Gerenciamento de aquisições para restaurante orgânico

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS

PROJETO
RESTAURANTE DONA FLOR

UNIDADE PAULISTA, SÃO PAULO – GEEP – TURMA 28

Equipe do Projeto

Veronica Bilyk, Marcelo Blandy, Guiomar Milan, Gláucia Nogueira, Vanessa Watanabe
Cláudia Novaes, Marina Carvalho

GEEP – Turma 28

Breve histórico da Produtora de Alimentos Orgânicos
Dona Flor

A Produtora de Alimentos Orgânicos Dona Flor nasceu em 2009 com a ideia de
estimular a produção e o consumo de alimentos mais saudáveis, proporcionando, ao
mesmo tempo, o desenvolvimento socioambiental de forma mais justa e sustentável.

Sediada no município Mogi das Cruzes, próxima à capital paulista, a empresa conta 50
funcionários, do produtor no campo às equipes de controle de qualidade, vendas,
logística e administrativa.

Com uma área total de 70 hectares, a produtora destina-se ao cultivo de hortaliças,
frutas e verduras orgânicas por meio da técnica de consórcio de alimentos e, no caso
de algumas hortaliças orgânicas que necessitam de maior cuidado, utilizando estufas.

A distribuição dos produtos é voltada ao varejo paulistano, contemplando redes de
supermercados e algumas lojas especializadas em produtos orgânicos.

Breve histórico da Produtora de Alimentos Orgânicos
Dona Flor

Definição do negócio ampliado da empresa: Alimentação saudável

Missão: Proporcionar, de forma sustentável, saúde e bem-estar a nossos clientes e
colaboradores.

Visão: Ser reconhecido, por clientes e parceiros, como uma referência na produção de
alimentos orgânicos de qualidade.

Valores: Integridade, cooperação, excelência de desempenho, respeito à vida.

Descrição das competências essenciais da empresa

 Excelência na produção de frutas, hortaliças e verduras orgânicas;
 Alta eficiência logística;
 Qualidade no atendimento aos clientes;
 Ética e Comunicação alinhada com stakeholders.

Justificativa – Projeto Restaurante Dona Flor

Apesar de a Produtora de Alimentos Orgânicos Dona Flor deter competências
essenciais para seu desempenho e competitividade, o crescimento e a atratividade
do setor em que atua têm implicado maior número de concorrentes, especialmente
as grandes redes de varejo compradoras, que passaram a ser produtoras de
orgânicos também. Este cenário é agravado em função do protecionismo dos
mercados externos em relação aos produtos do agronegócio no Brasil, restringindo
as possibilidades de distribuição.

Paralelamente, tem-se que o mercado gastronômico paulistano, com foco em
culinária orgânica e brasileira, está em franca expansão: o setor cresceu 870% nos
últimos 10 anos. Diferentemente do varejo, que teve poder de barganha
incrementado por tornar-se produtor, o cliente final mostra-se apto a adquirir
produtos de preço mais elevado, considerando o investimento em saúde e em
ações sustentáveis.

O investimento no Projeto “Restaurante Dona Flor” é, portanto, pertinente,
considerando-se o atual cenário mercadológico, o posicionamento da produtora de
alimentos e o alinhamento estratégico do projeto ao negócio, tendo como objetivo
aumentar a lucratividade e reforçar mutuamente a imagem das marcas (produtora
e restaurante).

Os socioinvestidores do Restaurante Dona Flor, também diretores da Produtora
de Alimentos Orgânicos Dona Flor, têm experiência no ramo alimentício, mas
delegarão à empresa MCB, com expertise no gerenciamento de projetos, a
gestão do projeto Restaurante Dona Flor, que tem como objetivo a inauguração
do referido empreendimento.

A MCG é uma empresa especializada na concepção e gerenciamento de
projetos, programas e portfólios. Com experiência de 12 anos no mercado, a
MCG tem em seu portfólio destacadas empresas do mercado gastronômico
paulistano.

Socioinvestidores:
Guiomar Milan, Marcelo Blandy, Vanessa Watanabe, Veronica Bilyk

Gerente do projeto: Marina Carvalho

Supervisora de projeto arquitetônico e licenciamento: Cláudia Novaes

Supervisora de marketing, finanças e recursos humanos: Gláucia Nogueira

Objetivo do trabalho:

Desenvolver o plano de gerenciamento de aquisições
do Projeto Restaurante Dona Flor alinhado ao plano
estratégico, atendendo seus quesitos de qualidade, prazo e
custo, de forma a fornecer subsídios para a tomada de
decisões.

WBS do Projeto com discriminação dos pacotes de
trabalho make e buy

Os critérios utilizados para a definição dos pacotes make e buy foram:

1 – Core Business da Empresa: A empresa definiu como pacotes make aqueles para cuja
realização tem expertise, considerando a equipe de socioinvestidores – com
experiência no ramo alimentício – e a equipe da MCG, especializada no gerenciamento
de projetos. Exemplos: “Plano de gerenciamento de escopo” e “Fornecimento de
frutas e verduras”. Os pacotes buy, por sua vez, compreenderam aqueles para os quais
eram necessários conhecimento e competências alheias ao core business da empresa,
como “projeto de arquitetura” e “projeto de decoração”.

2 – Necessidade de fornecimento especializado: Foram definidos pacotes buy aqueles
para os quais era necessário fornecimento especializado, como, por exemplo, os
pacotes “plano de branding” e “divulgação da marca institucional”, delegados a uma
empresa especializada em marketing.

3 – Capacidade da equipe (Qualidade/Quantidade): O número e o perfil técnico dos
integrantes da equipe do projeto, considerando seu escopo total, determinou a opção
por alguns pacotes buy como “recrutamento e seleção de funcionários” e “consultoria
nutricional”. Apesar de a equipe ter noções básicas dessas funções, elas seriam mais
bem executadas por profissionais externos. De forma análoga, foram classificados
pacotes make aqueles alinhados à capacidade da equipe, como, por exemplo, o evento
de inauguração do restaurante.

4 – Restrição de Prazo: Como o restaurante deve ser inaugurado em data específica e a
empresa não possui recursos suficientes para atender o tempo de execução do projeto,
será realizada a contratação de alguns pacotes de trabalho como, por exemplo,
“treinamento de funcionários”.

5 – Restrição de Custo: As restrições de custo do projeto implicaram a opção por alguns
pacotes buy, com valor mais atrativo do que se fossem implementados como pacotes
make. Como exemplo, citamos o “fornecimento de utensílios” e “recrutamento e
seleção de funcionários”, este último com impacto nos custos e riscos de operação do
restaurante, ou seja, no produto do projeto.

6 – Existência de Fornecedores Confiáveis: A existência no mercado de fornecedores
confiáveis, alinhada a outros fatores como vantagens de preço (restrição de custo),
levou à contratação de alguns pacotes como, por exemplo, “fornecedores de
utensílios”, com capacidade de fornecer os utensílios para operação inicial do
empreendimento e de manter a reposição de peças idênticas sempre que necessário a
um preço atrativo.

7 – Compartilhamento de riscos: Para pacotes de trabalho com grande representatividade
para o projeto e não relacionados ao core business da empresa e/ou capacidade da
equipe, optou-se pela contratação para o compartilhamento de riscos. Como exemplo,
citamos a licença de obra e o projeto arquitetônico.

Ref.
Nº Item a ser contratado Vendor List Orçamento Prazo Critério Buy
EAP

Necessidade de fornecimento especializado;
Isay Weinfeld, Marcio
1 Projeto de arquitetura 1.2.1 R$ 450.000,00 30 dias compartilhamento de riscos; restrição de
Kogan, Vitor Penha
prazo, restrição de custo.

Bompeso, NEI,
2 Utensílios 1.5.2 R$ 7.000,00 60 dias restrição de custos; existência de fornecedores
Cozinart
confiáveis.

SOS Cleaning, White –
3 Limpeza 1.5.3 soluções em limpeza, R$ 5.000,00 60 dias Necessidade de fornecimento especializado.
Presto Clean

Alessandra Ramos, Necessidade de fornecimento especializado;
4 Consultoria nutricional 1.5.5 Patrícia Bertolucci, R$ 10.000,00 45 dias existência de fornecedores confiáveis;
Nutri4life capacidade da equipe.

Recrutamento e Necessidade de fornecimento especializado;
LIFE, Talento,
5 seleção de 1.6.1 R$ 20.000,00 45 dias existência de fornecedores confiáveis;
QW – RH
funcionários capacidade da equipe.

SA Comunicações,
6 Plano de Branding 1.7.1 R$ 25.000,00 30 dias existência de fornecedores confiáveis; restrição
Lodduca, StarBrand
de prazo.

WBS do Projeto revisada para gerência de
aquisições

Momento da
Evento de Risco Resposta ao Risco Resposta ao
Risco
Licenças não saírem - Pré-qualificação e seleção das empresas para obtenção das licenças PQ/SEL/ADM
no prazo previsto considerando restrição do prazo para tal
para início do - Avaliação das documentações antes de protocolar com órgãos competentes
trabalho - Administração sistemática do desenvolvimento dos processos
Projeto - Pré-qualificação das empresas considerando histórico de entregas no prazo; PQ/ADM/CONT
arquitetônico não - Acompanhamento/medição periódica do andamento do trabalho
ser entregue a - Adoção de modelo de contrato e cláusulas contratuais que transfiram os riscos
tempo para início para o fornecedor.
da obra
Entregas não serem - Especificar na declaração de trabalho expectativas quanto à ESP/PQ/SEL/
realizadas de qualidade/condições das entregas CONT/ADM
acordo com - Pré-qualificar empresas que atendam às expectativas com relação à qualidade
especificações/ requerida para, depois, selecionar fornecedor mais competente
qualidade - Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas
requeridas - Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos do contrato
Projeto exceder o - Mapear principais riscos de não cumprimento de orçamento no planejamento e PLAN/PQ/
orçamento incluir reservas de contingência no orçamento final SEL/CONT/ADM
predefinido - Pré-qualificar empresas e selecionar fornecedor final que atenda ao
orçamento/condições de pagamento previstos
- Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas
- Acompanhamento/medição periódica dos gastos por meio EVA

Linha adotada do mapa de aquisições:
Projeto de arquitetura

Projeto de Arquitetura para o Restaurante Dona Flor

1. Especificação Técnica
Devem ser obedecidas todas as normas técnicas brasileiras da ABNT e as NBRs do
ministério do trabalho para a execução do escopo contratual.
Toda a exceção ou conflito entre normas técnicas e legislação deve ser apresentado para a
CONTRANTANTE, acompanhada das soluções recomendadas.

2. Qualidade
A CONTRATADA deve apresentar para aprovação da CONTRATANTE o Plano da Qualidade
para os seus serviços, além da metodologia a ser adotado para o controle e a aprovação
dos materiais e serviços.

3. Segurança e Meio Ambiente
A CONTRATADA deve executar a obra obedecendo todas as normas de segurança e meio
ambiente vigentes, além de ser responsável por fornecer equipamentos individuais e
coletivos de segurança, elaborar análise de riscos, plano de emergências, e tomar todas as
precauções necessárias para a execução de uma obra limpa e sem acidentes.


4. Quantidade
A CONTRATADA deve apresentar uma lista de materiais, quantidades e respectivas
especificações técnicas para aprovação da CONTRATANTE antes do início da fase de
aquisições.

5. Prazos
A CONTRATADA deve obedecer aos prazos estabelecidos no cronograma do projeto e
apresentar semanalmente as curvas de avanço físico e de tendência, relatando os
principais desvios e respectivas ações mitigatórias.

6. Equipe Técnica
A CONTRATADA deve apresentar os currículos das pessoas chaves do projeto para a
aprovação da CONTRATANTE e nomear um preposto responsável e com autoridade para a
tomada de decisões. Este preposto deve estar disponível e acessível durante todo o
projeto.
A CONTRATADA é responsável pela qualificação técnica de sua equipe, e de eventuais
terceiros por ela contratada.


7. Exclusões do Escopo
Licenças para a execução da Obra.

8. Horários da Obra
A Obra deverá ser executada somente de segunda-feira à sexta-feira, entre 7h e 18h.

9. Local da Obra
Jardins, São Paulo, SP

Critérios eliminatórios e critérios classificatórios

Critérios Eliminatórios

- Apresentar proposta até a data estipulada.
- Preencher todos os requisitos da Declaração de Trabalho.
- Ter um bom rating.
- Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS.
- Entrega dentro do cronograma determinado.
- Entrega dentro do orçamento previsto.

Critérios Classificatórios

- Qualidade no projeto arquitetônico.
- Prazo de entrega.
- Preço e/ou condições de pagamento.
- Capacidade técnica.
- Agilidade no atendimento e comunicação eficaz.
- Qualidade no portfólio apresentado.

Critérios de avaliação

Optamos por não divulgar os critérios de avaliação aos convidados, a fim de:

• avaliar o nível de maturidade de cada empresa proponente;
• evitar o questionamento dos critérios pelos proponentes
• evitar o questionamento do resultado pelos proponentes
• evitar a distorção/manipulação de dados pelos concorrentes para atender
aos critérios preestabelecidos.

Sistema de Pontuação
Isay Weinfeld Marcio Kogan Vitor Penha
Critério Peso
Nota Média Nota Média Nota Média
Qualidade no projeto
25 8,3 207,5 8,7 217,5 9 225
arquitetônico
Prazo de entrega 25 7 175 8 200 9 225
Preço e/ou condições de
10 5,3 53 7,7 77 8 80
pagamento
Capacidade técnica 15 9,5 142,5 9,3 139,5 9,5 142,5
Agilidade no atendimento e
10 7,3 73 6,6 66 9 90
comunicação eficaz
Qualidade no portfólio
15 10 150 10 150 10 150
apresentado
Total 100 801 850 912,5

O cálculo da média foi realizado multiplicando-se o peso de cada critério pela nota
correspondente dada ao concorrente. O proponente cuja soma das médias
apresentou maior valor foi selecionado.

Os documentos necessários durante o processo de aquisição do
Projeto de Arquitetura serão:

Carta Convite, acompanhada de uma Declaração de Trabalho e de
uma minuta do documento contratual, constituindo a chamada RFP
(Request for Proposal ou Requisição de Proposta) que se trata de uma
demanda de proposta Técnica e Comercial que, por sua vez, apresente
detalhadamente o escopo do pacote de trabalho em questão e
também contemple as seguintes informações, entre outras:

Assistência
Técnicos Prazo Garantias Certificações
Técnica

A RFP incluirá:

• Informações básicas da empresa emissora do documento:
• Nome da empresa, endereço, telefone, e-mail e nome do responsável;
• Informações básicas a respeito das expectativas sobre o pacote de trabalho a ser
contratado;
• Cláusulas contratuais gerais que sejam relevantes para que o fornecedor direcione a
elaboração da proposta ou, até mesmo, desista da concorrência;
• Informações básicas sobre o processo de seleção, incluindo cronograma;
• Forma de apresentação da proposta.

Justificativa:

A equipe do projeto necessita de uma reposta ampla, completa e detalhada dos
fornecedores, já que não possui conhecimento suficiente sobre o pacote de trabalho em
questão. Não são desejáveis respostas simplificadas, contendo apenas o preço. O Dona
Flor é um empreendimento de longa duração, é um investimento importante para seus
proprietários, e para isso precisa de fornecedores confiáveis em longo prazo. A resposta
à RFP permitirá ter subsídios suficientes para a realização de uma escolha mais rigorosa.

Meio adotado para envio do convite

Envio do convite:
O processo de aquisição do pacote de trabalho Projeto de Arquitetura
será realizado por meio de concorrência privada. A RFP será enviada por
carta convite registrada, enviada aos concorrentes pré-selecionados.

Contrato: forma de contratação

Processo de contratação

A equipe optou pela contratação formal do fornecedor, por meio de uma
carta contrato.

Justificativa: a opção pela contratação formal se deve à importância do
projeto arquitetônico para a inauguração do Restaurante Dona Flor e aos
riscos advindos da restrição de custo e tempo de execução. A
formalidade do método escolhido garante também mais respaldo à
equipe do projeto, já que o pacote de trabalho contratado requer
competências e habilidades específicas e alheias àquelas da equipe do
projeto.

Espécie de contrato

O contrato será de prestação de serviços, já que o seu escopo é a
contratação de serviços de planejamento e execução de projeto
arquitetônico.

Tipo de contrato

Considerando que a contratante não detém competências e habilidades
para executar o pacote de trabalho contratado e que este possui escopo
bem definido, o contrato será de preço global, transferindo-se, assim, os
riscos para o fornecedor contratado.

Fluxograma: concorrência privada

Fluxograma – concorrência privada

Mecanismos para controle da aquisição

1 – Atitude:
• Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza ao fornecedor todas as
premissas, restrições e condições do produto ou serviço as ser contratado.
• Fazer valer as condições que constam no contrato, tanto pela contratante como pela
contratada, por meio de sua administração sistemática.

2 – Fiscalização:
• Realização de reunião de Kick-off para esclarecimentos do trabalho a ser realizado e
retomada das condições e responsabilidades assumidas.
• Realizar medição das entregas parciais do contrato de acordo com critérios definidos
previamente.
• Verificar periodicamente qualidade do serviço prestado de acordo com critérios
predefinidos.
• Reuniões semanais de gerenciamento com a contratada.
• Emissão quinzenal das Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas
de Tendências de Desvios.
• Monitorar e controlar os riscos na área de aquisições de forma integrada à gerência de
riscos do projeto.
• Realizar controle integrado das mudanças solicitadas.

Relatórios de controle da aquisição

Relatórios:

• Relatório Diário de Obra (R.D.O)

• Relatório Fotográfico da Obra (Semanal)

• Boletins de Medição das entregas parciais (quinzenais)

• Relatório Executivo Mensal (modelo no slide a seguir), contemplando:
Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas de
Tendências de Desvios
Curva de Custo Real X Custo Orçado
Avaliação de desempenho da contratada

Fluxograma: controle do contrato

Fluxograma – Controlar Aquisições

Fluxograma: encerramento do contrato

•Emitidos pelo contratante – relatório de encerramento do contrato e termo de aceite;
Documentos •Emitidos pelo contratado – atestado de inexistência de reinvindicações e relatório de encerramento do contrato.
Encerramento

•Esta etapa será percorrida caso haja algum prejuízo ao trabalho realizado, como notificação para que se cancele
Nota de o contrato com o fornecedor
Rescisão

•É necessário verificar se os procedimentos estabelecidos para encerramento do contrato sob o ponto de vista
Conformidade administrativo foram observados. Caso contrário, não se deve proceder ao pagamento final do fornecedor.
Procedimento

•Análise estruturada de todo o processo de aquisição desde a decisão de contratar, ou não, até o encerramento
Auditoria
do, contrato, visando a identificação das lições aprendidas e a correção de procedimentos.
das
Aquisições

•Aceitação formal dos produtos e serviços que foram objeto do fornecimento e pagamento final, através do
Aceitação e termo de recebimento;
pagamento •Verificação se todos produtos e serviços constantes do escopo do contrato foram entregues.
final

•Criação de pasta com índice mínimo contendo os seguintes itens: RFP, contrato, cronogramas, alterações
solicitadas e aprovadas, documentações técnicas, aditivos ao contrato, ordens de trabalho, aprovação dos
Arquivo de deliverables, correspondências do contrato, avaliações do contratado, relatórios de desempenho, cópias das
Contrato faturas e pagamentos e resultados de fiscalizações.

•Registro de acontecimentos ocorridos durante todo o ciclo do projeto para uso efetivo não só em futuros
projetos, mas também em outras fases deste mesmo projeto. Será preenchido um relatório Sumário de Pós-
Lições Contrato, contendo: sumário executivo, performance técnica, performance de prazo, administração de contrato,
aprendidas gerenciamento de riscos, gerenciamento financeiro e gerenciamento das relações de stakeholders.

PGA – Plano de gerenciamento das aquisições
Sumarizado

1 – Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisições

2 – Mapa de aquisições

3 – Solicitação/Planejamento de aquisições
3.1 – Fluxograma e procedimentos
3.2 – Matriz de responsabilidades
3.3 – Ferramentas de comunicação e controle
3.4 – Documentação: Declaração de escopo, WBS e dicionário da WBS revisados com
pacotes make e buy, cronograma do projeto, registro de riscos, matriz de
responsabilidades (projeto) atualizados, atas de reunião e aprovações.

4 – Controle de aquisições
4.4 – Documentação: modelos/templates de relatórios mensais, boletins de medição,
formulário de solicitação de mudanças, relatórios de aceite parcial, relatório de aceite
final, modelos contratuais, atas de reunião e aceite.

5 – Encerramento de aquisições
5.4 – Documentos de encerramento: relatório de conclusão do projeto, registro de
lições aprendidas, atas de reunião e aceite.

6 – Arquivos de contrato: RFP, Propostas técnico-comerciais, processo de seleção,
contrato, cronogramas, alterações solicitadas e aprovadas, documentações técnicas,
aditivos ao contrato, ordens de trabalho, aprovação dos deliverables,
correspondências do contrato, avaliações do contratado, relatórios de desempenho,
cópias das faturas e pagamentos e resultados de fiscalizações.

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