O documento aborda a questão do consumo excessivo de papel e toner nas impressoras do back-office da empresa, propondo ações como análise de causas e definição de regras para reduzir custos e impacto ambiental. Sugere-se a implementação de boas práticas, controle de estoque e possíveis opções de outsourcing. O objetivo é reduzir os custos de impressão em mais de 40% até 2013, com avaliação trimestral dos resultados.

1. FORMULÁRIO A3 * TRANSFORMAR PROBLEMAS EM OPORTUNIDADES
TEMA Gasto exagerado de papel e de toner nas Impressoras DATA 17-Nov-2012
Descrição do problema (estado as is ) Contramedidas / Acções
1. Aplicar as ferramentas 5W, Ishikawa e 5W2H para perceber claramente as
Consumo excessivo de papel A4 e de Toner com as impressoras do back-office da empresa. O motivações para o excesso de gastos com as impressões. 2. Definir regras para a
aumento de custos ao nível do back-office tem diminuido a nossa margem e consequência disso impressão de documentos, emails e anexos de forma a minimizar a impressão; 3.
estamos a perder competitividade. Considere-se ainda o impacto ambiental que resulta da nossa Evitar imprimir a cores; 4. Optar por imprimir sempre no modo económico; 5.
actividade ao gastarmos mais de 20 resmas de papel por ano só nas impressoras. Criar um kanban para controlo dos stocks de papel e de consumíveis; 6. Quando as
impressoras estiverem amortizadas considerar a possibilidade de fazer o
outsourcing do serviço de impressão; 7. Sensibilizar as pessoas directamente
envolvidas nos processos de impressão que há uma grande necessidade de reduzir
Background e dados de suporte custos e de controlar o nosso impacto ambiental. 7. Sempre que possível aproveitar
as folhas impressas para fazer blocos de apontamentos para uso interno ou para
Total de resmas consumidas em 2012: 23 (11,500 folhas de papel branco) - Custo com papel = impressão de documentos que não são enviados para o cliente. 8. Aplicar a
€74,75. Total de gastos com tonners originais (preto e cores): €545,00. Gastos com limpeza e ferramenta de planeamento para planear as anteriores medidas definindo o quê
manutenção das impressoras = €128,63. Outros gastos = €18,50. TOTAL DE CUSTOS = (what), quem (who) e quando (when) - Elaborar o orçamento do projecto de forma
€766,88. Impressoras HP Laser adquiridas em 2010. a termos noção de ganhos e gastos (pains and gains).
Condição desejada (estado to be )
9, Identificar uma pessoa no escritório que seja a responsável por esta iniciativa,
Custos de impressão reduzidos, consumo de papel limitado ao necessário e redução do impacto
que garanta a realização das tarefas e que vá fazendo o follow-up dos resultados.
ambiental resultante do processo de impressão. O objectivo para 2013 é reduzir os custos em
10. Definição de padrões de boas práticas.
mais de 40%.
Análise das causas-raíz do Problema Verificação e ajuste
Esta iniciativa terá a duração de dois meses para a implementação das
1. Clientes solicitam relatórios impressos; 2. Práticas há muito enraizadas no back-office que contramedidas identificadas, sendo que no final da quarta semana de
imprimem todos (e a cores) os anexos dos emails. 3. Pessoas não estão conscientes dos custos implementação será feita uma reunião de 1 hora para avaliar as dificuldades e a
associados ao processo de impressão; 4. Documentos impressos mais que uma vez e muitos necessidade de se fazerem ajustes às actividades. No final do período de
deles acabam na máquina destruidora de papel. 5. Falta de controlo de consumos de implementação será feito o levantamento dos resultados e a criação de padrões no
consumíveis levou a consumos exagerados. back-office. Ao longo do ano será feita uma avaliação trimestral para garantir que
não há desvios nos resultados alcançados.

2. comunidade lean thinking © www.cltservices.net 2012/13