BeautyNow Versão Final 27082015

Gerenciamento de
Aquisições de Projetos

FGV- Decision - Porto Alegre RS
Gerenciamento de Projeto - Proj.33

SOBRE A EMPRESA

A BeautyNow será uma empresa importadora e comercializadora de
produtos de beleza para o publico masculino e feminino através de um
“Business-to-consumer” ou B2C. O processo de venda será
personalizado, uma equipe composta por 12 Agentes de Beleza
visitarão o cliente em seu domicílio e/ou escritório com um kit de
amostras físicas e com um programa inteligente, denominado Prova
Virtual que permitirá uma simulação digital associando os produtos
disponíveis da empresa com as características físicas do cliente.

OBJETIVO
DO TRABALHO
Gerenciar as aquisições do Projeto BeautyNow conforme as boas práticas
do PMBOK, desenvolvendo o plano de gerenciamento de aquisições
alinhado ao plano estratégico, atendendo seus quesitos de qualidade,
prazo e custo, de forma a fornecer subsídios para a tomada de decisões.

SOBRE O PROJETO
A empresa BeautyNow estará localizada em um prédio locado na Av. Assis Brasil, 7361, no
Bairro Cristo Redentor, na cidade de Porto Alegre/RS e terá uma intervenção arquitetônica
com obra para adaptação das atividades. As instalações previstas para a sede são: Escritório
Administrativo, Espaço para Agentes de Beleza, Depósito, Centro de Distribuição e Controle,
Espaços Infraestrutura interna e externa, Almoxarifado e na área externa Estacionamento para
Veículos e Bicicletas. Faremos a
Certificação do Selo LEED-EB-OM - O USGBC (United States Green Building Council) lançou,
em 2009, o LEED EB O&M (Leadership in Energy and Environmental Design - Existing
Buildings - Operation and Maintenance), certificação destinada a avaliar as questões de uso e
manutenção dos edifícios. Faremos a certificação inicialmente com o nuero minimo de pontos
necessários.
A Certificação Digital requisito obrigatório para servidores web ou Certificados SSL/TLS.
Deverá seguir todas as instruções do Ministério da Fazenda através da Normativa RFB N
°1534, de 22 de Dezembro de 2014. Esta certificação ficará a cargo da empresa terceirizada
que fará o desenvolvimento de toda a rede de TI da empresa e do site da BeautyNow.

POLÍTICA
DE ATUAÇÃO
Deﬁnição do negócio ampliado da empresa
Importadora e comercializadora de produtos de belezas de alto valor agregado para classe
A e B.
Missão
Comercializar produtos de beleza através de site próprio, oportunizando serviço de
atendimento diferenciado e personalizado de forma a promover o seu bem-estar e
comodidade, proporcionando uma experiência de compra única.
Visão
Ser reconhecida como uma empresa inovadora, atingindo a liderança de mercado da Região
Sul em dez anos através de uma experiência de consumo digital, investimento em tecnologia
e inovação de serviços, contribuindo para a ampliação do varejo digital.
Valores
Integridade, cooperação, excelência de desempenho, respeito à vida.

FCS
§  Compromisso com a entrega;
§  Atenção a pedidos especíﬁcos do cliente;
§  Relacionamento com o cliente;
§  Atualização da cadeia de produtos;
§  Tempo de resposta às mudanças de mercado;
§  Acesso à mão de obra qualiﬁcada
Fatores Críticos de Sucesso

JUSTIFICATIVA
O projeto BeautyNow nasceu em Porto Alegre, no ano de 2014 quando, através de ampla
pesquisa com consumidores locais, foram detectadas oportunidades no mercado de
Porto Alegre/RS e Região Metropolitana, mais especiﬁcamente concentrada nas classes
sociais A e B, tanto para o segmento feminino quanto para o masculino pelo Sponsor
deste projeto.
A constituição da empresa de importação, obra civil no predio, certiﬁcações digitais e
selo Leed, aprovações em órgãos públicos, licenças de instalações e operações,
treinamentos além do desenvolvimento de parcerias com as principais marcas do ramo
ou com seus representantes e operação assistida por três meses fazem parte do escopo
do projeto.

Do Projeto BeautyNow

CRITÉRIOS M/B
Os critérios utilizados para a definição dos pacotes make e buy foram:
1 – Core Business da Empresa
A empresa definiu como pacotes make aqueles para cuja realização tem expertise,
considerando a equipe de socioinvestidores – com experiência no ramo do negocio – e a
equipe da BeautyNow, especializada no gerenciamento de projetos. Exemplos: “Plano de
gerenciamento de escopo” e “Importadora e Comercializadora”. Os pacotes buy, por sua vez,
compreenderam aqueles para os quais eram necessários conhecimento e competências
alheias ao core business da empresa, como “SITE da Empresa(escritório e depósito)” e
“Software de Prova Virtual”.
2 – Necessidade de fornecimento especializado
Foram definidos pacotes buy aqueles para os quais era necessário fornecimento
especializado, como, por exemplo, os pacotes “Software de Prova Virtual” e “Certificações”,
delegados a uma empresa especializada na área.

3 – Capacidade da equipe (Qualidade/Quantidade)
O número e o perfil técnico dos integrantes da equipe do projeto, considerando seu escopo
total, determinou a opção por alguns pacotes buy como Alvarás, Licenças e Certificações.

CRITÉRIOS M/B
4 – Restrição de Prazo
Como a BeautyNow deve iniciar suas em data específica, e a empresa não possui recursos
suficientes para atender o tempo de execução do projeto, será realizada a contratação de
alguns pacotes de trabalho como, por exemplo, “Constituição da empresa”.
5 – Restrição de Custo
As restrições de custo do projeto implicaram a opção por alguns pacotes buy, com valor mais
atrativo do que se fossem implementados como pacotes make. Como exemplo, citamos o “O
Projeto de Reforma do Empreendimento com inclusão da Sustentabilidade ”, este inclusive
com impacto nos custos e riscos ,um importante sub-produto do projeto.
6 – Existência de Fornecedores Confiáveis
A existência no mercado de fornecedores confiáveis, alinhada a outros fatores como
vantagens de preço (restrição de custo), levou à contratação de alguns pacotes como, por
exemplo, “Estudo de Viabilidade Técnica e Legal”, com capacidade de fornecer os serviços
de acordo necessidades do empreendimento.
7 – Compartilhamento de riscos
Para pacotes de trabalho com grande representatividade para o projeto e não relacionados
ao core business da empresa e/ou capacidade da equipe, optou-se pela contratação para o
compartilhamento de riscos. Como exemplo, citamos o “Anteprojeto da Reforma do
Empreendimento”.

MAPA DE
AQUISIÇÕES
Referência!
Item a ser
contratado!
Ref.
WBS!
Vendedor Lista! Prazo! Orçamento!
Critério
Make/Buy!
RFP-01
Estudo de Viabilidade
Técnica e Legal
1.2.1
Empresa 1
Empresa 2
Empresa 3
30 dias R$50.000,00 1,2,6
RFP-02
Anteprojeto do
Empreendimento
1.2.5
Empresa 4
Empresa 5
Empresa 6
45 dias R$100.000,00 1,2,7
RFP-03
Projeto Executivo do
Empreendimento
1.2.6
Empresa 7
Empresa 8
Empresa 9
90 dias R$350.000,00 2,5
RFP-04 Certiﬁcações 1.3.6
Empresa 10
Empresa 11
Empresa 12
30 dias R$75.000,00 1,2
RFP-05
Constituição da
empresa
1.6.1
Empresa 13
Empresa 14
Empresa 15
30 dias R$27.500,00 4
RFP-06
Licença para
Construção
1.4.2
Empresa 16
Empresa 17
Empresa 18
30 dias R$15.750,00 3
RFP-07
Alvará de
Funcionamento
1.4.3
Empresa 19
Empresa 20
Empresa 21
30 dias R$7.860,00 3
RFP-08
Parceria com as
princepais marcas
1.5.1
Empresa 22
Empresa 23
Empresa 24
120 dias R$125.000,00 1,2
RFP-09
SITE da Empresa
(escritório edepósito)
1.6.2
BB Engenharia Ltda.
LL Construções Ltda.
JB Construções Ltda.
180 dias R$658.582,00 1
RFP-10
Software de Prova
Virtual
1.6.3
Empresa 25
Empresa 26
Empresa 27
60 dias R$89.560,00 1,2

REGISTRO
DE RISCOS

Evento de Risco " Resposta ao Risco " Momento da
Resposta ao Risco "
Licenças não saírem no
prazo previsto para
início do trabalho
- Pré-qualificação e seleção das empresas para obtenção das
licenças considerando restrição do prazo para tal
- Avaliação das documentações antes de protocolar com órgãos
competentes
- Administração sistemática do desenvolvimento dos processos
PQ/SEL/ADM
Projeto arquitetônico
não ser entregue a
tempo para início da
obra
- Pré-qualificação das empresas considerando histórico de
entregas no prazo;
- Acompanhamento/medição periódica do andamento do
trabalho
- Adoção de modelo de contrato e cláusulas contratuais que
transfiram os riscos para o fornecedor.
PQ/ADM/CONT
Entregas não serem
realizadas de acordo
com especificações/
qualidade requeridas
- Especificar na declaração de trabalho expectativas quanto à
qualidade/condições das entregas
- Pré-qualificar empresas que atendam às expectativas com
relação à qualidade requerida para, depois, selecionar
fornecedor mais competente
- Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas
- Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos
do contrato
ESP/PQ/SEL/
CONT/ADM
Projeto exceder o
orçamento predefinido
- Mapear principais riscos de não cumprimento de orçamento no
planejamento e incluir reservas de contingência no orçamento
final
- Pré-qualificar empresas e selecionar fornecedor final que
atenda ao orçamento/condições de pagamento previstos
- Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas
- Acompanhamento/medição periódica dos gastos por meio EVA
PLAN/PQ/
SEL/CONT/ADM

LINHA ADOTADA

Linha adotada do mapa de aquisições:
1.6.2 - SITE da Empresa (escritório e depósito)

DESCRIÇÃO
Reforma de edifício com metragem quadrada de 500 m² localizado na Av. Assis Brasil nº
7361, bairro Cristo Redentor, Porto Alegre – RS, para instalação de sede administrativa e
depósito logístico de produtos da Beauty Now.

1. Especiﬁcação Técnica
Devem ser obedecidas todas as normas técnicas brasileiras da ABNT e as NBRs do
ministério do trabalho para a execução do escopo contratual. Toda a exceção ou conﬂito
entre normas técnicas e legislação deve ser apresentado para a CONTRANTANTE,
acompanhada das soluções recomendadas.

2. Qualidade

A CONTRATADA deve apresentar para aprovação da CONTRATANTE o Plano da
Qualidade para os seus serviços, além da metodologia a ser adotado para o controle e a
aprovação dos materiais e serviços.
3. Segurança e Meio Ambiente
A CONTRATADA deve executar a obra obedecendo todas as normas de segurança e meio
ambiente vigentes, além de ser responsável por fornecer equipamentos individuais e
coletivos de segurança, elaborar análise de riscos, plano de emergências, e tomar todas
as precauções necessárias para a execução de uma obra limpa e sem acidentes.
SITE DA EMPRESA

4. Quantidade
A CONTRATADA deve apresentar uma lista de materiais, quantidades e respectivas
especiﬁcações técnicas para aprovação da CONTRATANTE antes do início da fase de
aquisições.
5. Prazos
A CONTRATADA deve obedecer aos prazos estabelecidos no cronograma do projeto e
apresentar semanalmente as curvas de avanço físico e de tendência, relatando os
principais desvios e respectivas ações mitigatórias.
6. Equipe Técnica
A CONTRATADA deve apresentar os currículos das pessoas chaves do projeto para a
aprovação da CONTRATANTE e nomear um preposto responsável e com autoridade para a
tomada de decisões. Este preposto deve estar disponível e acessível durante todo o
projeto.
A CONTRATADA é responsável pela qualiﬁcação técnica de sua equipe, e de eventuais
terceiros por ela contratada.
SITE DA EMPRESA

7. Exclusões do Escopo
Licenças para a execução da Obra.
8. Horários da Obra
A Obra deverá ser executada somente de segunda-feira à sexta-feira, entre 7h e 18h.
9. Local da Obra
Av. Assis Brasil nº 7361, bairro Cristo Redentor, Porto Alegre – RS.
10. Medição
A medição do avanço físico da obra, se levará cabo semanalmente.
11. Pagamento
O pagamento será realizado via transferência bancaria, depois do recebimento do aceite total
de parte da ﬁscalização do pacote em questão.

SITE DA EMPRESA

CRITÉRIOS
Critérios Eliminatórios
Apresentar proposta até a data estipulada. - Preencher todos os requisitos da Declaração de
Trabalho. - Ter um bom rating. - Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS. -
Entrega dentro do cronograma determinado. - Entrega dentro do orçamento previsto.

Critérios Classificatórios
Qualidade no projeto arquitetônico. - Prazo de entrega. - Preço e/ou condições de pagamento. -
Capacidade técnica. - Agilidade no atendimento e comunicação eficaz. - Qualidade no portfólio
apresentado.

Critérios de Avaliação
Optamos por não divulgar os critérios de avaliação aos convidados, a fim de:
§  Avaliar o nível de maturidade de cada empresa proponente;
§  Evitar o questionamento dos critérios pelos proponentes
§  Evitar o questionamento do resultado pelos proponentes
§  Evitar a distorção/manipulação de dados pelos concorrentes para atender aos critérios
preestabelecidos.

Sistema de Pontuação
Critério! Peso!
BB Engenharia Ltda.! LL Construções Ltda.! JB Construções Ltda.!
Nota ! Média ! Nota ! Média ! Nota ! Média !
Qualidade no projeto
arquitetônico
25 8,3 207,5 8,7 217,5 9 225
Prazo de entrega 25 7 175 8 200 9 225
Preço e/ou condições de
pagamento
10 5,3 53 7,7 77 8 80
Capacidade técnica 15 9,5 142,5 9,3 139,5 9,5 142,5
Agilidade no atendimento e
comunicação eﬁcaz
10 7,3 73 6,6 66 9 90
Qualidade no portfólio
apresentado
15 10 150 10 150 10 150
Total ! 100 ! ! 801! 850! 912,5 !
O cálculo da média foi realizado multiplicando-se o peso de cada critério pela nota
correspondente dada ao concorrente. O proponente cuja soma das médias
apresentou maior valor foi selecionado.
SISTEMAS DE
PONTUAÇÃO

PUBLICAÇÃO
FORNECEDOR

A equipe de Gerenciamento do Projeto BeautyNow, agradece a todos
participantes do processo de aquisição do pacote de trabalho, 1.6.2-SITE
da Empresa (escritório e depósito), RFP-09, por meio da concorrência AQ.
027/2015, e lhes comunicamos que a empresa JB Construções Ltda., foi a
vencedora da concorrência.

Fornecedor Vencedor

Os documentos necessários durante o processo de aquisição do Projeto
de Arquitetura serão:
Carta Convite, acompanhada de uma Declaração de Trabalho e de uma
minuta do documento contratual, constituindo a chamada RFP (Request
for Proposal ou Requisição de Proposta) que se trata de uma demanda
de proposta Técnica e Comercial que, por sua vez, apresente
detalhadamente o escopo do pacote de trabalho em questão e também
contemple as seguintes informações, entre outras: Técnicos, Prazo,
Garantias, Assistência Técnica, Certiﬁcações.
Técnicos
Prazo
Garan.as

Assistência

Técnica

Cer.ﬁcações

DOCUMENTOS
DE AQUISIÇÃO

DOCUMENTOS
DE AQUISIÇÃO
A RFP incluirá:
§  Informações básicas da empresa emissora do documento:
§  Nome da empresa, endereço, telefone, e-mail e nome do responsável;
§  Informações básicas a respeito das expectativas sobre o pacote de trabalho a ser
contratado;
§  Cláusulas contratuais gerais que sejam relevantes para que o fornecedor direcione a
elaboração da proposta ou, até mesmo, desista da concorrência;
§  Informações básicas sobre o processo de seleção, incluindo cronograma;
§  Forma de apresentação da proposta.
Justificativa:
A equipe do projeto necessita de uma reposta ampla, completa e detalhada dos
fornecedores, já que não possui conhecimento suficiente sobre o pacote de trabalho em
questão. Não são desejáveis respostas simplificadas, contendo apenas o preço. A
BeautyNow é um empreendimento de longa duração, é um investimento importante para seus
proprietários, e para isso precisa de fornecedores confiáveis em longo prazo. A resposta à
RFP permitirá ter subsídios suficientes para a realização de uma escolha mais rigorosa.

Envio do convite:

•  O processo de aquisição do pacote de trabalho Projeto de Arquitetura
será realizado por meio de concorrência privada.
•  A RFP será enviada por carta convite registrada, enviada aos
concorrentes pré-selecionados.
ENVIO DO CONVITE

CONTRATAÇÃO
Processo de contratação
A equipe optou pela contratação formal do fornecedor, por meio de uma carta contrato.

Justiﬁcativa: a opção pela contratação formal se deve à importância do projeto arquitetônico
para a inauguração da Empresa BeautyNow e aos riscos advindos da restrição de custo e
tempo de execução. A formalidade do método escolhido garante também mais respaldo à
equipe do projeto, já que o pacote de trabalho contratado requer competências e
habilidades especíﬁcas e alheias àquelas da equipe do projeto.

CONTRATO
Espécie de contrato

O contrato será de prestação de serviços, já que o seu escopo é a contratação de serviços
de planejamento e execução de projeto arquitetônico.

Tipo de contrato

Considerando que a contratante não detém competências e habilidades para executar o
pacote de trabalho contratado e que este possui escopo bem deﬁnido, o contrato será de
preço global, transferindo-se, assim, os riscos para o fornecedor contratado.

FLUXOGRAMA
Concorrência Privada

MECANISMOS
PARA CONTROLE
1 – Atitude:
§  Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza ao fornecedor todas as
premissas, restrições e condições do produto ou serviço as ser contratado.
§  Fazer valer as condições que constam no contrato, tanto pela contratante como pela
contratada, por meio de sua administração sistemática.
2 – Fiscalização:
§  Realização de reunião de Kick-off para esclarecimentos do trabalho a ser realizado e
retomada das condições e responsabilidades assumidas.
§  Realizar medição das entregas parciais do contrato de acordo com critérios definidos
previamente.
§  Verificar periodicamente qualidade do serviço prestado de acordo com critérios
predefinidos.
§  Reuniões semanais de gerenciamento com a contratada.
§  Emissão quinzenal das Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas
de Tendências de Desvios.
§  Monitorar e controlar os riscos na área de aquisições de forma integrada à gerência de
riscos do projeto.
§  Realizar controle integrado das mudanças solicitadas.

RELATÓRIOS
DE CONTROLE
Relatórios:
§  Relatório Diário de Obra (R.D.O)
§  Relatório Fotográﬁco da Obra (Semanal)
§  Boletins de Medição das entregas parciais (quinzenais)
§  Relatório Executivo Mensal (modelo no slide a seguir), contemplando: Curvas de
Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas de Tendências de Desvios
§  Curva de Custo Real X Custo Orçado
§  Avaliação de desempenho da contratada

FLUXOGRAMA
Controle do Contrato

FLUXOGRAMA
Documentos

Encerramento

• Emi.dos
pelo
contratante
–
relatório
de
encerramento
do
contrato
e
termo
de
aceite;

• Emi.dos
pelo
contratado
–
atestado
de
inexistência
de
reinvindicações
e
relatório
de
encerramento
do
contrato.

Nota
de
Rescisão

• Esta
etapa
será
percorrida
caso
haja
algum
prejuízo
ao
trabalho
realizado,
como
no.ficação
para
que
se
cancele
o
contrato
com
o
fornecedor

Conformidade

Procedimento

• É
necessário
verificar
se
os
procedimentos
estabelecidos
para
encerramento
do
contrato
sob
o
ponto
de
vista
administra.vo
foram
observados.

Caso
contrário,
não
se
deve
proceder
ao
pagamento
final
do
fornecedor.

Auditoria
das

Aquisições

• Análise
estruturada
de
todo
o
processo
de
aquisição
desde
a
decisão
de
contratar,
ou
não,
até
o
encerramento
do,
contrato,
visando
a

iden.ficação
das
lições
aprendidas
e
a
correção
de
procedimentos.

Aceitação
e

pagamento
final

• Aceitação
formal
dos
produtos
e
serviços
que
foram
objeto
do
fornecimento
e
pagamento
final,
através
do
termo
de
recebimento;

• Verificação
se
todos
produtos
e
serviços
constantes
do
escopo
do
contrato
foram
entregues.

Arquivo
de

Contrato

• •Criação
de
pasta
com
índice
mínimo
contendo
os
seguintes
itens:
RFP,
contrato,
cronogramas,
alterações
solicitadas
e
aprovadas,

documentações
técnicas,
adi.vos
ao
contrato,
ordens
de
trabalho,
aprovação
dos
deliverables,
correspondências
do
contrato,
avaliações
do

contratado,
relatórios
de
desempenho,
cópias
das
faturas
e
pagamentos
e
resultados
de
fiscalizações.

Lições
aprendas

• Registro
de
acontecimentos
ocorridos
durante
todo
o
ciclo
do
projeto
para
uso
efe.vo
não
só
em
futuros
projetos,
mas
também
em
outras
fases

deste
mesmo
projeto.
Será
preenchido
um
relatório
Sumário
de
Pós-‐Contrato,
contendo:
sumário
execu.vo,
performance
técnica,
performance

de
prazo,
administração
de
contrato,
gerenciamento
de
riscos,
gerenciamento
financeiro
e
gerenciamento
das
relações
de
stakeholders.

Encerramento do Contrato

PGA SUMARIZADO
1 – Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisições
2 – Mapa de aquisições

3 – Solicitação/Planejamento de aquisições
3.1 – Fluxograma e procedimentos
3.2 – Matriz de responsabilidades
3.3 – Ferramentas de comunicação e controle
3.4 – Documentação: Declaração de escopo, WBS e dicionário da WBS revisados com
pacotes make e buy, cronograma do projeto, registro de riscos, matriz de responsabilidades
(projeto) atualizados, atas de reunião e aprovações.
4 – Controle de aquisições
4.4 – Documentação: modelos/templates de relatórios mensais, boletins de medição,
formulário de solicitação de mudanças, relatórios de aceite parcial, relatório de aceite ﬁnal,
modelos contratuais, atas de reunião e aceite.

5 – Encerramento de aquisições
5.4 – Documentos de encerramento: relatório de conclusão do projeto, registro de lições
aprendidas, atas de reunião e aceite.
6 – Arquivos de contrato
RFP, Propostas técnico-comerciais, processo de seleção, contrato, cronogramas, alterações
solicitadas e aprovadas, documentações técnicas, aditivos ao contrato, ordens de trabalho,
aprovação dos deliverables, correspondências do contrato, avaliações do contratado,
relatórios de desempenho, cópias das faturas e pagamentos e resultados de ﬁscalizações.
PGA SUMARIZADO

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