Gestao do tempo

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OBJECTIVOS GERAIS
• Esta acção de formação visa colocar à
disposição dos participantes os princípios
chave para um melhor desempenho pessoal
e profissional. Ficarão aptos a identificar as
principais fontes de desperdício do tempo e
a dominar as técnicas que introduzem
maior eficácia na gestão do tempo e das
prioridades

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COMPREENSÃO DO TEMPO
• O tempo é considerado o recurso mais escasso e
valioso à face da Terra.
• Com efeito, na era da economia global das 24 horas,
o tempo, mais do que nunca na história da
Humanidade, é dinheiro.
O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os
objectivos no prazo mais curto possível. A vida é
cronometrada ao milésimo de segundo!...

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• Ao analisarmos o uso do tempo podemos
compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no
local de trabalho ou fora dele.
• As atitudes das pessoas em relação ao tempo são
complexas e variáveis.
Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no
trabalho e em casa, tem que ver quais os hábitos
comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.

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• As nossas atitudes em relação ao tempo estão
sempre a mudar.
 muitas dessas mudanças devem-se ao
aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso
trabalho, viagens e comunicações
 a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de
informação quase instantânea
 viajar a grandes distâncias tornou-se mais rápido e
acessível

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 o aumento das opções disponíveis possibilita-nos
fazer mais coisas num dia, mas também aumenta a
pressão do nosso tempo
• Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o
tempo de modo eficiente e produtivo.
• De facto, todos temos bastante consciência do uso
do tempo.

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• Departamentos e pessoas são responsáveis pelo
seu uso de tempo; os objectivos são definidos com
clareza e a consequência de atrasos nos prazos são
“multas”.
Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo
diminuem a eficiência e a produtividade!

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USO DO TEMPO
• Poucos admitimos, porém, que grande parte do
nosso dia (de trabalho) foi inútil...
• ...a única maneira de gerir melhor o tempo é analisar
a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir
de um modo mais eficaz
Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

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USO DO TEMPO
 Avaliação Do Seu Dia
• Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastar
muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando
tarefas mais produtivas e de maior prioridade.
 Como divide o seu dia?...
 Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar-
-se sobre os assuntos mais urgentes?...

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USO DO TEMPO
 ... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas
mais agradáveis?...
 ... Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem
um sistema de as resolver?...
 ... Desperdiça muito tempo?
Delegue sempre as tarefas que não tenham para si
uma relação tempo-eficiência!

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USO DO TEMPO
 Custos Do Tempo
• Calcule exactamente o custo do seu tempo e
compreenda depois quanto tempo não está a ser
usado eficientemente.
• Utilize a fórmula apresentada de seguida para
descobrir quanto custa – por hora e por minuto –, o
seu tempo no trabalho...

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USO DO TEMPO
• ... e use esses cálculos para analisar o custo relativo
de algumas actividades típicas do seu dia-a-dia, tais
como preparar uma reunião em vez de pedir à
secretária que o faça!...
1,5  Salário anual
Horas de trabalho por ano
= Custo por hora

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USO DO TEMPO
Custos por hora
60 (minutos)
= Custo por minuto
 Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo,
multiplique o seu salário anual por 1,5 – para incluir
despesas gerais – e divida pelo número de horas de
trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as
de trabalho por ano); divida por 60.

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USO DO TEMPO
 Diário Do Tempo
• Registar diariamente quanto tempo passa com
determinadas actividades é fundamental para
conseguir gerir o seu tempo eficientemente.
• Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo
que desperdiça a conversar, e o pouco tempo que
está, realmente, a trabalhar e a planear.

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USO DO TEMPO
• O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partida
para avaliar as áreas a melhorar.
• O tempo que deverá mantê-lo dependerá da
natureza do trabalho que realizar.
Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

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USO DO TEMPO
 Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em
partes de 30 minutos e registando com exactidão como
passou o seu tempo.
 Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta com as
tarefas úteis e com as desnecessárias.

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USO DO TEMPO
 Revisão Do Diário Do Tempo
• Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas
as partes de 30 minutos que registou, em categorias,
de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a
quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa,
tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a
correio, ajuda a colegas, telefonemas.

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USO DO TEMPO
• Calcule, então, a percentagem de tempo gasto com
cada tarefa.
• Isto dar-lhe-á a perceber como poderá distribuir
melhor o seu tempo.
Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência
do seu trabalho!

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USO DO TEMPO
 Divisão de Tarefas
• Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas
tarefas e divida-as em grupos:
 tarefas de rotina
 projectos em decurso
 tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho
• depois, descubra a percentagem de tempo passada
com cada grupo.

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USO DO TEMPO
 Distribuição Ideal Do
Tempo
 Distribuição Real Do
Tempo
 Tarefas de rotina:
 Projectos em decurso:
 Planeamento:
15 % 60 %
25 % 25 %
60 % 15 %

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USO DO TEMPO
 Modelos
• Depois de ter verificado a distribuição do seu tempo,
veja se a divisão vai de encontro às expectativas do
seu dia de trabalho.
• Observe a distribuição destas tarefas pelo seu dia de
trabalho e, se necessário, proceda a uma
reorganização do seu diário do tempo.

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USO DO TEMPO
Actualize o seu diário do tempo – a memória pode
falhar!
 Questões a Pôr a Si Próprio:
 Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?
 Há assuntos que se repetem no diário?
 As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que
estava planeado / pensado?
 Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?

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USO DO TEMPO
 Avaliação da Eficiência
• Quão perto está o seu modelo de trabalho da
distribuição ideal 60:25:15?
• Será que reúne capacidades de gerir o tempo?
Programe um dia de trabalho, partindo de uma
situação hipotética. Dispõe de 15 minutos!!!

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Planeamento para o Sucesso
• A gestão do tempo é o cerne do planeamento da
sua vida e da sua gestão do stress.
• O seu alcance é maior do que o das listas “tenho
que fazer: ...” e diz respeito ao que pretende da vida e
a como planeia atingi-lo.
• Para muitas pessoas, o primeiro desafio é “O que é
que eu pretendo da vida?”...

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• É uma profunda mas importante questão, se desejar
sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a
reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si
mesmo objectivos específicos.
 Estabeleça Prioridades

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 Estabeleça Prioridades
• Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência,
o que significa que, muitas vezes, as coisas fáceis e
rápidas são atingidas em detrimento das tarefas
maiores e mais difíceis que realmente alteram as
nossas vidas...
• A prioridade deve, então, ser determinada tanto
pela urgência como pela importância, assim como
pela duração da execução de uma tarefa.

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 Faça uma Lista
• Mantenha sempre uma lista dos “afazeres” e
certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma
das tarefas, usando um sistema simples:
 elevada
 média
 baixa

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 Lista dos Afazeres – exemplo
Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
 Preparar a reunião de sexta-feira à tarde
 Média
 Amanhã às 09:00 horas
 Sexta-feira de manhã

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Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
 Enviar o relatório para o cliente por correio
 Elevada
 Imediatamente
 Amanhã de manhã

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Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
 Verificar o economato
 Baixa
 Última semana do mês
 Fim do mês

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• A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas mais
importantes do seu trabalho.
 Se não atribuir prioridades aos seus objectivos e
tarefas, terá tendência, como já vimos, a fazer as coisas
de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais
rapidamente!...
 As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalho
ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...

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 Comprometa-se com um início
• Após ter atribuído prioridades, fixe a altura em que
vai começar.
• Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse
o seu caso, irá deixar as coisas até ao último
minuto!...

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• Os prazos actuam como ímans que o irão arrastar...
 se o prazo termina na 6.ª feira,
passará toda a semana a pensar:
«Não preciso de me preocupar até 6.ª
feira; vou começar amanhã!»
• ... E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!!

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 Urgência e importância
• Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas
prendem-se às actividades que ficam na zona M1
(muita importância e muita urgência) e P1 (pouca
importância e muita urgência)...
• ... raramente encontrando tempo para as M2 (muita
importância mas pouca urgência)!...

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M1
• Pagar as contas
• Marcar bilhetes p/ teatro
• Ida ao hospital
• Ir às compras
P1
• Atender o telefone
• Pânico de reacções
repentinas
• Interrupções
P2
• Gestão de pessoal
• Sociabilização
M2
• Evolução na carreira
• Evolução pessoal
• Visitar os amigos
• Exercício físico
URGÊNCIA
IMPORTÂNCIA
Muita Pouca
Muita
Pouca

36
• Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como às
alterações na vida.
 Pergunte a si mesmo: «Qual a
percentagem de tempo que é gasta nas
actividades M1 e P1, juntas?»
• Para evoluir e poder desfrutar de uma vida
realmente preenchida, qual seria a percentagem do
seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?

37
• Gasta tempo suficiente com as actividades do tipo
M2?
 Estas são as que, raramente,
contribuirão para alterar a sua vida...
Como conseguir o equilíbrio?...
Muitas pessoas não planeiam falhar – falham no
planeamento!!!

38
EXERCÍCIO – I
• Formar duas equipas, a Equipa A e a Equipa B
 «O Dilema do Cozinheiro»
• A partir da receita apresentada, estabelecer o
caminho ideal a ser seguido para obter um prato de
qualidade superior e... muito saboroso!?...

39
• Equipa A
 Esta equipa tem como objectivo estabelecer os
limites do tempo mínimo necessário para execução
das diversas tarefas, de modo a ter a refeição pronta
às 12:00h.
 Têm 20 minutos para preparar a solução e
apresentá-la ao formador.

40
• Equipa B
 Esta equipa tem como tarefa classificar os esforços
da Equipa A; terá que estabelecer os critérios de
avaliação e, obviamente, deverá ter a capacidade de
oferecer uma solução perfeita para o problema do
tempo.
 Têm 20 minutos para realizar esta actividade.

41
Evite Adiamentos
• A prorrogação é a arte de se convencer que pode
deixar para amanhã o que deveria fazer hoje.
• O exemplo clássico de prorrogação é estar sentado
à secretária, a olhar para um trabalho que tem que ser
feito...
• ...e pensar: “A última coisa que me apetece fazer
agora é isto!”

42
Evite Adiamentos
Identifique as áreas em que faz adiantamentos e
actue de imediato, para reduzir o”pânico e o stress
• ... então, faz outra coisa qualquer, passando o
problema a estar no regressar à secretária!...

43
Evite a Prorrogação
• Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe
desagrada
• Quando se confrontar com um prazo limite,
fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e
mantenha-o

44
• Reparta os grandes projectos em sectores
menores de modo a ocupar-se deles aos
poucos de cada vez
• Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e
comece por fazer as coisas de maior
produtividade (tarefas mais agradáveis e
urgentes / tarefas de maior prioridade)

45
• A prorrogação é o “ladrão do tempo”.
 Aproxima-se “sorrateiramente” de si, especialmente
quando se confronta com o seguinte:
 Pessoas difíceis / telefonemas
 Contactos públicos
 Trabalho arriscado / fora do comum
 Tarefas fastidiosas
 Grandes projectos

46
Planifique o seu tempo
• Após ter fixado os seus objectivos e prioridades, um
bom planeamento ajudá-lo-á a atingi-los
 O planeamento deve ser criativo – porque está a
planear no futuro e no desconhecido...
 e deve, também, ser flexível para podermos
adaptarmo-nos às possíveis alterações...

47
• Quando tiver uma ideia clara dos seus objectivos,
terá que resolver dois aspectos:
 Quanto tempo está ao seu dispor?
 Com que antecedência pode planear?

48
• Para que possa atingir os seus objectivos deverá
planear...
 a longo prazo
 a médio prazo
 a curto prazo

49
 Curto prazo
• O curto prazo, para a maioria de nós, é formado
pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui e o
agora, assim como o culminar de todos os outros
planeamentos.

50
 Planeamento a Curto Prazo
– Obtenha o máximo de cada dia –
 Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se
tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com
tarefas de pouca prioridade;
 Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço
para os imponderáveis;
 Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no
início de cada dia;

51
 Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a
estas tarefas e fixe um começo;
 Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um
período destinado ao “telefone”;
 Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual
ajudá-lo-á a planear de modo mais eficiente;

52
 Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo
períodos regulares para leituras;
 Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;
Não se torne escravo do seu plano diário!
Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao
longo do dia!

53
 Médio prazo
• O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é
por isso que é importante ter uma ideia do seu
tempo efectivo para planeamento.

54
 Planeamento a Médio e Longo Prazo
• Identifique os seus objectivos a longo prazo, o
que lhe dará um sentido de fim em vista, e uma
direcção (para prosseguir).
• Reparta os grandes objectivos por sectores e
utilize a sua imaginação para avaliar todas as
possibilidades e alternativas

55
• Use um gráfico de planeamento mensal e/ou
anual.
 Planeamento a Médio e Longo Prazo
• Reveja o seu desempenho regularmente e
modifique os seus planos em conformidade.
• Mantenha-se flexível no seu planeamento e não
tente responsabilizar-se em demasia.

56
A Gestão do Tempo
• Existem três perspectivas diferentes relativamente à
gestão do tempo:
 Aumentar a quantidade de tempo disponível
 Realizar mais trabalho durante o tempo disponível
 Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo
disponível

57
A Gestão do Tempo
 Aumentar a quantidade de tempo disponível
 Esta perspectiva sugere que o chefe “alargue” as
suas horas de trabalho até onde for possível. Isso
poderia trazer como consequência uma grave
depressão, esgotamento e falta de eficiência.

58
A Gestão do Tempo
 Realizar mais trabalho durante o tempo disponível
 Esta perspectiva está virada para o trabalho e para
os métodos. Requer uma mente orientada de forma
mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite
para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia
converter-se o chefe num perito em eficiência e em
gestor de métodos, em vez de melhorar a sua tomada
de decisão, relacionamento interpessoal e qualidades
de chefia.

59
A Gestão do Tempo
 Realizar somente as tarefas importantes durante
o tempo disponível
 Esta perspectiva sugere que se estabeleça uma
escala de prioridades na gestão do tempo. Propõe um
compromisso exclusivo com as questões essenciais e
conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes
massivos da natureza operativa, os quais deverão ser
delegados para outras pessoas. Exige uma estratégia
orientada para a acção. Requer preparação, treino, e,
em geral, um clima organizativo adequado.

60
Leis e Princípios da Gestão do Tempo
 Lei de Pareto ou Lei dos 20/80
 O essencial leva pouco tempo; o acessório leva
muito tempo.
 Devemos concentrar-nos no essencial.
 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.

61
 Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho
 Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e
levará mais tempo do que se for executado de modo
contínuo.
 Evitar interrupções.

62
 Lei de Parkinson
 O tempo investido num trabalho varia em função do
tempo disponível (e não do necessário).
 Pensar em função do tempo necessário e não em
função do tempo disponível.

63
 Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além
de Certo Limite
 Para além de um certo limite horário, a produtividade
do tempo investido decresce e torna-se negativa.
 Princípio do equilíbrio: saiba parar para fazer outra
coisa.

64
 Lei da Alternância
 Há um tempo para tudo e um tempo para cada
coisa.
 Princípio da oportunidade: não faça mais do que
uma coisa de cada vez, e faça-a bem!

65
 Lei dos Ritmos Biológicos
 Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos
biológicos.
 Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos
do tempo ao longo do dia.

66
 Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo
 O tempo tem uma dimensão objectiva e outra
dimensão subjectiva que é função do interesse pela
actividade exercida.
 Ter em consideração a dimensão subjectiva do
tempo.

67
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo
• Definir claramente os objectivos prioritários a atingir,
a função a desempenhar na empresa e os resultados
a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade
a realizar.
• Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as
tarefas a realizar e os compromissos, de modo a
libertar memória para assuntos da vida (pessoal).

68
• Saber gerir os outros, para controlar as interrupções
e minimizá-las. Se trabalha num gabinete, feche a
porta e isole-se; se desenvolver actividade em open-
space, a solução poderá passar, se possível, por
mudar-se para outra sala. Caso contrário, coloque um
sinal na sua secretária a indicar que não quer ser
incomodado.

69
Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam
reencaminhados para um colega; saiba dizer “não”
com amabilidade.
• Saiba delegar tarefas. Além de ficar com muito mais
tempo e de se preocupar menos com as questões
operacionais, aumenta as competências das pessoas
que o rodeiam.

70
• Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o
acessório, entre o urgente e o importante.
• As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem
preparadas.
• É imprescindível muita auto-disciplina.

71
 ... de Exercício Físico
• O exercício físico é muito importante para libertar
a adrenalina acumulada ao longo do dia.
• Como actualmente a maior parte do trabalho
realizado é de natureza sedentária, passamos a
maior parte do tempo na mesma posição
(sentada).
• Inscreva-se num ginásio, corra ao final do dia ou
pratique um desporto que lhe dê prazer.
Não se Esqueça...

72
 ... de uma Alimentação saudável
• Pense naquilo que come, e a que horas o faz.
• O ideal é começar o dia com fruta fresca, cereais
ou pão, e acabá-lo com uma refeição leve.
• Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe
insónias, fadiga ou irritabilidade.
Não se Esqueça...

73
 ... de prevenir o Stress
• Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível,
isso poderá transformar-se numa fonte de stress.
• Adapte-se às mudanças com naturalidade.
• Reserve tempo para programar as próximas horas de
forma produtiva.
• Planear as actividade é bom a nível psicológico, pois
permite-lhe comandar o tempo.
• Não “vire as costas” às situações que parecem não estar
sob o seu controlo
Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress!
Não se Esqueça...

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