GestãO Do Tempo

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Apresentação-resumo baseado na apresentação do curso "Gestão do Tempo".

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GestãO Do Tempo

  1. 1. GESTÃO DO TEMPO Ana Aires 2012
  2. 2. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25
  3. 3. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Sumário 1- O que é a Gestão do Tempo 4- Matriz de Covey 2- Como está a Gerir o seu 5- Ladrões do Tempo Tempo Actualmente – Grelha de 6- Delegação Registo 7- Planeamento 3- Estabelecer Prioridades
  4. 4. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 O Que é Gestão do Tempo?Ferramenta que permite gerir otempo de forma a conciliar os seusobjectivos de vida, de carreira oude negócio com os compromissosdiários da sua agenda.
  5. 5. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25Como Está a Administrar o Seu Tempo? Grelha de Registo Tempo Categoria Tarefa Inicio Fim TotalTelefonemas Telefonema para cliente 14:15 14:20 5 minE-mail Ver e-mails 14:20 14:30 10 minReuniões Reunião com o departamento de vendas 14:30 18:00 3h30Família Buscar os filhos à escola 18:30 18:50 20 min
  6. 6. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25Eu Gostaria de Ter Mais Tempo Para…
  7. 7. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Estabelecer Prioridades Quais são os seus Objectivos de Vida? Metas Objectivos O QUE É PRECISO FAZER? S ESPECÍFICOS M MENSURÁVEIS A ALCANÇÁVEIS COMO VOU FAZER? R REALISTAS T PRAZO
  8. 8. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Tarefas Importantes e UrgentesTarefas Importantes Tarefas Urgentes • Contribuem directamente para atingir • Têm um prazo de finalização os seus objectivos. imediato. • Tarefas de longo prazo. • Importantes apenas para si. • Podem não contribuir de nenhuma forma para a concretização do seu • Dão prazer ao executá- objectivo. las, trazendo-lhe resultados positivos.
  9. 9. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Matriz de Covey
  10. 10. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Os Ladrões do Tempo PapeladaTem de assinar ou ler resmasde papéis frequentemente?
  11. 11. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 • Classificar por grau de prioridades: Muito Importante Importância Média Não Importante • Invistir o tempo nos papéis importantes
  12. 12. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Os Ladrões do Tempo Reuniões Reuniões desnecessárias, sem objectivos, demoradas e improdutivas?
  13. 13. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 • Agendar a reunião com antecedência • Definir horário e duração • Convocar apenas as pessoas que estão directamente relacionadas com o tema em pauta. • Manter os assuntos dentro da pauta definida • Não permitir interrupções
  14. 14. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Os Ladrões do Tempo Telefonemas O telefone toca, atende a chamada sem saber quem lhe telefona, interrompe o seu trabalho e perde muito tempo com conversas banais?
  15. 15. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 • Estabelecer horários e prioridades de contacto • Preparar a chamada: reunir a informação necessária antes do contacto
  16. 16. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Os Ladrões do Tempo Interrupções Está sempre disponível e é constantemente interrompido/a?
  17. 17. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 • Dizer NÃO a quem interrompe • Não parar a tarefa aquando de uma interrupção • Não posicionar cadeiras em frente à mesa de trabalho • Manter a porta da sala sempre fechada
  18. 18. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Os Ladrões do Tempo E-mails Perde muito tempo com e-mails de humor, anedotas, amizade, etc. ? O e-mail é, para si, uma fonte de distracção?
  19. 19. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 • Definir um horário para ver e responder a e-mails • Os e-mails importantes e que demorem mais tempo a analisar, colocá-los na lista de prioridades • Evitar e-mails cujo assunto não seja de interesse
  20. 20. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Os Ladrões do Tempo Internet Perde muito tempo em pesquisas irrelevantes na Internet e em conversas banais no Messenger ou no Skype?
  21. 21. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 • Usar a Internet apenas para pesquisas relevantes • Estabelecer um horário para aceder à Internet • Não gastar tempo com longas conversas não importantes no Messenger ou Skype
  22. 22. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Delegação Delegar é atribuir a outra pessoa uma tarefa que até então era executada por si.
  23. 23. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 O Planeamento Planeie 60% / 70% do seu tempo, deixando o restante para imprevistos. Planeie tendo em conta a semana, o mês e o ano.
  24. 24. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 Agrupe actividades semelhantes como telefonemas, e- Marque um prazo para mails, papelada, etc. efectuar cada tarefa. Pense quanto tempo demorará e acrescente mais algum.
  25. 25. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 • Coloque em primeiro lugar as tarefas importantes que definiu no Quadrante II da Matriz de Covey. • Estas actividades importantes devem ser realizadas no período do dia em que se sente mais produtivo. • Não permita que seja interrompido enquanto realiza estas tarefas importantes.
  26. 26. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25 • Seguidamente, coloque as actividades do Quadrante I, depois as do Quadrante III e finalmente as actividades do Quadrante IV da Matriz de Covey.
  27. 27. Janeiro 2012 Janeiro 201225 25

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