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A Gestão do Tempo consiste em registar, controlar e melhorar a
utilização do seu tempo.
Para compreender e aplicar os princípios da gestão do tempo devemos:
Não só saber o modo de utilização do tempo;
O tipo de problemas que confrontamos para utilizá-lo sabiamente, e
o que originou esses problemas.
3. Para realizar melhor a gestão do tempo se faz necessário reunir as
informações, registando cada atividade a ser desempenhada em um
diário de registros.
Após o registo dessas informações deverá examiná-las sob três aspectos:
Necessidade: examinar cada atividade para se certificar de que se
trata de algo necessário.
Adequabilidade: identifique qual a pessoa para desempenhar a
tarefa. Existem atividades que podem ser desempenhadas por outras
pessoas.
Eficiência: “existirá uma forma de fazer melhor?” isto servirá para
incentivá-lo a descobrir um modo mais rápido, a usar tecnologia mais
avançada ou estabelecer formas melhores de processar as atividades
contínuas.
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Defina Prioridades.
Cuidado com as distrações.
Fazer;
Delegar;
Adiar;
Minimizar;
Eliminar.
Tratar das urgências;
Realizar logo o que puder;
Estabelecer prazos para o
que for adiado.
Concentre-se na tarefa.
Tenha foco...
no objetivo / na meta;
no resultado.
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Aprenda a dizer “não”.
Resumo sobre preparação?
Aproveite o tempo de espera.
Você não pode fazer tudo;
Você não pode assumir o
que não puder fazer;
Seja consistente com
suas metas.
Planejamento;
Prioridades;
Simplicidade;
Ferramentas;
Em transportes públicos;
No consultório médico;
No aeroporto, esperando pelo
vôo;
Quando chegar cedo a um
compromisso.
Faça bem feito.
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Eficiência;
Sucesso;
Saúde.
Benefícios da gestão do
tempo.
O que podemos fazer?
Obstáculos a uma eficiente
gestão de tempo:
Objetivos obscuros;
Desorganização
Incapacidade para dizer
“não”;
Interrupções;
Períodos de inatividade;
Muitas coisas de uma vez;
Estresse e fadiga;
Muito trabalho e pouco
lazer;
Reconhecer que os
obstáculos existem;
Identificá-los;
Empregar estratégias
para superá-los.
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Mensuráveis: até que
ponto quer chegar;
Específicas: que resultado
espera?
Temporais / Programadas:
prazo para realização da
meta;
Atingíveis / Realistas: que
podem ser alcançadas;
Ajustáveis: alterar planos
e prazo para atingir a
meta;
Estabeleça metas: Urgente x Importante
I
Muito urgente
Pouco importante
Muito urgente
Muito importante
Pouco urgente
Pouco importante
Pouco urgente
Muito importante
1 2
3 4
Importância
UUrgência
Dimensão Afetiva (prazer);
Dimensão Instrumental (utilidade);
Dimensão Moral (sentido de dever).
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Planejamento Urgente x Importante
I
Muito urgente
Pouco importante
Muito urgente
Muito importante
Pouco urgente
Pouco importante
Pouco urgente
Muito importante
1 2
3 4
Importância
UUrgência
1. Decidir prioridades;
2. Listar as atividades;
3. Incluir imprevistos;
4. Avaliar o tempo
necessário.
Agendamento do tempo
Longo prazo (ano);
Médio prazo (mês);
Curto prazo (dia / semanal).
Necessidade
Stress
Distração
Desperdício
Qualidade
Ilusão
Crises/
Problemas
Urgentes;
Projetos com
data marcada.
Prevenção;
Identificação de
novas oportunidades;
Planejamento e
recreação.
Interrupções e
Telefones;
Relatórios e
Correspondência;
Questões Urgentes;
Atividades
Populares.
Detalhes,
pequenas tarefas;
Correspondência;
Perda de tempo;
Atividades
agradáveis;
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A gestão do tempo no trabalho envolve providências essenciais:
Identificação dos desperdiçadores (ladrões) de tempo;
Utilização de economizadores de tempo;
Execução e acompanhamento de agenda.
Os “ladrões de tempo” são os eventos que acontecem e que têm
o poder de nos distrair. Muitas vezes nos rendemos sem perceber
a eles. Mensagens instantâneas, barulhos, telefonemas, o colega
ao lado, tudo parece conspirar para minar a nossa produtividade.
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São as ações que permitem reduzir ou neutralizar os
desperdiçadores:
Superar a procrastinação;
Superar o perfeccionismo;
Aprender a dizer “não”;
Estabelecer prioridades;
Planejar;
Delegar;
Organizar a agenda;
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1) Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje.
2) Organize o seu espaço físico.
3) Discipline as interrupções.
4) Estabeleça objetivos com clareza.
5) Crie rotinas de tarefas.
6) Faça um planeamento de tarefas.
7) Faça uma lista diária e dê prioridades às actividades.
8) Saiba dizer não.
9) Aproveite os seus horários mais rentáveis.
10) Evite o perfeccionismo.
11) Delegue funções.
12) Reveja a lista de material de apoio.
13) Seja persistente na organização.
14) Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível, isso poderá
transformar-se numa fonte de stress.
15) Adapte-se às mudanças com naturalidade.
16) Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sob o seu
controle.
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Sonhe com aquilo que você quiser.
Vá para onde você queira ir.
Seja o que você quer ser, porque você possui apenas uma
vida e nela só temos uma chance de fazer aquilo que
queremos.
Tenha felicidade bastante para fazê-la doce.
Dificuldades para fazê-la forte.
Tristeza para fazê-la humana.
E esperança suficiente para fazê-la feliz.
As pessoas mais felizes não têm as melhores coisas.
Elas sabem fazer o melhor das oportunidades que aparecem
em seus caminhos.
A felicidade aparece para aqueles que choram.
Para aqueles que se machucam.
Para aqueles que buscam e tentam sempre.
E para aqueles que reconhecem a importância das pessoas
que passam por suas vidas.
O futuro mais brilhante é baseado num passado
intensamente vivido.
Você só terá sucesso na vida quando perdoar os erros e as
decepções do passado. A vida é curta, mas as emoções que
podemos deixar, duram uma eternidade.
A vida não é de se brincar porque em pleno dia se morre.
(Clarice Lispector).
