Administração do Tempo

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Como Administrar o Nosso Tempo, tarefas importantes, tarefas urgentes, como fazer para administrar o tempo

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Administração do Tempo

  1. 1. Administração do Tempo - Administração do Tempo na Vida e no Trabalho - Tarefas Importantes vs Tarefas Urgentes - Priorizar e Planejar - Os Vilões do Tempo
  2. 2. Será que nós (realmente) deixamos tudo para a última hora? As pessoas gastam 60% do seu tempo no escritório para resolver problemas que consideram urgentes. Fonte: Consultoria ProGeps - SP
  3. 3. Para alguns 24 horas é muito.... para outros, 24 horas é muito pouco. Não tive tempo... O dia é muito curto... Amanhã eu faço... Esse telefone que não pára... Mais uma reunião? Quantos emails...
  4. 4. Administração do tempo na vida e no trabalho • Defina prioridades de curto e longo prazos. • Busque sempre o equilíbrio entre as atividades pessoais e as do trabalho. • Não existem fórmulas milagrosas para administrar o tempo. • Divida o tempo entre horas boas e ruins. Respeite o seu relógio biológico. • Você não administra o tempo, mas as tarefas no tempo.
  5. 5. Como ser organizado? Para ser organizado é preciso ser flexível, para conseguimos lidar com as interferências externas em nossas vidas, nos adaptando e atuando de forma mais coerente possível frente às adversidades, atingindo os resultados com tranqüilidade.
  6. 6. Atividades urgentes e importantes E o que é IMPORTANTE muitas vezes não é URGENTE. Produz resultado, é de grande valor, merece atenção especial e não tem pressa. E o que é URGENTE muitas vezes não é IMPORTANTE . Deve ser feito com rapidez, exige atenção instantânea.
  7. 7. Como diferenciar? Tarefas importantes são aquelas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo, são tarefas com impactos relevantes sobre nossos sonhos, planos e estratégias.
  8. 8. Como priorizar as tarefas? Faça uma lista de suas tarefas atuais, futuras e de rotina. Em seguida, divida-as nos seguintes grupos : Tipo A : Tarefas importantes e urgentes. Tipo B : Tarefas importantes ou tarefas urgentes. Tipo C : Tarefas que não são importantes nem urgentes, mas fazem parte da rotina de trabalho. Se tiver dúvida ao classificar uma tarefa, coloque-a no grupo C ou descarte-a.
  9. 9. Priorize a planeje Os dias de trabalho devem ser formados por uma mescla de atividades A, B e C. Planeje um número de tarefas que você poderá concluir num só dia, alternando momentos de Intensa concentração (tarefas A) com menos tensos (tarefas B e C). E respeite sempre o seu bioritmo.
  10. 10. Vale lembrar... • Aquilo que é só importante pode acabar sendo urgente. • Para tarefas importantes e complexas é necessário planejar, alocando o tempo para cada tarefa. • Anote na agenda APENAS compromissos que você poderá REALMENTE atender. • Crie metas... e atinja-as (e comemore o que foi alcançado). • Aprenda a delegar.
  11. 11. Vilões do tempo • Ausência de foco: Reuniões onde tudo é discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional. • Falta de concentração: Bate-papo no corredor, televisão, revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando. • Falta de planejamento: Alguns profissionais não têm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais importantes. • Acomodação: Desmotivado, o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e processos novos em sua área de atuação.
  12. 12. Vilões do tempo • Procrastinação: Deixar para amanhã tarefas que poderiam ser feitas hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos. • Ser refém do celular: De ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um problema. Tocando incessantemente no meio de reuniões e projetos, o celular é um inimigo da concentração e da produtividade. • Usar o email de forma errada: pessoas que trabalham com o email aberto e param para conferir novas mensagens gastam de 20% a 30% mais tempo para realizar suas tarefas. • Comunicação deficiente : Quando a comunicação não é feita de forma clara e objetiva, perde-se muito tempo em atividades sem importância. • Telefone : quando usado de forma excessiva, nos faz perder muito tempo.
  13. 13. Já que deu tempo, algumas considerações finais • Deixe espaço na sua agenda para os contratempos e procure incluir atividades prazerosas na sua agenda. • Aprenda a dizer NÃO... dependendo de quem pede. • Para termos o tempo como nosso aliado é preciso saber o que queremos da nossa vida. Foco é essencial. • Entenda o trabalho como uma das milhares partes da sua vida.
  14. 14. Alexandre Pallota alexandrepallota@gmail.com Universidade Anhembi Morumbi Pós Graduação em Gestão de Projetos, 2010 Reprodução permitida mediante autorização. Obrigado!

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