1. Gestão do Tempo e
Organização do Trabalho
Luiz Augusto Costacurta Junqueira
CEO
contato@institutomvc.com.br
www.institutomvc.com.br
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2. • Pense no que programou para fazer amanhã .......
• Às 18 horas você foi ao médico e ficou sabendo que tem
6 meses de vida
• Como fica sua programação para amanhã?
• O tempo é um bem inelastico
• Vivemos como se o tempo não tivesse limites
• Todos nós temos 24 horas para gastar
“É um bem socializado”
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3. Começando...
Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa
trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos.
Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não
tem tempo para si próprio, para a família e muito menos
para os amigos.
O Futuro do Trabalho:
Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial
Domenico De Masi
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4. Os luxos do Século XXI
O que é luxo hoje?
No passado, luxo podia ser dinheiro, os carros
de muitas cilindradas ou os barcos.
Hoje as coisas raras são sobretudo o tempo, o
espaço, o silêncio, a autonomia e a segurança.
Esses são os grandes luxos para o século 21.
Domenico De Masi
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5. Tempo do Executivo: O Que Há de Novo
• Está Chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista
• Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha
• O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra
tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via administração do tempo
• Não dá mais para se tentar envolver apenas o Executivo/Gerente na solução do
problema administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus
superiores, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o problema.
• Quando se fala em solucionar problemas de administração do tempo é
fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas os efeitos é
solução para curto prazo
• As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer
interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior negócio
do ano
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6. • A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser
uma das características de executivos eficazes
• Usar o tempo como instrumento para melhoria da
qualidade de vida é outra clara tendência
• A utilização da mais moderna tecnologia de
informação/comunicação está cada vez mais presente
• A eficácia do executivo não é medida pela assimilação
de uma tecnologia, mas pelo uso que se faz dela para
aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu
negócio
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7. Grupos de 4
• Qual o maior Problema?
5 Minutos
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8. Autodiagnóstico
Que É Mais Importante: Trabalho ou Família?
Quanto Tempo Dedicar a Cada Um?
• Se você souber que vai morrer dia 30/07....
• O que fazer ou como fazer?
• Você sabe dizer não? E o sim?
• Objetivos → prioridades → atividades?
•
•
•
•
•
•
•
•
Importância atividade = Tempo dedicado a ela?
Urgente = apareceu de repente?
Você começa o dia pelo assunto mais importante?
Marca momento de início e fim de cada atividade?
O que acontece quando entra de férias?
Quanto tempo para rotina e inovação?
Qual o percentual do seu dia costuma programar?
Ganhar tempo ou usar bem o tempo?
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9. ATIVIDADES/TAREFAS
IMPORTANTES E
URGENTES
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10. Matriz do Tempo
Urgente
Menos Urgente
Menos
Importante
•
•
•
•
•
•
III
Importante
I
• Crises
• Projetos com prazos determinados
• Atividades sob pressão externa
• Conflito com clientes significativos
• Situações de conflito ou atrito com
familiares ou amigos
• Cobrança de resultados decisivos
II
IV
• Interromper seu trabalho com freqüência
para atender os outros
• Atividades de efeito a curto prazo
• Trabalho levado para casa que poderia ser
feito no dia seguinte
• Resposta imediata a todas as solicitações
vindas de terceiros
•
•
•
•
•
•
Prevenção de problemas, proação
Planejamento
Prospecção de oportunidades
Fortalecimento de relacionamentos e amizades
Busca de novas formas de atuação
Reflexão e avaliação de sua forma de proceder
Manter-se ativo para parecer que trabalha duro
Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo
Hiperatividade social no trabalho
Arquivo morto
Fofocas com vizinhos
Visitas sociais por obrigação
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11. Usando seu tempo com prazer
Você é kairos ou chronos?
• Kairos tem a ver com valores e quantidade no uso do tempo
• Chronos tem a ver com horários, atrasos, prazos e duração de
eventos e atividades
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12. Aproveite e curta seu tempo!
• Tempo é algo para ser experimentado, e a essência do
kairos é o que se obtém desse tempo.
• Já o chronos está preocupado com o quanto se gastou
e o quanto resta desse mesmo tempo
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13. Grupos de 5
• Qual o maior obstáculo?
À Solução
5 Minutos
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14. Obstáculo/Cumplices
• Aspectos Estratégicos
– Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com
sua idéia
– Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação
– Implantar as idéias gradualmente
– Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente
de você
– Ser flexível, evitando radicalismos
– Ter persistência
– Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro
– Respeitar o tempo do outro
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15. Aspectos Táticos
• O superior
– Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir
até ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não
subir?”
– Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda
semana
– Manter o superior informado do progresso dos seus esforços
• Subordinados
– Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também
alternativas de solução
– Habituar os subordinados a ligar previamente para você
– Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam tratados
na seqüência do mais importante para o menos importante
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16. Secretária
• Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes
momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber
• Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua
• Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na
parte superior o que for mais importante
• Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência
através de bilhetes
Clientes
• Reservar horários predeterminados para atendimento de clientes
• Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do início e
término de cada entrevista
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17. Grupos de 6
• O que você faria se “ganhasse” 60 minutos por dia?
Exemplifique/Quantifique
8 minutos
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18. Para Encerrar
• Não desanime ao primeiro fracasso;até porque ele
vai acontecer
• Comece pelo que depender de você
• Divulgue o que deu certo;isso realimenta o processo
“Por que nos tenemos nada lo haremos todo”
Carlos Dittborn
“Do que nada se espera é que não sai nada mesmo”
Bãrão de Itararé
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