Redução de Custos e Desperdícios em Processos

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TRILHAS TEMÁTICAS
Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais
RACIONALIZAÇÃO E
REDUÇÃO DE
DESPESAS
REDUÇÃO DE CUSTO E
DESPERDÍCIOS EM
PROCESSOS
ORGANIZAÇÃO E
PESSOAS
CONCEPÇÃO E
IMPLEMENTAÇÃO DE
SOLUCÕES DE TI POR
MEIO DE PROCESSOS
BPM E
TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL
Como racionalizar e
otimizar gastos com
despesas gerais de
materiais e serviços de
uma organização?
Como otimizar o custo
dos seus processos
através da alocação
eficiente dos recursos
humanos (sizing) e de
ações focadas em
redução de perdas e
desperdícios?
Como processos
habilitam transformações
de pessoas e
organizações,
contribuindo para a
produtividade e a
competitividade.
Como entregar melhores
soluções e acelerar
projetos de
desenvolvimento
conectando as abordagens
de BPM, especificação de
sistemas e
desenvolvimento ágil
Os 3 desafios de um
BPMS: Velocidade e
autonomia no
desenvolvimento de
soluções! Produtividade
e experiência digital na
execução de seus
processos!
INSIGHTS E LIÇÕES
APRENDIDAS E
PROJETOS DE
TRANSFORMAÇÃO
O O que aprendemos
com os últimos 10 anos e
mais de 2000 projetos de
BPM realizados.

TRILHAS TEMÁTICAS
Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais
RACIONALIZAÇÃO E
REDUÇÃO DE
DESPESAS
REDUÇÃO DE CUSTO E
DESPERDÍCIOS EM
PROCESSOS
ORGANIZAÇÃO E
PESSOAS
CONCEPÇÃO E
IMPLEMENTAÇÃO DE
SOLUCÕES DE TI POR
MEIO DE PROCESSOS
BPM E
TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL
Como racionalizar e
otimizar gastos com
despesas gerais de
materiais e serviços de
uma organização?
Como otimizar o custo
dos seus processos
através da alocação
eficiente dos recursos
humanos (sizing) e de
ações focadas em
redução de perdas e
desperdícios?
Como processos
habilitam transformações
de pessoas e
organizações,
contribuindo para a
produtividade e a
competitividade.
Como entregar melhores
soluções e acelerar
projetos de
desenvolvimento
conectando as abordagens
de BPM, especificação de
sistemas e
desenvolvimento ágil
Os 3 desafios de um
BPMS: Velocidade e
autonomia no
desenvolvimento de
soluções! Produtividade
e experiência digital na
execução de seus
processos!
INSIGHTS E LIÇÕES
APRENDIDAS E
PROJETOS DE
TRANSFORMAÇÃO
O O que aprendemos
com os últimos 10 anos e
mais de 2000 projetos de
BPM realizados.

1 Produtividade: Panorama geral sobre produtividade e abordagens para aumentar os ganhos nas
organizações
2 Debate: Discussão com o grupo para compartilhar experiências individuais sobre o
tema
3 Case com debate: Implantação de um programa de redução de desperdícios e aumento da
eficiência operacional
NOSSA REFLEXÃO DE HOJE
Transformação capazes de aumentar a produtividade das organizações

A PRODUTIVIDADE NO BRASIL
E SEU DESDOBRAMENTO PARA
A GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES

A PRODUTIVIDADE
DO TRABALHO É A
MEDIDA MAIS
SIMPLES E DIRETA
PARA MEDIR A
EFICIÊNCIA DA
ECONOMIA

Produto Interno Bruto
Simplificadamente:
Fonte: Produtividade no Brasil – Desempenho e
Determinantes, 2014 (ABDI e IPEA).
População Ocupada

132%
100%
(1992)
DESDE A DÉCADA DE 70, A PRODUTIVIDADE BRASILEIRA NÃO CRESCE
SUBSTANTIVAMENTE (IPEA, 2014)

COMPARATIVAMENTE, 01 AMERICANO PRODUZ O MESMO QUE 05
BRASILEIROS (EXAME, 2012)

QUATRO POSSÍVEIS FATORES QUE AFETAM A PRODUTIVIDADE NO
BRASIL (IPEA, 2014)
TECNOLOGIA

BRASIL (IPEA, 2014)
TECNOLOGIA
QUALIFICAÇÃO
DA MÃO DE OBRA

BRASIL (IPEA, 2014)
TECNOLOGIA
QUALIFICAÇÃO
DA MÃO DE OBRA
INFRAESTRUTURA

AMBIENTE DE NEGÓCIOSTECNOLOGIA
QUALIFICAÇÃO
DA MÃO DE OBRA
INFRAESTRUTURA
BRASIL (IPEA, 2014)

MÉTODO
DE GESTÃO
INADEQUADOS
ABSENTEÍSMO
DOS
TRABALHADO-
RES
REGULAÇÃO E
LEGISLAÇÃO
AMBIENTAL
BAIXA
QUALIDADE
DOS SERVIÇOS
DE
TELECOMUNI-
CAÇÕES
Exemplos de problemas, na visão das empresas,
que não agregam valor no Ambiente de Negócios.
BRASIL (IPEA, 2014)
AMBIENTE DE NEGÓCIOS

ENTÃO, NESSE ATUAL CENÁRIO BRASILEIRO,
COMO TER GANHOS DE PRODUTIVIDADE?

Retomando,
a produtividade de um país é:
Fonte: Produtividade no Brasil – Desempenho e
Determinantes, 2014 (ABDI e IPEA).
Produto Interno Bruto
População Ocupada

Resultados Obtidos
Ou, genericamente,
Recursos Empregados

Custos
Margem
PRODUTIVIDADE
Alavanca 02:
Gerar mais valor
Alavanca 01:
Reduzir custos

Alavanca 02: Gerar mais valorAlavanca 01: Reduzir custos
• Otimizar a força de trabalho
• Reduzir estoques de produtos
• Otimizar despesas administrativas
(SG&A)
• Reduzir tempo de execução do
processo
• Reduzir tempo de transporte do
produto
• Otimizar o uso de recursos para
aumentar a produção
• Produzir novos produtos e
serviços
• Aumentar o foco na produção de
produtos e serviços de maior
valor agregado
• Aumentar qualificação de mão de
obra
• Aumentar qualidade dos
produtos e serviços
• Aumentar a percepção de valor
do cliente
PRODUTIVIDADE

Fonte: Six Sigma, Lean Manufacturing e Teoria das Restrições (TOC) UFRJ
Identificação Análise Proposição
Implantação
MIASP: Método de Identificação, Análise e Solução de Problemas
Abordagem Tradicional para Melhoria de Processos

Implantação
PROBLEMAS SOLUÇÕES
Causa-Raiz Soluções

Implantação
Causa-Raiz Soluções
Efeitos ► Causas PlanejamentoPriorização da Causa Divergir ► Convergir

Implantação
BPM Lean TOC Six Sigma . . .

O AUMENTO DE PRODUTIVIDADE
E DO VALOR ESPERADO PELO CLIENTE É
GARANTIDO PELA ELIMINAÇÃO DE DESPERDÍCIOS

DESPERDÍCIOS
EQUIVALEM A
ATIVIDADES DO
PROCESSO QUE
CONSOMEM
RECURSOS E NÃO
AGREGAM VALOR

TRANSPORTE
1
ESPERA
2
SUPERPRODUÇÃO
3
1 X
DEFEITOS
4
PROCESSAMENTO
5
MOVIMENTAÇÃO
6
ESTOQUES
7
PESSOAS
8
08 TIPOS DE DESPERDÍCIOS
Em um processo segundo a metodologia Lean

TRANSPORTE
Movimentação de materiais entre
operações. Transporte necessita espaço,
tempo, interrompe o fluxo contínuo e gera
acúmulo de inventários.
01
Desperdícios na
manufatura:
Outros
exemplos
• Abastecimento de
matérias-primas nas
linhas de produção pela
logística interna;
• Movimentação dos
subprodutos;
• Longa distância entre as
linhas produtivas na
fábrica.
• Excesso de
movimentação de
arquivos entre
instalações ou distâncias
no escritório;
• Excesso de locações
distantes entre si;
• Excesso de e-mails.
FINANCEIRO

ESPERA
Espera em todas as formas é desperdício.
Qualquer momento em que o colaborador
está ocioso representa um recurso
desperdiçado.
02
Desperdícios na
manufatura:
Outros
exemplos
• Espera por matérias-
primas e materiais do
processo anterior;
• Máquina em
manutenção ou em
preparação (setup),
resultando em lead time
longo.
CALL CENTER
• Trabalho desbalanceado
entre os postos de
atendimento;
• Espera de ligação ou
retorno de e-mail;
• Manutenções não
planejadas e divulgadas
nos sistemas de
atendimento.

SUPERPRODUÇÃO
Produzir mais do que o cliente necessita.
Gera custos de armazenamento, mão-de-
obra e gestão do estoque.
03
Desperdícios na
manufatura:
Outros
exemplos
• Produção em excesso;
• Produção antes da data
de entrega solicitada
pelo cliente.
VAREJO
1 X
• Metas não alinhadas
(indicadores/SLAs,
quantidade e
capacidade) entre os
processos compras e
vendas.

DEFEITOS
Qualquer processo, produto ou serviço que
não atinge as especificações é considerado
um desperdício. O processo deve fazer a
atividade certa da primeira vez.
04
Desperdícios na
manufatura:
Outros
exemplos
• Produto fora da
especificação que gera
correção;
• Produto fora da
especificação que gera
refugo;
CONSTRUÇÃO CIVIL
• Procedimentos de
construção não definidos
ou não divulgados;
• Treinamentos
inadequados para os
colaboradores
que atuam
nas obras.

PROCESSAMENTO
Qualquer processo que não agrega valor ao
produto ou serviço é desperdício. Por
exemplo: tecnologias inadequadas e
prevenção de qualidade.
05
Desperdícios na
manufatura:
Outros
exemplos
• Incluir na produção,
atividades que agregam
características não
solicitadas pelo cliente;
• Utilização errada de
ferramentas,
procedimentos ou
sistemas.
• Cópias e informações
repetidas ao longo do
processo;
• Aprovações
redundantes;
• Preenchimento de
múltiplos formulários.
SERVIÇOS JURÍDICOS

MOVIMENTAÇÃO
Qualquer movimentação de pessoas que
não agregam valor ao processo é
desperdício. Isso inclui: caminhadas,
inclinação e extensão do corpo, etc.
06
Desperdícios na
manufatura:
Outros
exemplos
• Inclinar-se, levantar,
girar, caminhar, embalar,
desembalar, buscar
ferramentas;
• Desorganização na linha
produtiva resultando em
baixo desempenho
ergonômico.
PORTOS E LOGÍSTICA
• Movimentação devido a
falta de informação para
tirar dúvidas ou buscar
uma ferramenta;
• Layout não funcional;
• Design da estação de
trabalho inadequado.

ESTOQUES
Os estoques podem ser necessários, mas
ainda sim desperdícios. Um risco de
qualidade, dano, obsolescência. Necessita
espaço e recursos para gerir e rastreá-lo.
07
Desperdícios na
manufatura:
Outros
exemplos
• Excesso de matéria-
prima, estoque em
processo e produtos
acabados.
SETOR HOTELEIRO E LAZER
• Filas em geral;
• Papéis em processo;
• Departamentos
desbalanceados;
• Falta de ordem no
processamento.

PESSOAS
Não aproveitamento
da habilidade intelectual,
criativa e física das pessoas.
08

Alguns exemplos de técnicas utilizadas Alguns exemplos de técnicas
utilizadas
MAPEAMENTO
DE PROCESSOS
ÁRVORE DE
PROBLEMAS
ESPINHA DE PEIXE PARETO
ANÁLISE DA CAPACIDADE
DO PROCESSO
JORNADA DO CLIENTE MAPA DE EMPATIA MODELOS FINANCEIROS
(BUSINESS CASES)

Debate
Compartilhando experiências sobre o tema
Quem já teve experiência com iniciativas de redução de
desperdícios?
Como foi essa experiência? Quais foram os resultados gerados?
Os resultados foram perenes na organização?
Quais atores da organização foram envolvidos?
Quais foram as dificuldades encontradas?

IMPLANTAÇÃO DE UM PROGRAMA DE REDUÇÃO DE
DESPERDÍCIOS E AUMENTO DA EFICIÊNCIA OPERACIONAL
Case
Identificação das principais fontes de perdas de produtos em processos finalísticos, proposição e
implantação de melhorias através de campanha de conscientização

NEGOCIAR E
COMPRAR
PRODUZIR E
ENTREGAR
VENDER
• Assaltos , furtos,
inadimplência e fraudes
• Falha na reposição de
produtos (ruptura)
• Deficiência na compra e
gestão de estoques
• Falha na entrega do
fornecedor
• Erro de cadastro de
produto
• Erro de precificação no
sistema
• Erro de precificação no
momento da venda
• Falha na conferência e
registro de irregularidades
• Armazenamento em forma
e ambiente inadequado
• Erro de entrada do produto
no estoque
• Controle inadequado de
validade
• Falha na exposição de
produtos
• Falha na operação de
checkout
Falha no processamento e no
reaproveitamento de matéria prima
Perdas representam quaisquer tipos de interferências que impactam
negativamente o resultado, gerando redução de lucro.
Alguns exemplos de perdas em uma cadeia genérica de uma organização

O VAREJO ALIMENTÍCIO É UM DOS SETORES MAIS
IMPACTADOS POR PERDAS, TENDO MUITAS
INICIATIVAS ORGANIZACIONAIS PARA PREVENÍ-LAS
E MINIMIZÁ-LAS

O Relatório de Avaliação de Perdas nos Supermercados
Brasileiros 2015 da Abras mostrou as principais evidências
e causas de perdas:
Fonte: Avaliação de Perdas nos Supermercados Brasileiros 2015, Abras
Evolução do Índice de Perdas
por Faturamento Líquido
2010 20142011 2012 2013
2,89%
2,52%
1,96%1,96%
2,26%
R$ 6,58 bilhões
maior nível registrado desde 2004
O VAREJO ALIMENTÍCIO
16,0%
8,6%
8,1%
7,8%
33,3%
16,6%
9,5%
Furto Interno
Erros
Administrativos
Fornecedores
Outros Ajustes
Erros de
Inventário
Quebra
Furto Externo

O VAREJO ALIMENTÍCIO
Fonte: Valor Econômico, Novembro 2015
Fonte: Porta Giro News, Novembro 2015

Comércio varejista de produtos alimentícios, classificada entre as 10 maiores empresa de varejo no Brasil,
segundo ranking elaborado pelo Instituto Brasileiro de Executivos de Varejo e Mercado de Consumo.
Presente nos estados na região Nordeste, Sudeste, Sul, operando com mais de centenas de lojas, de diferentes
formatos e público-alvo, e com 5 CD´s.
Os processos, contendo as melhores práticas já estão documentados através de Processos de Negócio
(fluxogramas), Políticas, Procedimentos e Manuais, porém existe uma dificuldade da organização em fazer
seguir essas regras.
Foi feito um levantamento dos produtos em que existem mais perdas, e chegou-se na definição que as perdas
estão concentradas nos seguintes produtos: Mercearia Líquida, Padaria, Açougue, Hortifrutigranejros (FLV).
Desafios: Redução de perdas*
Promover ações capazes de identificar e reduzir as perdas.
Apesar de muitos dos processos estarem procedimentalizados, o índice
médio de perdas da rede em 2014 foi de 8%, contra 3% de índice
brasileiro médio de mercado.
* Estão sendo considerados as categorias Perda Operacional mais furtos.
2014
Rede
varejista
Bench de
Mercado
8%
3%
A EMPRESA

Debate
Como você iniciaria a solução do problema
dessa organização?
Esta organização está com um alto índice de perdas. Para reverter
esse cenário, foi definida a necessidade de estruturar uma
campanha interna junto aos colaboradores visando reduzir seu
índice de perdas. Como você estruturaria esta campanha, visando
implementar as melhores práticas de processos?

ABORDAGEM PENSADA NORMALMENTE COMO PRIMEIRA
ALTERNATIVA PARA RESOLVER PROBLEMAS DESSA NATUREZA
IMERSÃO NOS PROCESSOS
Preciso fazer uma investigação mais completa sobre
os problemas para implementar as melhores soluções
 Ação mais EXAUSTIVA devido a necessidade de
aprofundamento em diversos temas e
aplicação de técnicas de análise de problemas.
 GANHOS PODEM SER MAIS DEMORADOS
porque essa investigação pode demandar
tempo, e em alguns casos, a solução passa por
melhorias complexas.

COMENTÁRIO DO DIRETOR DE OPERAÇÕES QUANDO RECEBEU A
PROPOSTA DE REALIZAR ESSA ABORDAGEM:
“INVESTIGAÇÃO? NÓS JÁ SABEMOS O QUE FAZER. TEMOS
QUE FAZER ESSAS DOCUMENTAÇÕES SEREM
IMPLEMENTADAS. OLHE NOSSA SITUAÇÃO. A CADA DIA
QUE FAREMOS ESSA INVESTIGAÇÃO, PERDEREMOS MAIS
MILHÕES E MILHÕES”

DUPLA ABORDAGEM
CHOQUE DE EFICIÊNCIA
Muitos dos problemas passam por soluções já
conhecidas e preciso ataca-los logo
 Ação que demanda MENOS TEMPO de
levantamento em função da existência de um
bom conhecimento prévio dos problemas e de
suas soluções.
 GANHOS MAIS RÁPIDOS para serem atingidos
devido à complexidade das melhorias
(quickwin) e urgências da sua implementação.
TEMOS QUE SEMPRE LEMBRAR QUE EXISTEM OUTRAS ABORDAGENS
PARA RESOLVER PROBLEMAS DESSA NATUREZA
ANALOGIAS
 “Cortar o mato alto”
 “Estancar uma hemorragia em um pronto
socorro”
ANALOGIAS
 “Aparar a grama”
 “Diagnóstico do paciente realizado por
médicos de diferentes especialidades ”

DUPLA ABORDAGEM
suas soluções.
A SITUAÇÃO DESSA ORGANIZAÇÃO DEMANDAVA UMA AÇÃO
INTERVENCIONISTA A SER APLICADA O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL
ANALOGIAS
socorro”
ANALOGIAS

ORIENTAÇÃO
SOBRE PROCESSOS
OPERAÇÃO ASSISTIDA
E SUPORTE
PROGRAMA DE
INCENTIVO
CONSTRUÇÃO DE
INSTRUMENTOS DE
ORIENTAÇÃO LÚDICA
PILARES DO CHOQUE DE EFICIÊNCIA

ORIENTAÇÃO
SOBRE PROCESSOS
CONSTRUÇÃO DE
INSTRUMENTOS DE
ORIENTAÇÃO LÚDICA
Orientação sobre EXECUÇÃO DOS PROCESSOS e BOAS
PRÁTICAS DA ORGANIZAÇÃO.
VERBAL
Por meio das reuniões
de início de cada turno
(reunião de piso, reunião
de abertura do dia no
escritório
administrativo),
orientações da liderança
e treinamentos formais
VISUAL
Por meio da
disponibilização de
orientações visuais.
Construção de Instrumentos para orientação lúdica das
principais REGRAS DOS PROCESSOS, DE FORMA LÚDICA E
OBJETIVA, para que de fato a ponta mudasse a sua forma de
operação. Ex: cartilhas, folders, folhetos,

OPERAÇÃO ASSISTIDA
E SUPORTE
PROGRAMA DE
INCENTIVO
Estrutura de ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO dos
processos e suporte aos lojas participantes da campanha.
ESTRUTURA E CONDUÇÃO DO PROGRAMA DE INCENTIVO pelo
qual os colaboradores serão recompensados.
METAS ALCANÇADAS + PRÊMIO LOJA MODELO
XX% do ganho alcançado XX% do ganho global
CARDÁPIO DE BENEFÍCIOS
Dinheiro / Vale compra Viagem / Curso
Monitoramento em ação e suporte à operação
Auditoria dos processos in loco
Reporte dos resultados do
período.

PROCESSOS CONHECIDOS POR TODA A OPERAÇÃO
ENGAJAMENTO DA OPERAÇÃO E ALINHAMENTO DOS OBJETIVOS DA COMPANHIA
REDUÇÃO DO ÍNDICE DE QUEBRA DE
8% PARA 5% EM 4 MESES
RESULTADOS OBTIDOS COM CHOQUE DE EFICIÊNCIA

FEITA A AÇÃO INTERVENCIONISTA, AGORA PRECISAMOS
REALIZAR A IMERSÃO NOS PROCESSOS. AS SOLUÇÕES DOS
PROBLEMAS JÁ NÃO SÃO TÃO “ÓBVIAS” E EXISTE
PATROCÍNIO ORGANIZACIONAL PARA UMA INVESTIGAÇÃO
MAIS DETALHADA.

METODOLOGIA DE IMERSÃO NOS PROCESSOS
IDENTIFICAR
PONTOS NERVOSOS
 Acompanhar a rotina da
operação
 Analisar indicadores de
desempenho
 Entrevistar clientes e
atores dos processo
DEFINIR FORMATO
DE ACOMPANHAMENTO
 Definir os atores que devem
ser envolvidos no
monitoramento
 Definir formato de
acompanhamento: eventos/
processos/categorias
 Definir clusters de lojas com
características semelhantes
para permitir comparações
internas
REALIZAR IMERSÃO NA
OPERAÇÃO
 Identificar situações
problemáticas e riscos
 Levantar informações
 Analisar informações coletadas
 Implementar soluções

EXEMPLO DE MUDANÇAS REALIZADAS COM IMERSÃO NOS
PROCESSOS
CHECKOUT
SALÃO DE VENDAS
PRODUÇÃO RECEBIMENTO
ESTOQUE
MAPA SIMPLIFICADO DE
UMA LOJA

CHECKOUT
SALÃO DE VENDAS
ESTOQUE
PROCESSOS
Frente de caixa NÃO CONFERE A QUANTIDADE DE
PRODUTOS no carrinho para compra em grandes volumes.
Para clientes com compra em grandes volumes a frente de CAIXA
DEVERÁ FICAR EM PÉ PARA POSSIBILITAR A CONTAGEM e
ACOMPANHAMENTO POR PREVENÇÃO DE PERDAS.
DIVERGÊNCIA DE PREÇOS OU PRODUTOS COM PROBLEMAS
DO CADASTRO são tratados diretamente no caixa, sem
regularização do restante do estoque, gerando quebra e erro
de previsão de demanda.
Registro pelo caixa do problema e solicitação de apoio do
líder de atendimento para solução desse problema de forma
imediata.
SITUAÇÃO OBSERVADA SOLUÇÃO ADOTADA
UMA LOJA

CHECKOUT
SALÃO DE VENDAS
ESTOQUE
PROCESSOS
INTERRUPÇÃO DA REPOSIÇÃO DE PRODUTOS HORTIFRUTI
(FLV) DE QUALIDADE para que o estoque avariado fosse
vendido ao cliente. Iniciativa para reduzir quebras.
TREINAMENTOS e estabelecimento de GATILHOS para que as
reposições fossem realizadas, garantindo a qualidade dos produtos.
Gatilhos: Tempo/Aspecto do produto.
FALTA DE CONTROLE PARA DESCARTE E REGISTRO DAS
QUEBRAS identificadas, ocasionando em divergências de
estoque.
TREINAMENTOS específicos e a criação de LOCAIS
ADEQUADOS PARA O DESCARTE DOS PRODUTOS,
permitindo a GESTÃO VISUAL dos motivos de quebras.
UMA LOJA

CHECKOUT
SALÃO DE VENDAS
ESTOQUE
PROCESSOS
Os motoristas do Centro de Distribuição DESLIGAM OS
CAMINHÕES durante a espera do descarregamento dos
produtos, o que COMPROMETE O REFRIGERAMENTO DOS
ALIMENTOS que necessitam de um controle de temperatura
rígido.
Exigência de espera com motores ligados por parte dos caminhões e
estabelecimento de PRIORIDADES PARA DESCARGA de produtos
resfriados e congelados.
UMA LOJA

suas soluções.
RECADO FINAL
ANALOGIAS
socorro”
ANALOGIAS
INICIATIVAS DE REDUÇÃO DE DESPERDÍCIOS PODEM SER ESTRUTURADAS ATRAVÉS DE DUAS
ABORDAGENS A DEPENDER DO CONTEXTO ORGANIZACIONAL E DAS INFORMAÇÕES
DISPONÍVEIS PARA IMPLEMENTAÇÃO DAS SOLUÇÕES

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