GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA
OPERACIONAL
O CASO DA ELETROBRAS
Alberto Wajzenberg
Gerente de Desenvolvimento Organizacion...
Agenda
• A trajetória da Eletrobras para a
excelência operacional
• A arquitetura de processos como
instrumento de gestão
...
Excelência operacional é determinante no negócio
Maior eficiência
Maior produtividade
Menor custo
Demanda constante por me...
Fonte: Equipe Eletrobras , Grupo de Governança, trabalho da Capacitação GIP 2010-1
Comitês
EscritóriodeProcessos
EmpresasE...
GESTÃO ORIENTADA POR PROCESSOS
Principais Mudanças
• Visão Transversal
• Melhoria Contínua
• Conhecimentos, habilidades e ...
ARQUITETURA DE PROCESSOS
COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO
PLANO
ESTRATÉGICO
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DIRETOR DE
NEGÓCIO
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DIRETOR DE
GESTÃO
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Macroprocessos de Gestão ( exemplo ilustrativo )
GESTÃO
EMPRESARIAL
GOVERNANÇA
CORPORATIVA
GESTÃO DE
PARTICIPAÇÕES
ACIONÁR...
MELHORIA CONTÍNUA
• Modelagem
• Análise e resolução de problemas
• Ferramentas
• Papéis e responsabilidades
• LEAN é a ref...
Reunião DAO – out/2013
A3: Melhoria do Processo de Detalhamento da Especificação da Aquisição
Foco: QUALIDADE NOS DOCUMENT...
MELHORIA CONTÍNUA
Fonte : Produttare e Enjourney
1 . É preciso mudar
a atitude
assumir e resolver problemas x “apagar incêndios”
não improvisar
medir o desempenho / coleta...
3 . Pessoas fazem a diferença ( conhecimento, habilidade e atitude )
4 . Técnica é fundamental
• saber usar a “caixa de fe...
LIÇÕES APRENDIDAS
LIDERANÇA
• Dá o exemplo
• Sabe ouvir
• Transmite confiança
• Assume e resolve problemas
• Disposta a mu...
CONCLUSÃO
É necessário
mudar ( a gestão ) pessoas!
definir a mudança
e o caminho menos complexo!
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Alberto Wajzenberg (Eletrobras) - Gestão de Processos e Melhoria Operacional

  1. 1. GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA OPERACIONAL O CASO DA ELETROBRAS Alberto Wajzenberg Gerente de Desenvolvimento Organizacional alberto.wajzenberg@eletrobras.com Brasilia 7 de novembro de 2013
  2. 2. Agenda • A trajetória da Eletrobras para a excelência operacional • A arquitetura de processos como instrumento de gestão • A implantação da melhoria contínua • Lições aprendidas GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA OPERACIONAL : O CASO DA ELETROBRAS
  3. 3. Excelência operacional é determinante no negócio Maior eficiência Maior produtividade Menor custo Demanda constante por melhor GESTÃO Urgência nas ações HISTÓRICO Implantação da Gestão Orientada por Processos
  4. 4. Fonte: Equipe Eletrobras , Grupo de Governança, trabalho da Capacitação GIP 2010-1 Comitês EscritóriodeProcessos EmpresasEletrobras PADRÃO METODOLÓGICO Priorização e Seleção de Projetos de Processos GESTÃO DE MELHORIA E INOVAÇÃO DE PROCESSOS GESTÃO DOS PROCESSOS NO DIA A DIA GOVERNANÇA DE PROCESSOS Alinhamento da Cadeia de Valor à Estratégia ESTRUTURA RELACIONA- MENTO POLÍTICAS E DIRETRIZES MECANISMOS AVALIAÇÃO E CONTROLE PAPEIS E REPONSABILI- DADES OBJETIVO DA GOVERNANÇA FERRAMENTA OBJETIVO DA Gestão orientada por Processos ARQUITETURA DE PROCESSOS INDICADORES DOCUMENTOS NORMATIVOS Melhoria contínua Indução de Melhoria FormulaçãoEstratégica Melhoria ImplantaçãoDesenho AprendizagemAprendizagemAprendizagem Escritóriode Processos GerenteFuncional LíderdeProcesso CADEIA DE VALOR Framework de Gestão Orientada por Processos das Empresas Eletrobras
  5. 5. GESTÃO ORIENTADA POR PROCESSOS Principais Mudanças • Visão Transversal • Melhoria Contínua • Conhecimentos, habilidades e atitudes
  6. 6. ARQUITETURA DE PROCESSOS COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO PLANO ESTRATÉGICO PLANO DIRETOR DE NEGÓCIO PLANO DIRETOR DE GESTÃO PLANO DIRETOR DE GESTÃO ARQUITETURA DE PROCESSOS Objetivo da Arquitetura de Processos das Empresas Eletrobras “Ser um instrumento que possibilite o entendimento da organização, a partir de uma visão completa dos processos transversais das empresas Eletrobras, e que auxilie as decisões da gestão empresarial” Processos de 1.o e 2.o nível Objetivo e descrição Glossário
  7. 7. Macroprocessos de Gestão ( exemplo ilustrativo ) GESTÃO EMPRESARIAL GOVERNANÇA CORPORATIVA GESTÃO DE PARTICIPAÇÕES ACIONÁRIAS DESENVOLVI- MENTO EMPRESARIAL GESTÃO DO RELACIONAMENTO COM AS PARTES INTERESSADAS Necessidades e expectativas dos Acionistas Necessidades e expectativas das demais partes interessadas Diretrizes de governança orientadoras p/a Gestão Diretrizes de governança orientadoras p/a Gestão Rentabilidade da carteira de participações e recomendações Orientações e suporte aos Conselheiros Prestação de contas e relatórios corporativos Portfólio de projetos empresariais Portfólio de projetos empresariais Necessidades de melhoria /inovação Conhecimento e lições aprendidas Processos melhorados/inovados Manifestação respondida com posicionamento institucionalManifestação recebida
  8. 8. MELHORIA CONTÍNUA • Modelagem • Análise e resolução de problemas • Ferramentas • Papéis e responsabilidades • LEAN é a referência • valor para o cliente, perdas/desperdícios, A3, gestão visual, KAIZEN, GEMBA
  9. 9. Reunião DAO – out/2013 A3: Melhoria do Processo de Detalhamento da Especificação da Aquisição Foco: QUALIDADE NOS DOCUMENTOS INICIAIS DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO POR PREGÃO ELETRÔNICO Histórico: O DAC - Departamento de Contratações da Eletrobras incluiu como meta do SGD a revisão do processo de aquisição de materiais e serviços. Esta iniciativa foi motivada por uma percepção da empresa em relação ao processo de aquisição, o qual é visto, em muitos casos, com uma demora excessiva para realização da aquisição de bens e serviços, desde a solicitação do requisitante até a assinatura do contrato. Dando continuidade ao projeto de melhoria da “Gestão de Suprimentos” e de forma a atender esta demanda, o DAC procurou o DAO e representantes de algumas áreas deste processo (como TI, Infraestrutura e Jurídico) para iniciar um projeto de melhoria do processo de aquisição da Eletrobras. Como ação inicial foi realizado um workshop de um dia e meio com representantes de todas as áreas envolvidas para: - Compreender os processos transversalmente; - Entender as principais atividades do processo a ser melhorado; - Identificar os principais problemas, causas e indicadores associados; - Conhecer a filosofia e técnicas lean que seriam aplicadas na semana Kaizen; - Decidir sobre o problema a ser resolvido na semana Kaizen. Como conclusão do Workshop, foi selecionado o problema que gera o maior impacto no tempo e na qualidade das aquisições: “Inexistência do detalhamento prévio da especificação inicial para o processo de aquisição” Objetivo: Melhorar a qualidade das informações encaminhadas para início do processo de aquisição de bens e serviços com foco no Pregão Eletrônico. Metas: • Criar um padrão para cada documento que compõe o pacote inicial da contratação, até 25/10/2013; • Testar o novo processo em uma área “PILOTO”, até 31/12/2013. Benefícios: • Redução do tempo de contratação; • Otimização dos recursos humanos e financeiros; • Melhoria no registro do conhecimento associado ao processo de aquisição. Indicadores: Serão estabelecidos indicadores ao longo do desenvolvimento do plano de ação. Próximos passos: Plano de Ação: • Definir e executar as ações de sensibilização interna (DAA, DAI, PCC, PGB) sobre o detalhamento da documentação inicial do processo de aquisição; • Aplicar pacote de orientação a uma aquisição piloto. Acompanhamento: Reuniões quinzenais entre DAC, DAI, DAO e PJP para acompanhamento do Projeto. Estado Atual: Dentro do processo “Detalhamento da Especificação da Aquisição”, percebem-se diversos problemas que impactam em todas as etapas subsequentes, no que se refere a qualidade das informações e ao prazo de aquisição. São observadas questões principalmente com relação ao requisitante não conseguir expressar sua necessidade em documento de referência. Os requisitantes muitas vezes desconhecem quais informações são necessárias e essenciais para início do processo de compra. Cada requisitante encaminha ao DAC um conjunto de documentos que não possuem um padrão estabelecido. Na maioria dos casos, nestes documentos constam informações incompletas, incorretas ou desnecessárias. Foram identificados as áreas de maior criticidade ou complexidade para a área de contratação, sendo: DAA, DAI, PCC e PGB. Todas essas questões geram enorme retrabalho para todos os envolvidos nas atividades posteriores até que se chegue a uma versão final aderente aos requisitos legais e administrativos. O saneamento dos problemas encontrados nos documentos iniciais necessários para o início do processo de aquisição é a parte que gera o maior impacto no tempo das aquisições, conforme observado no gráfico abaixo: Análise: Durante a semana Kaizen de melhoria do processo de Detalhamento da Especificação da Aquisição da Eletrobras, tivemos a oportunidade de conhecer e discutir, de forma aprofundada, as atividades do processo. Abaixo elencamos as dinâmicas realizadas e os produtos gerados nos quatro dias de reunião. DINÂMICAS PRODUTOS 1) Apresentação de conceitos Alinhamento de conhecimento dos participantes 2) Desenho do fluxo do processo Fluxo com 12 atividades e quem executa 3) Identificação de problemas do processo 20 grandes problemas identificados 4) Análise das verdadeiras causas de incidência dos problemas 23 causas identificadas 5) Brainstorming de possíveis soluções 18 alternativas de solução 6) Desenho do novo processo Fluxo com 22 atividades e quem executa 7) Priorização das alternativas de solução identificadas 08 alternativas priorizadas 8) Construção de plano com ações de melhoria 16 ações, identificando responsáveis e datas de início e término 9) Início do desenvolvimento das ações do plano de ações 03 ações do plano iniciadas 10) Construção da ferramenta de gestão do projeto A3 Observações: DAC – Departamento de Contratações DAO – Departamento de Desenvolvimento Organizacional DAI – Departamento Tecnologia da Informação DAA – Departamento de Administração Geral PJP – Departamento Jurídico de Direito Público PGB – Escritório de Brasília AtençãoConcluído Atrasado Status Em andamento Nº Ação Responsável Data de início Data de término Status Detalhamento do Status A01 Criar Modelo de TR / Projeto Básico com orientações básicas (TR Eletrobras). Renata (DACL) 13/09/2013 18/10/2013 Aguardando formatação dos documentos pela DAON e aprovação final da DACL. A02 Definir as orientações básicas para justificativas, pesquisa de preços (definir prazo de validade), consultas de mercado (se necessário), modelo de justificativas para a aquisição e para exigências específica, em instruções de trabalho. Lúcia Eli (DACL) 13/09/2013 16/10/2013 A03 Realizar a atualização da orientação para criação de requisição e solicitação de compras. Angélica (DACS) 17/09/2013 18/10/2013 A04 Criar checklist para validação (conteúdo) do TR. Deve acontecer após AO1. Renata (DACL) 08/10/2013 18/10/2013 A05 Criar checklist de documentos para início do processo. Ugo (DACL) 17/09/2013 18/10/2013 A06 Criar forma de identificação do DE PARA do TR para o Edital (DAIA). Ronaldo (DACL) 08/10/2013 11/10/2013 A07 Realizar a revisão do modelo padrão de edital e contrato para pregão eletrônico. Ana Luiza e Ana Paula (PJPL) 17/09/2013 25/10/2013 A08 Consolidar o pacote e disponibilizar pacote de orientação na intranet. Ana Lúcia (DACL) Ivana (PJP) Eduardo (DAOP) No início do PILOTO a definir A09 Rever prazos das atividades do processo de aquisição. Ana Lucia (DACL) 17/09/2013 25/10/2013 Ana (PJPL) A10 Sintetizar recomendações jurídicas na parte final do parecer. Ana (PJPL) 17/09/2013 24/09/2013 A11 Sensibilizar Coordenador Geral da DA e demais coordenadores para priorização das demandas urgentes. Ana Lucia (DACL) 17/09/2013 25/10/2013 A12 Criar GT para elaboração de Norma para aquisições de TI. Aurelia 17/09/2013 09/10/2013DAC / DAI / PJP / DAO A13 Identificar área PILOTO e preparar sensibilização interna (DAI, DAA, PGB, PCC) sobre o detalhamento da documentação inicial para aquisição. Ana Lucia (DACL) William (DAOS) 17/09/2013 11/10/2013 A14 Avaliar / Estudar funcionalidades do Sistema de Workflow de contratação (SAP) para verificar se existem benefícios. Luiz Gustavo (DACL) 17/09/2013 15/10/2013 A15 Complementar o processo detalhamento da documentação inicial para aquisição considerando as demais modalidades e compras diretas. Marcelo (DAOP) Após Piloto Após Piloto A16 Reuniões periódicas entre DACL e PJPL. Ana Lucia (DACL) e Ana Luiza (PJPL) Em realização Em realização A17 Definir e coletar indicadores de desempenho do processo. Natália (DACL) Em andamento 18/10/2013 Kaizen Aquisição Histórico Situação Atual Análise Plano de Ação Próximos passos Benefícios
  10. 10. MELHORIA CONTÍNUA Fonte : Produttare e Enjourney
  11. 11. 1 . É preciso mudar a atitude assumir e resolver problemas x “apagar incêndios” não improvisar medir o desempenho / coletar evidências refletir para aprender 2 . Começa por identificar o Valor para o Cliente 3 . Padronizar e medir para melhorar LIÇÕES APRENDIDAS
  12. 12. 3 . Pessoas fazem a diferença ( conhecimento, habilidade e atitude ) 4 . Técnica é fundamental • saber usar a “caixa de ferramentas” : LEAN, SIX SIGMA, TOC, action learning, pensamento sistêmico ... 5 . É necessário criar as condições organizacionais ( treinamento, medição e avaliação de desempenho, desenvolvimento da liderança, estímulo a idéias etc ) LIÇÕES APRENDIDAS
  13. 13. LIÇÕES APRENDIDAS LIDERANÇA • Dá o exemplo • Sabe ouvir • Transmite confiança • Assume e resolve problemas • Disposta a mudar • Disposta a ajudar • Estimula novas idéias
  14. 14. CONCLUSÃO É necessário mudar ( a gestão ) pessoas! definir a mudança e o caminho menos complexo! entender os benefícios ! É imprescindível patrocínio começar pela liderança entender os benefícios engajar, comprometer obter ganhos rápidos !

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