Aula 15 administração do tempo

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Aula 15 administração do tempo

  1. 1. Fazendo seu tempo render.
  2. 2. “As pessoas comuns se preocupam apenas em passar o tempo. As que têm talento, em utilizá-lo”. Arthur Schopenhauer
  3. 3. Olá pessoal, os objetivos da aula de hoje são:
  4. 4. Apresentar alguns princípios da delegação eficaz.
  5. 5. Compreender que a boa administração do tempo pode influenciar a qualidade de vida.
  6. 6. Mostrar que uma boa gestão do tempo necessita de uma correta organização pessoal e constante monitoramento das tarefas.
  7. 7. O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. O agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta.
  8. 8. Por isso, aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.
  9. 9. Vamos lá... Queremos apresentar algumas dicas para ajudá-lo a administrar melhor o seu tempo.
  10. 10. Com certeza você já teve alguns colegas de escola que, nos trabalhos em grupo, sempre tomavam a frente de tudo e não deixavam quase nada nas mãos dos amigos?
  11. 11. Eles são centralizadores de poder, decisão, atividades. Tudo tem que girar necessariamente em torno deles.
  12. 12. O tempo passa, as pessoas crescem, mas o medo de que algo dê errado ou a sede de poder continua levando muitos ao mesmo ponto: A “centralização”.
  13. 13. O panorama é sempre o mesmo: proprietários de empresas e administradores estressados, gerentes e supervisores sobrecarregados.
  14. 14. É aí que encontramos um dos grandes problemas corporativos do mercado atual, o receio dos líderes em delegar tarefas.
  15. 15. Eles não tem tempo nem mesmo para lembrarem que estão ali para serem menos mais estratégicos e menos operacionais.
  16. 16. Veja a seguir a diferença entre ser estratégico e ser operacional:
  17. 17. • Dedicam mais tempo para pensar, experimentar, mudar, encontrar novas formas de transformar a si mesmo. Estratégico • Quase não tem tempo para planejar suas ações, vivem em função de executar as tarefas diárias. Operacional
  18. 18. Se você se identifica de alguma forma com essas características: sempre toma a frente de tudo e não deixa quase nada nas mãos dos amigos? , então precisa aprender a delegar.
  19. 19. A “não delegação” é uma âncora muito pesada para toda empresa, uma “âncora” que frequentemente termina afundando a embarcação.
  20. 20. Você já percebeu, a importância de delegar tarefas. Mas o que é delegar?
  21. 21. Bem, deixe-me primeiro lhe dizer o que não é delegar:
  22. 22. Delegar não é apenas eleger alguém a quem você passará uma tarefa ou missão;
  23. 23. Delegar não é livra-se de algo transferindo este algo para alguém;
  24. 24. Delegar é fazer as coisas acontecerem através de outras pessoas.
  25. 25. Ao delegar precisamos fornecer as pessoas: 1. • Uma direção, um norte: para que saibam para onde ir; 2. • A autoridade, o aval: para que tenham o poder de prosseguir; 3. • Os meios e as condições necessárias: para que possam concluir o que lhes foi solicitado.
  26. 26. Para delegar melhor:
  27. 27. 1. •Entenda que quando você delega você está aguardando pelos resultados! Os caminhos utilizados por outros profissionais para obtê-los não necessariamente serão semelhantes aos seus. Desde que sejam éticos, caminhos diferentes são bem vindos se alcançam os resultados desejados. 2. •Delegar implica colaboração, acompanhamento e feedback. Quando você delega, a ação está só começando, não terminando. 3. •Escolha a pessoa certa para a tarefa certa. Muitas pessoas com tendência centralizadora desistem de delegar porque em tentativas anteriores escolheram a pessoa errada para a tarefa e obtiveram frustração com a tentativa. Como tudo na vida, se você delegar mal, vai dar errado!
  28. 28. 4. •Quando você não tem o hábito de delegar, comece aos poucos. Delegue primeiro pequenas tarefas, conheça a performance das pessoas a quem você está delegando e vá subindo o grau de responsabilidade das tarefas delegadas até ficar somente com aquilo que deve caber essencialmente à sua competência! 5. •Assim como você, as pessoas não acertam sempre. Lembre-se disso! Aproveite os erros e enganos para treinar as pessoas para desempenhar melhor suas atribuições. 6. •Reconheça sempre que alguém fizer um bom trabalho, especialmente quando suas expectativas forem superadas e o resultado for, até mesmo, superior ao que você teria obtido na realização da tarefa. Se você estiver cercado pela equipe correta isso deve ocorrer com certa frequência.
  29. 29. Vamos falar agora sobre a importância do follow-up.
  30. 30. Follow-up – “Sequência”, em inglês. Nada mais é do que a ação de acompanhar a execução de um trabalho, ou dar continuidade ao que se iniciou.
  31. 31. Temos muitas ideias boas, a maioria delas são simples e de fácil aplicação, o problema é que começamos a implantar quase todas ao mesmo tempo e não cuidamos de dar continuidade a sua aplicação, e em pouco tempo elas desaparecerão.
  32. 32. Lembre-se de alguma reunião que você já participou quantas ideias e sugestões são comentadas, anotadas, mas não saem do papel. Sem follow-up nada vai para frente.
  33. 33. Outro fator extremamente importante para lidar com o tempo é o planejamento.
  34. 34. Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.
  35. 35. Administrar o tempo nos dias de hoje é um desafio, se você não tiver a ajuda de uma agenda fica quase impossível viver em um mundo tão acelerado.
  36. 36. Crie o hábito de anotar absolutamente tudo que seja importante e exija um acompanhamento follow up, para garantir que a tarefa seja cumprida a contento e dentro do prazo. Isto tem impacto direto sobre sua produtividade e, sobretudo sua tranquilidade. Anotando em sua agenda prontamente e rotineiramente, sua mente fica livre e você menos estressado.
  37. 37. Se você delegou uma tarefa importante a alguém, anote a data em que você deverá cobrar esta pessoa e fazer um follow-up em sua agenda.
  38. 38. Agora vamos ver alguns mitos sobre o tempo.
  39. 39. O primeiro mito; é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. A verdade é bem o contrário.
  40. 40. Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem não o administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas sob pressões do momento, não na ordem e no momento em que desejaria.
  41. 41. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam que é possível programar 100% do seu tempo. Administrar o tempo, para elas, acaba sendo, por causa disso, como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la.
  42. 42. A verdade é que administrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber fazer correções de curso. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado, produzindo bem, não há razão para parar, simplesmente porque o tempo programado para aquela tarefa expirou. Se a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem maiores problemas, não interrompa o que você vem fazendo bem.
  43. 43. O segundo mito; é que a gente só produz, ou então trabalha melhor, sob pressão.
  44. 44. Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a indecisão, a tendência à procrastinação. Não há evidência que o justifique, até porque os que assim agem poucas vezes tentam trabalhar sem pressão para comparar os resultados. A evidência, na verdade, justifica o contrário daquilo que expressa o mito. Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e sem pressões, se sai, geralmente, muito melhor do que quem deixa para estudar nas vésperas das provas e, por isso, se vê obrigado a passar noites em claro para fazer aquilo que deveria vir fazendo durante o tempo todo.
  45. 45. O terceiro mito; é que administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional.
  46. 46. Certamente há muitas coisas em sua vida pessoal e familiar que você reconhece que deve e deseja fazer, mas não faz "por falta de tempo".
  47. 47. O quarto mito é que ter tempo é questão de querer ter tempo.
  48. 48. Você certamente já ouviu muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmação é verdadeira até certo ponto. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo. Não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo e esse meio é a administração do tempo.
  49. 49. Contrária a esses mitos, a verdade é que administrar o tempo é saber usá-lo para fazer aquelas coisas que você considera importantes e prioritárias, profissional ou pessoalmente.
  50. 50. Administrar o tempo é organizar a sua vida de tal maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que realmente gostaria de estar fazendo, profissional e pessoalmente, e que possivelmente não vem fazendo porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina muitas delas não tão urgentes nem tão prioritárias que não sobra tempo.
  51. 51. Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempo que tem. Por outro lado, quem administra o tempo não é quem está todo o tempo ocupadíssimo. Pelo contrário. Se você vir algum que trabalha o tempo todo, fica até mais tarde no serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir, com certeza, que essa pessoa não sabe administrar o tempo.
  52. 52. Quem administra o tempo geralmente não vive numa corrida perpétua contra o tempo, não precisa trabalhar horas extras e, geralmente, produz muito mais! Mas não se engane: o processo de administrar o tempo não é fácil. É preciso realmente querer tornar-se senhor de seu tempo para conseguir administrá-lo. Se você ainda não se compenetrou da necessidade de fazê-lo, aqui vão algumas considerações que podem convencê-lo.
  53. 53. Você se recorda de alguma situação em que se viu perdido em meio a tantas tarefas, sem saber nem mesmo por onde começar?
  54. 54. É muito importante saber priorizar tarefas.Vamos aprender agora a estabelecer prioridades.
  55. 55. Para estabelecer prioridades, observe sua lista de tarefas. Em seguida forme três relações separadas, para as tarefas dos tipos A, B e C.
  56. 56. A •Tarefas importantes e urgentes. B •Tarefas importantes ou tarefas urgentes. C •Tarefas que não são importantes nem urgentes, mas fazem parte da rotina de trabalho.
  57. 57. Comece pelas mais urgentes e importantes do grupo A : analise a lista e indique as tarefas que precisam de outras pessoas, as que só você pode fazer e as que podem ser delegadas. 1º
  58. 58. 2º Pense de novo, se alguma delas é supérflua, se for, descarte-a. Em consequência, as listas de tarefas A, B e C ficarão bem mais curtas, permitindo que você planeje seu dia
  59. 59. Estime o tempo necessário para concluir cada tarefa. Desse modo, você terá mais condições de coordenar as contribuições dos colegas, de se preparar para reuniões e de planejar projetos de longo prazo. 3º
  60. 60. Planeje o seu dia! 4º
  61. 61. 5º Todos os dias de trabalho devem ser formados por uma mescla de atividades A, B e C. Planeje um número de tarefas que você poderá concluir num só dia, tendo o cuidado de não esticar demais a jornada de trabalho. Distribua os três tipos de tarefas aleatoriamente ao longo do expediente: desse modo, você poderá alternar momentos de intensa concentração dedicados as tarefas A, com momentos menos tensos das tarefas B e C.
  62. 62. Você certamente já ouviu alguém dizer que para vencer seus inimigos é preciso conhecê-los, pois bem conheça agora os principais vilões do nosso tempo e veja como enfrentar cada um deles.
  63. 63. Bom e assim vamos ficando por aqui, espero que essa aula tenha contribuído para um melhor utilização do tempo, esse recurso, tão escasso e valioso.
  64. 64. Não deixe de fazer as atividades dessa aula, disponíveis no ambiente virtual. Até a próxima...
  65. 65. Atividades 1.) Qual é a sua relação com o tempo: de amizade ou inimizade? Explique. 2.) Você tem tempo para você? 3.) Napoleão dizia: Há ladrões que não nos castigam, mas que nos roubam o que é mais precioso: o tempo”, relacione alguns maus hábitos que tem roubado seu tempo.
  66. 66. Luiz Ricardo Siles RASC – Recuperação e Assistência Cristã

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