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Insights e lições aprendidas em
projetos de transformação de
processos
O que aprendemos com os últimos 10 anos
e mais de 2000 projetos de BPM realizados
São Paulo, 11 de novembro de 2015
10. COMO ATUAR NESTE DESAFIO A PARTIR DE UM
PROJETO DE TRANSFORMAÇÃO DE PROCESSOS?
VISÃO DE
FUTURO
ANÁLISE DA
SITUAÇÃO ATUAL
PACTUAÇÃO
DE SOLUÇÕES
DESENVOLVIMENTO DE
PESSOAS E ORGANIZAÇÃO
DESENVOLVIMENTO DE
SISTEMAS E INFRAESTRUTURA
OPERAÇÃO
ASSISTIDA
13. PLANO DE IMPLANTAÇÃO
PLANO DE IMPLANTAÇÃO
TRANSFORMAÇÃO ÁGIL
O ciclo de vida de uma melhoria, desde o momento da ideação até a
implantação da solução, alcance dos ganhos e estabilização do processo.
VISÃO DE
FUTURO
ANÁLISE DA
SITUAÇÃO ATUAL
PACTUAÇÃO
DE SOLUÇÕES
DESENVOLVIMENTO DE
PESSOAS E ORGANIZAÇÃO
DESENVOLVIMENTO DE
SISTEMAS E INFRAESTRUTURA
OPERAÇÃO
ASSISTIDA
CENÁRIO 1
AÇÃO 1 AÇÃO 2 AÇÃO 3 AÇÃO 4 AÇÃO 5
AÇÃO 1 AÇÃO 2 AÇÃO 3 AÇÃO 4 AÇÃO 5
PLANO DE IMPLANTAÇÃO
AÇÃO 1 AÇÃO 2 AÇÃO 3 AÇÃO 4 AÇÃO 5
PLANO DE IMPLANTAÇÃO
AÇÃO 1 AÇÃO 2 AÇÃO 3 AÇÃO 4 AÇÃO 5
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
M9
M10
14. PLANO DE IMPLANTAÇÃO
PLANO DE IMPLANTAÇÃO
VISÃO DE
FUTURO
ANÁLISE DA
SITUAÇÃO ATUAL
PACTUAÇÃO
DE SOLUÇÕES
DESENVOLVIMENTO DE
PESSOAS E ORGANIZAÇÃO
DESENVOLVIMENTO DE
SISTEMAS E INFRAESTRUTURA
OPERAÇÃO
ASSISTIDA
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
M9
M10
CENÁRIO 2
AÇÃO 1 AÇÃO 2 AÇÃO 3 AÇÃO 4 AÇÃO 5
AÇÃO 1 AÇÃO 2 AÇÃO 3 AÇÃO 4 AÇÃO 5
QUICK-WINS: MELHORIAS VER E AGIR
Aplicável para o contexto de melhorias com baixo esforço de implantação,
potencial de ganho imediato e que são “óbvias” para os atores envolvidos.
22. DETALHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DAS SOLUÇÕES
PRIORIZADAS – SETEMBRO/15
SOLUÇÃO 01
Definir governança para o
cadastro de produtos,
serviços e fornecedores
13
SOLUÇÕES
PRIORIZADAS
Centralizar elaboração da
solicitação de compras
SOLUÇÃO 02 04 SOLUÇÃO 03
Elaborar guia de aquisição
de produtos e serviços
07 SOLUÇÃO 04
Estabelecer padrões de
compra
09 SOLUÇÃO 05
Elaborar guia de
cadastramento de
produtos, serviços e
fornecedores
07 SOLUÇÃO 06
Realizar saneamento
prévio das bases cadastrais
09
XX
LEGENDA
Nº de ações identificadas para a solução estruturante
XX Nº de ações identificadas para a solução de curto prazo
SOLUÇÕES
PRIORIZADAS
SOLUÇÃO 07
Implementar pontos de
controle na verificação da
documentação
11 SOLUÇÃO 08
Exigir no edital o
detalhamento da nota
fiscal
04 SOLUÇÃO 09
Exigir no pedido de
compra nota com valor
total
04 SOLUÇÃO 10
Implementar ponto de
controle no recebimento
de produtos e serviços
09 SOLUÇÃO 11
Reformular o método de
tratamento das
informações contábeis
06 SOLUÇÃO 12
Implementar ponto de
controle na análise de
contas contábeis
05
PANORAMA
GLOBAL
Análise global do
processo de
implantação das
soluções priorizadas
no escopo original
DETALHAMENT
O
DA EXECUÇÃO
DETALHAMENT
O
DA EXECUÇÃO
PONTOS DE
ATENÇÃO
PONTOS DE
ATENÇÃO
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Alta criticidade
Média
criticidade
Baixa
criticidade
Alta criticidade
Média
criticidade
Baixa
criticidade
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Planejado
Realizado
Pontos de Atenção Risco Pontos de Atenção Risco Pontos de Atenção Risco Pontos de Atenção Risco Pontos de Atenção Risco Pontos de Atenção Risco
Pontos de Atenção RiscoPontos de Atenção RiscoPontos de Atenção RiscoPontos de Atenção RiscoPontos de Atenção RiscoPontos de Atenção Risco
Ações planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/A
Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A
Ações planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/AAções planejadas no mês: N/A
Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A Ações executadas no mês: N/A
0% 50% 100% 0% 100%50%0% 50% 100%0% 50% 100%0% 50% 100% 0% 50% 100%
0% 50% 100% 0% 50% 100% 0% 50% 100% 0% 50% 100% 0% 50% 100% 0% 50% 100%
25,00
%
75,00
%
0,00%
Soluções
não
iniciadas
Soluções
em
andamento
8,05%
12…
79,31
%
Ações com
mais de 10
dias de
atraso
0,00%5,68%1,14%7,95%12,50%20,69%
0%
50%
100%
28/8 4/9 11/9 18/9 25/9 2/10 9/10 16/1023/1030/10
Atraso no cronograma
- Atraso na mensuração do
número de pessoas
necessárias para o
cadastramento
- Organizar e estruturar
reunião para apresentação
dos produtos e serviços
selecionados para as áreas
interessadas
- Atraso no envio das
informações necessárias
pela EloGroup à TOTVS
- Consulta jurídica foi
enviada e recebida na área
jurídica no dia 10 de
setembro, porém não
houve retorno sobre a
solicitação
- Consulta jurídica foi
enviada e recebida na área
jurídica no dia 10 de
setembro, porém não
houve retorno sobre a
solicitação
- Possível reestruturação
da solução está sendo
analisada e estruturada
- Atraso na implantação da
planilha de conferência,
devido a indisponibilidade
do funcionário responsável
28. 52% 48% 41%
86%
59%
38%
10%
72%
3% 7% 10% 0% 7%
34%
52%
0%
0%
50%
100%
Imagem Desempenho dos
serviços/
sistemas
Evolução dos
serviços/
sistemas
Tempo de
Atendimento
Comunicação Qualidade do
Desenvolvimento
Conhecimento
dos Analistas
Dataprev como
prestador
de serviços de TIC
Insatisf
eitoPesquisa
COORDENADORESOU ANALISTAS DE NEGÓCIO
Cargo
DIRETOR OU SUPERINTENDENTE
Cargo
O Diretor identificaas necessidades estratégicas, realiza a
priorizaçãodas ações de TI e monitoraem alto nível a
execução dos projetos e serviços.
Descrição
Estratégia de TI da organizaçãoexecutada
Objetivos
Otimizaçãodos serviços de TI
Monitoramentodo desempenho do Portfóliode Serviços e
Projetos
Os coordenadores de negócio bem como os analistas definem no nível
operacional quais são as necessidades de TI da organização, realizam a
especificaçãode negócio e acompanham o atendimentodas
necessidades.
Descrição
Prazos acordados respeitados
Objetivos
Comunicaçãoeficiente
Monitoramentoda execução dos projetos e serviços
COORDENADOROU ANALISTA DE TI
Cargo
O Coordenador ou analista de TI é o responsável por
monitoraro contrato com a Organizaçãoe muitas vezes é o
responsável por acompanhar a execução das demandas e
projetos
Descrição
Objetivos
Informações sobre as demandas e projetos atualizados
Monitoramentoda execução dos projetos e serviços
Transparência dos processos e
informações
Qualidade dos serviços adquiridos
Prazos acordados respeitados
Realizar planejamento Desenvolver soluções de TI Consumir serviços de TI
Atividades
Processos
Problemas
Soluções
Experiência
+
_
Identificar
necessidades
estratégicas
Priorizar ações
Autorizar
execução
Cadastrar ideias
Levantar
requisitos de
negócio
Analisar Proposta
de Atendimento
Realizar
especificação
técnica
Homologar
solução
Acompanhar
implantação Utilizar serviços Identificar erros
Identificar
melhorias
Acompanhar
desenvolvimento
da solução
PDTI
Backlog de Demandas
Necessidades das
áreas de negócio
Listar ações por
prioridade
Realizar
alinhamento com
as áreas de negócio
Registrar ideias
no Clarity
Analisar ideia e
conferir
contrato
Aguardar análise
da Organização
Descrever
requisitos para
a Organização
Verificar
aderência da
Proposta de
Atendimento
Aguardar análise
da Organização
Analisar contagem
dos Pontos de
Função
Especificar
solução
Realizar
reuniões de
status
Analisar solução
desenvolvida
Alocar equipe
para realizar
homologação
Registrar erros
Monitorar
Sistemas
Registrar possíveis
incidentes
Emitir aceite
técnico
Utilizar
soluções de TI
da
Organização
Registrar
possíveis erros
Registrar
melhorias
potenciais
Implantar processo unificado de Planejamento do
Atendimento ao cliente
Implantar Dashboards gerenciais vinculados aos
projetos
Implantar portal do cliente
Implantar Gestão de
Projetos para todo o
ciclo de vida da solução
Definir responsáveis por realizar
comunicação com os clientes
* indiferentes não
foram considerados na
Analisar:
Causas
Ferramenta de atendimento
(SDM) não atende às
necessidades do cliente
Revisar lista de demandas e estabelecer prazos de
atendimento
Falta de visibilidade das necessidades dos clientes Falha na comunicação de
incidentes
P.1 Perda financeira do cliente
Comunicação ineficiente
com o cliente
Visão limitadaao
atendimento das demandas
Baixo controle dos projetos
e demandas
P.5
P.10
P.11 P.14 P.17
Distanciamentoentre Organização e o Cliente Ausência de informações
de monitoramento dos
serviços
P.2
A Organização descumpre
os prazos estabelecidos
Baixa qualidade dos
produtos gerados
Não existe histórico de
repactuação de prazos
Falta de transparência dos
prazos estabelecidos
P.6 P.15P.12P.9 P.18
Ausência de monitoramentodas entregas para os
clientes
Demora na resolução de
incidentes e errosP.4
Falta de visibilidade dos
processos da Organização
Tempo elevado de
atendimento às demandas
Cliente não participa
durante a fase de
desenvolvimento da solução
Muitos erros durante a
implantação de uma solução
P.7
P.8
P.13 P.16 P.19
P.20
Atraso na entrega das soluções planejadas junto aos
clientes
P.3
Processo de Planejamento do Atendimento aos Clientes
desestruturado e não padronizado (P.1, P.2, P.4)
Ausência de ferramentas para
registrar troca de informações
(P.5, P.7, P.11)
Prioridades diferentes
entre os envolvidos nas
soluções
(P.6, P.10, P.8)
Gerente de Projetos não
tem contato com o cliente
(P.5, P.11, P.13)
C.1 C.4 C.7 C.10
Homologações canceladas
sem antecedência necessária
(P.14)
Ausência de ferramentas/documentosde controle e
monitoramento do Planejamento (P.1, P.2, P.3)
Papéis e
Responsabilidades
indefinidos (P.6, P.8, P.11)
Os prazos estabelecidos
muitas vezes não são
realistas (P.6, P.15)
Clientes possuem baixa
maturidade para realizar
especificação (P.15, P.16)
C.2 C.5 C.8 C.11
C.13
Alta burocracia dos
processos
(P.7, P.8, P.9)
Integração entre as áreas
da Organização é
ineficiente
(P.5, P.6, P.15, P.16)
Ausência de visão gerencial
do atendimento das
demandas
(P.6, P.11, P.12)
Clientes não possuem
organização para acompanhar
o desenvolvimento da solução
(P.5, P.10, P.13)
Envolvimento baixo das áreas da Organização no
planejamento da solução (P.3)
C.3 C.6 C.9 C.12
C.14
Visão parcial das tarefas, focada em atividades específicas e
não em processos (P.17, P.19)
C.16
Comunicação limitadaentre as áreas (P.17, P.19)C.17
Papéis e responsabilidades indefinidos (P.17, P.19)C.18
Processos desestruturados na organização (P.18, P.19)C.19
S.1
S.2
S.4S.3 S.6
S.7
P.1
P.2
P.3
P.4
P.5
P.6
P.5
P.7
P.10
P.15
P.8
P.11 P.12
P.13
P.14P.9
P.16
P.17
P.18
P.19
P.20
Ajustar o processo de
recebimento e análise de
ideias de acordo com o tipo
de solicitação do cliente
S.5
Autorizar execução
dos projetos
Ambientes de Homologação
diferentes do Ambiente de
Produção (P.16)
C.15
Estruturar os processos relacionados a Gestão dos Serviços
de TI da organização
S.8
P.6
P.15
29 clientes entrevistados
30. PLANO DE IMPLANTAÇÃO
MVP: MÍNIMO PROCESSO VIÁVEL
Aplicável para o contexto de melhorias de alta complexidade e/ou que se tem
pouca visibilidade em relação ao seu real benefício.
VISÃO DE
FUTURO
ANÁLISE DA
SITUAÇÃO ATUAL
PACTUAÇÃO
DE SOLUÇÕES
DESENVOLVIMENTO DE
PESSOAS E ORGANIZAÇÃO
DESENVOLVIMENTO DE
SISTEMAS E INFRAESTRUTURA
OPERAÇÃO
ASSISTIDA
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
M9
M10
CENÁRIO 3
M1.1
MELHORIA EM
“STAND-BY”
AÇÃO 1 AÇÃO 2 AÇÃO 3 AÇÃO 4 AÇÃO 5MVP