O documento discute o processo de controlo gestão e organização de empresas. Resume os principais pontos como: (1) O controlo organiza a convergência de interesses entre unidades para alcançar objetivos organizacionais; (2) Inclui a medição, comparação e correção de desvios do desempenho em relação a padrões; (3) A gestão de estoques busca manter níveis ótimos considerando custos de excesso e falta de itens.

1. Controlo Gestão e Organização de Empresas

2. Definição Processo que orienta as actividades dos trabalhadores para a realização dos objectivos organizacionais. Garante a organização como um todo. Mandamentos Os objectivos da empresa são de natureza diversa, pelo que os instrumentos de controlo não se referem apenas à dimensão “rendibilidade ” O controlo organiza a convergência de interesses entre cada unidade e a empresa no seu conjunto A descentralização das decisões e a delegação de autoridade são condições de exercício do controlo O controlo actua muito mais sobre as pessoas do que sobre os números Os instrumentos de controlo são concebidos com vista à acção e não apenas à documentação O horizonte temporal do controlo é fundamental O sistema de recompensas e sanções é parte integrante do controlo Os actores do controlo são muito mais os operacionais que os gestores Gestão e Organização de Empresas

3. O processo Detecta e corrige os desvios dos resultados obtidos em comparação com os objectivos definidos Fases Estabelecimento dos standards ou padrões de desempenho Medida do desempenho Comparação do desempenho real em relação em relação aos standards e determinação dos desvios Correcção dos desvios Gestão e Organização de Empresas

4. 1ª Estabelecimento dos standards Standard É o nível de desempenho esperado em relação a um certo objectivo Tipos De quantidade Aumentar 20% a quota de mercado De qualidade Responder a todas as queixas de clientes De tempo Em 24 horas De custos Diminuir os custos de produção em 25% Para todas as actividades da empresa Gestão e Organização de Empresas

5. 2ª Medida de desempenho Dados sobre o desempenho Relatórios escritos Sistema de informação geral Relatórios orais Esclarecimentos Observação directa Informação qualitativa 3ª Comparação do desempenho real em relação aos standards e determinação dos desvios Os gestores avaliam as medidas de desempenho em relação aos standards definidos Princípio de excepção Concentração nos desvios significativos 4ª Correcção dos desvios Realização de acções para eliminar os desvios do desempenho Gestão e Organização de Empresas

6. Tipos de controlo Segundo o momento em que é realizado Gestão e Organização de Empresas Tipo Quando? Como? O quê? Para quê? A priori dos inputs feed forward Antes do início das operações Delimita antecipadamente as actividades Políticas Procedimentos Regras Prevenir problemas antes que apareçam Corrente do processo Durante a realização das operações Controlo corrente das operações em curso Supervisão Resolver problemas quando são detectados A posteriori dos outputs feed back Após a conclusão das operações Recolhe e analisa dados sobre o desempenho Informação sobre os resultados Corrigir desvios às previsões

7. Segundo o grau de amplitude Gestão e Organização de Empresas Tipo Amplitude Características Estratégico Toda a empresa Genérico Sintético Longo prazo Táctico Uma área específica Menos genérico Mais pormenorizado Médio prazo Operacional Uma unidade operacional Analítico Pormenorizado Curto prazo

8. Segundo a posição das pessoas controladas e que controlam Gestão e Organização de Empresas Tipo Controlador Controlado Auto-controlo Operacional Hierárquico Superior Operacional Hetero-controlo Funcional Staff Operacional Lateral Operacional Operacional

9. A gestão de stocks A gestão deve decidir Quais os bens ou serviços a produzir Quantos de cada E o que manter em stock Os stocks incluem Matérias primas a processar Produtos em vias de fabrico e acabados Artigos de apoio Reservas de manutenção O controlo de stocks permite assegurar e manter o tipo e quantidade óptima dos recursos físicos exigidos pelo plano estratégico Gestão e Organização de Empresas

10. Continuação Conceito de stock É o conjunto das mercadorias ou dos artigos acumulados que aguardam uma utilização posterior mais ou menos próxima e que permite alimentar regularmente os utilizadores sem lhes impor as interrupções de fabrico ou os prazos de entrega dos fornecedores Gestão e Organização de Empresas

11. Tipos de stocks Matérias primas Integram o produto final Consumíveis e utensílios Artigos de manutenção, reparação e operações Produtos em vias de fabrico Matérias em trânsito pelas várias fases de produção Produtos acabados Produtos finais ainda não vendidos Gestão e Organização de Empresas

12. Métodos de controlo de stocks Os stocks são caros Armazenagem Manutenção Dinheiro empatado Formas de controlar De forma a manter os stocks mínimos, sem ter no entanto rupturas Gestão e Organização de Empresas

13. Gestão económica de stocks Quantas unidades encomendar e com que frequência? Implica o equilíbrio entre os custos de ter excesso de stocks ou ter falta deles. Factores de custos Custos de encomenda Custos administrativos Custos de recepção da mercadoria Custos de armazenagem Custos de posse Juros do capital investido Custos do espaço de armazenagem Impostos Seguros de incêndio, roubo Gestão e Organização de Empresas

14. Vantagens da existência de stocks Possibilita a não interrupção do processo produtivo Possibilita o aproveitamento de condições especiais de compra Minimiza os problemas resultantes de atrasos nas entregas por parte do fornecedor Minimiza os custos administrativos com as compras Gestão e Organização de Empresas

15. Desvantagens Custos com armazenagem Empate de capital Aumenta o risco da existência de produtos obsoletos Aumenta o risco da existência da deterioração dos stocks A metodologia da gestão de stocks é apenas aplicada aos produtos ou materiais considerados estratégicos. A definição de produto estratégico resulta da análise de inventário. Gestão e Organização de Empresas

16. Fases da análise de inventário Levantamento de todos os inputs da empresa e respectiva codificação Identificação das características específicas dos inputs Levantamento do valor de compras (pxQ) de cada input feitas no ano anterior Aplicação do método ABC Este diz-nos que 20% dos inputs correspondem a 80% do valor das compras Gestão e Organização de Empresas

17. Método ABC Depois de termos o valor das compras devemos Ordenar os inputs em função do valor das compras, ou seja, por ordem decrescente Calcular os correspondentes valores acumulados das compras Calcular as % dos valores acumulados relativamente ao valor total das compras Delimitar as classes Classe A = 75% a 80% (materiais específicos, stocks com elevada rotatividade) Classe B = 90% a 95% (menor controlo, permanência em armazém média, 3 a 8 meses) Classe C = próximo dos 100% (podem ser comprados para o ano, têm uma rotatividade muito pequena) Redefinir as classes em função das características específicas dos inputs Gestão e Organização de Empresas

18. Exemplo Os técnicos de produção e os técnicos do departamento de aprovisionamento da empresa “Matrix, Lda.” forneceram as seguintes informações O produto C têm um elevado teor tecnológico e a tecnologia em causa está em fase de grande mutação A matéria prima D é adquirida em mercado altamente instáveis A matéria prima A é deteriorável A matéria prima E é proveniente da Arábia Saudita As compras do ano transacto foram as seguintes Gestão e Organização de Empresas Artigos Preço unitário Quantidade comprada A 310 5500 B 120 1000 C 100 3100 D 200 5300 E 694 2000 F 220 1000 G 280 7000 H 320 1500 I 210 1000 J 380 1650

19. Método do ponto da encomenda Vamos considerar que é conhecida a procura de determinado artigo, num dado período e admitir que a procura se distribui regularmente ao longo do período em análise Definir três tipos de custos Custos de aquisição (C 1 ) Custos de efectiva ç ão ou passagem de encomendas (C 2 ) Custos de posse das existências (C 3 ) Gestão e Organização de Empresas

20. Limitações Na pratica não existem certezas e este método assume como conhecido o momento exacto para se lançar a encomenda Transporte Tempo espera Greves, … Assume que a procura é conhecida, no entanto esta é influenciada por Preços da concorrência Condições económicas e sociais Produtos substitutos … Gestão e Organização de Empresas

21. Custos de aquisição Preço pago ao fornecedor, incluindo custos de transporte e seguro, caso não estejam considerados no preço da factura C 1 – custo total de aquisição durante o ano N – nº total de unidades adquiridas durante o ano P – preço de cada unidade Gestão e Organização de Empresas C 1 = p x n

22. Custo de efectivação de encomenda Representa o custo de efectivação ou passagem de encomendas e é constituído pelo somatório dos encargos decorrentes de Custos formulários Tempo dispendido na redacção da encomenda Encargos de descarga, verificação, classificação e anulação dos produtos recebidos Recepção quantitativa e qualitativa dos artigos Deslocações de compradores Gastos gerais administrativos A – custo de efectivação ou passagem de cada encomenda Q – o nº de unidades de cada encomenda (lote) N – nº total de artigos consumidos durante o ano Gestão e Organização de Empresas C 2 = A x N/Q

23. Custo de posse das existências Pode exprimir-se em valores absolutos ou em percentagem do valor médio investido em existências durante o ano – stock médio Componentes Custo de armazenagem física Seguro das existências Envelhecimento, deterioração e extravio Custo do capital imobilizado em existências Prejuízos por oscilações de preços Q/2 = stock médio R = somatório das componentes do custo em %, taxa de posse dos stocks P + A/Q = custo de uma unidade conservada em stock Gestão e Organização de Empresas C 3 = [Q/2 x (p + A/Q)] x r

24. Custo total A fórmula do custo total resulta do somatório dos vários custos, ou seja, do C 1 , C 2 , C 3 . A quantidade ou lote económico da encomenda será calculado com base na seguinte fórmula Gestão e Organização de Empresas Ct = N x p + A x N/Q + r x p x Q/2 + r x A/2 Q e = raiz quadrada de (2xAxN)/(rxp)

25. Lote económico É o nº fixo de unidades de determinado artigo que deve ser comprado de cada vez, a fim de se obter um valor mínimo para o seu custo total à saída do armazém Descontos de quantidade A fórmula anterior assentou na hipótese de que o preço unitário dos artigos comprados era o mesmo, qualquer que fosse a quantidade de encomenda. No entanto ao estudar o mercado vimos que existem Práticas de preços fixos com descontos de quantidade Ou se aceita a negociação de preços Gestão e Organização de Empresas

26. Exemplo Sendo o nosso objectivo minimizar os custos temos que estudar os efeitos do desconto sobre os diversos custos. Não existe no entanto fórmula geral para determinar a quantidade económica, temos que calcular para cada preço e comparar, escolhendo o mais económico Gestão e Organização de Empresas Quantidade encomendada Desconto Preço unitário 1 -11 - 1 12 – 59 15% 0.85 60 – 143 25% 0.75 > 144 40% 0.60