Curso de gestão de projetos & ms project

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Gestão de Projetos & MS-Project

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Objetivo do Curso
O objetivo deste curso ensinar conceitos básicos de Gestão de Projetos utilizando o PMI e os principais comandos do MS-Project.

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Gestão de Projetos
MS-Project 2010
Agenda

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Objetivo
Este módulo visa fornecer uma visão geral de Gerenciamento de Projetos baseando- se nas melhores práticas do PMI®, apresentar os principais processos durante as fases de início, planejamento, execução, controle e encerramento.
Gestão de Projetos

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Apresentação
Nome
Profissão
Função
Experiência com Gestão e MS Project
Expectativa do curso
Gestão de Projetos

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O que é Projeto ?
Gestão de Projetos
Projeto

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O que é Projeto ?
Gestão de Projetos
“Um Projeto é um esforço único e temporário empreendido para alcançar um objetivo específico” (PMBOK)

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Características de um Projeto
Gestão de Projetos
Todo projeto tem um começo e um fim bem definidos.
O produto ou o serviço é diferente de todos os similares feitos anteriormente.
Projeto
Temporário
Único
Progressivo
As características de cada projeto são mais detalhadas na medida em que for maior o entendimento do produto ou serviço.

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O que é Gerenciamento Projeto ?
Gestão de Projetos
Aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas, em relação ao projeto. (PMBOK)

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Restrição Tripla
Gestão de Projetos
Tempo
Custos
Escopo
Qualidade
Satisfação do Cliente

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Áreas de Conhecimento
Gestão de Projetos
Qualidade
Tempo
Custos
Escopo
Riscos
Comunicações
Aquisições
Recursos Humanos
Partes Interessadas

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Áreas de Conhecimento
Gestão de Projetos
•A estrutura do PMBoK® contempla dez áreas de conhecimento específicas:
–Gerenciamento da Integração do Projeto
–Gerenciamento do Escopo do Projeto
–Gerenciamento do Tempo do Projeto
–Gerenciamento de Custo do Projeto
–Gerenciamento de Qualidade do Projeto
–Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto
–Gerenciamento da Comunicação do Projeto
–Gerenciamento dos Riscos do Projeto
–Gerenciamento das Aquisição do Projeto
–Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto

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Grupo de Processos
Gestão de Projetos
Iniciação
Planejamento
Controle
Execução
Encerramento

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Processos de Gerenciamento
Gestão de Projetos

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FCS – Fatores Críticos do Sucesso
Gestão de Projetos
•Projeto é realizado dentro do prazo e custos previstos
•Cliente satisfeito
•Projeto entregue conforme especificado
•Projeto implementado e dado o uso adequado
•Equipe satisfeita
•Satisfação das partes envolvidas
•Ter utilizado todos os recursos eficientemente
•Gerar aprendizado
•Todos falam bem do projeto
•Ter tido o mínimo possível de mudanças de escopo
•Ter lucro/resultado esperado pela empresa

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Porque os Projetos Fracassam
Gestão de Projetos
•Falta de técnicas, ou seja, falta do uso de melhores práticas na gerência de projetos;
•Falta de apoio dos envolvidos e interessados pelo projeto;
•As metas e os objetivos estão mal estabelecidos ou não são compreendidos pela equipe;
•O projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las;
•O projeto é baseado em informações insuficientes ou inadequadas;
•O projeto foi estimado baseado no „feeling‟ dos envolvidos, deixando em segundo plano dados históricos de projetos similares já efetuados;

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MS-Project 2010
Gestão de Projetos
Agenda

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Objetivo
Este módulo visa ensinar as operações básicas com a ferramenta MS-Project. Sendo abordado o planejamento e acompanhamento de projetos, através do Project você poderá visualizar seu cronograma centrado em diversos interesses: centrado em tempos, custos e recursos. Poderá ainda comparar o planejamento inicial com o efetivo andamento do projeto.
MS-Project 2010

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Planejamento
Antes de iniciar um projeto, você deve definir sua meta e depois determinar quais tarefas precisa completar para atingir. Depois de definir as etapas e tarefas, resta somente definir a duração, as pessoas responsáveis por cada tarefa e por fim o custo dessa etapa.
MS-Project 2010

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Projeto sobre a ótica do MS-Project
Um projeto pode ser definido como uma sequência de atividades ou eventos com início e fim definidos dirigidos por pessoas que se destinam a alcançar um dado objetivo dentro de parâmetros de custo tempo, recursos e qualidade.
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Ciclo de Vida de um Projeto
Fase Inicial
Fase de Planejamento
Fase de Execução
Fase Final
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O que é o MS-PROJECT
Programa indicado para o planejamento e acompanhamento de projetos, através dele você poderá visualizar seu projeto centrado em diversos interesses: centrado em tempos, custos e recursos. Poderá ainda comparar o planejamento inicial com o efetivo andamento do projeto.
MS-Project 2010

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Exercício conduzido
Criar uma agenda para a reunião anual dos acionistas.
Você começará estabelecendo um novo arquivo de projeto com uma data inicial e informações de propriedades de projeto.
MS-Project 2010
Todo o projeto você deverá dividir em fases, indicar o início ou término, criar um calendário, vinculará tarefas, atribuirá os recursos e custos e iniciará o processo de identificação das alterações. Salvará uma linha de base e o mesmo ficará pronto para ser controlado.

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Exercício conduzido ( PASSO 1 )
Abra o MS-Project e crie um novo arquivo, com a data inicial 03 de Novembro de 2014;
Introduza como título “Reunião de Acionistas” e “Relatório Anual de 2014” como assunto do projeto e no autor e diretor seu nome completo;
Salve o arquivo como revisão 1.
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Neste 1º passo para construir um cronograma é necessário estabelecer a Data de Início ou de Término do Projeto

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MS-Project 2010
Neste momento, após o ambiente estar pronto para receber as atividades. Devemos verificar se temos a identificação de todas as tarefas.
Devemos escolher o Modo Automático ou Manual do cronograma.
Introduza as tarefas e durações a seguir na lista de tarefas:

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MS-Project 2010
É muito importante que você saiba operações básicas para realizar a manutenção do cronograma. Inserir uma tarefa; Mover uma tarefa; Excluir uma tarefa.
Exclua a tarefa 7, (Imprimir Menu de serviço buffet)
Salve o arquivo com linha de base.
Insira uma nova tarefa, (Marcar centro de conferência), com duração de 2 dias, antes da tarefa 2, (Imprimir Carta);
Mova a tarefa 3 (Imprimir Carta), para depois da tarefa 5, (Desenvolver Carta), usando a técnica de arrastar e soltar.

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1 – Recue as tarefas de 2 a 20;
2 – Recue a tarefa de 3 a 6
Recuar as tarefas é extremamente importante, pois só desta forma temos condição de visualizar as quais atividades de forma mais Macro. Por isso o nome dos recuos é Criação de atividades Macro, ou seja, atividades que aglutinam outras.

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MS-Project 2010
As dependências entre atividades defini como o projeto será orquestrado.
Vincule todas as tarefas em uma dependência término- a-início;
Desvincule as tarefas de resumo 7 e 14;
Vincule a tarefa 2 a tarefa 14;
Vincule a tarefa 11 a tarefa 14 .

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Dentro do conceito de Dependência temos a Latência que serve para determinar o tempo entre o final de uma atividade e o início de uma próxima.
Mude as Dependências entre as tarefas

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MS-Project 2010
Os recursos dentro de um cronograma determinam o necessário para completar a atividade. Recursos podem ser Pessoas, Equipamentos, Materiais e Custo.
Crie a seguinte Planilha de Recursos

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Depois é necessário indicar qual recurso é necessário para completar a atividade. Com esta etapa definimos “Quem Faz o que Quando” e “Qual o custo variável da Atividade”. Temos a condição de determinar quem esta trabalhando mais do que possível e quem não esta alocado.
Aloque os recursos

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MS-Project 2010
Após ter acabado o cronograma o mesmo esta pronto para responder perguntas.
Salve uma nova Linha de Base e compare o projeto.
Avalie o custo do projeto e qual a sua data de término. Verifique se existe um recurso que esta trabalhando mais do que o possível. Qual o desembolso do projeto.

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Calendário
MS-Project 2010
Os calendários determinam como os recursos atribuídos a tarefas são agendados e como as próprias tarefas são agendadas.

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Calendário
MS-Project 2010
Padrão: é o calendário base que é usado por padrão para os calendários de tarefa, de recursos e do projeto. Reflete uma agenda de trabalho tradicional: se segunda à sexta, das 9h às 18h, com uma hora de intervalo

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Calendário
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24 horas: reflete uma agenda sem nenhum período de folga. Pode ser usado quando os recursos e as atividades forem agendados para diferentes turnos do dia ou da noite ou quando os recursos de equipamento trabalharem continuamente nas atividades

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Calendário
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Turno da noite: reflete uma agenda de turno noturno de segunda-feira à noite até sábado de manhã

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Tipos de Dependência
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Dependências Obrigatórias. (Mandatory Dependencies – Hard Logic) São aquelas inerentes à natureza ou condições técnicas e específicas do trabalho que está sendo feito.

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Dependências Arbitrárias. (Discretionary Dependencies – Soft Logic). São aquelas definidas pela equipe do projeto. Esse tipo de dependência deve ser usado com cuidado (e bem documentado como premissa) já que pode limitar, posteriormente, as opções do cronograma.

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Dependências Externas. São aquelas que envolvem um relacionamento com atividades de fora do projeto.

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MS-Project 2010
Terminar para começar (finish-to-start):O início do trabalho da sucessora depende do término do predecessor
Terminar para terminar (finish-to-finish): O término do trabalho da sucessora depende do término da predecessora. Nesse tipo de relacionamento as datas de término das atividades são idênticas e dependentes da antecessora

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MS-Project 2010
Começar para começar (start-to-start):O início do trabalho da sucessora depende do início do predecessor. Nesse tipo de relacionamento as datas de início das atividades são idênticas.
Começar para terminar (start-to-finish): O término do trabalho da sucessora depende do início da predecessora

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Recursos
MS-Project 2010
Os recursos são os equipamentos e pessoas necessárias para completar tarefas. O Project armazena informações sobre cada recurso com o objetivo de acompanhar as horas, custos e o efeito que cada recurso tem sobre o projeto.

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Recursos
MS-Project 2010
Caso as informações sobre os recursos não sejam acompanhadas posteriormente, não é essencial inseri-las no projeto. No entanto, informações de recursos detalhados oferecem relatórios com mais detalhes sobre todos os fatores envolvidos.

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Cálculo de Duração
MS-Project 2010
Você atribui um pintor em tempo integral (100%) para pintar paredes em 4 dias (duração). O trabalho (o tempo que o pintor levará para concluir a tarefa com 100% de empenho) é de 32 horas ou 4 dias.
Duração = 4 dias
Trabalho = 32 horas
Unidades = 1 ou 100%

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Cálculo de Duração ( Unidades Fixas )
MS-Project 2010
Você atribui um pintor em tempo integral (100%) para pintar paredes em 4 dias (duração). O trabalho (o tempo que o pintor levará para concluir a tarefa com 100% de empenho) é de 32 horas ou 4 dias.
Se você aumentar a quantidade de trabalho para 40 horas, o Project recalculará a duração para 5 dias. Agora o pintor tem um dia extra de trabalho na tarefa.

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Cálculo de Duração ( Trabalho Fixo )
MS-Project 2010
Dois pintores foram designados em tempo integral (100%) para pintar paredes em 2 dias (trabalho igual a 32 horas -- 16 horas por pintor).
Se você aumentar a duração da tarefa de 2 para 4 dias, o Project definirá as unidades de atribuição de cada pintor como 50%, de modo que cada pintor trabalhará somente meio período e o trabalho permanecerá constante em 32 horas.

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Cálculo de Duração ( Duração Fixo )
MS-Project 2010
O pintor foi atribuído em tempo integral (100%) para pintar uma sala em 4 dias. O trabalho é de 32 horas.
Em seguida, você atribui ao mesmo pintor uma outra sala a ser pintada. Infelizmente, o pintor está comprometido em outro lugar por 4 dias e não pode trabalhar em outra tarefa. O pintor só pode trabalhar meio período (50%) na pintura da outra sala.
Quando você insere 50%, o Project mantém a duração fixa de 4 dias e recalcula o trabalho para 16 horas.

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Cálculo de Duração ( Mutirão )
MS-Project 2010
Controle por empenho, também conhecido como Efeito Mutirão, significa manter o valor total para o trabalho da tarefa, independentemente de quantos e quais recursos de trabalho estejam atribuídos a ela.

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Exercício 01
MS-Project 2010

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Exercício 02
MS-Project 2010
1. Objetivo
Estes exercícios práticos que serão utilizados como fonte complementar a teoria aplicada ao curso.
2. Exercícios
1. Calendário de Recursos
Dica: Ferramentas-> Alterar Período de Trabalho.
A. Criar os três calendários descritos a seguir:
Nome: Produção;
Tipo: Cópia de Calendário Básico (padrão);
Dias úteis: Segunda a sábado
Expediente: 09:00 as 13:00 e das 14:00 as 18:00 horas.
Feriados: 12/10, 02/11, 15/11, 08/12; 25/12, 31/12; 01/01;
Horários Especiais: 23/12 e 30/12, meio expediente matinal
17/12 a 21/12 e 26/12 a 28/12, fim de expediente às 19:00 hrs
Nome: Administração;
Tipo: Cópia de Calendário de Produção;
Dias úteis: Segunda a sexta
OBS: A cópia foi feita com o objetivo de evitar redigitar feriados e outras datas especiais. Sábados que estavam configurados diferentemente do padrão devem ser reconfigurados individualmente.
Nome: Reuniões;
Tipo: Cópia de administração;
Horários Especiais: todos os dias saída as 22:00 horas;
OBS: Verificar as datas que estavam com horário especial pois as mesmas não são alteradas automaticamente.

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Exercício 03
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