Gestão Eficaz do Tempo

Gestão Eficaz do Tempo
Gerisval Alves Pessoa
São Luís, 07 de Maio de 2014

• O que é gestão do tempo?
• Por que gerenciar o tempo?
• Mitos da gestão do tempo
• Componentes da gestão do tempo
• Dicas para você parar de trabalhar até tarde
• Truques para criar mais tempo em seu dia de
trabalho
Agenda

Iniciando bem o tema...
“Você ama a vida? Então, não desperdice o tempo, porque é
ele que forma a matéria da vida.” (Benjamin Franklin)

O que é Gestão do Tempo?
É ter um plano de utilização e controle do tempo da forma mais
eficiente e eficaz possível.
Este plano deve ser criado para atender as necessidades específicas
de cada um de nós.
O tempo é algo limitado, transitório e efêmero, portanto difícil de
controlar. Para encontrar um modo de controlar seu próprio tempo,
identifique as atividades que geram desperdícios de tempo.
O tempo também é difícil de ser utilizado de maneira eficiente e efetiva,
então planeje para que suas atividades e resultados sejam realizados
no prazo estabelecido.

• Gerenciar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos
dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir
prioridades.
• Dentre as coisas listadas como prioritárias, algumas estarão ali porque
nos são importantes, outras porque são urgentes. Imagino que algo que
não é NEM importante NEM urgente não estará na lista de ninguém.
• Gerenciar o tempo é ganhar autonomia sobre a sua vida, não é ficar
escravo do relógio. É uma batalha constante, que tem que ser ganha
todo dia. Se você quer ter a autonomia de decidir passar mais tempo com
a família, ou sem fazer nada, você tem que ganhar esse tempo deixando
de fazer outras coisas que são menos importantes para você.

Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneira
de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha
vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração de nossa
vida não é algo sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a
nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo,
porém, que está ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e
determinação.

Valorize o seu tempo
• Valorize cada segundo - O relógio está correndo. Faça o melhor para
o seu dia a dia.
Suponha que você receba todo dia pela manhã o valor de R$ 86.400,00. Esse valor
não poderá ser transferido, total ou parcialmente, para o dia seguinte. Caso você não
gaste, o valor que sobrar será perdido.
Considerando essas condições, é provável que você concentre seus esforços para
gastar até o último centavo, certo?
Pense agora que todos os dias você recebe um crédito de 86.400 segundos, que se
você não utilizar de forma adequada não poderá transferir para o dia seguinte.
Você precisa gastar seus segundos, a todo instante, no presente, da melhor forma
possível.

o seu dia a dia.
Invista, então, no que há de melhor, na saúde, felicidade e sucesso!
O relógio está correndo. Faça o melhor para o seu dia-a-dia.
Para você perceber o valor de um MÊS, pergunte a uma mãe que teve seu filho
prematuramente.
Para você perceber o valor de uma SEMANA, pergunte a um editor de um jornal
semanal.
Para você perceber o valo de uma HORA, pergunte aos amantes que estão
esperando para se encontrar.

o seu dia a dia.
Para você perceber o valor de um MINUTO, pergunte a uma pessoa que perdeu o
trem.
Para você perceber o valor de um SEGUNDO, pergunte a uma pessoa que conseguiu
evitar um acidente.
Para você perceber o valor de um MILISEGUNDO, pergunte a alguém que venceu a
medalha de prata numa Olimpíada.
Valorize cada momento que você tem! E valorize mais porque você deve dividir com
alguém especial, especial suficiente para gastar o seu tempo junto com você.
Lembre-se: o tempo não espera por ninguém. Ontem é história.
Amanhã é mistério. Hoje é uma dádiva.
Por isso é chamado PRESENTE!

Mitos sobre gestão do tempo
• Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. A verdade
é bem o contrário. Quem administra o tempo coloca-o sob controle,
torna-se senhor dele. Quem não o administra é por ele dominado, pois
acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento, não na
ordem e no momento em que desejaria.
• Só produzimos, ou então só trabalhamos melhor, sob pressão.
Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a indecisão, a
tendência à procrastinação. Não há evidência que o justifique, até
porque os que assim agem poucas vezes tentam trabalhar sem
pressão para comparar os resultados - sobre si mesmos e sobre os
que os circundam. A evidência, na verdade, justifica o contrário
daquilo que expressa o mito.

• Gerenciar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional.
Falso. Certamente há muitas coisas em sua vida pessoal e familiar que
você reconhece que deve e deseja fazer mas não faz - "por falta de tempo".
Você pode estar querendo, há anos, reformar algumas coisas em sua casa,
escrever um livro ou um artigo, aprender uma língua estrangeira, ou então a
dançar, desenvolver algum hobby, tirar duas semanas sem perturbações
nas montanhas, curtir os filhos que estão crescendo, tudo isso sem
conseguir. A culpa vai sempre na falta de tempo. A gestão do tempo
poderá permitir que você faça essas coisas em sua vida pessoal e
familiar.

• Ter tempo é questão de querer ter tempo. Você certamente já ouviu
muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmação é verdadeira -
até onde ela vai. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para
fazer aquilo que realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz
tudo. Não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É
preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo - e
esse meio é a gestão do tempo .

Componentes da gestão do tempo

Componentes da gestão do tempo
 Como analisar sua carga de trabalho
 Como tornar-se organizado
 Como delegar tarefas com sucesso
 Como lidar com material impresso
 Como conduzir reuniões
 Como controlar atividades que geram desperdício de tempo
 Como aproveitar ao máximo o tempo livre

Análise da carga de trabalho
Inicialmente, você deve estar seguro de que conhece seus objetivos
pessoais, departamentais e da empresa, de forma a saber o que vai
fazer e onde.
Organize um registro diário que mostre como você atualmente
despende seu tempo durante um determinado período. Faça uma
avaliação desse tempo: se o está utilizando de forma sensata e
correta, marcando os pontos em que poderiam ser implementadas as
melhorias.

Torne-se Organizado
Como passo seguinte, é sensato dar prioridade às suas tarefas de
acordo com a importância e a urgência das mesmas. Talvez você
queira utilizar um sistema diário que registre as atividades planejadas,
incluindo os próximos dias, semanas e meses. Você também pode
fazer registros mediante os quais possa acompanhar e controlar seu
progresso.

Delegue tarefas
A delegação tem um papel de grande destaque na administração do
tempo — afinal de contas, outras pessoas podem ser capazes de
realizar uma série de tarefas tão bem quanto você, senão melhor,
economizando, assim, tempo precioso.

Como lidar com material impresso
O material impresso pode ser um fator de desperdício de tempo e uma
ameaça séria à execução do sistema. Organize o local de trabalho de
modo que todo esse material seja de fácil manuseio.

Como conduzir reuniões
Familiarize-se com os prós e contras relacionados ao trato social com
os colegas — por exemplo: seja cordial e amistoso, mas não perca
tempo com conversas sem sentido pelos corredores. Você deve estar
preparado a agir de modo competente durante reuniões informais ou
durante as pausas para café ou almoço. Não menos preparado você
precisa estar para lidar com reuniões formais, dentro de seu
departamento e com seus superiores.

Controle o desperdício do tempo
Há várias atividades que geram desperdício de tempo, sobre as quais
você precisa estar ciente e as quais deve saber enfrentar. Mais
particularmente, você deve ser capaz de lidar com interrupções,
tanto de pessoas que vêm até você quanto de chamadas telefônicas.
Você pode, às vezes, ser requisitado para resolver problemas de
outros — faça isso da forma mais rápida e eficiente possível. Muitos
desses fatores de desperdício de tempo podem ser controlados
simplesmente sendo positivo — uma qualidade essencial que você
precisa adquirir à medida que o processo evolui.

Aproveite o tempo livre
Se ou quando seu plano de administração de tempo obtiver sucesso,
talvez você descubra que conseguiu algum tempo livre, em geral no
início ou no final do dia. Pense em como utilizar esse tempo para o
seu benefício. Também é importante que você aprenda a relaxar e
desfrutar o seu tempo de lazer. Tendo trabalhado com afinco e de
forma correta, você merece descanso e precisa recuperar as energias,
de forma a estar pronto para retornar ao trabalho e dedicar-se a ele
cem por cento.

Dicas para você parar de
trabalhar até tarde

1. Autocrítica
Se a sua semana de 40 horas aproximou-se de 60, ou mesmo de 70
horas de trabalho, é hora de rever seus esforços. Como você gasta a
maior parte de seu tempo durante o seu dia de trabalho? Se você está
perdendo uma quantidade significativa de tempo gerenciando sua
caixa de entrada de e-mails ou em reuniões, pode ser hora de um
pouco de reestruturação.
8 Dicas para você parar de

2. Comece com as grandes tarefas
Reorganize sua agenda para garantir que você priorize os projetos
maiores, logo que você começar a trabalhar. Embora possa parecer
um desafio assumir tarefas mais difíceis nas primeiras horas da
manhã, mas é no início do dia que você realmente está com
desempenho máximo. Deixe as suas tarefas menos importantes para
o período da tarde para tornar o seu dia mais gerenciável

3. Programe o seu dia de trabalho
Ao invés de simplesmente montar uma lista imprevista de tarefas, dê um
passo adiante e estabeleça um cronograma para o seu dia de trabalho.
Se você está pensando em trabalhar por oito horas, aloque um tempo
estimado para cada projeto ou tarefa, até mesmo os grandes projetos.
É fácil perder tempo respondendo a e-mails e retornando ligações. Em
vez disso, disponibilize 30 minutos por dia para cuidar de todos os seus
acompanhamentos em vez de esperar e-mails chegarem à caixa de
entrada ou seu telefone tocar.

4. Fuja das interrupções desnecessárias
Torne o seu espaço de trabalho livre de distrações possíveis. Feche
todas as abas desnecessárias em seu navegador, silencie o seu telefone
e coloque os fones de ouvido, se é assim que você gosta de trabalhar. É
fácil deixar que as distrações diárias de trabalho, como conversas no
bebedouro ou na copa tomem parte do seu tempo.

5. Evite o piloto automático
Quando você está correndo para terminar suas tarefas diárias, é fácil
deixar-se no piloto automático até que você complete a sua pilha de
trabalho. Mas, você vai trabalhar de forma mais eficiente e eficaz se
você fizer algumas rupturas. Depois de terminar uma das suas maiores
tarefas da manhã, tome um pouco de água ou vá ao banheiro para
refrescar o seu cérebro e se preparar para a sua próxima tarefa.

6. Aprenda a dizer não
Você sabe que tem um dia agitado à frente, mas você ainda aceita o
convite de uma teleconferência. Basta dizer "não", ao invés de tentar
enfiar reuniões desnecessárias e tarefas em um dia já abarrotada.
Embora nem sempre seja possível negar cada convite de reunião, tente
fazer o seu melhor caso você esteja especialmente ocupado. Considere
pedir para sair mais cedo ou tenha alguém para compartilhar as notas da
reunião com você.

7. Conduza as coisas em perspectiva
Não vire um montículo em uma montanha. Enquanto sua lista de tarefas
possa parecer esmagadora num ápice, foque no cumprimento dos
prazos e não se estresse sobre as pequenas coisas. Se você tem
entregas críticas para o dia seguinte ou próxima semana, que pode ser
uma razão para você trabalhar até tarde, defina o seu projeto, tarefas e
agenda para obter uma melhor perspectiva do que precisa ser realizado
e estabeleça um calendário apertado.

8. Saiba quando você concluiu o trabalho.
Pare de gastar as suas noites no escritório refazendo as coisas lho
escritório até que elas estejam perfeitas. É fácil perder incontáveis horas
de trabalho em algo que já está completo. Estabeleça uma definição
clara do resultado final. Quando você alcançá-lo, chame-o de um dia.

Truques para criar mais tempo
em seu dia de trabalho

1. Reduzir
Numerosos estudos têm mostrado que o "tempo ideal" para a produtividade do
trabalho é de 40 horas por semana. Passar mais de 40 horas de trabalho por
semana cria uma melhoria de produtividade temporária, seguida por uma queda
acentuada na produtividade.
Esta não é apenas uma questão de retornos decrescentes. Trabalhar de forma
contínua longas horas pode criar problemas de saúde, dificuldade em
concentração e resultam em situações nas quais o trabalho deve ser refeito
para corrigir erros.
Devido a isso, uma pessoa que trabalha 50 horas por semana está recebendo
aproximadamente a mesma remuneração por um trabalho realizado de muita
qualidade por uma pessoa que trabalha 35 horas por semana. Portanto, você
poderia muito bem trabalhar apenas 35 horas, assim liberaria 15 horas para outras
coisas.
Se isso lhe parece loucura, reduza suas horas de trabalho para 40 horas semanais.
Você vai realmente fazer mais e vai ficar com 10 horas extras para outras coisas,
como relaxamento e mais tempo para a família e amigos
3 Truques para criar mais
tempo em seu dia de trabalho

2. Eliminar
Há um princípio científico que diz: 20% do seu esforço criam 80% dos seus
resultados (Regra 80/20 do princípio de Pareto). Você deve se esforçar para
identificar e eliminar os 80% que está criando apenas os 20% finais dos seus
resultados.
Supondo que você está trabalhando em torno de 40 semanas hora, eliminando os
80% de atividades semi-produtivas, você liberará cerca de 32 horas. No entanto,
uma vez que pretende ainda realizar os 100%, basta adicionar mais 2 horas de
trabalho para fazer os 20% que realmente importa.
É realmente possível obter a mesma quantidade de trabalho realizada em 10 horas
que uma pessoa normal faria em 40 horas? Oh, é sim. As pessoas que eliminam
radicalmente reuniões não essenciais, papeladas, e-mails e assim por diante são
tremendamente mais produtivas do que seus pares.
Claro, se trabalharmos apenas 10 horas por semana seria demasiadamente radical,
portanto, preencha suas 40 horas por semana, fazendo mais os 20% que realmente
importa. Você triplicará sua produtividade e absolutamente surpreenderá a todos.

3. Delegar
Finalmente, uma vez que você focará o seu trabalho apenas ao essencial, olhe para
tudo que você ainda está fazendo no trabalho e pergunte: "Posso pedir ou pagar a
alguém que faça isso por mim"? Se o tempo da pessoa é menos valioso do que o seu,
delegue essa tarefa.
A capacidade de delegar, tanto e tão frequentemente quanto possível, é a chave para
ser um grande gestor. Você deve gastar seu tempo fazendo apenas as coisas que só
você pode fazer. Isso é exatamente o que os CEOs mais bem-sucedidos fazem.
Siga estes três passos e você não só vai criar mais tempo em seu dia de trabalho,
mas também, vai ter ainda mais sucesso.

“O valor das coisas não está no tempo que elas duram, mas na
intensidade com que acontecem. Por isso, existem momentos
inesquecíveis, coisas inexplicáveis e pessoas incomparáveis”
(Fernando Pessoa)
Finalizando ...

Referências
CANDELORO, R. 90 Dicas de administração do tempo. São Paulo: Quantum.
Disponível em http://www.ebah.com.br/content/ABAAAfxIwAA/90-dicas-
administracao-tempo > Acessado em 02/03/2014.
DOMINGUES, R. Valorize cada segundo. CPDEC. Disponível em <
http://gerenciamentodotempo.com.br/?p=41> Acessado em 01 de Abr. de 2014.
MAITLAND, Iain. Administre seu tempo. São Paulo: Nobel, 2000
PESSOA, Gerisval. 3 Truques para criar mais tempo em seu dia de trabalho.
Disponível em http://gerisval.blogspot.com.br/2012/07/3-truques-para-criar-mais-
tempo-em-seu.html Acessado em 01 de Abr. 2014.
___. 8 Dicas para você parar de trabalhar até tarde. Disponível em <
http://gerisval.blogspot.com.br/2013/06/8-dicas-para-voce-parar-de-trabalhar.html>
Acessado em 01 de Abr. 2014.

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