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Gestão do tempo

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  1. 1. GESTÃO DO TEMPO Laysa Cunha
  2. 2. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO  Introdução aos princípios que regem o tempo  Tempos pessoal  Agendas dos profissionais de informática  Meios e ferramentas de Gestão do tempo  Avaliação dos meios de gerenciamento do tempo
  3. 3. OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM  Entender o que é a Gestão do Tempo e sua importância  Compreender os conceitos fundamentais de Gestão do tempo como forma de desenvolvimento eficaz do trabalho.  Contextualizar a Gestão do Tempo no âmbito da informática  Saber utilizar as técnicas de Gestão do Tempo no desenvolvimento de Projetos de Informática.
  4. 4. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO  Conteúdo dividido em 20 aulas;  Aspectos:  Introdução à Gestão do Tempo.  Conseqüências da má gestão do tempo  O gerenciamento eficaz do tempo e as vantagens para o trabalho/ Meios e ferramentas que permitem uma gestão eficaz do tempo.  Listagem das principais atividades pessoais.  Avaliação das atividades considerando a energia e o tempo utilizado.
  5. 5. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO  Aspectos:  Reflexão sobre a capacidade de gerenciamento da agenda de tarefas.  Listagem das principais atividades do suporte técnico em informática.  Determinar o nível de prioridade das atividades pessoais e dos profissionais do suporte técnico em informática.  Determinar as atividades que podem ser delegadas.
  6. 6. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO  Aspectos:  Planejar a execução de atividades com a ajuda de ferramentas de gerenciamento do tempo.  Refletir sobre a capacidade de avaliar a importância de uma situação dada.  Reconhecer os limites de suas responsabilidades/ Avaliar pontos fortes e pontos fracos na gestão do tempo / Determinar meios que permitiriam uma gestão do tempo mais eficiente.  Se interrogar sobre a influência que pode ter a gestão do tempo sobre os resultados das ações no universo pessoal e profissional.
  7. 7. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO  O que é tempo?  Origem grega:  Chronos - relativo à seqüência de acontecimentos,  Kairos - relativo ao momento em que algo acontece.  “Tempo é o jeito que a natureza deu para que tudo não acontecesse de uma vez só”, disse John Wheeler (Professor de Teoria Física da Universidade de Princeton)  “organização da vida”, “presente, passado e futuro”, “é um espaço que existe para realizar todas as atividades que devem ser feitas”
  8. 8. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO  O que é gestão?  é a atividade de administrar idéias para que se transformem em resultados esperados.  combinação e coordenação de inúmeros fatores como planejamento, aporte de recursos humanos, físicos e financeiros.  O que é um gestor?  é a pessoa a quem compete a interpretação dos objetivos propostos pela organização, através do planejamento, da organização, da liderança ou direção e do controle, afim de atingir os referidos objetivos.
  9. 9. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO  O que é gestão do tempo?  É a atividade que visa organizar o tempo disponível, de forma que atenda a execução de tarefas visadas.  escolha de prioridades, estabelecimento de cronogramas e prazos,  Qual a importância de se ter uma eficaz gestão do tempo?  “Na canção “O TEMPO NÃO PÁRA”, do compositor e cantor brasileiro CAZUZA, fica nítido a noção de que efetivamente o tempo escorre pelas mãos e que temos posse apenas do hoje do agora, já que, o passado não volta mais e o futuro, nem sequer sabemos se chegará.”
  10. 10. OBSTÁCULOS PARA UMA EFICAZ GESTÃO DO TEMPO  Falta de consciência do valor do tempo;  Prazos curtos e cobranças.  Planejamento ausente ou mal trabalhado;  Não planejar as atividades diárias.  Deficiência nos meios necessários;  Falta de material e/ou verba.  Desvio do foco e baixo comprometimento;  Realização de atividades que não levam ao objetivo final (TV, internet, etc).
  11. 11. CONSEQÜÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DO TEMPO  Atraso ou má qualidade dos produtos;  Não cumprimento de prazos ou cumprimento com produtos mal feitos.  Falta de credibilidade;  Falta de confiança dos clientes/pessoas.  Falência.  Sem credibilidade e sem produtos de qualidades, significa sem clientes e conseqüentemente leva a falência.
  12. 12. VANTAGENS DO GERENCIAMENTO EFICAZ DO TEMPO  Cumprimento de prazos;  Economia de recursos;  Elimina gastos supérfluos, horas perdidas e tempo vago  Valorização do “nome”;  Credibilidade;  Fortalecimento da autoestima;
  13. 13. MEIOS E FERRAMENTAS QUE PERMITEM UMA GESTÃO EFICAZ DO TEMPO  Existem modelos estudados pela administração para gerenciar o tempo. O PDCA é um deles:  Plan: Planejamento da atividade;  Do: Execução da Atividade;  Check: Verificação do andamento da atividade;  Action: Ação nos resultados.  Também conhecido como Clico de Shewhart, desenvolvido em 1930 por Walter Andrew Shewhart
  14. 14. PDCA
  15. 15. PDCA  Planejamento de atividade  Identificar problemas, estabelecer metas e estabelecer o plano de ação.  Execução de atividade  Dar andamento ao projeto ou conjunto de atividades com base no estabelecido no planejamento.  Verificação do andamento da atividade  Checar se as tarefas/atividades estão sendo executadas nos prazos estabelecidos.  Ação nos resultados  Após toda a execução do planejamento deve-se avaliar os erros e acertos, criando uma “fórmula para o sucesso” na gestão do tempo.
  16. 16. PARA REFLETIR “As coisas mais importantes nunca devem ficar a mercê das coisas menos importantes” Wolfang Von Goethe - Alemão
  17. 17. LISTAGEM DAS PRINCIPAIS ATIVIDADES PESSOAIS  Todos temos uma rotina diária a cumprir que é formada por um conjunto de tarefas.  FUNDASONO – 8h/noite. É necessário para a saúde e o bem estar e a alta produtividade.  Exercício prático:  Estabeleça as atividades que você desempenha nos diversos ambientes em que vive.
  18. 18. LISTAGEM DE ATIVIDADES  A  Atividades de casa;  Refeições;  Tarefas domiciliares; Etc.  B  Atividades Escolares;  Horário das aulas;  Estudo; Etc.  C  Atividades Esportivas;  Horário das atividades;  Treino extra; Etc.  D  Atividades de lazer;  Passeios / Festas;  Leitura; Etc.  E  Atividades Espirituais;  Reuniões / Celebrações;  Obras Sociais; Etc.
  19. 19. ESTABELECIMENTO DO TEMPO GASTO PARA TAREFAS DIÁRIAS  Agora que já temos o conjunto de tarefas que desempenhamos nos mais diversos ambientes e aspectos de nossa vida, precisamos estabelecer de acordo com os dias da semana as atividades e horários nos quais reservamos para tais ações, sendo assim, vamos montar nosso organograma semanal de atividades partindo dos parâmetros dia e turnos.
  20. 20. APROVEITAMENTO DO TEMPO LIVRE E MAXIMIZAÇÃO DO TEMPO  Já estabelecemos atividades e organizamo-las em um cronograma semanal, agora vamos incluir o fator motivação.  Ou seja, devemos nos preocupar com preencher nosso tempo livre com atividades saudáveis e confortáveis, como relaxamento, leitura, corrida, etc.  Procurar atividades que estimulem o cérebro e o corpo.
  21. 21. REFLEXÃO SOBRE A CAPACIDADE DE GERENCIAMENTO DA AGENDA DE TAREFAS  Já listamos as atividades e distribuímos as mesmas num cronograma semanal, agora iremos colocar prioridades para cada atividade.  As atividades são subdivididas em caráter importante, urgente ou circunstancial.
  22. 22. CASO DE SUCESSO  Christian Barbosa  Paulista, bacharel em Ciência da Computação  maior especialista brasileiro em administração de tempo e produtividade  Christian Abriu sua primeira empresa aos 15 anos e foi um dos profissionais mais jovens do mundo a receber o certificado da Microsoft.  É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo  a qual presta assessoria para empresas como: Santander; Bradesco; Toyota; Coca-Cola, Rede Globo e Nestlé.
  23. 23. ESFERA IMPORTANTE  “A esfera Importante refere-se a todas as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo.  É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado.  O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc.
  24. 24. ESFERA DA URGÊNCIA  A esfera da Urgência tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou.  São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.
  25. 25. ESFERA CIRCUNSTANCIAL  A esfera Circunstancial, por sua vez, cobre as tarefas desnecessárias.  São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por  serem “socialmente” apropriadas.  É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações”.
  26. 26. EXEMPLO PRÁTICO  Temos que focar nossas atividades na esfera do que é importante e também dar atenção ao que é urgente.  Comemoração do aniversário de um ente querido – IMPORTANTE  Preparação para uma prova na semana que vem – URGENTE  Passar uma tarde vendo TV, jogando vídeo game ou nas redes sociais - CIRCUNSTANCIAL
  27. 27. EM RESUMO!!  As atividades importantes podem ser planejadas com mais comodidade;  As atividades urgentes devem ser resolvidas imediatamente e  As atividades circunstanciais devem ser levadas a terceiro plano.
  28. 28. ATIVIDADE PRÁTICA  estabelecer dentre as nossas tarefas a lista de prioridades colocando-as como importantes, urgentes e circunstanciais.  Para tanto, voltemos para o alocado na aulas 5 e coloquemos ao lado de cada uma das atividades a letra I quando considerarmos Importante, U quando considerarmos Urgente e C quando considerarmos Circunstancial.
  29. 29. POTENCIALIZANDO O USO DO SEU TEMPO  Após identificar a real importância de cada atividade, agora vamos pensar sobre o que é necessário para melhorar o uso do nosso tempo.  Agora, diante das tarefas que você classificou com urgentes, faça uma análise do porquê de ainda não ter sido realizada e o que pode ser feito para sanar tal situação.  O mesmo exercício faça para com as atividades consideradas importantes.  Finalmente, dentro das atividades identificadas como circunstanciais, estude a possibilidade de transferir o tempo gasto com estas para a execução de tarefas consideradas urgentes e importantes.
  30. 30. DICAS  Dicas sobre gestão do tempo:  http://exame.abril.com.br/topicos/administracao-do- tempo
  31. 31. LISTAGEM DAS ATIVIDADES DO SUPORTE TÉCNICO  Agora que planejamos nossas atividades pessoais, iremos afunilar nosso estudo para o lado técnico e de TI.  O gerenciamento do tempo é imprescindível para o sucesso em projetos de TI;  A materialização de um projeto é super importante;  Na ciência de computação o suporte técnico é um âmbito muito importante;
  32. 32. ASPECTOS IMPRESCINDÍVEIS PROJETO DE TI  Formação da equipe  Material
  33. 33. FORMAÇÃO DA EQUIPE  Aspecto técnico (conhecimento e experiência)  Levantamento da carreira acadêmica e profissional (certificados, cursos, referencias, diplomas, exames, histórico escolar, IRA)  Aspectos das atitudes (teste psicológico, conversa, comportamento, maneira de conversar e até se sentar)  OBS: “A vida profissional tem nascedouro nos bancos da escola e possuem reflexos inimagináveis”.
  34. 34. FORMAÇÃO DA EQUIPE  Um boa equipe precisa de um bom GP (gerente de projetos)  O Gerente de projetos  Estabelece o numero de profissionais  O rol de equipamentos  Os recursos na medida certa.  Profissionais de um projeto de TI  Gerente de projetos, Analista de Sistemas, Técnico em TI, Programador, Designer.
  35. 35. PROFISSIONAIS DA EQUIPE  Gerente de Projetos  Profissional graduado em Ciências da Computação ou áreas afins, que tem o encargo de gerir os trabalhos da equipe rumo ao alcance das metas o tempo estabelecido. Acompanha prazos.  O Analista de Sistemas de Tecnologia da Informação;  Profissional graduado em Ciências da Computação ou áreas afins e que tem a missão de desenvolver softwares aplicáveis ao Projeto.  O Técnico em Tecnologia da Informação;  Profissional técnico que tem a missão de auxiliar a equipe no desenvolvimento de suas tarefas. Atua na área de suporte de hardware e redes.  Programador;  Geralmente profissional de formação técnica que tem a missão de programar computadores, desenvolver e dar manutenção aos sistemas.  Designer.  Profissional que tem a habilidade de desenvolver sites, logomarcas ou imagens relacionadas ao projeto.
  36. 36. MATERIAL  Os instrumentos de Hardware e Periféricos  Computadores de Mesa (desktops);  Computadores móveis (Notebooks, Netbooks, Tablets, etc.);  Equipamentos de Telecomunicação (Aparelhos de Rádio, Aparelhos Celulares, etc.);  Impressoras; Scanners;  Leitores de Código de Barras;  Armazenadores de dados como pen drives, HDs externos, etc.  Espaço físico (sala) e mobília para os equipamentos e para a equipe.
  37. 37. CONSIDERAÇÕES  Desenvolver um projeto é complexo!  Um dimensionamento deve ser feito (nem menor nem maior, na medida)  É necessário um planejamento e organização para “juntar” esses recursos.  Para que um projeto dê certo é necessário forte planejamento, equipe eficaz e comprometida e algo gerenciamento.
  38. 38. OBSTÁCULOS ENCONTRADOS NA EXECUÇÃO DOS PROJETOS DE TI  Problemas com a equipe de trabalho  Rotatividade (troca de equipe), relacionamentos interpessoais, falta de capacidade técnica  Não entrega dos recursos materiais esperados  Atrasos na entrega das atividades (causados por uma má gestão do tempo ou um planejamento mal elaborado)  Quebra constante dos equipamentos e materiais  Computadores quebrados ou softwares que não funcionam.  Deve-se fazer uma medida preventiva para todos as aspectos citados
  39. 39. DELEGAÇÃO DE ATIVIDADES  “A delegação representa a transferência de determinado nível de autoridade de um superior para um subordinado ou conjunto de subordinados. Saber delegar com eficácia significa dar a tarefa certa à pessoa certa, Concedendo-lhe o grau certo de liberdade, para que o trabalho se desenvolva de forma mais eficiente e produtiva. Saber delegar permite ao superior e a toda a sua equipa darem o seu melhor e aperfeiçoarem-se progressivamente, de modo a poder enfrentar novos desafios. Com uma fraca capacidade de delegação, a equipe fica constante-mente ocupada a “apagar fogos” e perde tempo precioso”.
  40. 40. DELEGAÇÃO DE ATIVIDADES  Vantagens;  Mais tempo para criação de idéias e solução de demandas graves.  Agilidade na tomada de decisões pois as decisões não precisem passar por mãos diversas.  Incremento na autoestima: responsabilidade para hierarquia mais baixa  Desvantagens  Possível de perda de controle: pode ser que o individuo que receba a delegação se deslumbre pelo poder e passe a extrapolar os limites de atribuição da delegação.  Perigo de incapacidades do delegado: possibilidade de despreparo do que recebe o poder, e risco de causar prejuízos.
  41. 41. ATIVIDADES COM FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DO TEMPO  Nos projetos de TI a maximização do tempo deve ser bem explorada;  Ferramentas de gerenciamento do tempo são utilizadas em projetos de TI;  Modelo de gerenciamento em projetos de TI:  Definição; Seqüenciamento; Estimativa de Recurso; Estimativa de Duração das Atividades; Estabelecimento do Cronograma e Controle do Cronograma  No mercado existem softwares que auxiliam nessa processo: Artemis, Microsoft Project, Project Builder
  42. 42. ATIVIDADES COM FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DO TEMPO  Definição das Atividades  Identificação das atividades a serem desenvolvidas para atingir os objetivos do Projeto.  Seqüenciamento de Atividades  Verificação da correspondência entre as fases do Projeto.  Estimativa de Recursos  Visualização do tipo e quantidade de produtos necessários para cada atividade do cronograma.  Estimativa de Duração de Atividade  Estabelecimento de previsão de prazo para conclusão de cada atividade do cronograma.  Desenvolvimento do Cronograma  Formatação das seqüências de atividades com suas respectivas dependências, durações e recursos necessários para execução.  Controle do Cronograma  Acompanhamento das alterações surgidas durante a execução do projeto e materialização dos ajustes necessários.
  43. 43. ATITUDES QUE PREJUDICAM O APROVEITAMENTO DO TEMPO  Desorganização  Gavetas, guarda-roupa, mesa de trabalho, desktop do computador.  Desconcentração  Atender telefone, ouvir música, ver TV, redes sociais em paralelo.  Pensamentos Negativos
  44. 44. COMPORTAMENTOS QUE MAXIMIZAM O APROVEITAMENTO DO TEMPO  Organização  Concentração  Pensamento Positivo  Prioridade  “condição daquilo que está em primeiro lugar”  Eu não tenho tempo para isso deve ser substituído por eu não priorizo isso.
  45. 45. REFERÊNCIAS  CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. Vol. I, 6ª. Edição. Rio de Janeiro: Campus; 2001.  www.amcham.com.br, jan 2012.  http://resultadosrapidos.blogspot.com, jan 2012.  www.fundasono.org.br, jan 2012.  www.triadedotempo.com.br, jan 2012.  www.gespublica.gov.br, jan 2012.  http://www.knoow.net/, jan 2012.  Mini Dicionário Português – Editora Wkids, jan 2012.

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