Carregado porJaime F. Ribeiro
Gestão do tempo.ppt versão jfr
O documento discute estratégias para melhorar a gestão do tempo, incluindo estabelecer metas específicas e mensuráveis, definir prioridades, organizar tarefas, aprender a dizer "não", aproveitar tempo ocioso de forma produtiva, se concentrar nas tarefas principais e celebrar pequenos sucessos. A gestão eficiente do tempo traz benefícios como eficiência, sucesso e saúde, mas requer superar obstáculos como objetivos obscuros e distrações.
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- 1. Gestão do Tempo1 Gestão do tempo
- 2. Gestão do Tempo2 Benefícios da gestão de tempo • Eficiência • Sucesso • Saúde
- 3. Gestão do Tempo3 Obstáculos a uma eficiente gestão de tempo Objetivos obscuros Desorganização Incapacidade para dizer “não”
- 4. Gestão do Tempo4 Obstáculos a uma eficiente gestão do tempo Interrupções Mais interrupções Períodos de inatividade
- 5. Gestão do Tempo5 Obstáculos a uma eficiente gestão do tempo Muitas coisas de uma vez Stresse e fadiga Muito trabalho e pouco lazer
- 6. Gestão do Tempo6 O que podemos fazer? -Reconhecer que os obstáculos existem -Identificá-los -Empregar estratégias para superá-los
- 7. Gestão do Tempo7 Estabelecer Metas • Específicas • Mensuráveis
- 8. Gestão do Tempo8 • Que podem ser alcançadas • Realísticas • Programadas ( tempo) Estabelecer Metas •Específicas •Mensuráveis
- 9. Gestão do Tempo9 Definir prioridades • Fazer • Delegar • Adiar • Eliminar
- 10. Gestão do Tempo10 Definir prioridades 1. Tratar das urgências 2. Realizar logo o que puder 3. Estabelecer prazos para o que for adiado
- 11. Gestão do Tempo11 Organizar
- 12. Gestão do Tempo12 Aprenda a dizer “NÃO” • Você não pode fazer tudo • Você não pode assumir o que não puder fazer • Seja consistente com suas metas
- 13. Gestão do Tempo13 Aproveite o tempo de espera • Em transportes públicos • No consultório médico • No aeroporto, esperando pelo vôo • Numa ligação telefónica • Quando chegar cedo a um compromisso
- 14. Gestão do Tempo14 Aproveite o tempo de espera Correspondência Cartas ou memorandos Livros ou áudio
- 15. Gestão do Tempo15 Concentre-se na tarefa • Foca-se na sua meta • Desligue-se das distrações
- 16. Gestão do Tempo16 Identifique o seu horário mais produtivo • Manhã? • Tarde? • Noite?
- 17. Gestão do Tempo17 Celebre o seu sucesso
- 18. Gestão do Tempo18 Revisão • Estabelecer metas • Definir prioridades • Organizar • Aprender a dizer “NÃO” • Aproveitar o tempo de espera • Concentrar-se na tarefa do momento • Identificar o seu horário mais produtivo • Celebrar o seu sucesso
- 19. Gestão do Tempo19 As grandes pedras da vida
Notas do Editor
- #2 O que você realiza durante um período de 24 horas depende da sua motivação, sua energia, habilidade e eficiência e outros recursos. Considerando que há sempre uma demanda do seu tempo, poderá ser útil pensar sobre o que fará com ele, considerando algumas estratégias para gerenciar o seu tempo mais eficientemente. Gerenciamento de tempo não é uma maneira de fazer com que trabalhe mais arduamente e por mais tempo, mas compreende formas para auxiliá-lo a trabalhar com mais habilidade, realizando o seu trabalho com mais facilidade e rapidez.
- #3 Ao gerenciar o seu tempo com mais eficiência, você será recompensado de diversas formas: Você será mais eficiente em servir o seu distrito e será capaz de melhor apoiar os seus clubes Você terá maior sucesso em seu muito importante e notável papel como um líder Leão Em nível pessoal, você certamente se sentirá mais saudável, mais energético e, em geral, de melhor humor
- #4 Observação: Para ilustrar a apresentação, você poderá adicionar experiências pessoais como exemplos. Há muitas coisas que tornam difícil gerenciarmos o nosso tempo eficientemente. Vamos considerar algumas das mais comuns e ver se elas se aplicam: Objetivos obscuros – É difícil acertar o alvo com os olhos fechados e é difícil realizar algo quando você não tem uma idéia clara do que quer alcançar Desorganização – É fácil ver quando a sua escrivaninha está desarrumada, mas algumas vezes você tem que parar e se perguntar se está aplicando uma estratégia organizada na realização de todas as suas tarefas Incapacidade para dizer “não” – Todos nós queremos ser o mais útil possível quando alguém precisa da gente, mas isto significa desviar o tempo que seria empregado em outras atividades para fazer uma coisa que não tínhamos planejado
- #5 Interrupções – Muitas vezes estamos no meio da realização de uma tarefa muito importante e o telefone toca. Esses telefonemas não só o afastam da sua tarefa, mas algumas vezes eles interrompem a sequência do seu pensamento e impedindo-o de voltar ao ponto em que estava sem que reveja os passos anteriores Mais interrupções – Todos nós gostamos de visitas, mas conversas nas horas impróprias podem nos custar tempo quando tivermos que parar o que estamos fazendo e redirecionarmos dos nossos planos Períodos de inatividade – Mesmo quando acreditamos que estamos muito ocupados, há alguns momentos durante o dia em que realmente não estamos fazendo nada. Reconhecer e bem utilizar esses momentos poderá causar um efeito positivo em nossas atividades
- #6 Muitas coisas de uma vez – Muitas de nossas tarefas não são rotineiras. Elas requerem concentração em detalhes. Quando tentamos fazer diversas coisas de uma só vez, o resultado é que cada tarefa individual será prejudicada. Estresse e fadiga – De tempos em tempos, todos nós experimentamos estresse e, algumas vezes até trabalhamos um pouco melhor quando há um certo nível de estresse. Por outro lado, muito estresse poderá prejudicar o nosso trabalho e nos desgastar física e mentalmente. Lidar com estresse é um aspecto importante do gerenciamento de tempo. Muito trabalho e pouco lazer – A maioria das pessoas bem-sucedidas sabem como balancear trabalho e lazer. Quando o trabalho domina a sua vida, não somente você dá pouco tempo para que o seu corpo se recupere, mas acaba também sacrificando as coisas realmente importantes na vida, como a família e amigos.
- #7 Os obstáculos que temos que enfrentar não são insuperáveis. Algumas vezes, a coisa mais difícil a ser feita é reconhecer a existência desses obstáculos e que eles estão afetando a nossa capacidade de gerenciar o nosso tempo Quando identificar os seus obstáculos, você poderá superá-los A seguir indicamos algumas estratégias que você poderá usar para superar os obstáculos examinados:
- #8 A primeira e mais importante estratégia que você pode empregar para gerenciar o seu tempo é estabelecer metas claras para você mesmo. Como um líder Leão, você deve desejar realizar o máximo que puder durante o seu mandato. O melhor favor que pode prestar a você mesmo é determinar quais são os seus objetivos e assegurar que os seus esforços estarão sempre direcionados para a sua realização. Metas efetivas têm várias características em comum. Metas efetivas são: Específicas – Quando uma meta é muito vaga, talvez você nunca venha a saber como alcançá-la ou mesmo quando a alcançou. Certifique-se de saber exatamente o que espera alcançar. Mensurável – Quando tiver uma meta mensurável, você saberá até onde deve ir para alcançá-la e quando a alcançou. Nota: Neste ponto, você poderá dar um exemplo de uma meta vaga, imensurável, e depois uma meta específica, mensurável. Por exemplo, “Eu vou apoiar a extensão em meu distrito” é uma meta vaga, enquanto que “Eu vou fundar cinco novos clubes em meu distrito” é ao mesmo tempo uma meta específica (novos clubes) e mensurável (cinco).
- #9 Que podem ser alcançadas – É louvável que tenha grandes expectativas, mas algumas vezes tentamos realizar mais do que realmente podemos. Por diversas razões, poderá ou não ser viável neste momento capacitar e credenciar dez Leões orientadores em seu distrito, em um ano. Suas metas devem ser de tal forma que, se se esforçar o suficiente, você poderá alcançá-las. Realísticas – Pode você implementar um programa em seu distrito para ajudar todas as pessoas com problemas de visão? Certamente esta é uma meta valiosa, mas talvez não seja realista neste momento. Pode ser que neste momento seja mais realista desenvolver um programa nas escolas para proporcionar exames de vista e óculos para as crianças carentes. Nota: Você poderá dar um exemplo de um objetivo que pode ser alcançado e realista que já tenha realizado ou visto em seu próprio clube ou distrito. Programadas – A maior parte das metas que estabelecer como um líder Leão não serão para serem cumpridas a longo prazo. É importante estabelecer prazos para as suas metas a fim de acompanhar o seu progresso e verificar quando houver atrasos na programação. Nota: Você poderá dar um exemplo que cumpra com as cinco características e pedir aos participantes para explicarem como estas estão cumpridas. Por exemplo, “Aumentaremos a conservação dos sócios atuais em meu distrito, reduzindo o número de baixas para X% até o fim deste ano fiscal.” Você poderá também dar um exemplo que não cumpra com as características e pedir aos participantes que façam modificações ao exemplo para que este venha a cumprir as cinco características. Por exemplo, “Melhoraremos o serviço que oferecemos a nossa comunidade.”
- #10 Como um líder em seu clube ou distrito você será responsável por muitas tarefas. Você não será capaz de fazer tudo e será útil fazer uma lista das tarefas que terá pela frente e determinar as prioridades. Considere a seguinte técnica: Nota: Você poderá dar exemplos de tarefas que já teve que colocar em cada uma das quatro categorias a seguir. Explique porque tomou estas decisões e como estas afetaram positivamente o gerenciamento de seu tempo. Fazer – Da lista de coisas que são mais importantes para realizar, determine as que devem ser feitas por você mesmo. Delegar – Lembre-se que existem diversos Leões em seu distrito com capacidade, experiência e motivação para assumir uma variedade de tarefas. Um governador realmente eficiente compreende que os verdadeiros líderes não fazem tudo sozinhos e reconhecem que certas tarefas são melhor realizadas por outras pessoas. Adiar – Algumas coisas podem esperar. O risco é adiar muitas tarefas até que estejam próximos os seus prazos finais. Neste caso, a melhor orientação a seguir é considerar quando a tarefa deve estar concluída, quanto tempo leva para sua realização e quanto tempo tem disponível atualmente. Por exemplo: formulários e solicitações cujos prazos estejam próximos poderão ser enviados mais cedo à LCI, se tiver tempo. Quando estiver “sobrecarregado”, faz sentido adiar as tarefas e fazê-las tão logo tiver tempo. Eliminar – Se você estabeleceu metas usando as orientações que apresentamos, possivelmente verá que algumas não são viáveis ou realistas, ou que simplesmente não são importantes. Um bom líder sabe quando deve focalizar no que é importante e eliminar o resto. Nota: Se tiver tempo, você poderá: Pedir a certos participantes para falarem sobre as tarefas que estabelecerão como prioridades, conforme estas quatro categorias Divida os participantes em grupos pequenos e peça que preparem listas de tarefas de governador que poderiam ser classificadas nestas quatro categorias
- #11 Quando estabelecer prioridades, é importante que você: Trate dos assuntos urgentes – Assim que possível, cuide das coisas que tenham consequências a curto prazo. Faça logo o que puder – Relatórios, registros, pedidos que possam ser feitos rapidamente devem ser feitos em seguida. Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje. Estabeleça prazos para o que deixar para depois – Quando você determinar que alguma coisa deve esperar, simplesmente não a deixe de lado. Estabeleça um prazo para a realização dessa tarefa e faça uma anotação para se lembrar de quando deverá iniciar o seu trabalho. Nota: Neste momento, você poderá enfatizar a regra 80/20. (80% do seu tempo poderá ser usado para completar 20% de suas tarefas.) Este é um ponto importante para ter em mente quando tiver que estabelecer prioridades.
- #12 Quando estiver determinando prioridades e prazos, organize os seus planos e ações. Aqueles de vocês que preferem usar papel e lápis, recomendo que usem uma agenda com espaço suficiente para fazer anotações. Muitas agendas contêm não somente calendário com espaços, mas também espaços especiais para atividades diárias, seções para informações e endereços de contato e listas de verificação. Compre uma agenda que sirva às suas necessidades e faça bom uso dela. Você vai perceber que esta é uma ferramenta indispensável para gerenciar o seu tempo. Você poderá usar um computador para ajudá-lo a organizar o seu tempo. Atualmente, os computadores frequentemente são equipados com programas de software que incluem calendários, listas de tarefas, lembretes e informações de contato. Se o seu computador não tiver essa função, você poderá facilmente instalar um programa apropriado. Você também poderá usar um pequeno assistente digital ou PDA. Esses aparelhos são pequenos, e usam software compatível com os computadores em geral. Os PDAs são ferramentas úteis quando não tiver acesso ao seu computador durante o dia ou em viagens de negócios. Nota: Esta é uma boa oportunidade para falar das ferramentas que você usa para se manter organizado. Se você usa uma agenda, traga-a com você e mostre como a utiliza. Se você usa software de computador, descreva o programa e como o ajuda. Pergunte aos participantes se eles têm outras sugestões ou idéias de como se manter organizado ou formas para se lembrar de compromissos semanais ou mensais. Seja qual for o método que escolher, organize as suas tarefas para se manter no caminho certo.
- #13 As estratégias que até agora mencionamos são todas relativas a práticas comuns de negócios. Agora, gostaria de falar sobre estratégias mais “pessoais” que poderão ser empregadas na sua vida. Essas também têm um grande impacto em como você gerencia o seu tempo. A primeira dessas estratégias é saber dizer “NÃO” quando for apropriado. Na sua vida como Leão você sempre deu o melhor de si para servir a sua comunidade. Isto não deve ser alterado mas, a medida que as suas atribuições aumentam como um líder Leão, você vai notar que será mais pressionado para fazer muito mais que antes. Quando você aprende a dizer “NÃO”, você não está limitando as suas responsabilidades, ao contrário, você está assegurando que pode cumprir os seus compromissos e realizar o máximo possível no tempo que tem disponível. Para ter capacidade de dizer NÃO, você deve aceitar esses princípios: Sei que não posso fazer tudo Não vou me encarregar de uma tarefa que sei que não poderei executar no prazo requerido Não assumirei compromissos que não sejam consistentes com as metas e objetivos que estabeleci para mim mesmo Se manter estes princípios em mente, você terá facilidade para justificar (e explicar) porque alguns pedidos devem ser negados. Você verá que tem melhor capacidade para realizar as coisas que estabeleceu como prioridades imprescindíveis.
- #14 Outra habilidade pessoal de gerenciamento de tempo é aproveitar o seu “tempo de espera.” Você já parou para pensar no tempo que passa fazendo nada durante o dia? Geralmente, isto não quer dizer que você planejou ficar sem fazer nada… simplesmente aconteceu. Pense sobre todas as coisas que poderiam ser feitas se pudesse utilizar esse tempo. Por exemplo: Tempo que passa no trânsito, num ônibus ou trem Tempo que passa numa sala de espera de uma clínica ou dentista Tempo que passa no aeroporto, esperando pelo embarque, pela bagagem e dentro do avião Tempo que passa esperando numa ligação telefônica Tempo que passa quando chega mais cedo que o planejado no trabalho ou para uma reunião Nota: Você poderá dar mais exemplos ou pedir opiniões aos participantes. Há duas maneiras de você considerar esses períodos de tempo. Você pode considerá-los como “perda de tempo” ou como “presentes de tempo”. Se considerá-los como “presentes de tempo”, você poderá aproveitá-los como oportunidades para realizar tarefas rotineiras necessárias, mas que não exigam muito do seu tempo. As pessoas bem sucedidas encontram diversas coisas que podem fazer enquanto esperam por outras.
- #15 O truque para aproveitar o seu tempo de espera é sempre trazer com você alguma coisa que possa fazer caso tiver que esperar: Leitura de correspondência – Leve a sua correspondência com você e leia-a enquanto espera ou viaja. Alguns PDAs têm capacidade para e-mail, assim você pode ler os seus e-mails num trem ou avião ou na sala de espera de seu médico Escrever cartas ou memorandos – Enquanto espera, você pode usar o seu caderno de notas ou PDA para escrever cartas ou memorandos. Esta também é uma oportunidade para você atualizar a sua agenda Ler ou ouvir gravações – Leve consigo um livro, revista ou um gravador. Você também poderá baixar livros e artigos para o seu PDA. Frequentemente, a sua programação não lhe dá tempo para estar em dia com os últimos livros ou revistas referentes aos seus negócios ou a auto-estudo. Em vez de ficar impaciente quando tiver que esperar, esta poderá ser a oportunidade perfeita para atualizar e melhorar os seus conhecimentos. Nota: Este é um bom momento para descrever como você se ocupa quando tem que esperar e como você acha que isto lhe tem ajudado a gerenciar a programação de seu tempo em geral.
- #16 Você tratará de diversas tarefas enquanto servir como um líder Leão. Não há como fugir deste fato. Mas uma estratégia importante para ter em mente é concentrar-se completamente na tarefa que está fazendo. Pode ser difícil concentrar-se quando tiver muitas coisas na cabeça. O seu tempo será melhor aproveitado se você: Focalizar na sua meta – Pode ser que você tenha diversos compromissos e preocupações, mas você realizará muito mais quando focalizar na tarefa que está fazendo no momento Desligue-se das distrações – Você verá que a sua concentração alcança o nível mais alto quando determinar momentos do dia em que não atenderá telefones ou receberá visitas. Você não pode se isolar o tempo todo, mas se evitar interrupções em certas horas poderá completar tarefas em tempo menor que o previsto. Quando tiver que atender telefonemas, seja determinado em minimizar interrupções perguntando se você pode lhes telefonar depois ou outro dia.
- #17 É você uma dessas pessoas que acorda antes do sol raiar e começa a trabalhar cedo? Você prefere trabalhar no final da tarde? Ou você é uma pessoa que prefere esperar até tarde pela tranquilidade da noite para realizar as tarefas mais complicadas? Toda pessoa é diferente. A maioria das pesquisas revelam que as tarefas que exigem maior concentração mental são mais eficientemente realizadas pela manhã, mas mesmo esses estudos reconhecem que isto nem sempre é verdadeiro e que todos nós temos um “horário mais produtivo”. Quando planejar as suas tarefas, lembre-se do seu “horário mais produtivo”. Se você trabalha melhor pela manhã, planeje fazer as atividades rotineiras no fim do dia e concentre-se nos trabalhos mais complicados quando estiver no horário em que se sente mais disposto. Se você realmente não tem energia logo cedo, cuide das atividades de rotina pela manhã e reserve as mais complicadas para depois.
- #18 Celebre a realização de suas metas para manter um equilíbrio saudável na sua vida, entre o trabalho e o lazer. Recompense a você mesmo quando completar uma tarefa ou encerrar um projeto. Caso tenha trabalhado em equipe, ou delegado algumas tarefas para outros, recompense os esforços de todas as pessoas envolvidas. A celebração é uma parte vital de todo o gerenciamento de projetos. Mesmo que a sua agenda esteja repleta, O TEMPO QUE LEVA PARA CELEBRAR O SEU SUCESSO É BEM EMPREGADO!
- #19 Nota: Faça uma revisão das estratégias de gerenciamento de tempo que você apresentou.
- #20 Nota: Aqui, você poderá fazer a demonstração descrita ou discutir a história, concluindo essa sessão. Um dia, um orador especialista em gerenciamento de tempo estava fazendo uma palestra para um grupo de estudantes de administração de empresas e, para destacar uma idéia, ele usou esta ilustração. Em pé e em frente ao grupo, ele pegou um grande vidro e o colocou sobre a mesa à sua frente. Então, ele pegou cerca de uma dúzia de pedras e as colocou, uma a uma, dentro do vidro. Quando este estava cheio até a boca e não cabia mais nenhuma outra pedra, ele perguntou: "Este vidro está cheio?" Todos na classe responderam: "Sim", e ele perguntou: "Vocês têm certeza?" Então, o orador pegou um balde de pedregulhos que estava em baixo da mesa. Colocou alguns pedregulhos no vidro e o sacudiu, fazendo com que eles se acomodassem nos espaços entre as pedras. Mais uma vez ele perguntou à classe "Este vidro está cheio?" Neste momento os estudantes começaram a compreender e um deles respondeu: "Provavelmente não." "Muito bem!" respondeu o orador. Então, ele pegou um balde de areia que estava em baixo da mesa e começou a despejá-la no vidro preenchendo os espaços entre as pedras e os pedregulhos. Mais uma vez ele perguntou à classe "Este vidro está cheio?" e o grupo respondeu "Não!". E novamente ele comentou "Muito bem". Agora ele pegou uma jarra de água e começou a despejá-la enchendo até a boca do vidro. Ele olhou para a classe e perguntou: "Qual é a mensagem desta ilustração?" Um estudante levantou a mão e disse: "Não importa quão cheia seja a sua agenda, se você tentar poderá sempre incluir nela mais alguma coisa!" "Não!" respondeu o orador, "Esta não é a mensagem. A verdade que esta ilustração nos ensina é: se você não colocar primeiro as pedras grandes no vidro, você jamais conseguirá colocá-las depois." Quais são as 'grandes pedras' da sua vida? Seus filhos; Aqueles que você ama; Os seus estudos; Os seus sonhos; Uma causa importante; Transmitir os seus conhecimentos às pessoas; Fazer as coisas que você gosta; Tempo para cuidar de si mesmo; A sua saúde; O seu cônjuge (ou namorado). Lembre-se de colocar primeiro as GRANDES PEDRAS ou você jamais as colocará. Se você se desgastar com as coisas pequenas (pedregulhos, areia e água) você passará a sua vida se preocupando com as pequenas coisas que realmente não são importantes, você não terá o tempo que precisa para dedicar às coisas grandes e importantes (as grandes pedras). Assim, quando refletir nesta história, hoje à noite, ou amanhã de manhã, pergunte-se: Quais são as grandes pedras da minha vida? Coloque-as então no seu vidro em primeiro lugar.