas o que está decidido fazer naquele dia;
  • 28. 28282828  Reservar alguma margem de manobra, para resolver imprevistos;  Determinar um período de tempo para cada acção prevista;  Apontar todos os pormenores úteis à execução (números de telefone, endereços, hora da reunião...);  Apontar o grau de prioridade atribuído a cada tarefa.
  • 29. 29292929 2. Técnicas de Gestão Tempo
  • 30. 30303030 Saber Delegar TarefasSaber Delegar Tarefas  Não tente fazer tudo!Não tente fazer tudo! A delegação permite obter mais tempoA delegação permite obter mais tempo disponível. Pode aprender a delegar e adisponível. Pode aprender a delegar e a poupar muito do seu tempo.poupar muito do seu tempo. Delegar é uma Arte!
  • 31. 31313131 - Porquê delegar?- Porquê delegar?  Permite poupar tempoPermite poupar tempo  Liberta-o para tarefas que são mais importantesLiberta-o para tarefas que são mais importantes  Se delegar eficazmente a sua equipa tornar-se-áSe delegar eficazmente a sua equipa tornar-se-á mais qualificada e comprometida.mais qualificada e comprometida.  Contribui para o sucesso da equipa, doContribui para o sucesso da equipa, do departamento, da empresa.departamento, da empresa.  Demonstra qualidades e competências de gestão.Demonstra qualidades e competências de gestão.
  • 32. 32323232 O Ritmo de Actividade e a ProdutividadeO Ritmo de Actividade e a Produtividade O ritmo de actividade e a produtividade aumenta a partir daO ritmo de actividade e a produtividade aumenta a partir da delegação.delegação. Delegar eficazmente significa: • decisões tomadas perto de onde o trabalho é feito e onde os problemas acontecem. • tomar decisões mais rápido e melhor. • reforçar uma imagem de sucesso da sua equipa. Quando delega, poupa tempo para trabalho mais importante eQuando delega, poupa tempo para trabalho mais importante e melhora a eficácia e estado de espírito da sua equipa.melhora a eficácia e estado de espírito da sua equipa.
  • 33. 33333333 - Se não delegar:- Se não delegar: • Criará um fardo para si. • A equipa não terá autoridade, responsabilidade ou informação para tomar decisões. • Aumenta a falta de confiança na equipa. • Aumento de críticas, por parte das equipas. • Aumenta as interrupções. A produtividade dos colaboradores e o ritmo das suasA produtividade dos colaboradores e o ritmo das suas actividades tornam-se valiosas ferramentas para qualqueractividades tornam-se valiosas ferramentas para qualquer líder de equipa e organização…líder de equipa e organização… mas é sempre necessário saber como reforçá-las!mas é sempre necessário saber como reforçá-las!
  • 34. 34343434 Tarefas Pessoais e Tarefas ProfissionaisTarefas Pessoais e Tarefas Profissionais O Que delegar e a Quem?O Que delegar e a Quem? • Delegar trabalho e poder é sensato, mas também necessário se quer fazer bem o seu trabalho. • Delegar não é dizer à equipa para fazer qualquer coisa • Não é estar sempre em cima deles enquanto o fazem • Preocupar-se constantemente sobre se estão a conseguir fazer o trabalho. Isto não é delegar é perder tempo!Isto não é delegar é perder tempo!
  • 35. 35353535 A delegação pode assumir diferentes tipos:  Delegar parte da tarefa  Delegar toda a tarefa  Delegar o trabalho, mas esperar tomar todas as decisões  Delegar, mas esperar relatórios de progresso frequentes  Delegar e pedir o resultado no fim Delegar é dar à sua equipa autoridade e liberdade para fazer uma tarefa que normalmente seria feita por si.
  • 36. 36363636  Que tarefas pode atribuirQue tarefas pode atribuir a cada um deles?a cada um deles?  Quem é a pessoa maisQuem é a pessoa mais madura para assumirmadura para assumir esta responsabilidade?esta responsabilidade?  E qual é a maisE qual é a mais habilitada para cumprirhabilitada para cumprir este objectivo comeste objectivo com sucesso?sucesso?
  • 37. 37373737 Os passos fundamentais para uma melhorOs passos fundamentais para uma melhor gestão de tempo:gestão de tempo: 1 - Desenvolver um sentido pessoal do tempo; 2 - Identificar as metas de longo prazo; 3 - Estabelecer planos de médio prazo; 4 - Planificar o dia; 5 - Utilizar o melhor possível o nosso melhor tempo; 6 - Organizar o trabalho de escritório; 7 - Gerir bem as reuniões; 8 - Delegar tempo ocupado de antemão; 9 - Cuidar da Saúde.
  • 38. 38383838 Algumas Ideias Eficazes para ganhar TempoAlgumas Ideias Eficazes para ganhar Tempo A nível pessoal e na reflexão e tomada de decisão:A nível pessoal e na reflexão e tomada de decisão:  Elaborar uma lista de assuntos reflectindo primeiro as prioridades;  Fazer uma coisa de cada vez, variando aquilo que faz;  Estabelecer datas, horas e limites e pedir aos outros que façam o mesmo;  Ter em conta os seus defeitos e qualidades;  Face a um problema, reflectir se está realmente decidido a resolve- lo;  Antes de tomar uma decisão, fixar critérios de satisfação;  Sempre que possível conceder um período de amadurecimento antes da tomada de decisão.

Notas do Editor

  1. Vender uma ideia é um desafio. Em primeiro lugar é necessário que os assistentes estejam de acordo consigo desde o princípio. Uma vez conseguido isto, chega o momento de passar à acção. Utilize a fórmula "Prova-Acção-Benefícios" do Dale Carnegie Training® e conseguirá uma apresentação motivadora orientada para o empreendimento de acções.