Gestao do tempo e organizacao do trabalho

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Gestao do tempo e organizacao do trabalho

  1. 1. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho Luiz Augusto Costacurta Junqueira CEO contato@institutomvc.com.br www.institutomvc.com.br Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  2. 2. • Pense no que programou para fazer amanhã ....... • Às 18 horas você foi ao médico e ficou sabendo que tem 6 meses de vida • Como fica sua programação para amanhã? • O tempo é um bem inelastico • Vivemos como se o tempo não tivesse limites • Todos nós temos 24 horas para gastar “É um bem socializado” Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  3. 3. Começando... Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos. Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não tem tempo para si próprio, para a família e muito menos para os amigos. O Futuro do Trabalho: Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial Domenico De Masi Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  4. 4. Os luxos do Século XXI O que é luxo hoje? No passado, luxo podia ser dinheiro, os carros de muitas cilindradas ou os barcos. Hoje as coisas raras são sobretudo o tempo, o espaço, o silêncio, a autonomia e a segurança. Esses são os grandes luxos para o século 21. Domenico De Masi Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  5. 5. Tempo do Executivo: O Que Há de Novo • Está Chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista • Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha • O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via administração do tempo • Não dá mais para se tentar envolver apenas o Executivo/Gerente na solução do problema administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus superiores, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o problema. • Quando se fala em solucionar problemas de administração do tempo é fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas os efeitos é solução para curto prazo • As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior negócio do ano Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  6. 6. • A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser uma das características de executivos eficazes • Usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida é outra clara tendência • A utilização da mais moderna tecnologia de informação/comunicação está cada vez mais presente • A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mas pelo uso que se faz dela para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  7. 7. Grupos de 4 • Qual o maior Problema? 5 Minutos Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  8. 8. Autodiagnóstico Que É Mais Importante: Trabalho ou Família? Quanto Tempo Dedicar a Cada Um? • Se você souber que vai morrer dia 30/07.... • O que fazer ou como fazer? • Você sabe dizer não? E o sim? • Objetivos → prioridades → atividades? • • • • • • • • Importância atividade = Tempo dedicado a ela? Urgente = apareceu de repente? Você começa o dia pelo assunto mais importante? Marca momento de início e fim de cada atividade? O que acontece quando entra de férias? Quanto tempo para rotina e inovação? Qual o percentual do seu dia costuma programar? Ganhar tempo ou usar bem o tempo? Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  9. 9. ATIVIDADES/TAREFAS IMPORTANTES E URGENTES Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  10. 10. Matriz do Tempo Urgente Menos Urgente Menos Importante • • • • • • III Importante I • Crises • Projetos com prazos determinados • Atividades sob pressão externa • Conflito com clientes significativos • Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos • Cobrança de resultados decisivos II IV • Interromper seu trabalho com freqüência para atender os outros • Atividades de efeito a curto prazo • Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte • Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros • • • • • • Prevenção de problemas, proação Planejamento Prospecção de oportunidades Fortalecimento de relacionamentos e amizades Busca de novas formas de atuação Reflexão e avaliação de sua forma de proceder Manter-se ativo para parecer que trabalha duro Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo Hiperatividade social no trabalho Arquivo morto Fofocas com vizinhos Visitas sociais por obrigação Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  11. 11. Usando seu tempo com prazer Você é kairos ou chronos? • Kairos tem a ver com valores e quantidade no uso do tempo • Chronos tem a ver com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e atividades Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  12. 12. Aproveite e curta seu tempo! • Tempo é algo para ser experimentado, e a essência do kairos é o que se obtém desse tempo. • Já o chronos está preocupado com o quanto se gastou e o quanto resta desse mesmo tempo Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  13. 13. Grupos de 5 • Qual o maior obstáculo? À Solução 5 Minutos Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  14. 14. Obstáculo/Cumplices • Aspectos Estratégicos – Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com sua idéia – Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação – Implantar as idéias gradualmente – Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente de você – Ser flexível, evitando radicalismos – Ter persistência – Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro – Respeitar o tempo do outro Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  15. 15. Aspectos Táticos • O superior – Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir até ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não subir?” – Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda semana – Manter o superior informado do progresso dos seus esforços • Subordinados – Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também alternativas de solução – Habituar os subordinados a ligar previamente para você – Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam tratados na seqüência do mais importante para o menos importante Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  16. 16. Secretária • Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber • Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua • Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante • Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência através de bilhetes Clientes • Reservar horários predeterminados para atendimento de clientes • Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do início e término de cada entrevista Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  17. 17. Grupos de 6 • O que você faria se “ganhasse” 60 minutos por dia? Exemplifique/Quantifique 8 minutos Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados
  18. 18. Para Encerrar • Não desanime ao primeiro fracasso;até porque ele vai acontecer • Comece pelo que depender de você • Divulgue o que deu certo;isso realimenta o processo “Por que nos tenemos nada lo haremos todo” Carlos Dittborn “Do que nada se espera é que não sai nada mesmo” Bãrão de Itararé Educação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em Resultados

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