O documento descreve a metodologia TOPS/8D para resolução de problemas em equipa. A metodologia consiste em oito disciplinas: 1) Formação da equipa multifuncional; 2) Descrição do problema; 3) Identificação da causa-raiz; 4) Implementação de acções de contenção; 5) Selecção de acções correctivas; 6) Implementação e validação das acções; 7) Prevenção de recorrências; 8) Felicitação da equipa. O documento fornece detalhes sobre cada uma das oito disciplinas e compara a metodologia

1. TOPS / 8D
TEAM ORIENTED PROBLEM SOLVING
resolução de problemas em equipa e as oito disciplinas
João Paulo Pinto, PhD MSc(Eng)
COMUNIDADE LEAN THINKING (CLT) – Abril de 2018 ©

2.  Introdução à resolução de problemas em equipa;
D1 – Formação da equipa (multifuncional);
D2 – Descrição do problema;
D3 – Identificação e verificação da causa-raiz;
D4 – Implementação e verificação de acções de contenção;
D5 – Selecção e verificação de acções correctivas permanentes;
D6 – Implementação e validação das acções;
D7 – Prevenção de recorrência;
D8 – Felicitar a equipa;
 Templates de suporte à TOPS/8D (ver file xlsx cedido);
 Workshop TOPS/8D (hands on approach).

3. ORIGEM DA TOPS/8D
 Originalmente foi desenvolvida na Ford Motor Company
nos anos 1980s;
 Combinou vários elementos de outras técnicas de
resolução de problemas para moldar as oito disciplinas
(ou oito etapas);
 Apresentado como um processo formal pela Ford em
1987 no manual intitulado:
 Team Oriented Problem Solving (TOPS)

4. AS OITO DISCIPLINAS
D1 CRIAR UMA EQUIPA E TRABALHAR COM ELA
 Juntar um pequeno grupo de pessoas (entre 5 a 7)
com conhecimentos do processo e do produto;
 Atribuir tempo e orçamento;
 Definir responsabilidades e conhecimentos técnicos das disciplinas de
resolução de problemas e de implementação de acções correctivas;
 A equipa deverá ter um “team leader“;
 Trabalhar como Equipa (não cada um para seu lado)!

5. D2 DESCREVER O PROBLEMA
 Especificar o problema do cliente interno/externo;
 Identificar "o que está mal“;
 Descrever o problema em termos quantificáveis;
 Recolha de dados e informações relevantes sobre o
problema;
 Procurar responder "o quê?, onde?, quando?,
quantos?, qual a importância? "etc..

6. D3 IMPLEMENTAR E VERIFICAR AS ACÇÕES INTERMÉDIAS DE
CONTENÇÃO:
 Definir e implementar acções de contenção de maneira a não permitir
que os efeitos do problema se propaguem para o cliente interno/externo;
 É importante nesta fase fazer algo de imediato até que as acções
correctivas permanentes sejam implementadas;
 Verificar a efectividade das acções de contenção.

7. D4 DEFINIR E VERIFICAR A(S) CAUSA(S) RAIZ:
 Identificar todas as causas possíveis que poderão
explicar a ocorrência do problema;
 Isolar e verificar a(s) causa(s) raiz, confrontando cada
causa possível com a descrição do problema e com os
dados disponíveis.

8. D5 ESCOLHER E VERIFICAR AS ACÇÕES CORRECTIVAS PERMANENTES:
 Criar um plano de ações corretivas mais abrangentes, levando em conta o
material, o equipamento, as pessoas, os métodos, meio-ambiente, etc.;
 Confirmar quantitativamente, através de testes pré-produtivos, que as acções
correctivas seleccionadas vão resolver o problema e não vão causar quaisquer
efeitos secundários indesejáveis;
 Se necessário, defina acções de reacção, baseando-se numa análise de risco.

9. D6 IMPLEMENTAR AS ACÇÕES CORRECTIVAS PERMANENTES:
 Definir e planear a implementação das acções
correctivas permanentes selecionadas;
 Definir sistemas de controlo, de modo a
assegurar que a causa-raiz foi eliminada;
 Monitorizar os efeitos de longo prazo e, se
necessário, implementar acções de reacção.

10. D7 PREVENIR A RECORRÊNCIA
 Modificar os sistemas, procedimentos e práticas
necessárias, de modo a prevenir a recorrência
deste ou de qualquer outro problema similar;
 Identificar oportunidades de melhoria;
 Criar padrões robustos!!!
 Estabelecer iniciativas de melhoria de processo.

11.  Verificar documentos tais como Normas, Procedimentos,
 Validar os Sistemas de Informação e tudo que possa levar ao erro ou à negligência;
 Replanear todo o processo de manutenção preditiva e preventiva;
 É preciso criar procedimentos à prova de erro!!!
 Treinar e formar os colaboradores sobre os pontos;
 Garantir que todas as lacunas e oportunidades de falha sejam fechadas impedindo
a reincidência;
 Integrar o novo método/solução na atividade.

12. D8 FELICITAR A EQUIPA
 Avalie os resultados e apresente-os
a todos os membros da equipa;
 Faça uma reflexão com a equipa;
 Reconheça publicamente;
 Comemore o esforço colectivo da equipa.

13. D1
Criar a
Equipa de
Trabalho
D2
Descrever o
Problema
D3
Conter o
Problema
D4
Quais as
causas-raiz?
D5
Quais as
acções
correctivas?
D6
Validar as
acções
correctivas
Ok?Rejeita Aprova
D7
Prevenir a
Recorrência
D8
Felicitar a
Equipa!!!
Ok?Rejeita Aprova
Em resumo…

14. A TOPS / 8D não é a única metodologia para a
resolução de problemas.
Existem mais, tais como o Pensamento A3, os Círculos
da Qualidade (CCQ), a abordagem DMAIC do Six Sigma
e ainda a abordagem da TOC através do ciclo POOGI.
PASSOS A3 THINKING TOPS / 8D CCQ PDCA
1 Contextualizar Criar a Equipa Selecção Tema
Plan
2 Situação atual Descrever Problema Plano actividades
3 Definir Objectivo Implementar contenção Análise da situação actual
4 Análise das Causas-raiz Definir causas-raiz Estabelecer Meta (s)
5 Recomendações
Escolher medidas
correctivas permanentes
Análise de causas
6 Plano acção 5W2H
Implementar as medidas
correctivas permanentes
Isolar pontos problemáticos
implementar acções
Do
7 Seguimento / follow up Prevenir a Recocorrência Verificação efeito(s) Chec
8 Lições aprendidas Felicitar Equipa Normalização Act
9 Planos Futuros (what’s next?) Reflexão & Plano Futuro
Tool VSM, SMED, 5S, TPM, etc.
5W, 5W2H, 5S, Ishikawa,
Affinity chart, FMEA, etc.
5W, 7QC Tools,Gantt chart , PDCA

16. TEMPLATES TOPS/8D
COM BASE NESTES VAMOS REALIZAR UM
WORKSHOP PRÁTICO DE IMPLEMENTAÇÃO

19. CLT Valuebased Services© 2018
D I A G R A M A D E A F I N I D A D E S

21. Project Code Date
Leader Observations
JOAOPAULO PINTO© 2018Company Name here
ANALYSIS OF RESULTS AND LESSONS LEARNT RECOMENDATIONS
A3. A F T E R A C T I O N R E P O R T
PROJECT'S SUMMARY ANALYSIS OF CRITICAL TASKS
03/04/2018

22. CLT VALUEBASED SERVICES
Av da República, 2491 – 4º Piso
4430 208 VN de Gaia
Telf. 93.600.00.79/88
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