[1] O documento discute como criar um senso de urgência em um grupo amplo de pessoas para priorizar tarefas e aumentar a produtividade. [2] É sugerido começar com uma reflexão sobre desperdício de tempo e como priorizar atividades de acordo com sua importância, não urgência. [3] Erros comuns como falta de objetivos, priorização, lista de tarefas e gestão de distrações são abordados.

1. A u t o g e r e n c i a me n t o ,
P r i o r i z a ç ã o e
P r o d u t i v i d a d e
Tudo inicia com Senso de Urgência

2. Profº Silas Serpa
Advisor for Innovation and Transformation | Transformation Program Manager | Organizational Design |
Innovation | Academic Coordinator | Postgraduate and Master's Professor | Member of OpenMind Brazil
@profsilasserpa
Doutor em Antropologia Empresarial pela University of California, Berkeley (2021), Mestrado em
Filosofia – USP (2006), MBA em Gerenciamento de Projetos - FGV (2002), Mestrado em Geofísica
Espacial – INPE (1996), Bacharel em Engenharia Eletrônica – UNESP (1994).Professor de pós
graduação Conquer em Gestão de Projetos / Liderança Tech, Transformação digital, Inovação,
Desenvolvimento de Produtos e Liderança. Experiência de mais de 25 anos em Gestão e Docência. Foi
Executivo de Projetos e Tecnologia e atualmente atua como Transformation Program Manager
conduzindo a Claro TI em jornada de Transformação Digital.
Formação acadêmica / Certificações:
Graduação
• Engenharia Elétrica (UNESP)
• Administração de Empresas (UniSanta)
• Ciências Políticas (UNIMES)
MBA
• Gerenciamento de Projetos (FGV)
Mestrado
• Geofísica Espacial (INPE)
• Filosofia (USP)
Doutorando
• Antropologia Empresarial (Berkeley)
Certificações
• PMP – Project Management Professional
• CSM – Certified Scrum Master
• ISO 21500:2012
• Dragon Dreaming
• ITIL - Information Technology Infrastructure Library
• ExO Fundations
• KMP I e KMP II
• Management 3.0
• ICP; ICP-ACC ; ICP-BVA
• CLF
• CSM
• CSPO
• PSM
• PSPO
• CISSP - Certified Information Systems Security Professional -(ISC)²
• CCIE - Cisco Certified Internetworking Expert – Routing eSwitching
• CNA - Certified Novell Administrator
• CNE - Certified Novell Engineer
• MSP - Microsoft Certified Professional
• MCDBA - Microsoft Certified Database Administrator
• MCSD - Microsoft Certified Solutions Developer

3. Reflexão
" A vida já é curta, mas
nós tornamo-la ainda
mais curta,
desperdiçando
tempo."
(Victor Hugo)

4. Dinâmica

5. R$ 28.800,00
Vamos gastar ?

6. Introdução

7. Pergunta para Todos
"Como criar um
sentido de urgência
suficientemente forte
em um grupo amplo
de pessoas ?"

8. Fazemos algum destes ?
• Começar um trabalho sem planejá-lo primeiro, ou seja, partir para o AGIR antes do PENSAR em como
agir ?
• Fazemos atividades improdutivas por mero hábito, deixando para depois as atividades de maior
importância ?
• Mantemos vários controles e arquivos desnecessários, ou seja, sistemas não produtivos que só
servem para o desperdício do tempo ?
• Damos muita atenção a tarefas ( sabemos quais são ? ) de resultado pouco significativo ?
• Temos dificuldade em prever períodos de pico, não conseguindo elaborar um plano de ação para as
emergências ?
• Fazemos visitas, telefonemas e acompanhamentos desnecessários, gastando seu precioso tempo
com longas conversas sem conteúdo ?
• Não conseguimos erguer barreiras eficazes contra interrupções, prejudicando os prazos das tarefas ?
• Fazemos coisas que deveriam ser delegadas, ou que não façam mais parte de seu serviço ?
• Deixamos de participar das reuniões de planejamento, a fim de racionalizar métodos e desenvolver
estratégias em função dos prazos.

9. Mitos em
relação ao
Tempo

10. Quem administra o
tempo se
torna escravo dele
Mitos
A verdade é que quem administra o tempo coloca-o
sob controle, torna-se senhor dele.
Quem não o administra é por ele dominado, pois
acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do
momento, não na ordem e no momento em que
desejaria.
Esse mito se alimenta do fato de que muitas
pessoas que tentam administrar o tempo acreditam
(pelo menos no início) que é possível programar
100% do seu tempo. Administrar o tempo, para
elas, é como vestir uma camisa de força e não
mais tirá-la.
A verdade é que administrar o tempo não é
programar a vida nos mínimos detalhes: é
adquirir controle sobre ela.

11. Só se trabalha melhor,
ou se produz mais, sob
pressão
Mitos
Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça,
a indecisão, a tendência à procrastinação.
Não há evidência que o justifique, até porque os que
assim agem poucas vezes tentam trabalhar sem
pressão para comparar os resultados - sobre si
mesmos e sobre os que os circundam.

12. Administrar o tempo
serve apenas na vida
profissional
Mitos
É de certo que há muitas coisas em nossa vida
pessoal e familiar que reconhecemos desejar ter
mais tempo para fazer mais certas atividades ou
lamentamos pelo fato de não termos mais tempo
para nada além do trabalho.

13. Erros comuns

14. 01
Não definir Objetivos
Quando você sabe onde quer chegar,
consegue determinar o que precisa
ser feito e em qual ordem.
Erros Comuns
As metas SMART são uma ferramenta que auxilia na definição de metas –
independentemente se estas metas servirão para uma determinada pessoa ou para
uma empresa. O importante é entender que essa é uma importante ferramenta que
auxilia de maneira poderosa e objetiva a estabelecer suas metas.
É importante ressaltar que ao definir metas as pessoas precisam entender que elas
devem ser extremamente diretas e objetivas.
Isso é importante para que não haja espaço para suposições ou dúvidas.
Pesquisa divulgada pela HBR indica que
pessoas que usam recompensas ou
reforços positivos/negativos tem
maiores chances de atingirem seus
objetivos “se... então”

15. 02
Não Priorizar
É de comum senso que algumas
ações precisam ser realizadas antes
que outras. Porém, é fato que grande
parte das pessoas usa do intuitivo
para definir as prioridades.
Erros Comuns
A priorização de atividades é uma ação comum em organizações empresariais, mas
que precisa ser tratada com mais cuidado.
O mapeamento de prioridade é essencial para melhorar a gestão, a tomada de
decisões, a produtividade e a qualidade de produtos ou serviços entregues.
Técnicas
Matriz B.A.S.I.C.O.
Método costuma
ser usada para
auxiliar em
decisões
importantes.
Matriz G.U.T.
Esse método
também utiliza a
pontuação de 1 a 5
para classificar a
prioridade das
atividades.
Matriz R.I.C.E.
Igual aos anteriores
também utiliza a
pontuação de 1 a 5
para classificar a
prioridade das
atividades.
Matriz CustoxBeneficio
Matriz ajuda a
esclarecer qual o
valor de um projeto
e a relação disso
com o resultado
esperado da
Atividade.

16. 03
Não ter um TO-DO List
Lista de tarefas para organização do
trabalho, agora planejá-la também
pode se tornar trabalhoso e por
muitas vezes entediante..
Erros Comuns
Use a memória “externa”
Você não pode carregar tudo na cabeça (David Allen - Getting things done)
Separe as listas por contextos
Casa, trabalho, ligações, pessoal
Um passo de cada vez
Quebrar grandes tarefas em pequenas aumenta significativamente a eficiência,
reduz erros e atrasos
Diminua as reuniões
Troca de ideias e informações é importante, mas as reuniões não são o lugar para
realmente fazer o trabalho ou agir
Faça um planejamento semanal
Aproveite um tempo de espera para fazer um planejamento semanal bem
estruturado.

17. 04
Não saber Gerenciar distrações
Distração pode ser uma prática fatal
para quem trabalha com acesso a
internet e tem muitas atividades em
parelelo.
Erros Comuns
Minimizar distrações
Colocar tempo limite para cada tarefa, ao fim do qual pode dar atenção às distrações
Gerenciar interrupções
Definir e esclarecer com pessoas ao redor quais interrupções são aceitáveis.
Definir momentos “do not disturb” (Garantia de “ganhar” pelo menos 1 hora por dia)
Agende intervalos
Não espere você ficar exausto para realizar essas pausas, pois nesse caso, apenas 15
minutos pode não ser o suficiente para revigorá-lo.
Planeje as suas distrações
Bem, em qualquer ambiente de trabalho que você esteja haverão interrupções.
Saiba em qual período você é mais produtivo
Todos nós temos um período do dia em que somos mais produtivos

18. 05
Procrastinar
A procrastinação é um
comportamento considerado normal
ao ser humano, no entanto pode ser
muito prejudicial quando começa a
impedir o funcionamento de rotinas
pessoais ou profissionais.
Erros Comuns
Se algo pode ser feito em menos de dois minutos, faça agora!
(David Allen - Getting things done)
1. Sou mais produtivo quando trabalho sob pressão
2. Não sei como fazer isso, estou esperando eu saber
para então começar
3. Não estou fazendo por que realmente não quero
fazer. Essa é a verdade
4. Relaxe. O mundo não vai acabar se eu não fizer
isso.
5. É mais fácil fazer quando eu estiver afim. Não
estou afim agora.
6. Da última vez, esperei até o último momento e
deu tudo certo, por que não daria agora?
7. Se eu esperar até o último minuto, não vou gastar
tanto tempo nisso
8. Circunstâncias fora do meu controle me
impediram de fazer
9. Faz tanto tempo que estou trabalhando nisso, não
tenho mais interesse ou energia
Vamos combater ...

19. 06
Sobrecarga de Tarefas
Pressão constante, metas inatingíveis,
má gestão e o volume de trabalho
elevado, com prazos curtos, são
alguns dos fatores que levam à
sobrecarga de trabalho.
Erros Comuns
Driblar a sobrecarga de trabalho deve, portanto, passar pela identificação de
soluções por parte dos gestores para evitar o esgotamento físico e mental de todos.
O equilíbrio é mais que bem-vindo para almejar resultados melhores para a
empresa. O problema é quando há uma significativa desarmonia entre o bem-estar
de cada colaborador e os seus respectivos limites. Isso gera uma preocupante
sobrecarga de trabalho.
Fatores que levam à sobrecarga de trabalho na equipe
• Micro gestão
• Excesso de comunicação
• Falta de organização da agenda por parte da empresa
• Contratações que não acompanham o crescimento do negócio
• Volume de trabalho elevado, com prazos curtos para a sua execução;
• Metas inatingíveis propostas pela gestão;
• Cobranças exageradas promovidas pelo líder da área;
• Ambiente opressor e envolto em pressão — excessiva e constante.

20. 07
Gostar de Estar Sempre Ocupado
Se estamos ocupados parecemos
estar sempre trabalhando. Não
reclamamos, temos orgulho e
celebramos estar sempre ocupados.
Sinônimo de sucesso e importância.
Raramente significa que se é efetivo.
Erros Comuns
“A busca indisciplinada por mais”: fazer tudo, ter tudo, alcançar tudo
Aliança entre três tendências: smartphones, mídia social e consumismo extremo.
Resultado: sobrecarga de informação e de opinião.
Nunca estivemos tão cientes sobre o que todos estão fazendo e, portanto, do que
nós “deveríamos” estar fazendo. Nesse processo, acreditamos que sucesso é ser
super-homem e fazer tudo.
Quando a “bolha do mais” explodir...
Tempo desperdiçado fazendo coisas que não tinham valor algum. Abrimos mão das
poucas coisas que realmente importam pelas várias coisas que não importam.
“A busca disciplinada por menos, porém melhor”
Os Essencialistas: desenhar a vida a redor do que é essencial e eliminar o restante.

21. 08
Multitasking
O cérebro não consegue de fato focar
em mais de uma tarefa por vez.
Erros Comuns
Problema: compromete a qualidade do trabalho, aumenta nível de estresse e causa
perda de tempo.
Estudos mostram que multitasking pode resultar em um desperdício de 20-40% do
nosso tempo, dependendo da tarefa que estamos tentando executar.
Sinais de multitasking: várias tarefas abertas ao mesmo tempo, aceitar interrupções
constantes, estar fazendo uma tarefa não motivante, não recordar de algo que
acabou de ser dito, falar com alguém enquanto escreve ou lê outra coisa, etc.

22. 09
Incapacidade de Dizer não
Dizer não faz parte do
amadurecimento profissional de todo
ser humano e demonstra
amadurecimento emocional.
Erros Comuns
“Dizer não” é algo muito desconfortável para boa parte das pessoas e, por esse
motivo, é comum que as pessoas prefiram dizer sim para evitar situações
desagradáveis. Prestatividade é algo extremamente positivo mas é preciso ter limite
e entender que é importante dizer não e ter em mente que saber recusar
determinada tarefa, demanda ou situação também é uma grande virtude.
Busque oferecer alternativas ao invés de tentar – e talvez não conseguir dar um
“sim”. Ao invés de aceitar, tente usar as seguintes respostas:
“Agora não posso, pois estou sem tempo. Aviso assim que estiver disponível”
“Obrigado pela confiança, mas, no momento, estou impossibilitado de colocar mais
uma demanda na agenda. Desculpe”

23. 10
Reuniões
Você tem a sensação de que perde
mais tempo em reuniões convocadas
para resolver problemas do que
realmente resolvendo os problemas?
Você pode estar certo.
Erros Comuns
O tempo desperdiçado com reuniões tem duas origens:
• Reuniões marcadas por você
1. Limite ao máximo o número de participantes
2. Clarifique os pontos da agenda e avance o quanto antes para os objetivos da
reunião
3. Estabeleça um tempo limite
4. Mantenha a discussão na pauta dos objetivos
5. Seja aquele que conclui a reunião
• Reuniões para as quais você é chamado.
1. Certifique-se de que sua presença é realmente necessária;
2. Seja pontual;
3. Esteja disposto a participar da reunião;
4. Evite prologar-se em um debate;
5. Se esforce para tornar a reunião produtiva.

24. Produtividade com Terry Tate
Vídeo completo

25. Urgente x
Importante

26. Urgente x Importante
O que é importante raramente é
urgente, e o que é urgente raramente
é importante.
Eisenhower
Urgente x Importante
IMPORTANTE
Atividade que contribui para atingir objetivos
pessoais ou profissionais. Acrescenta valor e
resultado.
URGENTE
Atividade que demanda atenção imediata.

27. Apagar Incêndios
Geralmente concentramos nas
atividades urgentes. Elas demandam
nossa atenção pois as consequências
de não resolvê-las são imediatas.
Urgente x Importante
CUIDADO
Não deixe nenhuma atividade Importante, se
transformar em Urgente.

28. Matriz de Eisenhower
Criada pelo 34º presidente dos
Estados Unidos (Dwight D.
Eisenhower), essa ferramenta é capaz
de organizar prioridades e facilitar o
gerenciamento de pendências.
Urgente x Importante
60% 20%
5% 15%
60% - Planejar, fazer com tempo hábil, não deixar tornar urgente
20% - Não previsíveis ou deixados pra última hora
15% - Atrapalham a atingir objetivos e completar trabalho. Reagende ou delegue
5% - Pura distração. Ignorar, cancelar, saber dizer não
1
2
3
4

29. É Importante e Urgente
São as tarefas que obrigam atenção
imediata dos envolvidos, ou seja, são
aquelas que precisam de ação
urgente.
Urgente x Importante
20% - Não previsíveis ou deixados pra última hora
Neste quadrante, ficam as tarefas mais cruciais
para o seu trabalho. Elas recebem a prioridade
mais alta, têm um prazo a ser respeitado e devem
ser concluídas assim que possível.
O lema aqui é: Faça!

30. É Importante, mas não Urgente
Aqui têm-se tarefas, cuja resolução
podem ser feitas em outro momento.
Urgente x Importante
60% - Planejar, fazer com tempo hábil, não deixar
tornar urgente
Neste quadrante, colocamos as tarefas
relacionadas às suas metas, mas que não têm uma
data de conclusão bem delimitada.
O ideal aqui é planejar, agendando um tempo para
se dedicar a elas, desde que já tenha completado
as tarefas Importantes e Urgentes.

31. É Urgente, mas Não É Importante
As tarefas aqui podem ser delegadas
a outra pessoa, para que as urgentes
e importantes possam ser realizadas.
Urgente x Importante
15% - Atrapalham a atingir objetivos e completar
trabalho. Reagende ou delegue
Por vezes, damos mais importância do que deveríamos a
algumas atribuições, quando, na verdade, elas apenas têm
uma certa urgência. O telefone é um grande exemplo:
quando ele toca, o esperado é que a gente atenda, mas isso
não quer dizer que a ligação sempre será importante.
Sendo assim, cabe uma reflexão maior sobre atividades que
deveriam estar nesse quadrante. O melhor a fazer será
delegá-las a outra pessoa ou só tocar nelas se não tiver
mais tarefas nos quadrantes anteriores.

32. Não É Urgente, Não É Importante
As tarefas podem ser descartadas ou
adiadas, para serem realizadas a
longo prazo.
Urgente x Importante
5% - Pura distração. Ignorar, cancelar, saber dizer
não
A percepção sobre tarefas que não sejam nem importantes
e nem urgentes vai variar de profissional para profissional,
mas se elas caírem nesse quadrante, deverão ser deixadas
para depois ou, simplesmente, eliminadas.

33. Técnicas de
Priorização

34. Matriz B.A.S.I.C.O.
O método BASICO pode ser usado em
complemento à Matriz GUT. Com ele,
é possível decidir quais soluções
serão adotadas para cada prioridade
encontrada.
B.A.S.I.C.O.
Essa matriz considera os Benefícios para a organização, a
Abrangência de pessoas beneficiadas, a Satisfação dos
colaboradores, os Investimentos necessários, os Clientes e
o efeito que a solução terá neles e a Operacionalidade que
aquela solução irá trazer.
Benefícios para a Organização (B);
Abrangência dos Resultados (A);
Satisfação do Cliente interno (S);
Investimento Requerido (I);
Cliente Externo Satisfeito (C);
Operacionalidade Simples (O).

35. Matriz de R.I.C.E.
Muito utilizada para priorização de
projetos, pois mede o impacto de
cada tarefa no todo.
R.I.C.E.
Na mesma linha das anteriores, a RICE é a sigla em inglês
para Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence
(Confiança) e Effort (Esforço). Os três primeiros itens da
matriz são pontuados e, ao final, divididos pelo último.
Alcance: quantas pessoas serão impactadas?
Impacto: até que ponto cada pessoa será impactada?
• Impacto Massivo: 3x
• Grande Impacto: 2
• Médio: 1x
• Baixo: 0,5x
• Impacto Mínimo:0,25x
Confiança: quão confiantes estamos sobre os resultados?
• Alta confiança: 100%
• Confiança média: 80%
• Baixa confiança: 50%
• Mínima confiança: 20% ou menos
Esforço: quanto tempo, esforço e complexidade será necessário?
A * I * C / E

36. Matriz de Custo x Benefício
O objetivo da matriz é mostrar para
os tomadores de decisão de uma
empresa qual deve ser a prioridade
no momento.
Custo x Benefício
Muitas vezes, essa decisão pode ser impactada por
influência política ou opinião pessoal, o que não garante o
melhor resultado para o negócio.
O preenchimento da ferramenta deve ser realizado da seguinte forma:
Ação: Projeto, atividade ou tarefa
Custo: Qual valor que irá custar em dinheiro
Benefício: Qual resultado positivo a ação trará
Informações Adicionais: Tudo aquilo que for relevante para a análise da ação, como o
número de pessoas/equipe/setor envolvido e demais necessidades para a sua execução
Nível de Prioridade: preenchido apenas quando todas ações estiverem listadas, a partir
de análise do quanto a ação irá custar e do esforço empregado em relação ao beneficio
que trará ao negócio.
Quantitativa: definição em valores numéricos ou em porcentagem .
Qualitativa: descrever em texto o que a ação trará de positivo.
Ambas: quando as duas maneiras são utilizadas na mesma matriz.
Vermelho: ações
indesejáveis
Amarelo: opção
intermediária
Verde: opção
intermediária
Azul: melhores
opções

37. BUC
O objetivo e entregar valor para o
usuário, para o negócio e olhando a
complexidade técnica.
BUC
O método BUC analisa os benefícios para o negócio e para o
usuário enquanto mantém um olhar para o custo.
Para cada critério deve ser definida uma escala de valor (ex.: 1 a 5). Algumas perguntas
podem ajudar a avaliar cada um dos critérios:
Benefício para o Usuário + Benefício para o Negócio - Complexidade Técnica = Prioridade
Benefícios de negócio (Business Benefits): Quanta receita essa funcionalidade poderá
gerar? Reduzirá os custos da empresa? Trará mais clientes?
Benefícios para o usuário (User Benefits): A experiência do usuário será melhor? Ele
ficará mais satisfeito? Ele quer utilizar essa funcionalidade? Ele conseguirá utilizar essa
funcionalidade?
Complexidade Técnica (Complex): Qual o grau de complexidade para executar a referida
tarefa.

38. Profº Silas Serpa @profsilasserpa