[IQPC] Apresentação - EloGroup 2009

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[IQPC] Apresentação - EloGroup 2009

  1. 1. 11 Workshop: Implantando a Governança de BPM com o Escritório de Processos 27-jan-2009 Leandro JesusLeandro Jesus SócioSócio--DiretorDiretor ELOELO GroupGroup RIORIO DE JANEIRODE JANEIRO –– SÃO PAULOSÃO PAULO -- BRASÍLIABRASÍLIA © ELO Group. Todos direitos reservados ELO GroupELO Group -- Visão InstitucionalVisão Institucional Consultoria especializada em Gestão de Riscos e Gestão de Processos de Negócios Ampla experiência em projetos em diversos segmentos (financeiro, seguradoras, varejo, elétrico, petróleo, fármacos, telecomunicações, governo, construção e manufatura) Quadro de consultores altamente capacitado atuando como professores em MBAs e cursos diversos da COPPE / UFRJ; Fundada no Parque Tecnológico da COPPE/UFRJ, um dos mais reconhecidos centros de pesquisa e desenvolvimento da América Latina; Spin-off do Grupo de Produção Integrada, da Engenharia de Produção da COPPE/UFRJ; Acesso a uma rede de excelência de especialistas no Brasil, EUA (Carnegie Mellon University e North Caroline State University) e Europa (L´Ècole Central de Paris e Politécnico di Turino)
  2. 2. 22 © ELO Group. Todos direitos reservados Experiências e Referências PROJETOS © ELO Group. Todos direitos reservados ELO com a Academia e Inovação
  3. 3. 33 © ELO Group. Todos direitos reservados Referencia: BPM CBOKTM ABPMP BPM CBOK, 1ª versão “BPM é uma abordagem metodológica para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos automatizados ou não para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos. Permite a melhoria tanto das atividades de uma determinada área, entre áreas ou entre organizações.” © ELO Group. Todos direitos reservados Gerir processos de negócios significa mudar continuamente a forma como uma organização executa suas atividades, visando aumentos significativos de desempenho como: fortalecimento da excelência operacional, aumento da visibilidade para tomada de decisão e promoção da inovação; A maximização de ganhos com BPM passa por construir o ambiente ideal para se repensar a forma como uma organização deve executar suas atividades. Este ambiente deve ser colaborativo, culturalmente sustentável e suportado por métodos e ferramentas adequadas Fluxogramas de processos não são resultados de uma iniciativa de BPM, mas apenas uma ferramenta intermediária. Desta forma, a questão-chave a ser perguntada para um gestor não é apenas “existem processos a serem mapeados?”, mas sim “existem oportunidades para redução de custos, melhoria da interface entre áreas, otimização da tomada de decisão etc.?” Filosofia de BPM – ELO Group 1 2 3
  4. 4. 44 Governança das iniciativas de BPM e o papel do Escritório de Processos © ELO Group. Todos direitos reservados A dispersão de iniciativas em BPM e a necessidade de governança Fonte: ELO Group - Pesquisa Evento IQPC Jan/08
  5. 5. 55 © ELO Group. Todos direitos reservados A dispersão de iniciativas em BPM e a necessidade de governança 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Desenvolvimentode aplicativoparamonitoraçãodos processosem tempo real (BAM); Desenvolvimentode sistemas deregrasde negócio; Redesenho deprocessos a partir demodelos de referência(SCOR,ITIL); Automação dos principais processos da organização; ProjetosSix Sigma de melhoria deprocessos; Treinamentos em análise eredesenho deprocessos e degestores; Desenvolvimentoda arquiteturadeprocessosda organização; Balanced Scorecard; Redesenho dosprincipaismacroprocessosda organização; Fonte: ELO Group - Pesquisa Evento IQPC Jan/08 © ELO Group. Todos direitos reservados Definições Fonte Governança de processos de negócio é o conjunto de processos e diretrizes que organizam a gestão das ações de BPM Kirchmer (2005) Governança de processos refere-se aos princípios, objetivos e estrutura organizacional que definem quem pode tomar decisões, assim como as políticas e regras que definem e limitam o que os gerentes podem fazer Harmon (2008) Governança no contexto de BPM estabelece transparência na prestação de contas, tomada de decisão e recompensa, de forma a orientar as ações Rosemann e DeBruin (2008) Governança de BPM - definições
  6. 6. 66 © ELO Group. Todos direitos reservados Como tratada a responsabilidade pela gestão das iniciativas de BPM? Fonte: ELO Group - Pesquisa Evento IQPC Jan/08 © ELO Group. Todos direitos reservados A necessidade de um Escritório de Processos Talvez o maior desafio das iniciativas de BPM seja a permanência – buscar garantir com que a lógica de uma gestão a partir dos processos de negócio se mantenha na organização. Um Escritório de Processos é uma resposta à necessidade de se institucionalizar a Gestão dos Processos, tornando-a, de forma efetiva, parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da cultura da organização. Exemplo: grande parte dos investimentos em modelagem e melhoria de processos é perdida ao longo do tempo, pois os modelos de processos não são atualizados e reaproveitados.
  7. 7. 77 © ELO Group. Todos direitos reservados As várias nomenclaturas Escritório de Processos Centro de Excelência (CoE) em BPM Escritório de Gestão de Processos (BPM Office) Grupo de BPM Coordenação/Gerência de Processos Outros © ELO Group. Todos direitos reservados Dimensões usuais 1. Consultor: • Envolve a execução ou auxílo nas atividades de gestão de processos na organização 2. Provedor de Conhecimento: • Garante a disseminação de conhecimento e cultura de processos dentro da organização 3. Definidor e Mantenedor de Padrões: • Garante que os padrões para a gestão de processos são seguidos por toda a organização
  8. 8. 88 Detalhamento da operação de um Escritório de Processos © ELO Group. Todos direitos reservados Framework ELO Group para operação de um Escritório de Processos (v2.0)
  9. 9. 99 © ELO Group. Todos direitos reservados Algumas questões a serem respondidas 1. Como determinar as responsabilidades e autoridades pelas ações de BPM na organização? 2. Onde posicionar o Escritório de Processos? 3. Como realizar a divisão de tarefas, perfis e competências para a equipe do Escritório? 4. Como assegurar o alinhamento do papel do Escritório de Processos com a estratégia empresarial e o Escritório de Projetos (PMO)? 5. Como implantar mecanismos para avaliação do retorno sobre o investimento esperado com as ações de BPM? © ELO Group. Todos direitos reservados Algumas questões a serem respondidas 1. Como determinar as responsabilidades e autoridades pelas ações de BPM na organização? 2. Onde posicionar o Escritório de Processos? 3. Como realizar a divisão de tarefas, perfis e competências para a equipe do Escritório? 4. Como assegurar o alinhamento do papel do Escritório de Processos com a estratégia empresarial e o Escritório de Projetos (PMO)? 5. Como implantar mecanismos para avaliação do retorno sobre o investimento esperado com as ações de BPM?
  10. 10. 1010 © ELO Group. Todos direitos reservados Fator Crítico 1: Entender as demandas de cada um dos atores interessados na gestão de/por processos Auditoria Interna Tecnologia da Informação Riscos CLIENTE: Área de Negócio Planejamento Estratégico © ELO Group. Todos direitos reservados Fator Crítico 2: Planejar antecipadamente como gerar sinergia entre os diversos documentos utilizados pela organização Auditoria Interna Tecnologia da Informação Riscos CLIENTE: Área de Negócio Planejamento Estratégico Notação de Modelagem Convergente Relatório de Inconformidade Nos Processos Matriz de Riscos e Controles Normas e Procedimentos Especificação de Sistemas Objetivos e Projetos Estratégicos
  11. 11. 1111 © ELO Group. Todos direitos reservados Pensando responsabilidades e autoridades pelas ações de BPM na organização © ELO Group. Todos direitos reservados Algumas questões a serem respondidas 1. Como determinar as responsabilidades e autoridades pelas ações de BPM na organização? 2. Onde posicionar o Escritório de Processos? 3. Como realizar a divisão de tarefas, perfis e competências para a equipe do Escritório? 4. Como assegurar o alinhamento do papel do Escritório de Processos com a estratégia empresarial e o Escritório de Projetos (PMO)? 5. Como implantar mecanismos para avaliação do retorno sobre o investimento esperado com as ações de BPM?
  12. 12. 1212 © ELO Group. Todos direitos reservados Posicionamento do Escritório – arranjos comuns E.P. E.P. E.P. Normativo e Global Normativo e “Focado” Consultivo, com donos de processo Múltiplos Escritórios E.P. E.P.Dono de processo Dono de processo Dono de processo © ELO Group. Todos direitos reservados Algumas questões a serem respondidas 1. Como determinar as responsabilidades e autoridades pelas ações de BPM na organização? 2. Onde posicionar o Escritório de Processos? 3. Como realizar a divisão de tarefas, perfis e competências para a equipe do Escritório? 4. Como assegurar o alinhamento do papel do Escritório de Processos com a estratégia empresarial e o Escritório de Projetos (PMO)? 5. Como implantar mecanismos para avaliação do retorno sobre o investimento esperado com as ações de BPM?
  13. 13. 1313 © ELO Group. Todos direitos reservados Estrutura interna da equipe do Escritório de Processos Escritório de Processos Gerente do Escritório Analista de Processo Auditor de Processo Gestor da base ARIS Henrique João Paula José Fernanda Pedro Responsável pelos projetos de BPM, incluindo a modelagem e melhoria de processos Responsável pela verificação periódica de conformidade dos processos e manutenção dos métodos de modelagem Responsável pela adminstração da base de dados, geração de relatórios e publicação WEB © ELO Group. Todos direitos reservados Competências requeridas Item Gerente do Escritório Analista de Processo Auditor de Processo Gestor da base ARIS Ferramenta ARIS Toolset Técnicas de modelagem de processos Métodos de melhoria de processos Gestão da Qualidade (ISO9001, PNQ) Definição de Indicadores de Desempenho (BSC) Publicação web SAP Capacidade de condução de entrevistas Facilidade para trabalho em equipe Papéis
  14. 14. 1414 © ELO Group. Todos direitos reservados Algumas questões a serem respondidas 1. Como determinar as responsabilidades e autoridades pelas ações de BPM na organização? 2. Onde posicionar o Escritório de Processos? 3. Como realizar a divisão de tarefas, perfis e competências para a equipe do Escritório? 4. Como assegurar o alinhamento do papel do Escritório de Processos com a estratégia empresarial e o Escritório de Projetos (PMO)? 5. Como implantar mecanismos para avaliação do retorno sobre o investimento esperado com as ações de BPM? © ELO Group. Todos direitos reservados Estratégia e Processos Pesquisa da década de 80 revelou que menos de 10% das estratégias formuladas foram implementadas com êxito. “Na maioria dos casos – estimamos em 70% – o verdadeiro problema não é [má estratégia, e sim]… má execução” (Fortune; 1999)
  15. 15. 1515 © ELO Group. Todos direitos reservados Priorização de processos com base em direcionadores estratégicos © ELO Group. Todos direitos reservados Estratégia, Projetos e Processos EstratégiaEstratégia ProjetosProjetosProcessosProcessos
  16. 16. 1616 © ELO Group. Todos direitos reservados Processos vs. Projetos Processos Projetos Conjunto de atividades com um ou mais objetivos. Em geral, cruza fronteiras funcionais e entrega valor aos clientes. Esforço temporário para obter um resultado exclusivo. Abordagem para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de forma a alcançar resultados consistentes. Aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas a fim de atender aos requisitos do projeto. 1-Estratégia e planejamento de processos; 2-Análise de processos; 3- Projeto de processos; 4-Implementação de processos; 5-Monitoramento e Controle de processos; 6-Refinamento de processos 1-Iniciação; 2-Planejamento; 3-Execução; 4-Controle; 5-Encerramento Responsável pelo desenho, performance, defesa e suporte ao processo. Responsável por cumprir os objetivos do projeto. É guardião dos modelos e padrões e promove a melhoria dos processos. Centraliza e coordena o gerenciamento de projetos. O objeto A gestão Ciclo de Vida de Gestão Escritório de Gestão O Gestor © ELO Group. Todos direitos reservados PMO x BPM Office BPMO Processos Gestão funcional Gestão transversal CEO Dir 1 Dir 2 Dir 3 Ger 1 Ger 2 Ger 3 Ger 4 Ger 5 A organização está no caminho certo? Os projetos estão sendo executados conforme a estratégia? As funções são executadas da melhor forma? PMO Os processos estão sendo executados e melhorados conforme a estratégia? Processos Projetos Projetos Gestão de Projetos
  17. 17. 1717 © ELO Group. Todos direitos reservados Exemplos de integração de iniciativas 2 1 © ELO Group. Todos direitos reservados Algumas questões a serem respondidas 1. Como determinar as responsabilidades e autoridades pelas ações de BPM na organização? 2. Onde posicionar o Escritório de Processos? 3. Como realizar a divisão de tarefas, perfis e competências para a equipe do Escritório? 4. Como assegurar o alinhamento do papel do Escritório de Processos com a estratégia empresarial e o Escritório de Projetos (PMO)? 5. Como implantar mecanismos para avaliação do retorno sobre o investimento esperado com as ações de BPM?
  18. 18. 1818 © ELO Group. Todos direitos reservados Retornos esperados com BPM Clima Organiza- cional Compliance Excelência Operacional Satisfação do Cliente Visibilidade para Tomada de Decisão Flexibilidade e Inovação © ELO Group. Todos direitos reservados Clima Organiza- cional Compliance Excelência Operacional Satisfação do Cliente Visibilidade para Tomada de Decisão Flexibilidade e Inovação •Maior Eficiência No uso dos recursos •Redução Do tempo de execução •Maior Confiabilidade •Compliance com lei ou Modelo de ref. •Maior Satisfação do cliente •Aumento de marketshare • Maior satisfação dos funcionários •Melhor Tomada de decisão •Maior agilidade para resolução De problemas •Fidelização De cliente •Diferenciação De produtos Eserviços •Maior retenção de talentos •Melhor Relação C/ Órgão regulador •Uniformação Epadronização Do processo •Melhor imagem •Maior visibilidade Do dia-a-dia Naoperação •Criação de Vantagem competitiva •Melhor interface entre áreas
  19. 19. 1919 © ELO Group. Todos direitos reservados Clima Organiza- cional Compliance Excelência Operacional Satisfação do Cliente Visibilidade para Tomada de Decisão Flexibilidade e Inovação •Maior Eficiência No uso dos recursos •Redução Do tempo de execução •Maior Confiabilidade •Fraude interna Eexterna •Multas e Sanções legais •Custos com Disputas judiciais •custo excessivo comcomprovação de compliance •Danificação De ativo fixo •Compliance com lei ou Modelo de ref. •Maior Satisfação do cliente •Aumento de marketshare •Custo com Afastamento de funcionários •Custo com Acidente de funcionários • Maior satisfação dos funcionários •Otimização Dacadeia de suprimentos •Melhor Tomada de decisão •Maior agilidade para resolução De problemas •Maximização De ganhos Com mudanças •Fidelização De cliente •Diferenciação De produtos Eserviços •Compensação àcliente (desconto, Novo produto, serviço adicional,) •Maior retenção de talentos •Custo com Saída inesperadaDe talento •Melhor Relação C/ Órgão regulador •Uniformação Epadronização Do processo •Custo excessivo Com seguros •Custo com ociosidade de recursos humanos • Perdas por Superprodução •Perdas por transporte Ou movimentação •Perdas no processamento •Perdas por espera •Custo com Atividades manuais •Perdas por Defeitos e falhas •Indenização Compulsória paracliente •Perdade cliente •Não Obtenção de Novo Cliente •Redução de compra de cliente •Melhor imagem •Otimização Da precificação Ao cliente • Perdas por estoque •Maior visibilidade Do dia-a-dia Naoperação •Redução de Perdas em caso de anormalidade •Criação de Vantagem competitiva •Criação de novas fontes de receitas (novo produto ou Novo cliente)•Aumento damargem Nas vendas •Aumento das Vendas por cliente •Melhor interface entre áreas © ELO Group. Todos direitos reservados Processo de avaliação de resultados de BPM
  20. 20. 2020 © ELO Group. Todos direitos reservados The Service Portfolio of a BPM Center of Excellence (Rosemanm) Business Process Maturity Model & BPMN 2.0 Roadmap para Implantação Do Escritório de Processos Referências Os 3 papéis estratégicos de um Escritório de PRocessos Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge Pesquisa sobre Iniciativas de BPM (2008) © ELO Group. Todos direitos reservados Special Interest Group (SIG) – Escritório de Processos Participantes: Profissionais de BPM de todo o Brasil envolvidos com iniciativas de implantação de um Escritório de Processos ou Centro de Excelência em BPM. Objetivos: • Identificar e analisar os papéis e responsabilidades, bem como serviços usualmente prestados por um Escritório de Processos; • Identificar semelhanças e oportunidades de sinergia entre Escritórios de Processos e Escritórios de Projetos; • Discutir como a implantação de um Escritório pode garantir sustentabilidade ao modelo de gestão por processos de uma organização; • Compartilhar melhores práticas e lições aprendidas na implantação de um Escritório de Processos; Produto: Elaboração e Publicação de Estudo de Casos sobre a implantação de Escritórios de Processos no Brasil. Forma de acesso: Grupo restrito a membros ABPMP Brasil das categorias PROFESSIONAL e/ou ASSOCIATE.
  21. 21. 2121 Perguntas e respostas Leandro JesusLeandro Jesus leandro.jesus@elogroup.com.brleandro.jesus@elogroup.com.br (11) 6684(11) 6684--93949394 (21) 8702(21) 8702--62426242 RIORIO DE JANEIRODE JANEIRO –– SÃO PAULOSÃO PAULO -- BRASÍLIABRASÍLIA

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