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O PENSAMENTO A3
Emílio Mesa Junior (emiliomesajr@gmail.com)
João Paulo Celtron (jpceltron@gmail.com)
José Renato Moreno (renatomoreno09@yahoo.com.br)
MSc. Claudio de Souza Martinelli (csmart@fem.unicamp.br)
O PENSAMENTO A3
Resumo
Atualmente, existem inúmeros fatores cruciais na obtenção do sucesso empresarial que devem
ser analisados pelas empresas. Destacam-se, dentre outros, a qualidade e produtividade que
tem seus padrões cada vez mais exigidos pelo mercado consumidor. Neste contexto, o
objetivo deste trabalho é abordar a metodologia A3 como melhoria continua. Criada pela
montadora Japonesa Toyota Motor Company para análise e solução de problemas, o relatório
A3 é uma ferramenta simples onde problemas, análises e ações corretivas são descritas em
uma folha de papel padrão internacional A3. Basicamente esta ferramenta se resume em
resolver os problemas de forma objetiva e fazer a comunicação de forma clara e eficaz, além
de evitar o desperdício de tempo das pessoas envolvidas nas análises. Para a realização do
trabalho foi selecionada uma empresa fabricante de bens duráveis no seguimento de energia.
A implementação do pensamento A3 na organização permitiu a criação de propostas sólidas,
bem fundamentadas, em vez de tomar decisões a partir de cima. Essa forma de agir evita
agora a paralisia existente outrora devido à centralização das informações e decisões de cima
para baixo. Os trabalhadores são livres para explorar as melhores soluções reais possíveis para
os problemas que eles mesmos conhecem melhor.
Palavras-chave: A3. Análises. Pensamento. Ferramenta. Metodologia.
Abstract
The A3 thinking is a methodology created by the Japanese Toyota Motor Company for
counter measures and analysis of problem. The A3 Report is a simple tool where problems
analysis and corrective actions are described on a sheet of A3 paper. The visual management
is a base of the A3 presentation, jointly Obeya room communicating clearly and effectively,
and avoid wasting time of people involved in the analyzes. To conduct the study was selected
a manufacturer of durable goods in the wake of energy. The implementation of A3 thinking in
the organization allowed the creation of solid proposals, well founded, rather than making
decisions from above. This attitude now prevents existing paralysis once due to the
centralization of information and decisions from the top down. Workers are free to explore the
best possible real solutions to the problems that they themselves know better.
Keywords: A3. Analyzes. Thought. Tool. Methodology.
1. Introdução
Nas últimas décadas, o mercado mundial vem sofrendo grande pressão de seus
consumidores no que se refere a qualidade, durabilidade e desempenho de produtos
fornecidos e serviços prestados.
(SOBEK, 2008) Para se diferenciar no mercado, muitas empresas adotaram como
estratégia básica, o foco na qualidade de seus produtos. Algumas empresas, como o caso da
montadora japonesa Toyota Motor Company, autora do relatório A3, utiliza-se desta
ferramenta como um padrão sistêmico de análise e solução de problemas através de um
sistema rigoroso, registrando os principais problemas de um determinado processo. Esta
ferramenta é utilizada de forma tão simples que se tornou ponto importante para o programa
de melhorias continuas na Toyota. Atualmente esta é a ferramenta mais utilizada e com maior
número de resultados satisfatórios utilizados por grande parte das indústrias no mundo todo,
além do mais, muitas empresas adotam essa metodologia como uma excelente ferramenta de
gestão Lean. O relatório A3 eficiente porque é muito simples de ser preenchido. Outro ponto
que o torna uma ferramenta simples de ser utilizada, é o fato de que não requer treinamentos
caros ou programas de software.
O relatório A3 é um bom modelo para a organização das informações, pois ele força as
pessoas envolvidas com o problema a coletar e disseminar fatos e dados reais em apenas uma
página ao invés de uma apresentação com inúmeras páginas e excesso de informações
irrelevantes.
Infelizmente, a popularidade repentina de relatórios A3 tem levado a inúmeros erros na
comunidade de engenharia, pois qualquer ferramenta estrangeira e misteriosa está propensa a
mal-entendidos. Na realidade, um relatório A3 é apenas uma boa maneira de resolução de
problemas e aplicação do método científico com técnicas eficazes de comunicação, tais como
gráficos quantitativos, em vez de palavras. Um relatório A3 deve sempre abordar tanto a
condição atual e a condição alvo. O tipo de informação contida em um A3 depende da
finalidade do relatório e do público. A informação em um A3 de resolução de problemas
internos, por exemplo, deve conter as informações básicas necessárias para explicar a fundo, a
condição atual, definição do problema principal, análise de causa raiz, contramedidas, itens de
ação e método de confirmação.
2. Fundamentação teórica
(SOBEK, 2008) O pensamento A3 teve origem na Toyota, a qual encontrou problemas
ou oportunidades e adotou medidas sistemáticas para encontrar uma maneira melhor de
trabalhar e, então, verificou que esta nova maneira empírica se tornava o novo paradigma de
fazer o trabalho. Então o A3 emergiu como um método por meio do qual foram unidos dois
importantes processos de gerenciamento do trabalho: Hoshin Kanri (gerenciamento da
estratégia) e resolução de problemas PDCA, Figura 1. No nível empresarial macro, o Hoshin
Kanri alinha metas e objetivos organizacionais com operações e atividades, enquanto no
micro, ou nível individual, a resolução formalizada de problemas gera aprendizado
operacional. O processo A3 incorpora ambos. Consequentemente, as empresas que buscam
um processo Hoshin Kanri disciplinado e um processo de resolução de problemas eficaz
encontrarão um enorme desafio e oportunidade em adotar o processo A3.
2.1. O ciclo PDCA
(SOBEK, 2008) O ciclo PDCA esta baseado em um método gerencial de propor uma
mudança em um processo, implementar, monitorar e avaliar os resultados e tomar medidas
adequadas. Ele é conhecido também como “ciclo de Deming” ou “Circulo de Deming” em
homenagem a W. Edwards Deming, que introduziu o conceito no Japão na década de 1950
em uma forma mais simples e o refinou nas décadas seguintes. O processo PDCA, como um
sistema de melhoria continua, tem sido estudado e modificado por vários estudiosos, além
disso, ciclos gerenciais ou de decisão similares surgiram ao longo dos anos: LAMDA (ver,
perguntar, modelar, discutir, agir), sigla em inglês do ciclo de criação de conhecimento e
OODA (observar, orientar, decidir, agir), ciclo de decisão desenvolvido como estratégia
militar.
O ciclo PDCA tem quatro estágios:
a) Planejar: determinar os problemas existentes nas condições atuais, definir
metas para um processo e as mudanças necessárias para atingi-las com ações
e submetas. Pense em “hipótese”.
b) Fazer: Tentar as mudanças ou o novo processo. Pense em “experimentar,
tentar”.
c) Verificar: avaliar os resultados. Perguntar o que foi aprendido. Pense em
“estudar, refletir”.
d) Agir: Incorporar o aprendizado no novo processo. Padronizar e estabilizar a
mudança e começar novamente. Pense em “ajustar e padronizar”.
O poder do PDCA é plenamente realizado na abordagem sistemática do pensamento
A3. Em um nível, o A3 não faz mais do que operacionalizar o processo PDCA, capturando o
que irá fazer como fará as verificações e como fará ajustes. Em um nível mais amplo, o uso
efetivo do A3 assegura que o PDCA ocorra como um processo de aprendizado. Como
questão, sugestão e forma de gerar diálogo produtivo, o A3 assegura que o processo PDCA
capacite e capture o aprendizado operacional. O pensamento A3 pode ser encarado como
forma de assegurar que o processo PDCA converta diversas metas gerenciais amplas e
abstratas em resultados reais e, simultaneamente, em uma competência organizacional
profunda.
Figura 1 – Ciclo PDCA
Fonte: (Campos,1996)
2.2. O Hoshin Kanri
De acordo com Campos (1996), quando as exigências do mercado e o desempenho dos
concorrentes crescerem mais rápido que a capacidade de melhoria do Gerenciamento da
Rotina em sua organização, é necessário introduzir o gerenciamento pelas diretrizes para
responder a estes desafios. O gerenciamento pelas diretrizes, método Hoshin Kanri Figura 2, é
uma atividade voltada para solucionar os problemas relativos aos temas prioritários da
organização, ou ainda é um mecanismo que concentra toda a força intelectual de todos os
funcionários, focalizando-a para as metas de sobrevivência da organização. Assim, o
gerenciamento pelas diretrizes é um sistema voltado para atingir as metas que não podem ser
atingidas pelo gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia; para resolver problemas
crônicos e difíceis da organização, que apesar de muito esforço ainda não foram resolvidos.
O desempenho das organizações é melhorado a partir do foco em seus principais
problemas, considerando três horizontes: Estratégico, Tático e Operacional. As metas
definidas nestes três horizontes estabelecem o foco do gerenciamento. A atuação para
melhoria destes resultados por sua vez deve abranger três níveis da organização: organização,
processos e operações, sendo:
a) Operação é a sequencia de trabalho conduzido por homens e máquinas para
agregar determinado valor especifico (meta da operação).
b) Processo é uma sequencia de valores agregados que resulta no produto final
(interno ou externo).
c) Organização é a estrutura de relacionamentos necessários para que a
instituição possa cumprir as suas funções.
É essencial que os grandes problemas da organização sejam desagregados em
problemas menores de forma racional e dedutiva, pensamento A3, de forma que possam ser
resolvidos dentro do escopo do gerenciamento da rotina. Então importa que o desdobramento
dos problemas ou metas seja baseado em análise de fatos e dados (informações) e de forma
estruturada utilizando o modelo PDCA (FALCONI, 2009).
O processo de melhoria focado na mitigação ou solução dos principais problemas
através de contramedidas eficazes é um veiculo de aprendizado continuo de uma empresa. A
pré-condição para isto é a prática do pensamento A3 fundamentado no PDCA e desdobrado
na organização através das diretrizes, Hoshin Kanri. Uma organização que consegue difundir
os métodos estruturados de solução de problemas é uma verdadeira “Organização de
Aprendizado” por (SENGE, 1990).
Figura 2 – Hoshin Kanri
Fonte: (Falconi, 2009)
2.3. Pensamento A3
Nas empresas em jornada Lean, os indivíduos em cada nível podem utilizar os A3
como uma maneira de propor próprios projetos, tomar iniciativas, definir responsabilidades,
vender ideias, conquistar alinhamento e aprender. Os gerentes podem utilizar o pensamento
A3 para orientar e ensinar; para atribuir responsabilidade, controle e prestação de contas
claras; para obter bons planos dos subordinados; e para orientar colaboradores. E as
organizações podem utilizar o pensamento A3 para tomar decisões, atingir objetivos e fazer
coisas, para alinhar pessoas e equipes em torno das metas comuns e, acima de tudo, para
aprender visando à eficiência, eficácia e melhorias. O A3 funciona tanto como uma
ferramenta de resolução de problemas como um processo estruturado para criar
solucionadores de problemas. Ele ajuda a disseminar o método cientifico que força os
indivíduos a observar a realidade, apresentar dados, propor uma contramedida de trabalho
projetada para atingir a meta definida e fazer o acompanhamento com um processo de
verificação e ajuste com base nos resultados reais.
(SHOOK, 2008) Notavelmente flexível e breve, o relatório A3 tem provado ser uma
ferramenta-chave no sucesso da Toyota movendo-a em direção a excelência, especialmente
dentro da engenharia de processos levando a eficácia e eficiência organizacional. O poder do
relatório A3, no entanto, deriva não do relatório em si, mas sim do desenvolvimento da
cultura e da mentalidade necessários para a implementação do sistema de A3. Em outras
palavras, os relatórios A3 não são apenas um produto final, mas são evidências de um
poderoso conjunto de dinâmicas que são conhecidos como pensamento A3.
(SOBEK, 2008) O relatório A3 é uma ferramenta eficaz, quando é implementado em
conjunto com uma filosofia de gestão baseada no PDCA. A Toyota vê relatórios A3 como
apenas uma peça na sua abordagem de gestão PDCA. O processo que conduz ao
desenvolvimento e gestão do pensamento A3 é pelo menos tão importante como os próprios
relatórios, por causa da aprendizagem profunda que ocorre no processo de desenvolvimento
profissional. E, finalmente, os autores fornecem um número de exemplos, bem como alguns
conselhos muito práticos sobre como escrever e revisar relatórios A3.
Em empresas cujo pensamento é influenciado pelo processo A3, os gerentes de todos
os níveis tomam a decisão certa apenas quando é o momento exato de fazê-lo. Escolher uma
solução com muita antecedência pode facilmente fazer com que a escolha errada seja
inalterável, porque muitas vezes as soluções prematuras refletem uma agenda política, análise
impulsiva ou julgamento equivocado, raramente refletindo o entendimento compartilhado ou
a concordância necessários para sua execução bem sucedida, além de não contar com fatos
suficientes ou o consenso engajado para serem bem sucedidas. O pensamento A3 aciona a
tomada de decisão no momento correto, decisão Just-in-time, focalizando o debate nos fatos à
mão, envolvendo a participação correta por meio do diálogo e possibilitando que a escolha
seja feita apenas quando todas as opções foram avaliadas pelos principais atores. Esse
processo confere a autoridade para a tomada de decisão a pessoa que tem a responsabilidade
de fazê-lo: o responsável pelo relatório. O A3 ajuda o gerente a evitar que as pessoas tomem
decisões rápido demais.
As propostas A3 geralmente utilizam o termo “contramedida”, pois se refere à maneira
pela qual ações propostas são dirigidas diretamente as condições existentes. Ainda mais
importante, o termo reconhece que mesmo “soluções” aparentes invariavelmente criam novos
problemas. Elas são apenas “respostas temporárias para problemas específicos que servirão
até que uma abordagem melhor seja encontrada ou que as condições mudem”. Cada plano e,
de fato, cada ferramenta, conjunto de ferramentas ou prática operacional, podem ser vistos
como uma contramedida que está sujeita a mudança ou mesmo a eliminação conforme as
condições mudam e evoluem no local de trabalho. Uma vez que uma contramedida esteja em
vigor, ela criará uma nova situação, com seu próprio conjunto de problemas que exigirão suas
próprias contramedidas.
O processo A3 dá apoio e alinha a organização ou o processo em torno de metas mais
amplas ou especificas. Conforme os gerentes compartilham e aprimoram o A3 por meio do
diálogo com os indivíduos, semeiam o progresso e a melhoria. Levantar as ideias e sugestões
dos participantes ajuda a assegurar que a decisão final seja obtida naturalmente a partir do
trabalho. A aprovação final do processo torna-se, essencialmente uma formalidade (resultando
em reuniões curtas, nas quais grande parte do trabalho foi feito, em vez de reuniões polemicas
e com longas pautas, nas quais as decisões estão sujeitas a muitas variáveis).
Para (Shook, 2008), a ampla adoção do processo A3 padroniza uma metodologia para
a inovação, planejamento, propostas e resolução de problemas e montagem de estruturas
básicas para compartilhar uma maneira mais ampla e profunda de pensar. Isso gera
aprendizado organizacional que está profundamente arraigado no próprio trabalho podendo
obter ganhos instantâneos.
3. Metodologia
(FERRO, 2014) A metodologia denominada relatório A3 (A3 report.), é uma
ferramenta de análise e solução de problemas altamente eficaz, foi criada pela montadora
japonesa Toyota Motor Company, no qual se destaca no mundo inteiro por criar funcionários
engajados e analíticos através do processo de resolução de problemas. Esta metodologia de
análise e solução de problemas é utilizada por todos os departamentos da fábrica. Essa
ferramenta tem como função, esquematizar uma solução de determinado problema de modo a
eliminar a possibilidade de reincidência.
O A3 report, é um método simples de resolução de problemas, suas analises, e suas
devidas ações corretivas são escritas em uma folha de papel grande, no qual se refere ao
padrão internacional de papel A3, devido a isso o nome da ferramenta.
Atualmente, esta é uma das ferramentas mais utilizadas e com resultados satisfatórios
utilizados por grande parte das indústrias no mundo todo, além do mais, muitas empresas
adotam essa metodologia como uma excelente ferramenta de gestão Lean.
A Toyota, por exemplo, usa o A3 report para solução de problemas em todas as áreas da
empresa, que vai da produção até o departamento administrativo, além de usar também para
propostas de melhorias. Esta ferramenta se resume em resolver os problemas de forma
objetiva e fazer a comunicação de forma clara e eficaz, além de evitar o desperdício de tempo
das pessoas envolvidas nas análises. Os relatórios A3 são eficientes porque são muitos
simples de serem preenchidos considerando o mundo da alta tecnologia no qual vivemos
atualmente, além do mais não é necessário fazer altos investimentos com softwares ou
inúmeros treinamentos.
De acordo com Sobek e Smalley (2010) o fluxo geral do formato do relatório A3 para
soluções de problemas é representado pelo ciclo Planejar – Executar – Verificar – Agir de
gestão. Sendo o lado esquerdo usado geralmente para parte Planejar do PDCA, e o lado
direito reflete as partes Executar, Verificar e Agir do ciclo.
Um relatório A3 deve sempre abordar tanto a condição atual e a condição alvo. O tipo
de informação contida em um A3 depende da finalidade do relatório e do público. A
informação em um A3 de resolução de problemas internos, por exemplo, deve conter as
informações básicas necessárias para explicar a fundo, a condição atual, definição do
problema principal, a análise de causa raiz, contramedidas, itens de ação e método de
confirmação.
Todo relatório A3 deve seguir a seguinte estrutura:
 Contexto
 Condições atuais
 Objetivos / Metas
 Análise
 Contramedidas propostas
 Plano
 Acompanhamento
Estas estruturas podem ser mais bem compreendidas conforme mostra figura 3.
Figura 3 – Fluxo típico de um relatório A3
Fonte: adaptação de Sobek e Smalley (2010)
Grande parte da eficácia desta ferramenta se dá e função da facilidade de seu
preenchimento e também na simplicidade em desdobrar a informação, no qual na maioria das
vezes são escritas no papel de forma manuscrita com auxílio de desenhos conforme figura 4.
Figura 4 – Modelo de um relatório A3 preenchido
Fonte: Lean institute Brasil (2010)
Conforme mostrado na figura 3, todo documento é feito de forma simples de modo a
não dificultar o entendimento das pessoas envolvidas no assunto e demais.
Sendo assim, quando uma pessoa atua de forma participativa em um relatório A3, por
exemplo, entendendo o problema, discutindo sobre, propondo ideias para solução do
problema, e até mesmo fazendo simulações para possível detecção da causa raiz, o índice de
aprendizado sobre o assunto pode chegar até 90%, conforme a pirâmide do aprendizado que
classifica em uma escala relativa à capacidade de cognição dos envolvidos em cristalizar o
aprendizado através de metodologias de ensino que visa a fixação das ideias tratadas e temas
desenvolvidos por um grupo, conforme mostrado na figura 5.
Figura 5 – Pirâmide do aprendizado
Fonte: Edgar Dale (1969)
3.1. Benefícios da utilização do relatório A3.
(FERRO, 2014) A ferramenta A3 é aplicada com sucesso em milhares de problemas,
esta ferramenta é capaz de resolver problemas que não foram resolvidas com outras
ferramentas de análise e solução de problemas. O bom resultado vindo da aplicação do
relatório A3 se dá por razão de alguns fatores, sendo eles:
a) Diferente dos outros, a metodologia A3 demanda toda a documentação de acordo
como o trabalho acontece. A melhor maneira, e com maior efetividade para se
registrar o trabalho atual é observá-lo no gemba, ou seja, no local onde está sendo
realizado, caso o contrário, se o processo for analisado e discutido em um local
distante como, por exemplo, em uma sala de reunião, certamente isso irá gerar
informações incorretas e certamente irá conduzir a discussão do problema para uma
situação bem diferente da real. Na maioria das vezes, são alguns detalhes mínimos não
levados em consideração que causam as falhas ou problemas de qualidade.
b) O relatório A3 permite que todas as pessoas no local de trabalho possam participar na
análise da solução de problemas, e não apenas trabalhar em meio a ele. Este relatório
não requer horas de treinamento, geralmente são rascunhados em uma folha, sendo
assim não se faz necessário a utilização de um computador. Isso permite que as
pessoas envolvidas na solução do problema fiquem o mais perto possível do local
onde o problema ocorre para tomada de ação imediata. Um bom exemplo acontece na
Toyota, no qual não diferencia as pessoas que fazem o trabalho das pessoas
responsáveis por resolver os problemas, no qual tem como regra que o dever de todos
é melhorar processos e resolver os problemas.
c) A facilidade visual dos croquis e diagramas cria uma representação mais próxima da
realidade quando comparado com outras representações, como por exemplo,
fluxogramas. Sendo assim, os responsáveis pela resolução do problema podem ver
seus problemas com mais clareza e visualizam o sistema com uma maior facilidade e
precisão. Este diagrama tem como principal finalidade servir de um limite objetivo
entre as pessoas e duas divisões dentro da empresa, tendo uma ferramenta física que os
dois lados podem discutir com uma melhor comunicação e compartilhamento do
aprendizado. Por fim, o relatório A3 representa uma forma de resolução de problemas,
que vai desde a analise até a apresentação de soluções, e atingindo o planejamento das
ações e acompanhamento da eficácia. A documentação das análises do problema,
assim como da melhoria de determinado processo e monitoramento dos resultados
permitem que a empresa aprenda e ao mesmo tempo em que os objetivos são
alcançados.
3.2. Principais vantagens e dificuldades na utilização do relatório A3
(LIESENER, 2014) Assim como as demais metodologias de análise e solução de
problemas, o relatório A3 apresenta uma série de vantagens, porem em contrapartida também
há algumas desvantagens conforme demonstrado na tabela 1
Tabela 1 – Vantagens e Dificuldades no uso do relatório A3
Fonte: Adaptado de Thomas Liesener (2013)
Além do relatório A3, outras ferramentas também são utilizadas para análise e solução
de problemas, na tabela 2 é possível verificar as diferenças entre elas.
Tabela 2 – Metodologia para Solução de Problemas
Fonte: Adaptado de Thomas Liesener (2013)
4. Método de pesquisa
Segundo o descrito por (Narasawa, 2009), a conexão das práticas do TQC com o
pensamento A3, iniciando com a observação e documentação dos requisitos dos clientes, a
clara definição do objetivo do negócio e entendimento da condição atual, realçando as
principais oportunidades de melhorias, expondo claramente os “problemas” e buscando as
hipóteses para solucioná-las como situação futura permite ao negócio ser cada vez mais
competitivo na condição atual de globalização.
Então o método utilizado para o desenvolvimento deste trabalho foi o estudo de caso, que é
uma metodologia empírica de investigação especialmente quando as práticas não se
contextualizam com a realidade em um universo considerável com abrangência suficiente
para estudo do fenômeno (YIN, 1994).
Sendo o tema, pensamento A3, considerado alvissareiro nota-se que ainda é pouco
abordado e disseminado entre as empresas e que são raras as organizações que promovem o
processo de gestão a vista, mais especificadamente o relatório A3. Para a realização do estudo
foi selecionada, entre as empresas que informaram conduzir os processos pelo pensamento
Lean, uma empresa que em meados de 2009 iniciou sua trajetória de implementação dos
conceitos Lean nos processos operacionais e táticos.
A empresa objeto de estudo é uma das principais fabricantes de bens duráveis no seguimento
de energia, porém por questões de confidencialidade o nome da organização, bem como os
métodos e processos não serão descritos.
4.1. Instalação da Sala Obeya
(NARASAWA, 2009) O Primeiro passo na condução do pensamento A3 foi à
implantação da uma prática específica Lean chamada obeya, ou gerenciamento de projeto
visual. O termo japonês obeya significa simplesmente "grande sala", e refere-se a uma sala
onde as paredes são cobertas com representações visuais (tais como horários, diagramas e
métricas) que permitem a equipe dirigir um projeto. Todos os dias, representantes de todas as
equipes participantes do projeto se reúnem no obeya para sincronizar suas atividades e lidar
com os problemas antes que eles possam comprometer os objetivos do projeto. O método que
segue é rotineiro, sendo:
• Todas as manhãs, por quinze minutos (às vezes chamado de "reunião flash"). Cada
participante atualiza calendários e indicadores da sua equipe, apresenta os seus
objetivos para o dia, e compartilha problemas operacionais que possam ter um
impacto sobre o projeto.
• Durante a reunião de flash diária, a equipe aponta lacunas no desempenho e partes
problemas que surgiram no dia anterior. Após a reunião flash, os problemas são
priorizados, escrito no diário de bordo.
• Depois de identificados os problemas, a equipe multifuncional de resolução de
desvios entra em ação. Para os registros o método PDCA e utilizado através da
matriz A3.
Os membros da equipe de trabalho em conjunto estabelecem novos padrões para o
trabalho, conforme lições aprendidas durante o estudo. Em outras palavras, eles criam novas
práticas e, em seguida, compartilhar suas ideias de modo visual afixando a matriz A3 no local
onde o desvio fora detectado.
4.2. Gestão visual
(SHOOK, 2008) Ao criar a gestão visual da "resolução de problemas" através do
relatório A3, o qual e descreve a causa ou as causas que o grupo está trabalhando e as
contramedidas propostas os especialistas do TQC vislumbraram a oportunidade de gerar
aprendizado entre os colaboradores, pois os relatórios densos da área da Qualidade, MASP e
8D rotineiramente utilizados eram pouco entendidos e disseminados entre os grupos
participantes da origem do desvio. O relatório A3 permitiu a transparência e clareza para
entendimento do colegiado, principalmente dos fatores:
• As medidas incluem metas / objetivos (esperado) e os resultados reais;
• Razões para "desvios" são documentados e os esforços dirigidos para a
melhoria contínua;
• Evidência de um sistema de respostas;
• Modificações e atualizações, Como as condições mudam.
4.3. Ideias alinhadas a solução dos problemas
Outra mudança associada ao pensamento A3 foi o método de análise de falhas, o qual
parte de um novo conceito chamado trystorming. Diferente do tradicional brainstorming,
ideias são rapidamente geradas e testadas em vez de se ficar analisado-as quanto à validade. O
processo aplicado pelo grupo multidisciplinar de resolução de problemas compreende três
princípios básicos:
• Não é importante para criar soluções perfeitas, pois o importante são
contramedidas;
• Ser orientado para a ação;
• Manter as soluções simples.
Estes princípios trabalham lado a lado para desenvolver soluções eficazes. Como processo de
trystorming é associado ao método PDCA, o mesmo é um importante mecanismo na análise
de falhas e é usado para melhorar continuamente qualquer processo do negócio.
4.4. O Novo Paradigma
(SHOOK, 2008) A implementação do pensamento A3 na organização permitiu a
criação de propostas sólidas, bem fundamentadas, em vez de tomar decisões a partir de cima.
Basicamente ninguém diz o que fazer a qualquer outra pessoa. Essa forma de agir evita agora
a paralisia existente outrora devido à centralização das informações e decisões de cima para
baixo. Então os trabalhadores são livres para explorar as melhores soluções reais possíveis
para os problemas que eles mesmos conhecem melhor. Essa dinâmica está baseada na
abordagem dos processos congregando as pessoas certas a participar da conversa, ou seja,
estabelece a autoridade necessária para fazer com que o trabalho de análise de problemas seja
do responsável pelo A3 que por meio do processo de gerar diálogo assume a responsabilidade
de fazer com que as decisões sejam tomadas.
5. Conclusão
O A3 é um instrumento que possibilita a decisão correta no momento correto, sendo
que esta nova maneira implícita de pensar redefine todas as atividades de aprendizado em
cada nível da organização, seja o trabalho padronizado, ou decisões tático-estratégicas
importantes no nível corporativo. Então a solução de problemas e melhoria contínua passa
pelo trajeto predefinido de: Entender a casualidade, buscar previsibilidade e assegurar o
aprendizado contínuo sem fim. Há cerca de três tipos de relatórios A3 abrangentes as
necessidades das organizações, sendo: resolução de problemas, levantamento de propostas e
implementação de mudanças.
Com o objetivo de incorporar todo o rigor minucioso PDCA, o processo A3 assegura
que o ciclo se complete, lições sejam aprendidas e o processo se inicie novamente através do
debate entre as pessoas e compartilhamento do raciocínio em torno do trabalho gerando
contramedidas para mudança o “status quo”, a fim de buscar novas situações que requereram
decisões no momento correto.
Referências
SOBEK, DURVARD K. Understanding A3 Thinking: a critical components of Toyota´s
management system, Productivity press Taylor &Francis group, New York, 2008.
SHOOK, JOHN. Gerenciamento para o aprendizado: usando o processo de gestão A3 para resolver
problemas, promover alinhamento, orientar e liderar, Lean Institute Brasil São Paulo, 2008.
CAMPOS, VICENTE FALCONI Gerenciamento pelas diretrizes (Hoshin Kanri), Fundação
Christiano Ottoni, escola de engenharia da UFMG, Belo Horizonte 1996.
FALCONI, VICENTE O verdadeiro poder, Editora Falconi, Nova Lima 2009.
SENGE, PETER M. The fifth discipline: The art and practice of the learning organization,
Doubleday, New York 1990.
NARASAWA, TOSHIKO Fundamentals for your lean journey, One Cambridge Center, Cambridge,
2009
YIN, R. K. Case Study Research – Design and Methods, Sage publications New York, 1994
DALE, E. Audiovisual methods in teaching. 3. ed. Nova York: Dryden Press, 1969.
JIMMERSON, CINDY A3 report: Tool to process improve
http://www.coe.montana.edu/ie/faculty/sobek/ioc_grant/, acesso em 07/08/2014.
LORY, PELLETIER. A3 The basic Problem Solving Tool,
http://www.umassmed.edu/uploadedFiles/fmch/Faculty_Resources/Fall11_PelletierA3.pdf, acesso
em 07/08/2014.
FERRO, JOSE ROBERTO. Processo de gerenciamento A3, http://www.lean.org.br/, acesso em
07/08/2014.
LIESENER THOMAS: Kaizen Factory, http://www.kaizen-factory.com/2013/09/11/pdca-a3-dmaic-
8dpsp-what-are-the-differences/ , acesso em 14/08/2014.

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O Pensamento A3

  • 1. LeanManufactoring O PENSAMENTO A3 Emílio Mesa Junior (emiliomesajr@gmail.com) João Paulo Celtron (jpceltron@gmail.com) José Renato Moreno (renatomoreno09@yahoo.com.br) MSc. Claudio de Souza Martinelli (csmart@fem.unicamp.br)
  • 2. O PENSAMENTO A3 Resumo Atualmente, existem inúmeros fatores cruciais na obtenção do sucesso empresarial que devem ser analisados pelas empresas. Destacam-se, dentre outros, a qualidade e produtividade que tem seus padrões cada vez mais exigidos pelo mercado consumidor. Neste contexto, o objetivo deste trabalho é abordar a metodologia A3 como melhoria continua. Criada pela montadora Japonesa Toyota Motor Company para análise e solução de problemas, o relatório A3 é uma ferramenta simples onde problemas, análises e ações corretivas são descritas em uma folha de papel padrão internacional A3. Basicamente esta ferramenta se resume em resolver os problemas de forma objetiva e fazer a comunicação de forma clara e eficaz, além de evitar o desperdício de tempo das pessoas envolvidas nas análises. Para a realização do trabalho foi selecionada uma empresa fabricante de bens duráveis no seguimento de energia. A implementação do pensamento A3 na organização permitiu a criação de propostas sólidas, bem fundamentadas, em vez de tomar decisões a partir de cima. Essa forma de agir evita agora a paralisia existente outrora devido à centralização das informações e decisões de cima para baixo. Os trabalhadores são livres para explorar as melhores soluções reais possíveis para os problemas que eles mesmos conhecem melhor. Palavras-chave: A3. Análises. Pensamento. Ferramenta. Metodologia. Abstract The A3 thinking is a methodology created by the Japanese Toyota Motor Company for counter measures and analysis of problem. The A3 Report is a simple tool where problems analysis and corrective actions are described on a sheet of A3 paper. The visual management is a base of the A3 presentation, jointly Obeya room communicating clearly and effectively, and avoid wasting time of people involved in the analyzes. To conduct the study was selected a manufacturer of durable goods in the wake of energy. The implementation of A3 thinking in the organization allowed the creation of solid proposals, well founded, rather than making decisions from above. This attitude now prevents existing paralysis once due to the centralization of information and decisions from the top down. Workers are free to explore the best possible real solutions to the problems that they themselves know better. Keywords: A3. Analyzes. Thought. Tool. Methodology. 1. Introdução Nas últimas décadas, o mercado mundial vem sofrendo grande pressão de seus consumidores no que se refere a qualidade, durabilidade e desempenho de produtos fornecidos e serviços prestados. (SOBEK, 2008) Para se diferenciar no mercado, muitas empresas adotaram como estratégia básica, o foco na qualidade de seus produtos. Algumas empresas, como o caso da montadora japonesa Toyota Motor Company, autora do relatório A3, utiliza-se desta ferramenta como um padrão sistêmico de análise e solução de problemas através de um sistema rigoroso, registrando os principais problemas de um determinado processo. Esta ferramenta é utilizada de forma tão simples que se tornou ponto importante para o programa de melhorias continuas na Toyota. Atualmente esta é a ferramenta mais utilizada e com maior número de resultados satisfatórios utilizados por grande parte das indústrias no mundo todo,
  • 3. além do mais, muitas empresas adotam essa metodologia como uma excelente ferramenta de gestão Lean. O relatório A3 eficiente porque é muito simples de ser preenchido. Outro ponto que o torna uma ferramenta simples de ser utilizada, é o fato de que não requer treinamentos caros ou programas de software. O relatório A3 é um bom modelo para a organização das informações, pois ele força as pessoas envolvidas com o problema a coletar e disseminar fatos e dados reais em apenas uma página ao invés de uma apresentação com inúmeras páginas e excesso de informações irrelevantes. Infelizmente, a popularidade repentina de relatórios A3 tem levado a inúmeros erros na comunidade de engenharia, pois qualquer ferramenta estrangeira e misteriosa está propensa a mal-entendidos. Na realidade, um relatório A3 é apenas uma boa maneira de resolução de problemas e aplicação do método científico com técnicas eficazes de comunicação, tais como gráficos quantitativos, em vez de palavras. Um relatório A3 deve sempre abordar tanto a condição atual e a condição alvo. O tipo de informação contida em um A3 depende da finalidade do relatório e do público. A informação em um A3 de resolução de problemas internos, por exemplo, deve conter as informações básicas necessárias para explicar a fundo, a condição atual, definição do problema principal, análise de causa raiz, contramedidas, itens de ação e método de confirmação. 2. Fundamentação teórica (SOBEK, 2008) O pensamento A3 teve origem na Toyota, a qual encontrou problemas ou oportunidades e adotou medidas sistemáticas para encontrar uma maneira melhor de trabalhar e, então, verificou que esta nova maneira empírica se tornava o novo paradigma de fazer o trabalho. Então o A3 emergiu como um método por meio do qual foram unidos dois importantes processos de gerenciamento do trabalho: Hoshin Kanri (gerenciamento da estratégia) e resolução de problemas PDCA, Figura 1. No nível empresarial macro, o Hoshin Kanri alinha metas e objetivos organizacionais com operações e atividades, enquanto no micro, ou nível individual, a resolução formalizada de problemas gera aprendizado operacional. O processo A3 incorpora ambos. Consequentemente, as empresas que buscam um processo Hoshin Kanri disciplinado e um processo de resolução de problemas eficaz encontrarão um enorme desafio e oportunidade em adotar o processo A3. 2.1. O ciclo PDCA (SOBEK, 2008) O ciclo PDCA esta baseado em um método gerencial de propor uma mudança em um processo, implementar, monitorar e avaliar os resultados e tomar medidas adequadas. Ele é conhecido também como “ciclo de Deming” ou “Circulo de Deming” em homenagem a W. Edwards Deming, que introduziu o conceito no Japão na década de 1950 em uma forma mais simples e o refinou nas décadas seguintes. O processo PDCA, como um sistema de melhoria continua, tem sido estudado e modificado por vários estudiosos, além disso, ciclos gerenciais ou de decisão similares surgiram ao longo dos anos: LAMDA (ver, perguntar, modelar, discutir, agir), sigla em inglês do ciclo de criação de conhecimento e OODA (observar, orientar, decidir, agir), ciclo de decisão desenvolvido como estratégia militar.
  • 4. O ciclo PDCA tem quatro estágios: a) Planejar: determinar os problemas existentes nas condições atuais, definir metas para um processo e as mudanças necessárias para atingi-las com ações e submetas. Pense em “hipótese”. b) Fazer: Tentar as mudanças ou o novo processo. Pense em “experimentar, tentar”. c) Verificar: avaliar os resultados. Perguntar o que foi aprendido. Pense em “estudar, refletir”. d) Agir: Incorporar o aprendizado no novo processo. Padronizar e estabilizar a mudança e começar novamente. Pense em “ajustar e padronizar”. O poder do PDCA é plenamente realizado na abordagem sistemática do pensamento A3. Em um nível, o A3 não faz mais do que operacionalizar o processo PDCA, capturando o que irá fazer como fará as verificações e como fará ajustes. Em um nível mais amplo, o uso efetivo do A3 assegura que o PDCA ocorra como um processo de aprendizado. Como questão, sugestão e forma de gerar diálogo produtivo, o A3 assegura que o processo PDCA capacite e capture o aprendizado operacional. O pensamento A3 pode ser encarado como forma de assegurar que o processo PDCA converta diversas metas gerenciais amplas e abstratas em resultados reais e, simultaneamente, em uma competência organizacional profunda. Figura 1 – Ciclo PDCA Fonte: (Campos,1996) 2.2. O Hoshin Kanri De acordo com Campos (1996), quando as exigências do mercado e o desempenho dos concorrentes crescerem mais rápido que a capacidade de melhoria do Gerenciamento da Rotina em sua organização, é necessário introduzir o gerenciamento pelas diretrizes para responder a estes desafios. O gerenciamento pelas diretrizes, método Hoshin Kanri Figura 2, é
  • 5. uma atividade voltada para solucionar os problemas relativos aos temas prioritários da organização, ou ainda é um mecanismo que concentra toda a força intelectual de todos os funcionários, focalizando-a para as metas de sobrevivência da organização. Assim, o gerenciamento pelas diretrizes é um sistema voltado para atingir as metas que não podem ser atingidas pelo gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia; para resolver problemas crônicos e difíceis da organização, que apesar de muito esforço ainda não foram resolvidos. O desempenho das organizações é melhorado a partir do foco em seus principais problemas, considerando três horizontes: Estratégico, Tático e Operacional. As metas definidas nestes três horizontes estabelecem o foco do gerenciamento. A atuação para melhoria destes resultados por sua vez deve abranger três níveis da organização: organização, processos e operações, sendo: a) Operação é a sequencia de trabalho conduzido por homens e máquinas para agregar determinado valor especifico (meta da operação). b) Processo é uma sequencia de valores agregados que resulta no produto final (interno ou externo). c) Organização é a estrutura de relacionamentos necessários para que a instituição possa cumprir as suas funções. É essencial que os grandes problemas da organização sejam desagregados em problemas menores de forma racional e dedutiva, pensamento A3, de forma que possam ser resolvidos dentro do escopo do gerenciamento da rotina. Então importa que o desdobramento dos problemas ou metas seja baseado em análise de fatos e dados (informações) e de forma estruturada utilizando o modelo PDCA (FALCONI, 2009). O processo de melhoria focado na mitigação ou solução dos principais problemas através de contramedidas eficazes é um veiculo de aprendizado continuo de uma empresa. A pré-condição para isto é a prática do pensamento A3 fundamentado no PDCA e desdobrado na organização através das diretrizes, Hoshin Kanri. Uma organização que consegue difundir os métodos estruturados de solução de problemas é uma verdadeira “Organização de Aprendizado” por (SENGE, 1990). Figura 2 – Hoshin Kanri Fonte: (Falconi, 2009)
  • 6. 2.3. Pensamento A3 Nas empresas em jornada Lean, os indivíduos em cada nível podem utilizar os A3 como uma maneira de propor próprios projetos, tomar iniciativas, definir responsabilidades, vender ideias, conquistar alinhamento e aprender. Os gerentes podem utilizar o pensamento A3 para orientar e ensinar; para atribuir responsabilidade, controle e prestação de contas claras; para obter bons planos dos subordinados; e para orientar colaboradores. E as organizações podem utilizar o pensamento A3 para tomar decisões, atingir objetivos e fazer coisas, para alinhar pessoas e equipes em torno das metas comuns e, acima de tudo, para aprender visando à eficiência, eficácia e melhorias. O A3 funciona tanto como uma ferramenta de resolução de problemas como um processo estruturado para criar solucionadores de problemas. Ele ajuda a disseminar o método cientifico que força os indivíduos a observar a realidade, apresentar dados, propor uma contramedida de trabalho projetada para atingir a meta definida e fazer o acompanhamento com um processo de verificação e ajuste com base nos resultados reais. (SHOOK, 2008) Notavelmente flexível e breve, o relatório A3 tem provado ser uma ferramenta-chave no sucesso da Toyota movendo-a em direção a excelência, especialmente dentro da engenharia de processos levando a eficácia e eficiência organizacional. O poder do relatório A3, no entanto, deriva não do relatório em si, mas sim do desenvolvimento da cultura e da mentalidade necessários para a implementação do sistema de A3. Em outras palavras, os relatórios A3 não são apenas um produto final, mas são evidências de um poderoso conjunto de dinâmicas que são conhecidos como pensamento A3. (SOBEK, 2008) O relatório A3 é uma ferramenta eficaz, quando é implementado em conjunto com uma filosofia de gestão baseada no PDCA. A Toyota vê relatórios A3 como apenas uma peça na sua abordagem de gestão PDCA. O processo que conduz ao desenvolvimento e gestão do pensamento A3 é pelo menos tão importante como os próprios relatórios, por causa da aprendizagem profunda que ocorre no processo de desenvolvimento profissional. E, finalmente, os autores fornecem um número de exemplos, bem como alguns conselhos muito práticos sobre como escrever e revisar relatórios A3. Em empresas cujo pensamento é influenciado pelo processo A3, os gerentes de todos os níveis tomam a decisão certa apenas quando é o momento exato de fazê-lo. Escolher uma solução com muita antecedência pode facilmente fazer com que a escolha errada seja inalterável, porque muitas vezes as soluções prematuras refletem uma agenda política, análise impulsiva ou julgamento equivocado, raramente refletindo o entendimento compartilhado ou a concordância necessários para sua execução bem sucedida, além de não contar com fatos suficientes ou o consenso engajado para serem bem sucedidas. O pensamento A3 aciona a tomada de decisão no momento correto, decisão Just-in-time, focalizando o debate nos fatos à mão, envolvendo a participação correta por meio do diálogo e possibilitando que a escolha seja feita apenas quando todas as opções foram avaliadas pelos principais atores. Esse processo confere a autoridade para a tomada de decisão a pessoa que tem a responsabilidade de fazê-lo: o responsável pelo relatório. O A3 ajuda o gerente a evitar que as pessoas tomem decisões rápido demais. As propostas A3 geralmente utilizam o termo “contramedida”, pois se refere à maneira pela qual ações propostas são dirigidas diretamente as condições existentes. Ainda mais importante, o termo reconhece que mesmo “soluções” aparentes invariavelmente criam novos problemas. Elas são apenas “respostas temporárias para problemas específicos que servirão até que uma abordagem melhor seja encontrada ou que as condições mudem”. Cada plano e, de fato, cada ferramenta, conjunto de ferramentas ou prática operacional, podem ser vistos como uma contramedida que está sujeita a mudança ou mesmo a eliminação conforme as condições mudam e evoluem no local de trabalho. Uma vez que uma contramedida esteja em
  • 7. vigor, ela criará uma nova situação, com seu próprio conjunto de problemas que exigirão suas próprias contramedidas. O processo A3 dá apoio e alinha a organização ou o processo em torno de metas mais amplas ou especificas. Conforme os gerentes compartilham e aprimoram o A3 por meio do diálogo com os indivíduos, semeiam o progresso e a melhoria. Levantar as ideias e sugestões dos participantes ajuda a assegurar que a decisão final seja obtida naturalmente a partir do trabalho. A aprovação final do processo torna-se, essencialmente uma formalidade (resultando em reuniões curtas, nas quais grande parte do trabalho foi feito, em vez de reuniões polemicas e com longas pautas, nas quais as decisões estão sujeitas a muitas variáveis). Para (Shook, 2008), a ampla adoção do processo A3 padroniza uma metodologia para a inovação, planejamento, propostas e resolução de problemas e montagem de estruturas básicas para compartilhar uma maneira mais ampla e profunda de pensar. Isso gera aprendizado organizacional que está profundamente arraigado no próprio trabalho podendo obter ganhos instantâneos. 3. Metodologia (FERRO, 2014) A metodologia denominada relatório A3 (A3 report.), é uma ferramenta de análise e solução de problemas altamente eficaz, foi criada pela montadora japonesa Toyota Motor Company, no qual se destaca no mundo inteiro por criar funcionários engajados e analíticos através do processo de resolução de problemas. Esta metodologia de análise e solução de problemas é utilizada por todos os departamentos da fábrica. Essa ferramenta tem como função, esquematizar uma solução de determinado problema de modo a eliminar a possibilidade de reincidência. O A3 report, é um método simples de resolução de problemas, suas analises, e suas devidas ações corretivas são escritas em uma folha de papel grande, no qual se refere ao padrão internacional de papel A3, devido a isso o nome da ferramenta. Atualmente, esta é uma das ferramentas mais utilizadas e com resultados satisfatórios utilizados por grande parte das indústrias no mundo todo, além do mais, muitas empresas adotam essa metodologia como uma excelente ferramenta de gestão Lean. A Toyota, por exemplo, usa o A3 report para solução de problemas em todas as áreas da empresa, que vai da produção até o departamento administrativo, além de usar também para propostas de melhorias. Esta ferramenta se resume em resolver os problemas de forma objetiva e fazer a comunicação de forma clara e eficaz, além de evitar o desperdício de tempo das pessoas envolvidas nas análises. Os relatórios A3 são eficientes porque são muitos simples de serem preenchidos considerando o mundo da alta tecnologia no qual vivemos atualmente, além do mais não é necessário fazer altos investimentos com softwares ou inúmeros treinamentos. De acordo com Sobek e Smalley (2010) o fluxo geral do formato do relatório A3 para soluções de problemas é representado pelo ciclo Planejar – Executar – Verificar – Agir de gestão. Sendo o lado esquerdo usado geralmente para parte Planejar do PDCA, e o lado direito reflete as partes Executar, Verificar e Agir do ciclo. Um relatório A3 deve sempre abordar tanto a condição atual e a condição alvo. O tipo de informação contida em um A3 depende da finalidade do relatório e do público. A informação em um A3 de resolução de problemas internos, por exemplo, deve conter as informações básicas necessárias para explicar a fundo, a condição atual, definição do problema principal, a análise de causa raiz, contramedidas, itens de ação e método de confirmação.
  • 8. Todo relatório A3 deve seguir a seguinte estrutura:  Contexto  Condições atuais  Objetivos / Metas  Análise  Contramedidas propostas  Plano  Acompanhamento Estas estruturas podem ser mais bem compreendidas conforme mostra figura 3. Figura 3 – Fluxo típico de um relatório A3 Fonte: adaptação de Sobek e Smalley (2010)
  • 9. Grande parte da eficácia desta ferramenta se dá e função da facilidade de seu preenchimento e também na simplicidade em desdobrar a informação, no qual na maioria das vezes são escritas no papel de forma manuscrita com auxílio de desenhos conforme figura 4. Figura 4 – Modelo de um relatório A3 preenchido Fonte: Lean institute Brasil (2010) Conforme mostrado na figura 3, todo documento é feito de forma simples de modo a não dificultar o entendimento das pessoas envolvidas no assunto e demais. Sendo assim, quando uma pessoa atua de forma participativa em um relatório A3, por exemplo, entendendo o problema, discutindo sobre, propondo ideias para solução do problema, e até mesmo fazendo simulações para possível detecção da causa raiz, o índice de aprendizado sobre o assunto pode chegar até 90%, conforme a pirâmide do aprendizado que classifica em uma escala relativa à capacidade de cognição dos envolvidos em cristalizar o aprendizado através de metodologias de ensino que visa a fixação das ideias tratadas e temas desenvolvidos por um grupo, conforme mostrado na figura 5.
  • 10. Figura 5 – Pirâmide do aprendizado Fonte: Edgar Dale (1969) 3.1. Benefícios da utilização do relatório A3. (FERRO, 2014) A ferramenta A3 é aplicada com sucesso em milhares de problemas, esta ferramenta é capaz de resolver problemas que não foram resolvidas com outras ferramentas de análise e solução de problemas. O bom resultado vindo da aplicação do relatório A3 se dá por razão de alguns fatores, sendo eles: a) Diferente dos outros, a metodologia A3 demanda toda a documentação de acordo como o trabalho acontece. A melhor maneira, e com maior efetividade para se registrar o trabalho atual é observá-lo no gemba, ou seja, no local onde está sendo realizado, caso o contrário, se o processo for analisado e discutido em um local distante como, por exemplo, em uma sala de reunião, certamente isso irá gerar informações incorretas e certamente irá conduzir a discussão do problema para uma situação bem diferente da real. Na maioria das vezes, são alguns detalhes mínimos não levados em consideração que causam as falhas ou problemas de qualidade. b) O relatório A3 permite que todas as pessoas no local de trabalho possam participar na análise da solução de problemas, e não apenas trabalhar em meio a ele. Este relatório não requer horas de treinamento, geralmente são rascunhados em uma folha, sendo assim não se faz necessário a utilização de um computador. Isso permite que as pessoas envolvidas na solução do problema fiquem o mais perto possível do local onde o problema ocorre para tomada de ação imediata. Um bom exemplo acontece na Toyota, no qual não diferencia as pessoas que fazem o trabalho das pessoas responsáveis por resolver os problemas, no qual tem como regra que o dever de todos é melhorar processos e resolver os problemas. c) A facilidade visual dos croquis e diagramas cria uma representação mais próxima da realidade quando comparado com outras representações, como por exemplo, fluxogramas. Sendo assim, os responsáveis pela resolução do problema podem ver
  • 11. seus problemas com mais clareza e visualizam o sistema com uma maior facilidade e precisão. Este diagrama tem como principal finalidade servir de um limite objetivo entre as pessoas e duas divisões dentro da empresa, tendo uma ferramenta física que os dois lados podem discutir com uma melhor comunicação e compartilhamento do aprendizado. Por fim, o relatório A3 representa uma forma de resolução de problemas, que vai desde a analise até a apresentação de soluções, e atingindo o planejamento das ações e acompanhamento da eficácia. A documentação das análises do problema, assim como da melhoria de determinado processo e monitoramento dos resultados permitem que a empresa aprenda e ao mesmo tempo em que os objetivos são alcançados. 3.2. Principais vantagens e dificuldades na utilização do relatório A3 (LIESENER, 2014) Assim como as demais metodologias de análise e solução de problemas, o relatório A3 apresenta uma série de vantagens, porem em contrapartida também há algumas desvantagens conforme demonstrado na tabela 1 Tabela 1 – Vantagens e Dificuldades no uso do relatório A3 Fonte: Adaptado de Thomas Liesener (2013)
  • 12. Além do relatório A3, outras ferramentas também são utilizadas para análise e solução de problemas, na tabela 2 é possível verificar as diferenças entre elas. Tabela 2 – Metodologia para Solução de Problemas Fonte: Adaptado de Thomas Liesener (2013) 4. Método de pesquisa Segundo o descrito por (Narasawa, 2009), a conexão das práticas do TQC com o pensamento A3, iniciando com a observação e documentação dos requisitos dos clientes, a clara definição do objetivo do negócio e entendimento da condição atual, realçando as principais oportunidades de melhorias, expondo claramente os “problemas” e buscando as hipóteses para solucioná-las como situação futura permite ao negócio ser cada vez mais competitivo na condição atual de globalização. Então o método utilizado para o desenvolvimento deste trabalho foi o estudo de caso, que é uma metodologia empírica de investigação especialmente quando as práticas não se contextualizam com a realidade em um universo considerável com abrangência suficiente para estudo do fenômeno (YIN, 1994). Sendo o tema, pensamento A3, considerado alvissareiro nota-se que ainda é pouco abordado e disseminado entre as empresas e que são raras as organizações que promovem o processo de gestão a vista, mais especificadamente o relatório A3. Para a realização do estudo foi selecionada, entre as empresas que informaram conduzir os processos pelo pensamento Lean, uma empresa que em meados de 2009 iniciou sua trajetória de implementação dos conceitos Lean nos processos operacionais e táticos. A empresa objeto de estudo é uma das principais fabricantes de bens duráveis no seguimento de energia, porém por questões de confidencialidade o nome da organização, bem como os métodos e processos não serão descritos. 4.1. Instalação da Sala Obeya (NARASAWA, 2009) O Primeiro passo na condução do pensamento A3 foi à implantação da uma prática específica Lean chamada obeya, ou gerenciamento de projeto visual. O termo japonês obeya significa simplesmente "grande sala", e refere-se a uma sala onde as paredes são cobertas com representações visuais (tais como horários, diagramas e métricas) que permitem a equipe dirigir um projeto. Todos os dias, representantes de todas as equipes participantes do projeto se reúnem no obeya para sincronizar suas atividades e lidar
  • 13. com os problemas antes que eles possam comprometer os objetivos do projeto. O método que segue é rotineiro, sendo: • Todas as manhãs, por quinze minutos (às vezes chamado de "reunião flash"). Cada participante atualiza calendários e indicadores da sua equipe, apresenta os seus objetivos para o dia, e compartilha problemas operacionais que possam ter um impacto sobre o projeto. • Durante a reunião de flash diária, a equipe aponta lacunas no desempenho e partes problemas que surgiram no dia anterior. Após a reunião flash, os problemas são priorizados, escrito no diário de bordo. • Depois de identificados os problemas, a equipe multifuncional de resolução de desvios entra em ação. Para os registros o método PDCA e utilizado através da matriz A3. Os membros da equipe de trabalho em conjunto estabelecem novos padrões para o trabalho, conforme lições aprendidas durante o estudo. Em outras palavras, eles criam novas práticas e, em seguida, compartilhar suas ideias de modo visual afixando a matriz A3 no local onde o desvio fora detectado. 4.2. Gestão visual (SHOOK, 2008) Ao criar a gestão visual da "resolução de problemas" através do relatório A3, o qual e descreve a causa ou as causas que o grupo está trabalhando e as contramedidas propostas os especialistas do TQC vislumbraram a oportunidade de gerar aprendizado entre os colaboradores, pois os relatórios densos da área da Qualidade, MASP e 8D rotineiramente utilizados eram pouco entendidos e disseminados entre os grupos participantes da origem do desvio. O relatório A3 permitiu a transparência e clareza para entendimento do colegiado, principalmente dos fatores: • As medidas incluem metas / objetivos (esperado) e os resultados reais; • Razões para "desvios" são documentados e os esforços dirigidos para a melhoria contínua; • Evidência de um sistema de respostas; • Modificações e atualizações, Como as condições mudam. 4.3. Ideias alinhadas a solução dos problemas Outra mudança associada ao pensamento A3 foi o método de análise de falhas, o qual parte de um novo conceito chamado trystorming. Diferente do tradicional brainstorming, ideias são rapidamente geradas e testadas em vez de se ficar analisado-as quanto à validade. O processo aplicado pelo grupo multidisciplinar de resolução de problemas compreende três princípios básicos: • Não é importante para criar soluções perfeitas, pois o importante são contramedidas; • Ser orientado para a ação; • Manter as soluções simples. Estes princípios trabalham lado a lado para desenvolver soluções eficazes. Como processo de trystorming é associado ao método PDCA, o mesmo é um importante mecanismo na análise de falhas e é usado para melhorar continuamente qualquer processo do negócio.
  • 14. 4.4. O Novo Paradigma (SHOOK, 2008) A implementação do pensamento A3 na organização permitiu a criação de propostas sólidas, bem fundamentadas, em vez de tomar decisões a partir de cima. Basicamente ninguém diz o que fazer a qualquer outra pessoa. Essa forma de agir evita agora a paralisia existente outrora devido à centralização das informações e decisões de cima para baixo. Então os trabalhadores são livres para explorar as melhores soluções reais possíveis para os problemas que eles mesmos conhecem melhor. Essa dinâmica está baseada na abordagem dos processos congregando as pessoas certas a participar da conversa, ou seja, estabelece a autoridade necessária para fazer com que o trabalho de análise de problemas seja do responsável pelo A3 que por meio do processo de gerar diálogo assume a responsabilidade de fazer com que as decisões sejam tomadas. 5. Conclusão O A3 é um instrumento que possibilita a decisão correta no momento correto, sendo que esta nova maneira implícita de pensar redefine todas as atividades de aprendizado em cada nível da organização, seja o trabalho padronizado, ou decisões tático-estratégicas importantes no nível corporativo. Então a solução de problemas e melhoria contínua passa pelo trajeto predefinido de: Entender a casualidade, buscar previsibilidade e assegurar o aprendizado contínuo sem fim. Há cerca de três tipos de relatórios A3 abrangentes as necessidades das organizações, sendo: resolução de problemas, levantamento de propostas e implementação de mudanças. Com o objetivo de incorporar todo o rigor minucioso PDCA, o processo A3 assegura que o ciclo se complete, lições sejam aprendidas e o processo se inicie novamente através do debate entre as pessoas e compartilhamento do raciocínio em torno do trabalho gerando contramedidas para mudança o “status quo”, a fim de buscar novas situações que requereram decisões no momento correto. Referências SOBEK, DURVARD K. Understanding A3 Thinking: a critical components of Toyota´s management system, Productivity press Taylor &Francis group, New York, 2008. SHOOK, JOHN. Gerenciamento para o aprendizado: usando o processo de gestão A3 para resolver problemas, promover alinhamento, orientar e liderar, Lean Institute Brasil São Paulo, 2008. CAMPOS, VICENTE FALCONI Gerenciamento pelas diretrizes (Hoshin Kanri), Fundação Christiano Ottoni, escola de engenharia da UFMG, Belo Horizonte 1996. FALCONI, VICENTE O verdadeiro poder, Editora Falconi, Nova Lima 2009. SENGE, PETER M. The fifth discipline: The art and practice of the learning organization, Doubleday, New York 1990. NARASAWA, TOSHIKO Fundamentals for your lean journey, One Cambridge Center, Cambridge, 2009 YIN, R. K. Case Study Research – Design and Methods, Sage publications New York, 1994 DALE, E. Audiovisual methods in teaching. 3. ed. Nova York: Dryden Press, 1969. JIMMERSON, CINDY A3 report: Tool to process improve http://www.coe.montana.edu/ie/faculty/sobek/ioc_grant/, acesso em 07/08/2014. LORY, PELLETIER. A3 The basic Problem Solving Tool, http://www.umassmed.edu/uploadedFiles/fmch/Faculty_Resources/Fall11_PelletierA3.pdf, acesso em 07/08/2014. FERRO, JOSE ROBERTO. Processo de gerenciamento A3, http://www.lean.org.br/, acesso em 07/08/2014. LIESENER THOMAS: Kaizen Factory, http://www.kaizen-factory.com/2013/09/11/pdca-a3-dmaic- 8dpsp-what-are-the-differences/ , acesso em 14/08/2014.