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GESTÃO DO TEMPO E TAREFAS
Gestão do tempo e tarefas
GESTÃO DO TEMPO E TAREFAS
Gestão do tempo é um conjunto de técnicas usado para aprimorar a realização de tarefas, de modo que a produtividade e a eficiência
sejam mantidas.
O gerenciamento do tempo, portanto, consiste na adoção de uma série de processos e ferramentas que auxiliam o cumprimento de
atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios
1. PLANEJAMENTO
O primeiro passo, sem dúvida, é o planejamento.
Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue abraçar.
Mas, por outro lado, quando se programa, tem mais chances de aumentar a sua produtividade e conquistar os resultados esperados.
Por isso, reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas. Pode listá-las em um papel ou em uma planilha, como preferir.
É importante que você coloque os seus afazeres de uma forma que fique fácil visualizar e classificar.
Para ajudar, use cores e símbolos.
1. PLANEJAMENTO
Sempre que uma tarefa estiver finalizada, por exemplo, pinte-a de verde ou, então, insira um sinal de check.
Faça o mesmo com as que estão atrasadas e em espera.
No seu planejamento, além da relação do que precisa ser feito, é fundamental conter os prazos.
Falaremos mais à frente sobre a importância de defini-los corretamente para que sejam seguidos à risca.
2. DEFINIÇÃO DE METAS
As metas são fundamentais para que a motivação seja mantida sempre em alta.
Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido.
Por isso, para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça algumas delas.
3. PRAZOS
A recomendação, é nunca subestimar a duração de uma tarefa.
Você pode cronometrar as mais habituais para ter uma noção de quanto irá demorar para realizar nas vezes seguintes. Assim, é
possível se programar.
Para as que nunca foram feitas antes, a alternativa é mesmo prever. Baseie-se em incumbências similares que já tenham sido
executadas.
Isso ajudará a pensar no prazo adequado.
De todo modo, é sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de segurança.
Esse tempo extra é fundamental para resolver algum “pepino” que possa surgir no caminho.
E, se você acabar antes do previsto, pode iniciar a próxima atividade um pouquinho antes, certo?
Assim, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.
4. AGENDAMENTOS
Você é daqueles que confiam sempre na memória?
Bom, se a sua nunca falha, tudo bem. Mas, não dá para contar com a sorte, não é mesmo?
Por essa razão, vale sempre anotar os compromissos.
Use uma agenda de papel ou, se quiser, utilize as digitais, como o Google Agenda.
Essas versões online são ótimas porque você pode estabelecer alertas, que ajudarão a lembrar das suas marcações.
5. FAÇA MAIS ESCOLHAS
Você precisa mesmo realizar tudo o que está na sua lista?
Faça um exercício de reflexão sobre os seus afazeres. É possível escolher o que você quer cumprir?
É claro que muitos deles são deveres e não podem ser deixados de lado, mas, certamente, você encontrará alguns dispensáveis.
Opte pelas atividades que tenham relação com os seus propósitos.
Não é raro estabelecermos itens na nossa lista sem alinhamento aos nossos objetivos.
Além disso, deixe de lado o “amém”. Não aceite tudo o que lhe é pedido.
Aprenda a dizer “não” quando você está atribulado demais ou não tem interesse genuíno em uma proposta.
6. PRIORIZE AS TAREFAS
Vamos combinar que 24 horas podem ser pouco tempo para fazermos tudo o que queremos e devemos, não é mesmo?
Por isso, o segredo é priorizar.
E a dica é classificar as tarefas por ordem de importância e nível de urgência.
Comece pelas mais importantes e mais urgentes. Depois, realize as mais importantes, mas nem tão urgentes.
Em seguida, assuma as mais urgentes, mas não importantes. Nesse caso, se puder delegar, é ainda melhor.
E, então, deixe para o fim (ou nem faça - vai depender da sua avaliação) as que não são importantes, nem urgentes.
7. DELEGUE TAREFAS
Na dica acima, você viu que as tarefas urgentes e pouco importantes podem ser delegadas.
Mas, na verdade, não são só elas.
Você pode atribuir diversas atividades para outras pessoas.
Esse é um hábito que precisa ser adotado. Afinal, ninguém dá conta de tudo sozinho.
Peça apoio dos colegas, da família, dos líderes e dos subordinados sempre que houver necessidade.
8. FUJA DA PROCRASTINAÇÃO
A tal da procrastinação costuma pegar todo mundo de jeito.
Que atire a primeira pedra quem nunca deixou para amanhã o que poderia ser feito hoje.
O problema, na realidade, é quando isso se torna comum.
Portanto, para evitar que aconteça, tome alguns cuidados.
Evite as distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular e cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho.
Também crie recompensas para as metas cumpridas.
Isso evita que você deixe algo para depois, já que será bonificado por manter o foco e a concentração.
9. ORGANIZE AS PAUSAS
As pausas durante a rotina precisam ser estratégicas.
Isso quer dizer que, além daquelas necessárias para alongamento e descanso, você precisa parar por alguns períodos para
recuperar a criatividade e a disposição.
Mantenha-se focado e concentrado até onde puder.
Não force demais.
Quando sentir que está estagnado em uma atividade, pare, tome uma água e caminhe.
Isso vai ajudar a arejar a mente e recuperar a energia.
10. EVITE AS MULTITAREFA
Ser capaz de assumir várias demandas e realizar atividades diferentes não é ruim.
Desde que seja saudável, sem grandes contratempos, tudo bem.
Mas isso não pode ser um fardo.
Se for o caso, evite abraçar muitas obrigações.
Coloque em práticas as recomendações já mencionadas, como priorizar tarefas, fazer escolhas e delegar para não sofrer com a
exaustão e a frustração, muito freqüentes em quem sofre com o estresse pela sobrecarga.
COMO LIDAR COM QUEBRAS DE PAUTA OU
ATIVIDADES NÃO ESPERADAS?
Mesmo com tanta tecnologia, ainda há um alto grau de incerteza na execução das tarefas.
Sempre pode existir um imprevisto ou obstáculo que não estava nos planos.
O importante é não se desesperar quando isso ocorrer.
É preciso manter a calma e a cabeça no lugar para resolver as adversidades e evitar uma avalanche no seu cronograma.
Mas, para prevenir que os contratempos causem grandes problemas, o truque é sempre deixar uma “gordurinha” no tempo previsto
para a realização de uma tarefa.
Já falamos disso anteriormente, mas vale reforçar: em todas as atividades, estipule algumas horas ou minutos a mais.
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  • 1. GESTÃO DO TEMPO E TAREFAS
  • 2. Gestão do tempo e tarefas
  • 3. GESTÃO DO TEMPO E TAREFAS Gestão do tempo é um conjunto de técnicas usado para aprimorar a realização de tarefas, de modo que a produtividade e a eficiência sejam mantidas. O gerenciamento do tempo, portanto, consiste na adoção de uma série de processos e ferramentas que auxiliam o cumprimento de atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios
  • 4. 1. PLANEJAMENTO O primeiro passo, sem dúvida, é o planejamento. Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue abraçar. Mas, por outro lado, quando se programa, tem mais chances de aumentar a sua produtividade e conquistar os resultados esperados. Por isso, reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas. Pode listá-las em um papel ou em uma planilha, como preferir. É importante que você coloque os seus afazeres de uma forma que fique fácil visualizar e classificar. Para ajudar, use cores e símbolos.
  • 5. 1. PLANEJAMENTO Sempre que uma tarefa estiver finalizada, por exemplo, pinte-a de verde ou, então, insira um sinal de check. Faça o mesmo com as que estão atrasadas e em espera. No seu planejamento, além da relação do que precisa ser feito, é fundamental conter os prazos. Falaremos mais à frente sobre a importância de defini-los corretamente para que sejam seguidos à risca.
  • 6. 2. DEFINIÇÃO DE METAS As metas são fundamentais para que a motivação seja mantida sempre em alta. Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido. Por isso, para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça algumas delas.
  • 7. 3. PRAZOS A recomendação, é nunca subestimar a duração de uma tarefa. Você pode cronometrar as mais habituais para ter uma noção de quanto irá demorar para realizar nas vezes seguintes. Assim, é possível se programar. Para as que nunca foram feitas antes, a alternativa é mesmo prever. Baseie-se em incumbências similares que já tenham sido executadas. Isso ajudará a pensar no prazo adequado. De todo modo, é sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de segurança. Esse tempo extra é fundamental para resolver algum “pepino” que possa surgir no caminho. E, se você acabar antes do previsto, pode iniciar a próxima atividade um pouquinho antes, certo? Assim, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.
  • 8. 4. AGENDAMENTOS Você é daqueles que confiam sempre na memória? Bom, se a sua nunca falha, tudo bem. Mas, não dá para contar com a sorte, não é mesmo? Por essa razão, vale sempre anotar os compromissos. Use uma agenda de papel ou, se quiser, utilize as digitais, como o Google Agenda. Essas versões online são ótimas porque você pode estabelecer alertas, que ajudarão a lembrar das suas marcações.
  • 9. 5. FAÇA MAIS ESCOLHAS Você precisa mesmo realizar tudo o que está na sua lista? Faça um exercício de reflexão sobre os seus afazeres. É possível escolher o que você quer cumprir? É claro que muitos deles são deveres e não podem ser deixados de lado, mas, certamente, você encontrará alguns dispensáveis. Opte pelas atividades que tenham relação com os seus propósitos. Não é raro estabelecermos itens na nossa lista sem alinhamento aos nossos objetivos. Além disso, deixe de lado o “amém”. Não aceite tudo o que lhe é pedido. Aprenda a dizer “não” quando você está atribulado demais ou não tem interesse genuíno em uma proposta.
  • 10. 6. PRIORIZE AS TAREFAS Vamos combinar que 24 horas podem ser pouco tempo para fazermos tudo o que queremos e devemos, não é mesmo? Por isso, o segredo é priorizar. E a dica é classificar as tarefas por ordem de importância e nível de urgência. Comece pelas mais importantes e mais urgentes. Depois, realize as mais importantes, mas nem tão urgentes. Em seguida, assuma as mais urgentes, mas não importantes. Nesse caso, se puder delegar, é ainda melhor. E, então, deixe para o fim (ou nem faça - vai depender da sua avaliação) as que não são importantes, nem urgentes.
  • 11. 7. DELEGUE TAREFAS Na dica acima, você viu que as tarefas urgentes e pouco importantes podem ser delegadas. Mas, na verdade, não são só elas. Você pode atribuir diversas atividades para outras pessoas. Esse é um hábito que precisa ser adotado. Afinal, ninguém dá conta de tudo sozinho. Peça apoio dos colegas, da família, dos líderes e dos subordinados sempre que houver necessidade.
  • 12. 8. FUJA DA PROCRASTINAÇÃO A tal da procrastinação costuma pegar todo mundo de jeito. Que atire a primeira pedra quem nunca deixou para amanhã o que poderia ser feito hoje. O problema, na realidade, é quando isso se torna comum. Portanto, para evitar que aconteça, tome alguns cuidados. Evite as distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular e cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho. Também crie recompensas para as metas cumpridas. Isso evita que você deixe algo para depois, já que será bonificado por manter o foco e a concentração.
  • 13. 9. ORGANIZE AS PAUSAS As pausas durante a rotina precisam ser estratégicas. Isso quer dizer que, além daquelas necessárias para alongamento e descanso, você precisa parar por alguns períodos para recuperar a criatividade e a disposição. Mantenha-se focado e concentrado até onde puder. Não force demais. Quando sentir que está estagnado em uma atividade, pare, tome uma água e caminhe. Isso vai ajudar a arejar a mente e recuperar a energia.
  • 14. 10. EVITE AS MULTITAREFA Ser capaz de assumir várias demandas e realizar atividades diferentes não é ruim. Desde que seja saudável, sem grandes contratempos, tudo bem. Mas isso não pode ser um fardo. Se for o caso, evite abraçar muitas obrigações. Coloque em práticas as recomendações já mencionadas, como priorizar tarefas, fazer escolhas e delegar para não sofrer com a exaustão e a frustração, muito freqüentes em quem sofre com o estresse pela sobrecarga.
  • 15. COMO LIDAR COM QUEBRAS DE PAUTA OU ATIVIDADES NÃO ESPERADAS? Mesmo com tanta tecnologia, ainda há um alto grau de incerteza na execução das tarefas. Sempre pode existir um imprevisto ou obstáculo que não estava nos planos. O importante é não se desesperar quando isso ocorrer. É preciso manter a calma e a cabeça no lugar para resolver as adversidades e evitar uma avalanche no seu cronograma. Mas, para prevenir que os contratempos causem grandes problemas, o truque é sempre deixar uma “gordurinha” no tempo previsto para a realização de uma tarefa. Já falamos disso anteriormente, mas vale reforçar: em todas as atividades, estipule algumas horas ou minutos a mais. Além disso, procure levantar os possíveis riscos. Assim, você pode se preparar melhor para enfrentar os eventos inesperados.