Taking - Otimização de Gastos ⎥ Strategic Sourcing

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As metodologias de Otimização de Gastos e Strategic Sourcing, tem como objetivo revisar todos os contratos, modelos de aquisições de insumos e serviços de cliente. Nesse processo de revisão, são analisadas oportunidades de economias:

- Por alteração de processos;
- Alterações nos fornecedores;
- Alterações na forma de fornecimento;
- E prestação do serviço.

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Taking - Otimização de Gastos ⎥ Strategic Sourcing

  1. 1. OTIMIZAÇÃO DE CUSTOS E STRATEGIC SOURCING
  2. 2. TAKING A EMPRESA FAZEMOS O QUE TEM QUE SER FEITO
  3. 3. QUEM SOMOS A EMPRESA Posicionada como uma das melhores consultorias e integradoras de soluções do Brasil, a Taking é uma empresa de gerenciamento tático especializada em consultoria de negócios, tecnologia da informação e marketing digital. NOSSO DIFERENCIAL Nossa capacidade em entender as necessidades dos clientes, tanto no âmbito técnico como nas prioridades de negócio, é o que nos leva a provocar evoluções (melhorias) e revoluções (turnaround) precisas e sustentáveis com foco no resultado para cada um dos clientes. Fazemos o que tem que ser feito. MISSÃO Planejar em conjunto e transformar em realidade os planos dos nossos clientes, por meio de consultoria, serviços e implementação de soluções de tecnologia e inovação. VISÃO Ser o melhor provedor de consultoria de negócio, desenho e implementação de soluções de tecnologia, reconhecido e admirado como parceiro estratégico. VALORES • Conhecimento e metodologia; • Integridade e respeito; • Energia e atitude positiva; • Assertividade e clareza; • Comprometimento com o resultado sustentável. TAKING
  4. 4. TAKING OBJETIVOS E ESCOPO SUGESTÃO PARA OBJETIVOS E ESCOPO DE UM PROJETO DE OTIMIZAÇÃO DE CUSTOS
  5. 5. OBJETIVOS E ESCOPO DO PROJETO OBJETIVOS E ESCOPO OBJETIVOS DE UM PROJETO DE OTIMIZAÇÃO DE GASTOS Um projeto desta natureza consiste na identificação de oportunidades e desenvolvimento de sugestões de otimização de custos. O perfil destas sugestões são de cunho tático e operacional e visando avaliar as oportunidades na cadeia de valor do negócio e, portanto questionando de forma independente e isenta os modelos atuais com vistas a reorientá-los para melhor performance com perspectivas de redução efetiva e substancial das atuais despesas envolvidas na operação. Dentro deste cenário pensar fora da caixa, é uma enorme vantagem competitiva, pois podemos no campo das possibilidades e simulações sugerir ações possíveis de serem implementadas ao longo do tempo e com medição efetiva de seus benefícios. ESCOPO TÍPICO DE UM PROJETO DE OTIMIZAÇÃO DE GASTOS O escopo do projeto abrange a prestação de serviços para a análise do ambiente atual, a identificação de oportunidades de melhoria, recomendações e o desenho do modelo futuro, por meio de nossa expertise e benchmarking externo, bem como, interno (aproveitando competências e boas práticas existentes no Cliente mas eventualmente ainda não disseminadas por toda a organização), além do entendimento dos processos das áreas, sugerimos os seguintes temas a serem analisados, a saber: • Aquisição de Insumos e serviços (processo de compras e revisão de contratos vigentes); • Operações; • Organização. TAKING
  6. 6. TAKING METODOLOGIA ABORDAGEM METODOLÓGICA.
  7. 7. Planejamento dos Trabalhos Levantamento de Dados Análise de Custos Análise mercado Fornecedor Priorização das Oportunidades Operações Racionalização e Sugestões Quick Wins Recomendações/ Implementações de Sourcing Recomendações/ Implementações de Processos de Negócios Recomendações/ Implementações Quanto a Estrutura Organizacional Análise de Estrutura Organizacional Estudos de possibilidades de Otimização Desenvolvimento das Sugestões VISÃO GERAL DO PROJETO METODOLOGIA TAKING Atividades Comuns. Operações e Processos de Negócio. Sourcing. Estrutura Organizacional.
  8. 8. STRATEGIC SOURCING TAKING METODOLOGIA É uma metodologia para alcançar o melhor custo total de Propriedade (TCO – Total Cost of Ownership) de bens e serviços que uma determinada organização utiliza. Devemos sempre fazer a analise make or buy para cada necessidade (material ou serviço), e quando a opção for comprar, utilizar as estratégias mais adequadas para a aquisição. Basicamente a metodologia contempla:
  9. 9. TAKING METODOLOGIA STRATEGIC SOURCING GLOBAL SOURCING Procurar e cadastrar os fornecedores mundiais daquele serviço ou material para que na hora da compra consiga as melhores condições de fornecimento.. MELHORIA DA ESPECIFICAÇÃO A melhoria da especificação, possibilita um aumento do mercado fornecedor da categoria, permitindo ampliar o hall de fornecedores e efetuar uma melhor compra. ADEQUAÇÃO DE VOLUMES Tentar concentrar os volumes para conseguir poder de negociação e realizar a melhor compra (preço, prazos, qualidade etc). TÉCNICAS A seguir, apresentamos as técnicas à serem aplicadas às estratégias das categorias de suprimentos. AVALIAÇÃO DO MELHOR TCO Aplicável principalmente para itens alavancáveis, para os quais o foco do comprador é a melhor compra. (Custo, Qualidade, Criticidade etc). RELAÇÕES DE ALTO VALOR Desenvolver o fornecedor para aqueles materiais essenciais para a companhia, sendo parceiro em prazos, financiamentos, homologações etc. MELHORIA DO PROCESSO Otimização e adequação do processo de compras com o objetivo de realizar as melhores modalidades de compras, gerando ganhos nas compras.
  10. 10. TAKING STRATEGIC SOURCINGAPPROACH APLICANDO A VISÃO • Analisar recursos que são adquiridos para operar o negócio; • Definir as estratégias a serem adotadas para cada categoria. • Avaliar a base de fornecedores atual; • Avaliar outros provedores; • Avaliar modelos de aquisição; • Avaliar alternativas de materiais e serviços. • Coordenar especificações; • Cotar; • Negociar, desenvolver fornecedor, parceirizar; • Gerenciar e desenvolver relacionamento; TRANSFORMAÇÃO EM GESTÃO DE CUSTOS 1 2 3 Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N
  11. 11. TAKING STRATEGIC SOURCINGAPPROACH ANÁLISE DE GASTOS TCO – TOTAL COST OWNERSHIP ANÁLISE DE RECURSOS (MATERIAIS E SERVIÇOS) • Demanda interna; • Revisão das necessidades; • Especificações; • Nível de qualidade; • Condições comerciais; • Implicações financeiras; • Custos agregados. QUEBRA DE PARADIGMAS ESTRATÉGIAS POTÊNCIAS • Concentrar / Agregar volume; • Diminuir / otimizar mix de fornecedores; • Racionalizar / redefinir especificações; • Outsource; • Soluções financeiras; • Planejamento colaborativo (provedor/cliente); • Ações coordenadas. Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N
  12. 12. STRATEGIC SOURCINGAPPROACH ANÁLISE DE MERCADO Mitigação de riscos em parcerias. Poder econômico e representatividade e visão mercadológica dos provedores. Oportunidade de troca de tecnologia ou mídialidade de serviço. Ameaça de entrada de novos provedores. COMPETIÇÃO Ameaça de entrada de produtos substitutos. Oportunidade de racionalizar mix de provedores. Poder de compra do comprador. Oportunidade de imprimir relações mais vantajosas. Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N
  13. 13. STRATEGIC SOURCINGAPPROACH COTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO PROCESSO DE COTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Os ganhos são maximizados com a participação dos todas as áreas envolvidas com especificação, uso, compras, pagamentos e controle das categorias negociadas. Elaboração e envio de especificações e Cotações Avaliação técnica e comercial Negociação Decisão • Definir provedores alvo; • Elaborar documentos de acordo com o processos; • Auditar fluxo, consistência e qualidade das informações. • Pontuar competitividade dos provedores; • Avaliar riscos; • Avaliar condições comerciais e consequências financeiras; • Enquadrar na analise de TCO. • Obter as melhores condições; • Firmar contratos com ampla cobertura de riscos; • Definir plano de implementação para novos fornecedores. • Tomar decisões com base na orientação estratégica definida pelos gestores de categorias e a direção do Cliente. Políticas Sustentáveis e Responsáveis. Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise De Custos S N
  14. 14. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS INTRODUÇÃO A condução de nosso trabalho baseia-se na abordagem metodológica Otimização de Processos visando melhoria de performance, que compreende as seguintes dimensões: • Foco nos resultados de negócio desde a iniciativa da mudança, verificando como serão atingidos e mensurados; • Garantia de que a iniciativa de mudança na organização é suportada durante todo o processo através do acompanhamento dos processos e métricas criadas no projeto; • Incorporação de benefícios tangíveis e atividades de gerenciamento de projetos durante a iniciativa de mudança. METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N Destacamos contudo que trata-se de uma abordagem bastante flexível, podendo ocorrer ajustes no desenrolar do projeto no nível de aprofundamento das atividades e de nosso envolvimento, de acordo com a necessidade do projeto, desde que não haja impacto em relação ao esforço total previsto.
  15. 15. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA VISÃO GERAL Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N
  16. 16. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K INICIALIZAÇÃO Objetivo Detalhar as atividades a serem executadas para a instalação da equipe de trabalho e para a viabilização do início do projeto. Atividades previstas • Definir a estrutura e organização do projeto e os profissionais do Cliente que comporão o Comitê de Gestão e a equipe de campo do projeto; • Definir os papéis e responsabilidades de cada profissional alocado na execução dos trabalhos; • Treinar a equipe do projeto, garantindo o alinhamento de conceitos, ferramentas, metodologia e organização do trabalho; • Identificar as áreas a serem envolvidas no projeto e respectivos gestores; • Elaborar plano de trabalho detalhado, especificando as atividades a serem executadas, o cronograma físico de entrega dos produtos, tendo como referência os marcos e requisitos estabelecidos previamente e identificando a cadeia de dependências entre eles; • Definir os procedimentos de controle do projeto e a agenda das reuniões de acompanhamento; Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N • Providenciar instalações e acesso aos recursos e logística do projeto (espaço físico, equipamentos, impressora, acesso à rede, e- mail interno, softwares MS-Office, telefone, etc); • Detalhar as informações a serem solicitadas, para início das atividades da Fase 1; • Realizar reunião de “kick-off” do projeto. Produtos a serem gerados • “Project charter” validado e aprovado contendo, dentre outros: − Estrutura dos comitês, organização da equipe, descrição das responsabilidades e profissionais envolvidos; − Plano de trabalho e cronograma detalhado por produto; − Descrição dos produtos por fases e pontos de controle; − Abordagem para monitoramento e reporte do projeto e seus benefícios; − Agenda de entrevistas. • Evento de “kick-off”; • Equipes do projeto estruturadas, treinadas e alocadas.
  17. 17. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K ETAPA A – DETERMINAR AS NECESSIDADES DO NEGÓCIO Objetivo O propósito desta fase é confirmar o escopo do projeto, confirmar e revisar os direcionadores de mudanças e o plano de comunicação do projeto. Atividades previstas • Monitorar e gerenciar o plano de trabalho; • Elaborar plano de gestão de mudanças, visando garantir o engajamento dos profissionais do Cliente no trabalho em questão, em todas as suas etapas e atividades; • Elaborar plano de comunicação interna do projeto voltado para os profissionais, visando disseminar informações sobre as ações desenvolvidas, desde sua inicialização, acompanhamento do progresso, até sua finalização, divulgando os resultados alcançados; • Efetuar pesquisa junto aos clientes internos (gestores e áreas que impactam ou são impactados pelos processos – escopo); • Identificar e analisar os stakeholder; • Dar início à implementação do plano de gestão de mudanças; • Preparar o material de divulgação do projeto e implementar o plano de comunicação. Produtos a serem gerados • Plano de trabalho atualizado; • Plano de gerenciamento de mudanças; • Plano de gerenciamento dos stakeholder; • Plano e estratégia de comunicação.
  18. 18. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA B – ANALISAR O AMBIENTE “AS IS” (ATUAL) Objetivo O propósito desta fase é documentar as atividades atuais, a partir de diferentes perspectivas (processos, tecnologia da informação, organização, pessCliente e cultura e infra-estrutura), com o objetivo de identificar oportunidades de melhoria. Atividades previstas • Avaliar os processos organizacionais; • Avaliar a tecnologia da informação; • Avaliar a organização; • Avaliar a cultura; • Avaliar a infra-estrutura; • Avaliar as medidas de desempenho existentes; Produtos a serem gerados • Visão gráfica dos processos; • Produtos / serviços resultantes; • Caminhos lógicos e inter-dependências; • Clientes e fornecedores dos processos; • Insumos requeridos; • Recursos metodológicos, tecnológicos e profissionais necessários em cada processo; • Oportunidade de melhoria de processos identificadas; • Análise dos indicadores de performance. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  19. 19. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA C – IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MELHORIA Objetivo O propósito desta fase é identificar, avaliar, discutir e validar as oportunidades de melhoria identificadas nas diversas dimensões analisadas. Atividades previstas • Aprofundar a análise das oportunidades de melhoria de processos, estrutura organizacional, tecnologia, cultura e infra-estrutura; • Identificar e explorar alternativas de soluções; • Validar oportunidades de melhoria junto ao Comitê de Coordenação Técnica do Projeto. Produtos a serem gerados • Relatório de análise da situação “as-is”; • Portfolio de oportunidades avaliadas e validadas; • Alvos da melhoria de performance identificados; • Escopo do projeto atualizado; • Plano de Trabalho atualizado. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  20. 20. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA D – DESENHO DO AMBIENTE “TO BE” (ALTO NÍVEL) Objetivo O propósito desta fase é redesenhar os processos- escopo, adicionando as melhorias recomendadas e validadas na etapa anterior. Atividades previstas • Elaborar as políticas propostas; • Desenhar os processos sugeridos; • Definir as necessidades de mudança de sistemas e tecnologias; • Desenhar 2 (duas) alternativas para a estrutura organizacional sugerida (alto nível); • Definir as necessidades de mudança em infra- estrutura; • Apontar os indicadores de performance que permitirão a gestão dos processos; • Obter aprovação formal para os processos sugeridos; • Plano de Trabalho atualizado. Produtos a serem gerados • Políticas operacionais descritas / atualizadas; • Desenho dos novos fluxos; • Necessidade de mudança para os sistemas de informação e comunicação; • Mudanças de tecnologia identificadas; • Estrutura organizacional sugerida (2 alternativas, em alto nível); • Funções e responsabilidades organizacionais sugeridas; • Funções e responsabilidades organizacionais sugeridas; • Necessidades de mudança em infra-estrutura identificadas; • Indicadores de performance recomendados; • Escopo do projeto atualizado. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  21. 21. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA E – TREINAMENTO Objetivo O propósito dessa fase será capacitar os profissionais do Cliente na utilização da metodologia e ferramenta informatizada a ser implantada, bem como na modelagem e implantação de processos, de forma a atender aos requerimentos do novo ambiente. Atividades previstas • Definir o conteúdo a ser abordado no treinamento; • Determinar a estratégia e escopo do treinamento; • Desenvolver o material do treinamento; • Elaborar e desenvolver treinamento sobre os novos processos; • Realizar avaliação dos treinamentos. Produtos a serem gerados • Avaliação das necessidades do treinamento; • Definição do público alvo; • Definição da estratégia e escopo do treinamento; • Medidas de avaliação do treinamento; • Material do treinamento; • Plano de execução do treinamento; • Guia do instrutor; • Material do instrutor; • Pessoal treinado; • Procedimentos de manutenção do treinamento; • Responsáveis pela manutenção do treinamento. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  22. 22. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA F – DESENVOLVIMENTO DE ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO Objetivo O propósito desta fase será explorar alternativas de estratégias e desenvolver uma abordagem para implementação das iniciativas de mudança nos processos, organização, tecnologia e infra- estrutura. Atividades previstas • Explorar alternativas de estratégia e seus desdobramentos; • Selecionar a abordagem a ser adotada; • Desenvolver macro plano para adoção da estratégia. Produtos a serem gerados • Abordagem de implementação selecionada; • Plano de Trabalho atualizado. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  23. 23. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA G – DESENVOLVIMENTO DE MUDANÇAS NOS PROCESSOS Objetivo O propósito desta fase é detalhar as atividades requeridas para efetivação das mudanças nos processos de negócios, visando viabilizar a implantação futura do novo desenho. Atividades previstas • Avaliar e selecionar os processos / sub- processos a serem alterados; • Detalhar as mudanças a serem implementadas; • Indicar os impactos das mudanças propostas; • Efetuar desenho detalhado dos processos, considerando as mudanças previstas. Produtos a serem gerados • Novos processos redesenhados, incluindo as mudanças recomendadas; • Plano de mudanças nos processos de negócio. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  24. 24. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA H – DESENVOLVIMENTO DE MUDANÇAS EM TECNOLOGIA Objetivo Definir as mudanças requeridas no ambiente e infra-estrutura de TI para suportar os novos processos e/ou as alterações nos atuais processos. Atividades previstas • Identificar e detalhar as mudanças recomendadas em TI; • Desenvolver facilidades / funcionalidades / sistemas para atender as necessidades de mudanças nos processos; • Instalar e configurar componentes de T.I.; • Fornece suporte técnico / metodológico ao ambiente de T.I.. Produtos a serem gerados • Mudanças em TI identificadas e detalhadas; • Facilidades / funcionalidades / sistemas desenvolvidos. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  25. 25. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA I – DESENVOLVIMENTO DE MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS Objetivo O propósito desta fase é detalhar o modelo organizacional a ser adotado, resultante do redesenho e agrupamento de processos e atividades em áreas e departamentos, de forma a garantir que o modelo da operação esteja alinhado com as diretrizes estratégicas e contemple as mudanças recomendadas nos processos, sistemas e infra-estrutura. Atividades previstas • Definir objetivos, papéis e responsabilidades das áreas; • Descrever as competências requeridas dos profissionais; • Refinar as políticas de gerenciamento de recursos humanos; • Discutir e validar as recomendações / mudanças organizacionais junto ao Comitê de Coordenação; • Técnica de Gestão do Projeto. Produtos a serem gerados • Detalhamento de papeis e responsabilidades; • Perfil requerido dos profissionais; • Políticas gerais de recursos humanos; • Mudanças organizacionais validadas. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  26. 26. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA J – DESENVOLVIMENTO DE MUDANÇAS DE INFRA-ESTRUTURA Objetivo O propósito desta fase é especificar as mudanças requeridas na infra-estrutura para atender às necessidades do novo modelo de atuação e para otimizar a utilização dos recursos disponíveis. Atividades previstas • Analisar a utilização atual do espaço físico, recursos materiais e equipamentos disponíveis, face aos novos processos; • Recomendar mudanças na utilização dos mesmos, de forma a viabilizar as mudanças recomendadas na estrutura, tecnologia e processos, bem como otimizar seu uso; • Discutir e validar as recomendações de mudanças na infra-estrutura com o Comitê de Coordenação Técnica de Gestão do Projeto. Produtos a serem gerados • Recomendações de mudanças na infra- estrutura. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  27. 27. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA K – DOCUMENTAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS Objetivo O propósito desta fase é definir padrões e procedimentos de documentação para suportar o detalhamento das iniciativas de mudanças a serem implantadas. Atividades previstas • Determinar os tipos de documentação, arquivamento e modos de entrega; • Estabelecer padrões de documentação; • Testar e aprovar a documentação. Produtos a serem gerados • Procedimentos de documentação; • Padrões para documentação; • Aprovação de padrões e procedimentos de documentação. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  28. 28. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA L – DESENVOLVIMENTO DE PLANOS DE IMPLEMENTAÇÃO Objetivo O propósito desta fase é desenvolver planos detalhados para a migração e implementação das mudanças recomendadas nos processos, organização, tecnologia e infra-estrutura. Atividades previstas • Priorizar as mudanças a serem implementadas, de acordo com a estratégia definida e com critérios acordados junto ao Comitê de Coordenação Técnica de Gestão do Projeto; • Detalhar as atividades, prazos e responsáveis pela implementação de cada mudança indicada; • Discutir e validar os planos de implementação junto ao Comitê. Produtos a serem gerados • Plano de implementação das mudanças dos processos de negócios, bem como organizacionais, tecnológicas e de infra- estrutura. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  29. 29. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N Etapa M – migração e implementação Objetivo O propósito desta fase é migrar e implementar as mudanças nos processos de negócio, organização, tecnologia e infra-estrutura, incorporando-as nas atividades diárias da organização. A responsabilidade da Taking é de apoiar as atividades dessa etapa sendo de responsabilidade do Cliente a execução das mesmas. Atividades previstas • Validar o plano de implementação; • Migrar e implementar mudanças em sistemas, processos, procedimentos e tecnologia; • Migrar e implementar mudanças em infra- estrutura e na organização; • Avaliar a efetividade do sistema; • Avaliar o novo cenário organizacional e de infra- estrutura; • Avaliar o status da realização de benefícios. Produtos a serem gerados • Plano de Implementação; • Manual de sistemas; • Mudanças organizacionais, de infra-estrutura e tecnológicas implementadas; • Resultados avaliados; • Benefícios identificados, mensurados e demonstrados. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  30. 30. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N ETAPA N – OPERACIONALIZAÇÃO E MELHORIA CONTÍNUA Objetivo O propósito desta fase é implementar a solução técnica escolhida. Atividades previstas • Desenvolver especificações técnicas e desenho detalhado de sistemas; • Desenvolvimento de interfaces e ferramentas de carga; • Configuração e parametrização do aplicativo; • Migração de Dados; • Testes do sistema, teste do usuário, teste de capacidade e teste integrado. Produtos a serem gerados • Planos de Implantação, Go Live, Clean up dados, Contingência e outros; • Modelo de Testes; • Sistema implantado e funcionando. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  31. 31. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N CHANGE MANAGEMENT Objetivo O propósito desta fase é executar um programa de monitoramento das mudanças implementadas e suporte à melhoria contínua dos processos, para sustentar o esforço de mudança. Atividades previstas • Desenvolver plano de melhoria contínua dos processos; • Monitor a realização de benefícios, no médio e longo prazos; • Fornecer suporte e manutenção à ferramenta de gestão de processos implementada; • Reportar, periodicamente, os resultados das mudanças ao Comitê de Coordenação. Produtos a serem gerados • Planos de melhoria contínua; • Funções e responsabilidades para realização de benefícios; • Suporte e manutenção da ferramenta implementada; • Estrutura de gerenciamento de projetos para realização de benefícios; • Relatório com indicadores de performance da realização de benefícios; • Relatório com indicadores de performance organizacionais e “framework” de melhoria contínua. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  32. 32. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N GERENCIAMENTO DO PROJETO Objetivo Confirmar o escopo do projeto e seu alinhamento com a respectiva estratégia; Estabelecer o planejamento do projeto incluindo planos, procedimentos e mecanismos de acompanhamento; Coordenar as interdependias do projeto; Monitorar performance; Reportar status, issues e riscos do projeto. Atividades previstas • Definir a estrutura e os papéis da equipe do projeto; • Identificar os objetivos do projeto e suas premissas; • Definir os principais produtos do projeto; • Planejar riscos; • Elaborar o cronograma do projeto; • Coordenar as atividades das diversas áreas garantindo a sinergia entre os sub-projetos e entregas; • Coordenar e monitorar o andamento das atividades. Produtos a serem gerados • Estrutura e papéis da equipe do projeto; • Plano do projeto contendo: estrutura de governança, cronograma, envolvidos e responsabilidades; • Plano de riscos e ações de mitigação; • Procedimentos para monitoração da performance; • Relatório de status incluindo métricas e desvios; • Planos revisados. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  33. 33. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS METODOLOGIA Análise de Mercado Sourceable? Revisão Crítica de Processos Procurement Mudança de Processo Quebra de Paradigmas Análise de Custos S N FINALIZAÇÃO Objetivo Esta etapa contempla a explicitação das atividades relativas ao encerramento do projeto e formalização da entrega dos produtos acordados. Atividades previstas • Conduzir os ajustes da documentação dos produtos finais do projeto; • Validar os produtos finais junto ao Comitê de Coordenação do Projeto; • Garantir que a documentação do projeto esteja completa; • Produzir a documentação e arquivos magnéticos dos produtos finais do projeto; • Realizar reunião de finalização do projeto e entrega dos produtos finais do trabalho; • Obter e documentar a aceitação dos produtos finais. Produtos a serem gerados • Relatório final do projeto, contendo: sumário executivo e anexos, detalhamento dos produtos gerados em todas as etapas do projeto. 1 - AVALIAR INICIALIZAÇÃO FINALIZAÇÃO PROJECT MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO 2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR A B C D F G H I J L M N E K
  34. 34. ARQUITETURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA VISÃO GERAL A análise integrada de todos os componentes da arquitetura organizacional descrita abaixo é fundamental na revisão e definição dos indicadores chave de negócios do Cliente, como forma de atingir os objetivos estratégicos Modelo de Gestão CONFORMIDADE PRESTAÇÃODECONTAS PERFORMANCE SUSTENTABILIDADE Resultados Sustentados Prontidão para Mudança e Inovação Regras de Gestão Definidas e Compromissadas Direcionamento Estratégico Alicerces OrganizacionaisInput Outputs Modelo Organizacional Processos Infra-estrutura PessCliente e Cultura Tecnologia da organização com a agilidade, qualidade e sustentabilidade requeridas. Os vários alicerces organizacionais que sustentam o desempenho devem ser tratados de maneira integrada e fortemente direcionados para os objetivos da Instituição.
  35. 35. COMERCIAL@TAKING.COM.BR WWW.TAKING.COM.BR TAKING-RESULTS-IT 55 11 4102.6121

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