O documento aborda a importância da gestão do tempo, apresentando conceitos e dicas práticas para otimizar o uso do tempo nas atividades diárias. Discute a diferença entre tarefas importantes e urgentes, promovendo a priorização adequada e a eliminação do não-essencial. Através de reflexões e ferramentas, visa aumentar a eficiência pessoal e reduzir o estresse associado à má gestão do tempo.

1. Gestão de Tempo Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

2. Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009 Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009 Gestão de Tempo

3. Check-in Gestão de Tempo diapositivo Nome Ano Chapéus Expectativas para o WS Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

4. Entender a importância de gerir o tempo de forma eficaz Compreender, de uma forma prática, onde gastamos o nosso tempo Como fazer uma boa gestão do tempo tendo em conta as tarefas a realizar e as necessidades individuais Transmitir algumas dicas e ferramentas úteis para optimizar o tempo que dispomos Objectivos Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

5. Palestras sobre gestão de tempo de Randy Paush “ Como chegar depressa, indo devagar” – Lothar J. Seiwert IFMSA training CD 2007 Fontes Gestão de Tempo diapositivo "Um bom ladrão vale dez bons académicos" Randy Paush Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

6. Para entender o valor de um ano, pergunta a um estudante que repetiu o curso... Para entender o valor de um mês, pergunta a uma mãe que olha para um bebé prematuro... Para entender o valor de uma semana, pergunta ao editor de um semanário… Para entender o valor de uma hora, pergunta aos amantes que esperam para se encontrar... Valor do tempo Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

7. Para entender o valor de um minuto, pergunta ao viajante que perdeu o comboio... Para entender o valor de um segundo, pergunta a uma pessoa que esteve a ponto de ter um acidente... Para entender o valor de uma milésima de segundo, pergunta ao desportista que ganhou uma medalha de prata nas olimpíadas… Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

8. Importância da gestão de tempo Gestão de Tempo diapositivo Permissividade em dar o nosso tempo, mas não o nosso dinheiro. "A fome de tempo" Má gestão de tempo = stress Satisfação pessoal "Lembrem-se que Tempo é dinheiro" Benjamin Franklin 1748 "Não podes dar mais dias à tua vida, mas podes dar mais vida aos teus dias“ Lothar J. Seiwert Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

9. Importância da gestão de tempo Gestão de Tempo diapositivo Life lidership = liderança da nossa vida: aprender a sentir o tempo de forma consciente e a saboreá-lo. Movimento slow = criatividade acima da velocidade Gestão de tempo como: controlo do tempo gestão da energia gestão de velocidade “ Não trabalhe com esforço, trabalhe com inteligência” Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

10. O problema é grave - desperdiçamos cerca de 2 horas por dia. Sinais de desperdício de tempo: secretária desarrumada e pilhas de ficheiros não conseguir encontrar coisas falha compromissos, necessidade de os remarcar atrasado e/ou má preparação para reuniões voluntários para fazer coisas que outras pessoas deveriam fazer Cansaço / incapacidade de se concentrar Gestão de Tempo diapositivo Importância da gestão de tempo "Os únicos ladrões a quem a sociedade perdoa são os que nos roubam o tempo" Napoleão Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

11. Gestão de Tempo diapositivo Como fazer uma boa gestão de tempo? Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

12. Objectivos Gestão de Tempo diapositivo "Quantas pessoas houve que no leito de morte desejaram ter tido mais tempo para trabalhar?" Stephen R. Covey Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

13. Objectivos Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

14. Declaração de missão e objectivos de vida: Apenas com um destino conseguimos obter uma direcção acertada. * Chapéus de vida Ter uma visão mais ampla a longo prazo e motivação a curto prazo* Sonhar desde pequenino  Visão, motivação, inspiração Salienta o que é desperdício ou não Antecipar obstáculos e distracções Avaliar e rever os de curto e longo prazo Objectivos Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

15. Objectivos Gestão de Tempo diapositivo R – Relevantes E – Específicos M – Mensuráveis A – Alcançáveis R – Registáveis S – Specific M – Mesurable A – Achievable R – Relevant T – Timebound Objectivo ≠ Tarefa Longo prazo  enumerar curto/médio prazo  prioritarizar Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

16. Drucker's Dictum: fazer as coisas bem não é tão importante como fazer as coisas certas.* análise do custo/benefício (não se "procura" tempo para as coisas importantes, consegue-se) Lou Holtz: lista das 100 coisas a fazer antes de eu morrer Prioridades Gestão de Tempo diapositivo “ A pessoa que se concentra inteiramente em serrar é provável que se esqueça de afiar a serra.” Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

17. Questões a colocar sempre: Porque é que eu estou a fazer isto? Qual é o objectivo? Porque é que eu vou ter sucesso? O que é que acontece se eu não fizer isto? Prioridades Gestão de Tempo diapositivo Para além da nobre arte de fazer com que as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de deixar as coisas por fazer. A sabedoria de vida está na eliminação do não-essencial. (Provérbio chinês) Importante Vs Urgente: Importante = valores, pessoas, acções, sucesso, objectivos, futuro Urgente = tempo, pressões de prazos, stress, interrupções, crises, problemas Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

18. Gestão de Tempo diapositivo Prioridades 1 2 3 4 Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

19. Gestão de Tempo diapositivo Prioridades Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

20. Gestão de Tempo diapositivo Prioridades Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

21. - A regra dos 80/20 80% do teu sucesso virá de 20% do teu trabalho Uma boa perspectiva consegue-se com experiência Experiência consegue-se através das más perspectivas Planeamento Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

22. 168 hs 16 – Associativismo 15 – Casa 14 – Festas 13 – Tempo pessoal 12 – Televisão 11 – Telemóvel 10 - Chat, MSN, ICQ, Skipe 9 - Trabalho no computador 8 – Amigos 7 – Família 6 – Desporto 5 – Estudo 4 – Transportes X5 3 – Aulas 2 – Comer X7 1 – Dormir Total hs Nº /semana nº hs A fazer

23. Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

24. Com flexibilidade*: Ano  Mês  Semana  Dia Dicas*: Marcar as actividades fixas, depois restantes Consciência das nossas próprias características (ritmos circadianos) Avaliar bem o tempo (nem 8 nem 80) Dividir tarefas grandes Plano geral – sequenciar Aproveitar bem tempos de intervalos Espaço para descanso/lazer Avaliação e respeito constante Planeamento Gestão de Tempo diapositivo “ Se falhas a planear, planeias falhar." Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

25. TO DO lists Gestão de Tempo diapositivo Agora sim… as tarefas! Dividir as coisas em pequenas tarefas (técnica do queijo-suíço) - faz as coisas mais difíceis antes* "Se tens de comer um sapo não fiques a olhar muito para ele e se tiveres de comer mais do que um começa pelo maior" Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

26. TO DO lists Gestão de Tempo diapositivo Planear por escrito o dia: De véspera estima tempo e define limites razoavelmente Não enchas o dia todo (60-20-20) Agrega acções semelhantes Lembra-te do positivo (diário de sucessos – montra de troféus) Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

27. Diferentes gestores de tempo Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009 Monocrónico (1 de cada vez) dedicam-se a uma coisa de cada vez concentram-se no seu trabalho levam os prazos a sério empenham-se no trabalho com preserverança não gostam de incomodar os outros preferem trabalhar sozinhas põem o trabalho em primeiro lugar tendem a construir relações de curto prazo Policrónicos (várias de cada vez) Fazem várias coisas ao mesmo tempo distraiem-se facilmente encaram os compromissos como algo a cumprir se possível dedicam-se mais aos outros mudam de planos com muita frequência valorizam as pessoas à sua volta tendem a construir relações de longa duração

28. Monocrónico (1 de cada vez) planos para além dos horários marcar reuniões consigo próprio para criar o tempo que precisa para ti. Pensar bem no que se pode delegar, adiar ou cancelar ("Por vezes, o bom é melhor que o óptimo!"); presta mais atenção às pessoas Diferentes gestores de tempo - dicas Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009

29. Diferentes gestores de tempo - dicas Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009 Policrónico (várias de cada vez) convida a organização a fazer parte da tua vida. inspire-se ou peça ajuda a alguém que o possa apoiar na planificação do seu trabalho, mais realismo na estimativa de tempo necessário para as tarefas divide as tarefas em pequenos passos e define e respeita os prazos correlacionando-os com as pessoas. Evita a sobrecarga

30. Ferramentas / Dicas Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

31. Manter tudo organizado “ o facto de alguém conseguir trabalhar na desarrumação não significa que a desarrumação seja boa, assim como há pessoas que com 20 kgs de pesos em cima correm mais depressa do que eu” Randy Paush não ter tudo empilhado (factor psicológico) bom sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel ou mail*...) sitio esperado para o arquivo (o papelão também conta) O mundo é grande de mais para se ler tudo (reavaliar) Papelada Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

32. Altifalante ou auriculares Anunciar os objectivos do telefonema no início da conversa Não ficar confortável enquanto se fala Ter qualquer coisa a fazer depois da chamada Telefonar antes da refeição Quando se quer desligar: Peço desculpa, mas tenho... para fazer Desligar enquanto se está a falar (a pessoa pensa que foi abaixo) Telefone Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

33. Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir. Para tentar facilitar o "não" diz que sim se não houver mesmo mais ninguém (certifica-te que continuam à procura) Preserva a memória… Aprender a dizer “Não” Gestão de Tempo diapositivo "Nada é mais difícil e requer mais personalidade do que dizer um não, de forma clara e sonora" Kurt Tuholsky Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

34. Não só gastamos tempo com as interrupções em si, mas com o voltar ao que se estava a fazer antes de ser interrompido. Compilar assuntos de conversa e outras tarefas Desligar ou silenciar telemóvel, msn, mails, etc 5 minutos são 5 minutos. Interrupções Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

35. É incrível o que se descobre! Monitorizar em curtos espaços de tempo Analisar (o que está a menos, a mais, mal para os outros?) Horários das aulas – compactar e intervalos Diários de tempo Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

36. É o ladrão do tempo “ não vai ter de se fazer” ou “dá pa fazer depois” gera stress tentar arranjar um prazo fictício pedir ajuda/ conselhos Procrastinação Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

37. Não é igual a despejar Tratar bem as pessoas Fazer também as piores tarefas nós mesmos Dá-se decisão e autoridade (possibilidade de sucesso ou falhanço) Ao delegar: ser específico no que se pede, prazo, penalização/prémio Delegar Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009

38. Delegar até se queixarem ou vermos que querem queixar-se A comunicação deve ser clara - passar a escrito (resumo/mail) Na delegação dar objectivos e não procedimentos Ao delegar dizer a importância da tarefa (escala de 1 a 9, por exemplo) Desafiar pessoas: Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009

39. Não deixar que tarefas voltem a nós Motivar a quem se delegou Reforçar comportamentos positivos com um agradecimento/ recompensa Ser ignorante para algumas coisas (assim não somos nós a fazer) Sociologia Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009

40. fechar a porta, desligar telefones máximo uma hora e meia ter sempre uma planificação para a reunião no final alguém escrever um resumo breve Reuniões Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

41. Agendas / calendários / alertas netvibes / podcasts (ouvi mais de 124 horas de podcasts em deslocações no último ano) Mails: enviar uma tarefa só para uma pessoa (várias não funciona) relembrar se não responderem 48hs depois cc as pessoas responsáveis Tecnologias Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

42. Mail, aviso de ausência: Não deixar ficar mensagem se importante relembrar dia X se for muito importante falar com pessoa Y a maioria das vezes, no regresso já está resolvido Férias Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

43. O tempo também se compra Ter tempo para nós Cumprir os nossos compromissos, caso contrário avisar Coisas mal feitas = alguém vai ter de fazer de novo A perfeição é inimiga da perfeição Cria a tua “Arca dos prazeres” Conselhos gerais Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

44. Tentar ter alguém que nos dê conselhos e um feedback do que estamos a fazer (honestidade à bruta) Tentar facilitar as coisas para não pensar muito: bom método de arquivo arranjar truques (chaves em cima do PC… para não esquecer o PC) Não permitir que uma tarefa atrase as outras em cadeia. Mudar aos poucos: "Se pensar que consegue, vai conseguir. Se pensar que não consegue, está certo." Henry Ford Conselhos gerais Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

45. Stress  compensar com desporto, riso, relaxamento, etc Eustress – stress positivo Gerir… mas não demasiado Gestão de Tempo diapositivo "A arte de ser feliz está nos limites que colocar em si próprio" Wilhelm Schmid "A vida é aquilo que acontece enquanto fazemos outras projectos" John Lennon Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

46. Arranjar uma agenda, qualquer que ela seja diário de tempo, ou qualquer coisa parecida daqui a 30 dias, envio-vos este material O que é que mudaram? Coisas a retirar da formação: Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009

47. Desejo-vos tempo! Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009 Obrigado pela atenção!