- O documento discute a implantação de um Escritório de Processos no Grupo Energisa com o objetivo de estruturar uma nova abordagem na gestão dos negócios através da gestão de processos. - É descrita a estruturação do projeto de implantação do Escritório de Processos incluindo a realização de projetos piloto, definição da metodologia, aquisição de ferramentas e treinamento da equipe. - Também são apresentados os benefícios esperados com a implantação como a padronização da document

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02 SET 2014GOVERNANÇA DE PROCESSOS – DA ESTRATÉGIA À GESTÃO
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CASE GRUPO ENERGISA: Estruturação de uma nova abordagem
na gestão dos negócios
Claudia Bazan
Ana Cristina Silva
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SUMÁRIO
•Sobre o Grupo Energisa
•Visão sobre Processos
•Defesa do Escritório de Processos
•Implantação do Escritório
•Benefícios
•Novos Desafios
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SOBRE O GRUPO ENERGISA
Umdos principais grupos privados do setor elétrico do Brasil.
Destaca-se pela ousadia planejada, busca incessante da vanguarda e tem comprovada experiência em distribuição, geração e comercialização, além de oferecer soluções integradas para o mercado de energia elétrica.
Com109anosdehistória,temnadistribuiçãodeenergiaabaseprincipaldeseunegóciocomatuaçãoemmercadoscomfortepotencialdecrescimento.
Controlatrezedistribuidoras,localizadasnosestadosdeMinasGerais,Paraíba,Sergipe,RiodeJaneiro,MatoGrosso,MatoGrossodoSul,Tocantins,ParanáeSãoPauloemumaáreade142.385km², atendea6milhõesdeconsumidoreseumapopulaçãode15,4milhõesdehabitantesem788municípios,oquerepresentaatendimentoa7%dapopulaçãobrasileira.
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VISÃO SOBRE PROCESSOS
•Definição e desdobramento de metas e Definição de indicadores para os principais processos da área comercial
2001: Gestão Pelas Diretrizes (GPD)
•Identificação de produtos, clientes e principais processos
•Modelagem dos processos e elaboração de PGPs, POPs, Instruções de Trabalho e Treinamentos
2004: Gestão da Rotina Diária (GRD)
•Início do processo de certificação em vários escopos das empresas EMG, EPB e ESE
2005: Certificação ISO 9001
•Início da participação das empresas Energisa no PNQ
2006: Participação no PNQ (Prêmio Nacional da Qualidade)
•Modelagem dos processos para o desenvolvimento da primeira solução de BI da Energisa
2007: BI de Perdas Não Técnicas
•Modelagem dos processos da área técnica para suportar o Roadmapdos Sistemas Técnicos
2010: Roadmapdos Sistemas Técnicos
•Definição de metodologia e padrão de notação para modelagem, análise e simulação dos processos. Visão de processo fim-a-fim
2013: Implantação do Escritório de Processos
Marcos da Gestão de Processos na Energisa
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DEFESA DO ESCRITÓRIO DE PROCESSOS –
Necessidades
• A ENERGISA é uma empresa de Serviços onde o pilar
“Processos” é considerado um Ativo da Empresa.
• Uma maior necessidade na busca de sinergias das
atividades entre áreas, com o objetivo de
aumentarmos a qualidade do serviço prestado, com o
menor nível de custo.
• A obrigação do Grupo ENERGISA de manter a operação
enxuta para estar preparada para as oportunidades e
ameaças impostas pelo Mercado.
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DEFESA DO ESCRITÓRIO –Cenário de Iniciativas
Investimentos significativos para 8 áreas de negócio atendidas
7 consultorias diferentes. 4 Repositórios diferentes
13 projetos de processo nos últimos 5 anos
Investimentos significativos em iniciativas de gestão de processos nos últimos anos.
Estas iniciativas compreendem projetos de, modelagem, análise e redesenho de processos visando atender as necessidades do negócio, buscando inovações e melhorias para os seus processos.
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DEFESA DO ESCRITÓRIO DE PROCESSOS
–Business Case
AimplantaçãodoEscritórioCorporativodeProcessosfoidefendidanofinalde2012comaelaboraçãodeumBusinessCase.
PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES
•Coordenaraimplantaçãodaculturadeprocessosfimafim
•Metodizarepadronizaradocumentaçãodeprocessos
•Apoiarnamodelagemdossubprocessosdenegóciosdeformaunificadaepadronizadaparatodaaorganização
•Alinharosprocessosdenegóciocomaestratégiacorporativa
•Subsidiaronívelexecutivonoquedizrespeitoàotimizaçãodosprocessosedosrecursos(simulação)
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
•EstruturarumaabordagemmetodológicapararevisãocontínuadosProcessosprovocandoo“momentodepensardiferente”efornecendoespaçoparaosurgimentodasinovações.
•InternalizarestacompetêncianamesmalinhaqueinternalizamosacompetênciadeGestãodeProjetos.
•Retermosoconhecimentodemaneiraformaleestruturada,minimizandoadependênciadaspessoaseoriscodedescontinuidade.
•Propiciarumamaiorvisualizaçãodasáreassobreoprocessofimafim,buscandomaioreficiência,simplificaçãoeobjetivoscomuns,combaseemtécnicasatualizadas(ex:usodesimulaçõesparaestimaraeficiênciadosnovosprocessosantesdeimplantá-los).
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IMPLANTAÇÃO DO EP –Estruturação do Projeto
•OperaçãoAssistida
RevisãodamodelagemeSimulaçãodossubprocessosGerarSolicitaçãodeAtendimento(callcenter)eCoordenarDespachoProgramadoeNãoProgramado(Operação)porpolosdaEPB
Apresentaçãoexecutivadosresultadosdoprojeto
•ProjetodemodelagemeotimizaçãodeprocessosComerciais(foconosserviçosdeReligaçãoeFaltadeEnergia)
Modelagem,otimizaçãoesimulaçãodedoissubprocessos
1.GerarSolicitaçãodeAtendimento(callcenter)
2.CoordenarDespachoProgramadoeNãoProgramado(Operação)
•ProjetoSimulaçãodaManutençãodaDistribuição
SimulaçãoeAnálisedetrêssubprocessosdaáreadeManutençãodaDistribuição(comdadosestimados)
1.InspecionarRede
2.RealizarManutençãoProgramada
3.RealizarManutençãoNãoProgramada)
•Setup
DefiniçãodaMetodologiaBPMEnergisa,ModelodeGovernança,ModeloOrganizacional,ModeloOperacional,PadrãodeNotaçãoetemplates
DefiniçãoeAquisiçãodeferramenta/soluçãoparasuportaraoperaçãodoEP
TreinamentodaequipedoEPnaferramenta(modelagemesimulaçãodeprocessos)
SeleçãoeTreinamentodeLíderesdeGestãoporProcessos
RevisãodaCadeiadeValoreHierarquiadeProcessos
Comoapoiodeumaconsultoriaoprojetofoiestruturadodaseguinteforma:
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IMPLANTAÇÃO DO EP –Atuação e Estrutura
GLOBAL CORPORATIVO
(NORMATIVO/CONSULTIVO)
EP
Gerente do EP
Coordenador do EP
Energisa MG
4 Analistas de Processo
Energisa PB
3 analistas de Pocessos
•Os Analistas de Processos foram selecionados internamente conforme perfil definido;
•O Coordenador do Escritório de Processos foi selecionado externamente, e é profissional CBPP;
•Os Analistas de Processos foram treinados em BPM, ferramenta de modelagem e simulação de processos e análise de Custos.
Gerente do EP
Coordenador
do EP
MG
4 Analistas
MS
1 Analista
TO
1 Analista
PB
3 Analistas
MT
1 Analista
Estrutura Proposta
Estrutura Atual
Atuação definida
para o Escritório de Processos
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IMPLANTAÇÃO DO EP –Visão Geral da Estrutura
Distribuidoras e Holding ENERGISA
Recursos sob demanda
Recursos dedicados
Presidências
Diretorias
Diretorias Corporativas
VPs
Líderes de Gestão por Processos
Líderes de Gestão por Processos
Líderes de Gestão por Processos
VP de Suporte aos Negócios
Diretoria Corporativa de TI
Escritório de Processos
Gerente de Processos
Coordenador de Processos
Analistas de Processos
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IMPLANTAÇÃO DO EP –Líder de Gestão Por Processos
•LíderesdeGestãoPorProcessossãoareferênciaemBPMdentrodesuasdiretorias.
•AprincipalatribuiçãoéseroresponsávelpelosprojetosdemodelagememelhoriadeprocessosdasDiretorias(projetosalinhadoscomaestratégia,masnãoestruturantes)
•OsLíderesselecionadossãotreinadosnaMetodologiaBPMeemModelagemdeProcessosnaferramentapadrãoutilizadanaEnergisa
•Recebemorientaçõesdecomoatuarcomomediadoresparaaatividadedelevantamentoemodelagemdosprocessos
•ParticipadaespecificaçãoderequisitosfuncionaisjuntoaTI
•Tambéméresponsávelporidentificaroportunidadesdemelhoriadeprocessosparaassuasáreasdenegócio
Lançamento de edital para Recrutamento Interno
Aplicação de prova escrita
Entrevista com aprovados para verificação de perfil
Elaboração de shortlistpara Diretores
Definição dos Líderes pelos Diretores
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IMPLANTAÇÃO DO EP –Cadeia de Valor
Cadeia de Valor
•Revisão da Cadeia de Valor existente para atualizar a representação do negócio da Distribuição.
•O novo modelo foi validado e aprovado pelos níveis estratégico e tático das empresas.
Definição da Hierarquia de Processos
•ApartirdosMacroprocessosidentificadosnaCadeiadeValorfoirealizadaadecomposiçãoemprocessosesubprocessospararepresentaraestruturadefuncionamentodonegócio.
•Estetrabalhofoirealizadoatravésdeentrevistascomosgerentesealgunscolaboradoresdetodasasáreasdasempresas,buscandoidentificartodososprocessosquecompõemonegócio.EstavisãoconstruídapermitiuavisibilidadedetodaaestruturadeprocessosdenegóciodoGrupoENERGISA.
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EntregadegrandeimportânciaparaomomentoatualdaEnergisadevidoàintegraçãodasnovasempresas.

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IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO -Treinamento on thejob
Durante a implantação do EP foram realizados 5projetos cujo objetivo foi aplicar os conceitos de BPM e realizartreinamento da Equipe do EP.
PROJETO
PROCESSO
DESCRIÇÃO
ANO
EQUIPE
Melhorias Processo de Gestão de Viagens
Gerir Viagens
Com a implantação do novo sistema de Gestão de Viagens, foi realizado para o processo de Solicitação de Viagens:
•AS IS -Modelagem e medição de tempos;
•TO BE -Medição de tempos ;
•TO BE –Levantamento e análise de custos e ganhos financeiros obtidos com a implantação.
2013
EP
Otimização da Gestão da Área de Desenvolvimento de Software
Gerir Ciclo de Vida das Aplicações
Para a implantaçãoda solução ALM(ApplicationLifecycleManagement) foi realizado paraa Área de Desenvolvimento de Software:
•AS IS –Modelagem;
•ASIS -Identificaçãode GAPS ;
•TO BE –Modelagem e proposta de soluções para otimizar a Documentação, a Administração de Dados, a Gestão do Teste e a Gestão de Mudanças da área de TI .
2013
EP
Análisedas melhorias obtidas com a implantação de novo sistema (SGM) para a Gestão da Manutenção da Distribuição
Realizar Manutenção de Redes de MT_BT
Considerando a implantaçãodo SGM (Sistema de Gestão da Manutenção), foram realizados para 3subprocessos da Área de Manutenção da Distribuição:
•AS IS -Detalhamento da Modelagem existente;Simulação, análise de custos e desempenho
•TO BE –Detalhamento da Modelagem existente, Simulação, análise de custos e desempenho.
2013
Consult.e EP
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IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO -Treinamento on thejob
PROJETO
PROCESSO
DESCRIÇÃO
ANO
EQUIPE
Analise eOtimização do Atendimento ao Cliente
AtenderServiços de Campo
Vislumbrandoredução do número de rechamadas e do volume de solicitações enviadas à Operação que geram visitas improdutivas, foi realizado para um subprocesso da área de Atendimento:
•AS IS -Modelagem,Simulação, Análise de custos e desempenho, Identificação de GAP´s
•TO BE -Proposta de melhorias , Modelagem,Simulação , Análise de custos e desempenho, Análise de ganhos financeiros a serem obtidos com a implantação das melhorias
2013
Consult. e EP
Análise eOtimização da Operação
Realizar Operaçãoda Distribuição
Para analisar como as melhorias estimadas para a área de Atendimento impactariam a área de Operação foi realizado para 2 subprocessos da área de Operação:
•AS IS -Modelagem,Simulação, Análise de custos e desempenho
•TO BE -Modelagem, Simulação, Análise de custos e desempenho, Análise e projeções de ganhos financeiros
2014
EP
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BENEFÍCIOS –Projeto Melhorias na Gestão de Viagem
Atualmenteasolicitaçãodeviagemérealizadaporfacilitadores,quesãocolaboradorestreinadospararealizarestaatividadeparaosdemaisdesuasáreas.
Comaotimizaçãodoprocesso,houvereduçãosignificativanotempodesolicitaçãodeviagem,conformedemonstradonoquadroaolado.
Comareduçãodetempoalcançada,aocupaçãodosfacilitadoresparaesteprocessodiminuiuconsideravelmente, liberando-ospararealizaroutrasatividades,inerentesasuarotinadetrabalho. Redução de tempo para solicitação de viagens -TO BE implantado
Viagem Simples
•Redução de 47%
Viagem Complexa
•Redução de 67%
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BENEFÍCIOS –Gestão da Manutenção da Distribuição
BENEFÍCIOS –Gestão da Manutenção da Distribuição
Subprocessos
MELHORIAS CONSOLIDADAS TO BE
Inspecionar Redes de Distribuição
Gerenciamentodetodasasetapasdeinspeção,possibilitandoapadronizaçãoecontroledetodasasatividadeseequipesatravésdeSistemaEspecialista(SGM).Automatizaçãodasetapasdeorçamento,despachoecarregamentodosdadosdeinspeção,viaDispositivoMóvel,cominterfacescomsistemadegestãodeobrasededespachomóveldaoperação.
Executar Manutenção Programada
GerenciamentodetodasasetapasdeexecuçãodaManutençãoProgramadaeNãoProgramada,possibilitandoapadronizaçãoecontroledetodasasatividadeseequipesatravésdeSistemaEspecialista(SGM).
Automatizaçãodasetapasdedespachoecarregamentodosdadosdeexecução,viaDispositivoMóvel,cominterfacescomsistemasdegestãodeobrasededespachomóveldaoperação.
Executar Manutenção Não Programada
•Otimização de recursos atuantes nos subprocessos:
•Técnicos da Distribuição
•de equipes de eletricistas
•programadores
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•Ação proativa da área para otimização de equipes (cancelamento de contratos com empreiteiras)
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•Melhoria no tempo médio de execução dos subprocessos
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BENEFÍCIOS –Projeto Diretoria Comercial
OprojetosurgiucomoumainiciativaparatrazermelhoriasparaosprincipaissubprocessosComerciaisdoGrupoEnergisa,ondeforamdescritosospossíveisganhosapresentadosnobusinesscasede2012,quebuscavaprincipalmentereduzirasrechamadasevisitasimprodutivasparaosserviçosdereligaçãoefaltadeenergia.EstesserviçosforamescolhidosporrepresentaremomaiorvolumedechamadaserechamadasdoAtendimentoalémdegeraremcustosdeligações,visitasimprodutivasealtonúmerodereclamaçõesdocliente.
OprojetofoirealizadopelaequipedoEPcomorientaçãoesuportedaconsultoriacontratadavisandocriarautonomiaparaqueaENERGISApossaexecutaredifundirestanovapráticadegestãoporprocessosdentreasáreasdenegócio.
Atendimento
HouveaumentodecustodoprocessodevidoainclusãodenovasatividadesnofluxopararesolverosGap’sidentificadosnoprocessoatual.
Aempresaentendequeasmelhoriassãouminvestimentoimportanteeoganhoserárefletidoemtodasasdistribuidoras.
Operação
HouveotimizaçãodocustodoProcessodevidoareduçãodeentradas(OS)originadasdaÁreadeAtendimento.
Asimulaçãoapontouparareduçãodeequipesdeeletricistas,masoganhomaisexpressivoseráocustoevitadodasvisitasimprodutivas.
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IMPLANTAÇÃO DO EP -Conclusão
BenefíciospercebidospelaENERGISAcomaimplantaçãodoEscritóriodeProcessos
•Teragestãocorporativamaisefetiva
•Evoluçãodavisãodepartamentalparaumavisãocross
•Facilitaraimplantaçãoerolloutdosprocessosesistemasnasnovasempresas–levarasBestPracticesdaEnergisa
•MaiorcapacidadeparaaGestãodeMudança
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NOVOS DESAFIOS
CEMAT (MT)
CELTINS (TO)
ENERSUL (MS)
CAIUÁ (SP)
NACIONAL (SP)
VALE PARANAPANEMA (SP)
FORÇA E LUZ DO OESTE (SP)
BRAGANTINA (SP)NACIONAL
1-OGrupoENERGISAem2014, adquiriuoGrupoREDEintegrandomais8distribuidorasdeenergia
2 -Novos projetos estão em andamento!
3 –Tornar comum a prática de BPM, semelhante ao que já ocorre com a Gestão de Projetos
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Ana Cristina Silvaana.silva@energisa.com.br/ (083) 2106-7368
Claudia Bazanclaudia@energisa.com.br/( 021) 2122-6952
Obrigado!
Pernambuco
02 SET 2014GOVERNANÇA DE PROCESSOS – DA ESTRATÉGIA À GESTÃO
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