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COMO VIABILIZAR
A ADEQUAÇÃO
DOS PROCESSOS
AO ESOCIAL
Entenda o funcionamento do eSocial, o seu
impacto nos processos internos das organizações
e como elas devem se adequar a essa nova
conjuntura legal.
06 de Abril de2016
Por que as organizações
estão tão preocupadas com
o eSocial?
Quando analisamos os processos de Gestão de Pessoas de uma organização, sabemos
que abusca por maior controle, confiabilidade eprodutividade éum constante desafio
para os gestores das áreas relacionadas a esses processos, que, em geral, são as de RH,
Administração de PessoaleSaúde,Segurança eMedicina do Trabalho. Porém,nesse ano
de 2016,aiminência de entrar em vigor àsexigências do eSocial muda fortemente o
contexto regulatório trabalhista eprevidenciário do Brasil, obrigando que iniciativas de
transformação emelhorias dessesprocessosestejam naagenda estratégica da grande
maioria dasempresas do país.Essarealidade ocorre mesmo com aatual expectativa das
organizações com um novo adiamento (olançamento do eSocial já sofreu algumas
alterações desdeo início dasuaconcepção,eapesar de até adata atual desse artigo
não terem sido informados novos prazos de forma oficial pelo governo, muito setem dito
que ocorrerão novas postergações).Ou seja,semantendo ou não o prazo de setembro de
2016(última data oficial apresentada pelo governo), asorganizações estão dedicando
esforços relevantes para adequar seus processos, pessoasesistemasàsexigências legais
impostas nessenovo cenário regulatório.
OeSocial éum dos pilares do SistemaPúblico de Escrituração Digital (Sped),programa que
busca amodernização dasistemática do cumprimento dasobrigações acessórias,
utilizando-se dacertificação digital para documentos eletrônicos. Nomeado anteriormente
como SpedFPD,e-FOPAG,SpedFolha eEFD-Social, o “Sped Trabalhista ePrevidenciário”
foi por fim batizado como eSocial pelo Decreto nº 8.373/2014. Por ser um instrumento
nacional para prestação epadronização da transmissão,validação, armazenamento
edistribuição dasinformações fiscais, previdenciárias etrabalhistas, o eSocial exigirá
esforços em conjunto de cinco órgãos públicos: CaixaEconômica Federal, Instituto
Nacional do Seguro Social –INSS,Ministério da Previdência –MPS,Ministério do Trabalho e
Emprego– MTE,eSecretaria da Receita Federal do Brasil – RFB.
Mais do que um sistema de prestação das
informações, o eSocial significa o início de uma “nova
era nas relações entre empregadores, empregados e
Governo” e deverá garantir cinco princípios:
1. Viabilizar agarantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
2.Racionalizar esimplificar o cumprimento dasobrigações assessórias;
3.Eliminar aredundâncianasinformações prestadas pelas pessoasfísicase jurídicas;
4. Aprimorar aqualidade de informações das relações de trabalho,
previdenciárias e tributárias;
5.Conferir tratamento diferenciado àsmicroempresaseempresasde pequeno porte.
2Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
A
3Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
B C
Embora o eSocial seja considerado por alguns como apenas uma estratégia de
fiscalização tributária etrabalhista, na qual atransmissão, validação, armazenamento e
distribuição dos dados poderão ser checados “em tempo real”, o que de fato sepercebe é
aoportunidade de implantação de uma nova plataforma que garantirá benefícios
operacionais àstrês partes envolvidas: para os empregados, na garantia dos seus direitos;
para asentidades públicas, na centralização edisponibilidade das informações; e para os
empregadores, na simplificação no cumprimento das obrigações assessórias a
partir da unificação dos mecanismos de report.
“Apesar do eSocial não alterar a legislação
trabalhista, as organizações estão
preocupadas em implementar iniciativas
que aumentem a qualidade e eficiência
dos processos de gestão de pessoas”
Éimportante reforçar que o eSocial não altera alegislação trabalhista, masmotivará
uma melhora nasrotinas de validação seasinformações enviadas ao Governo estarão
corretas ecompletas. Por isso,para asorganizações empregadoras, o eSocial exigirá
um grande avanço de maturidade dos processosde RH,Administração de Pessoal e
Saúde,Segurança eMedicina do Trabalho, JurídicoeTributário, devido àmaior exposição
dasirregularidades legais da empresa(ver exemplo de penalizações previstas naFigura 01),
edasineficiências dos processos, dos sistemasedos cadastros dasorganizações
(evidenciadas pelo não atendimento aos prazos de envio dos dados equalidade dabase
cadastral). Essaconjuntura écrítica para boa parte dasorganizações do Brasil, porém seu
impacto aumenta para setores com asseguintes características:
Alta capilarização da operação:
organizações que possuem
muitas unidades operacionais,
espalhadas regionalmente,
tem mais dificuldades em obter
processos mais padronizados e
controlados. Com o eSocial, essa
situação se torna mais crítica,
uma vez que as exigências
de prazo e a qualidade
no envio das informações
aumentarão a exposição por
não-conformidades executadas
nesses processos. Exemplo:
construção civil, mineração,
varejo, distribuição, serviços
bancários, entre outros.
Intensivos em Mão de Obra:
o alto volume de transações
executadas nos processos de
Gestão de Pessoas tornam
a sua operação e gestão,
extremamente complexa.
Nessas organizações, inclusive,
é comum ter um contencioso
trabalhista muito relevante sob
o ponto de vista financeiro,
fazendo com que a gestão
dos processos de gestão de
pessoas seja algo crítico para
a sustentabilidade financeira
dessas empresas. Com o eSocial,
essa situação será ainda mais
grave para empresas com
essa característica. Exemplo:
construção civil e varejo.
Operação com alto risco
de acidentes de trabalho:
os processos de saúde e
segurança do trabalho serão
um dos mais afetados pelo
eSocial, em especial, devido
ao maior controle do prazo
de comunicação dos eventos
de acidente de trabalho. Por
isso, empresas baseadas
em operações industriais e
de engenharia estarão mais
expostas ao eSocial. Exemplo:
construção civil, indústria de
transformação, mineração,
extração mineral e agricultura.
Dinâmica do eSocial
No canto esquerdo, o infográfico descreve os principais conceitos para entendimento do funcionamento do eSocial. Ao lado, o
tabuleiro ilustra alguns dos principais processos de Gestão de Pessoas impactados pelo eSocial. Os prazos de envio são válidos
apenas para as informações referenciadas (exemplo: no caso de férias, o Empregador deve enviar o periodo das férias, através
do leiaute S-2230, até o dia 07 do mes subsequente). Abaixo do tabuleiro, todos os leiautes do eSocial são listados.
Eventos Iniciais e de Tabelas: o primeiro evento que
deverá ser enviado ao eSocial é o de Informações do
Empregador/Contribuinte. Ele contém os dados básicos
de classificação fiscal eestrutura administrativa do
Empregador.
Os eventos de tabela montam as tabelas do empregador
(“regras de funcionamento”) e representam os dados que
irão validar os eventos não periódicos e periódicos, como
por exemplo, aTabela de Cargos,Tabela de Funções e
Tabela de Horários/Turnos. Esseseventos devem ser
transmitidos logo após atransmissão das informações
relativas àidentificação do empregador/contribuinte.
Além disso, é fundamental amanutenção correta
dessas tabelas para que o cruzamento de dados com
os eventos periódicos e não periódicos nãoapresente
inconsistências.
Parafinalizar essaetapa, também compõe os eventos
iniciais e de tabela, o evento de cadastramento inicial do
vínculo. Esseevento deve ser enviado após terem sido
transmitidos os eventos explicados nos parágrafos acima.
Além disso, cabe ressaltar que o evento do Trabalhador
Sem Vínculo (S-2300) deve ser enviado antes da
transmissão de qualquer outro evento relativo aesse
tipo de trabalhador. Portanto, caso aempresapossua
trabalhador sem vínculo, amesmadeverá transmitir esse
evento antes dos eventos não periódicos eperiódicos.
Eventos Não Periódicos: Emoposição aos periódicos, sãoos eventos que nãotem
data definida para ocorrer e dependem dos acontecimentos do dia adia na relação
trabalhista entre organização e funcionário, como contratação, afastamentos,
demissões, entre outros. Estesfatos influenciam na concessãode direitos e no
cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais e por isso,quando
confirmados, passam ater prazo específico de transmissão aoeSocial.
Essecontexto exigirá que asorganizações cumpram suasobrigações legais, tendo
menos espaçodo que hoje para cometer falhas.Apesar das leis permanecerem
asmesmas,aexposição não permitirá descumprimento de prazos eausência/
inconsistência de dados. A transmissão dos eventos para o eSocial será realizada
através de arquivos .xml e caso eles sofram mudanças, éimportante que as
organizações entendam os três conceitos de alteração: (a)Retificar (corrigir uma
informação que foi enviada de maneira errada na 1ªvez); (b) Alterar (alterar uma
informação que já esteve correta, mas passou por uma alteração); e (c) Excluir
(excluir uma informação enviada para que ela não tenha mais efeito jurídico).
Eventos Periódicos: Sãoos eventos que têm periodicidade previamente definida
para suaocorrência. Seuprazo de transmissão é até o dia 07 do mês seguinte,
antecipando o vencimento para o dia útil imediatamente anterior em caso de não
haver expediente bancário. Sãocompostos principalmente de informações de
folha de pagamento ede retenção do imposto sobre arenda retido na fonte sobre
pagamentos feitos pelo próprio contribuinte.
Eventos e Tabelas Iniciais:
S-1000 - Informações do Empregador/ Contribuinte
S-1005 - Tabela de Estabelecimentos e Obras de
Construção Civil
S-1010 - Tabela de Rubricas
S-1020 - Tabela de Lotações Tributárias
S-1030 - Tabela de Cargos/Empregos Públicos
S-1040 - Tabela de Funções/Cargos em Comissão
S-1050 - Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
S-1060 - Tabela de Ambientes de Trabalho
S-1070 - Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
S-1080 - Tabela de Operadores Portuários
Eventos Periódicos:
S-2100 - Cadastramento Inicial do Vínculo
S-1200 - Remuneração do Trabalhador
S-1202 - Remuneração do Trabalhador RPPS
S-1210 - Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
S-1220 - Pagamentos a Beneficiários Não Identificados
S-1250 - Aquisição de Produção Rural
S-1260 - Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
S-1270 - Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários
S-1280 - Informações Complementares aos Eventos Periódicos
S-1298 - Reabertura dos Eventos Periódicos
S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos
S-1300 - Contribuição Sindical Patronal
Admitir Colaborador
S-2200
Até o final do dia
imediatamente anterior aodo
início da prestação do serviço.
Gerir Férias
S-2230
Até o dia 07 do
mêssubsequente.
Folha de
Pagamento
S-1200
Até o dia 07 domês
subsequente ao do
mês dereferência.
Alterar Cadastro
S-2205
Até o dia 07 domês
subsequente à
ocorrência.
Gerir Acidente de
Trabalho
S-2210
Até o primeiro dia útil
seguinte ao daocorrência.
Desligar Colaborador
S-2299
Até o 1ºdia útil seguinte àdata
do desligamento, no caso de avisoprévio
ou do término de contrato. Para os
demais casos,em até 10dias.
Realizar Movimentação
S-2206
Até o dia 07 do mês subsequente
ou até o enviodos eventos mensais
de folha depagamento.
Monitorar Saúde
do Colaborador
S-2220
Até o dia 07 (sete)do
mêssubsequente.
Gerir
Afastamentos
Temporários
S-2230
Em caso de
acidente, não
superior a 15dias, e
demais casos até
o dia 07 do mês
subsequente da
sua ocorrência; Em
caso de acidente
superior a 15dias
até o 16ºdia dasua
ocorrência.
Folha de
Pagamento
S-1200
Folha de
Pagamento
S-1200
Folha de
Pagamento
S-1200
O Ministério do Trabalho visa garantir o
cumprimento da legislaçãotrabalhista
A Caixa visa controlar e arrecadar oFGTS
A Receita Federal busca arrecadar tributos
A Previdência Social busca reconhecer
e conceder direitos aos segurados
O INSS busca garantir o direito socialdos
trabalhadores, além de gerir os recursos
Entidades Públicas
Envolvidas no eSocial
Envio das
Informações
do Empregador
S-1000
Envio das
Tabelas
S-1000
até
S-1080
Envio das
Informaçõesdos
Colaboradores
Eventos e Tabelas Iniciais:
Setembro de
2016
Envio da carga inicial
pelos Empregadores
com faturamento
em 2014 acima de
R$ 78.000.000
Observação: Asinformações
referentes aosprocessos
de Medicina eSegurança
do Trabalho deverão ser
reportadas por esses
Empregadores a partir
de Janeirode2017
Eventos Não Periódicos:
S-2190 - Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
S-2200 - Admissão de Trabalhador
S-2205 - Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 - Alteração de Contrato de Trabalho
S-2210 - Comunicação de Acidente de Trabalho
S-2220 - Monitoramento da Saúde do Trabalhador
S-2230 - Afastamento Temporário
S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco
S-2241 - Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial
S-2250 - Aviso Prévio
S-2298 - Reintegração
S-2299 - Desligamento
S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo – Início
S-2305 - Trabalhador Sem Vínculo - Alteração Contratual
S-2399 - Trabalhador Sem Vínculo – Término
S-3900 - Exclusão de Eventos
S-4000 - Solicitação de Totalização de Bases e Contribuições
Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial 4
Admissão de
Colaborador
Atestado de Saúde
Ocupacional
Afastamento
Temporário
Emissão de CAT
Desligamento
Alteração de
Dados Cadastrais/
Contratuais
Todos os colaboradores
devem ser registrados no
prazo conforme artigo 47
da CLT.
Mínimo de R$ 402,53
máximo de R$ 805,06
porempregado
Mínimo de R$ 201,27
máximo de R$ 402,54
porempregado
Mínimo de R$ 724,00
máximo de R$ 4.390,24
Mínimo de R$ 402,53
máximo de R$4.025,33
Mínimo de R$ 1.812,87
máximo de R$ 181.284,63
Um salário do colaborador
em favor domesmo
Existem prazos para
o ASO de Admissão,
Periódico, Mudança de
Função, Afastamento e
Demissional.
No afastamento
temporário devem
ser observados os
direitos trabalhistas,
previdenciários e ob.
tributárias.
O prazo para entrega da
CAT é de 24 horas ou até o
1ºdia útil subsequente ao
acidente.
O prazo de envio do
evento de desligamento
será o mesmo previsto
em lei.
O empregador é obrigado
a informar as alterações
de dados cadastrais e
contratuais, conforme
artigo 47.
Penalizações
Exemplode penalizações previstas pelo não envio dasinformações ao eSocial e
descumprimento da lei.
Cronograma
Cronogramade acordo com apublicação daResoluçãonº 1do ComitêDiretivo eSocialde 24/06/2015. É
importante ressaltar que este cronograma poderá sofrer ainda atualizações por parte do governo e,por isso,
os autores sugerem que asdatas sejam confirmadasno site oficial do programaeSocial (www.esocial.gov.br)
Empregadores com faturamento no ano de 2014 acima de R$ 78.000.000,00 Demais empregadores
Mar/16
Liberação do
Ambiente de Teste
Envio das informações
em caráter
experimental.
jan/17
Demais Eventos
Informações Referentes a:
• Tabela de ambientes de trabalho;
• Comunicação de acidente de trabalho;
• Monitoramento da saúde do trabalhador;
• Condições ambientais do trabalho.
Jul/17
Demais Eventos
Informações Referentes a:
• Tabela de ambientes de trabalho;
• Comunicação de acidente de trabalho;
• Monitoramento da saúde do trabalhador;
• Condições ambientais do trabalho.
Início do envio
Todos os eventos com
exceção dos citados
na próxima fase.
Set/16
Início do envio
Todos os eventos com
exceção dos citados
na próxima fase.
Jan/17
5Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
A figura ilustra os processos impactados diretamente e indiretamente
pelo eSocial. Para os processos impactados diretamente, um requisito
legal aser auditado através do eSocial édescrito como exemplo.
Quais processos serão
impactados pelo eSocial?
Quandoanalisamosacadeiade processosrelacionados àgestão de RH,Administração de Pessoale Saúde,
SegurançaeMedicina do Trabalho,JurídicoeTributário (Figura 02),percebemosque todos os processos
serãoimpactadoscom aimplantaçãodo eSocial.Emalguns processos,o impacto édireto, sendo necessária
umavisão crítica daliderança dessesprocessos,como éo casodos processosrelacionados diretamente ao
ciclo de vida do colaborador em umaorganização (desdesuaentrada até sua saída).
Entenda quais são os processos de gestão de pessoas mais afetados
pelo eSocial e alguns de seus impactos.
Gerir Ciclo de Vida do Colaborador
Recrutar e Selecionar
Colaborador
Exemplo de impacto: O
recolhimento dos documentos
para a admissão dos
colaboradores deveráestar
alinhado com asnecessidades
de envio para o governo.
Admitir Colaborador
Exemplo de impacto: O envio
das informações da admissão
deverá ser realizado até o
final do dia anterior adata de
admissão.
Movimentar Colaborador
Exemplo de impacto: Se houver
mudança de função ou outro
dado relacionado ao contrato,
aempresa deverá garantir a
alteração do contrato.
Desligar Colaborador
Exemplo de impacto: No caso do
cumprimento do Aviso Prévio, a
empresa deverá garantir o envio
aogoverno.
Gerir Estratégia de RH
Gerir Estrutura Organizacional
Exemplo de impacto: Agestão
dos cargos e CBOs(Classificação
Brasileira de Ocupação) deverá
garantir a atualização das
informações cadastradas.
Gerir Remuneração e
Benefícios
Exemplo de impacto: Agestão
das remunerações e benefícios
deverá garantir aatualização das
informações cadastradas.
Gerir
Orçamento
de Pessoal
Gerir Clima
Organizacional
Gerir Políticas e Gerir Plano de
Procedimentos Carreira
Gerir Operação e Serviços de RH
Gerir
Administração de Pessoal
Exemplo de impacto: Os processos devem garantir
aaderência da jornada de trabalho contratual e os
registros de ponto, aassinatura do Aviso de Férias e o
envio do período de gozo até 30 dias de antecedência
do início das férias e amanutenção dos dados
cadastrais dos colaboradores.
Gerir QSMS
Exemplo de impacto: Os processos devem
garantir arealização dos ASOs(atestados
de Saúde Ocupacional) e acomunicação da
CAT(Comunicado de Acidente de Trabalho)
para o governo até 24 horas após a
ocorrência de um acidente.
Gerir
Relações
Trabalhistas
Gerir
Desenvolvimento
do Colaborador
Legenda
Processos com impacto indireto do eSocial
Processos com impacto direto do eSocial
6Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
Figura 02: Impacto nos processos de Recursos Humanos, Medicina,Segurançado Trabalho, Jurídico e Tributário.
Comoexemplo, vamosentender como o subprocesso de Programação das Férias édiretamente impactado (naFigura
2,este éum subprocesso de Gerir Administração de Pessoal). Seantes aorganização acordavaasférias em conjunto
com o colaborador com diasou poucas semanasde antecedência, com aentrada do eSocial, o empregadodeverá
assinaro aviso de férias com,no mínimo, 30 diasde antecedência do início dasférias eo empregador deverá informar
o período de férias e realizar o pagamento até 2dias antes do início delas. Mais do que uma burocracia, os executivos e
lideranças deverão corrigir eventuais não conformidades na gestão e nas ferramentas sistêmicas. Soluções simples
como aadoçãode checklists poderão ser incorporados para que o aviso de férias não deixe de ser formalizado.
Outro exemplo de subprocesso impactado éaGestão de Comunicados de Acidente
do Trabalho (naFigura 2,este éum subprocesso de Gerir QSMS). Paraoperações
descentralizadas, casoum acidente ocorra em um local diferente da sede que centraliza
asinformações, os processosinternos eainfraestrutura sistêmica deverão garantir
que o fluxo de informação aconteça eaCATseja enviada para o Governo até 24 horas
após o acidente. Paraessecaso,por exemplo,asorganizações deverão seatentar não
somente na revisão dos seus processosinternos, mastambém naefetiva comunicação e
integração dos sistemascom empresasterceiras, se existirem.
Como planejar um projeto
de adequação ao eSocial?
Emfunção do impacto do eSocial nos processosde Gestão de Pessoas,entendemos
que aadequaçãoaessenovo cenário regulatório deva ser estruturada de forma
multidisciplinar, demandando aorganização de um projeto com 04 grandes pilares de
atuação conforme Figura 03 a seguir.
04 pilares sustentam um projeto para adequação ao eSocial
Um projeto para adequaçãodos processosinternos ao eSocial sebaseia em alguns fatores críticos de
sucessoeésustentado por quatro pilares que devem ser trabalhados ao longo dessetipo de projeto.
Objetivo: Adequação dos processos internos das organizações às exigências do eSocial
Pilar
1
Transformação
de processos
Pilar
2
Saneamento
das bases
cadastrais
Pilar
3
Auditoria
Fiscal,
Trabalhista e
de Segurança
Pilar
4
Adequaçãode
infraestrutura
e sistemas
deTI
Orientação e
Patrocíno da
alta gestão da
organização
e das áreas
envolvidas no
projeto
Integração das
áreas de RH, TI,
Medicina Saúde
e Segurança do
Trabalho, Jurídico,
Fiscal,Tributáriae
Comunicação
Interna ao longo
de todo o projeto
Conscientização
dos colaboradores
envolvidos sobre
os impactos
do eSocial nos
processos
Gestão da
Mudança ao
longo de todo
o projeto de
adequação
dos processos
ao eSocial
Adequação dos
processos com base
na legislação, antes
mesmo da implantação
do eSocial e disciplina
para monitoramento
contínuo dos
requisitos legais e dos
requisitos sistêmicos
doeSocial
Figura 03: As quatro frentes de trabalho de um projeto de adequação dos processos ao eSocial
7Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
“Aadequação dos processos ao eSocial
é um projeto complexo e deve ser
estruturado de forma multidisciplinar”
8Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
Pilar 1
Transformação dos processos: A transformação de processos envolve o
mapeamento das rotinas de trabalho, sistemas, regras de negócio, interface,
entre outras questões. Para isso, todas as áreas envolvidas nos processos
impactados pelo eSocial devem ser entrevistadas para que os detalhes da
execução dos processos atuais sejam mapeados. Na análise dos processos,
sugere-se o levantamento de todos os requisitos sistêmicos (informações
cobradas por cada evento do eSocial) e uma análise crítica se esses requisitos
são atendidos pelo sistema ERP ou não. Na prática, as iniciativas acompanhadas
sugerem o uso de checklists com os requisitos sistêmicos do eSocial (Figura
04) para classificar cada campo sistêmico em: (1)“OK”,campo existe e está de
acordo com as obrigações do eSocial; (2) “GAP”, campo não existe e é exigido
pelo eSocial; e (3) “N/A”,campo não se aplica para a empresa. Por fim, como
resultado desse checklist, os problemas serão identificados e as melhorias serão
levantadas para os processos.
Pilar 2
Saneamento das bases cadastrais: É essencial que as empresas iniciem o
projeto revisando os dados cadastrais dos processos. São os dados mestres,
utilizados durante a execução das atividades de gestão de pessoas e essenciais
para a qualidade dos processos. Alguns exemplos de dados cadastrais críticos
para o eSocial: informações sobre os trabalhadores, como CPF e o Número de
Identificação Social (NIS), cargos, turnos de trabalho. Na prática, o saneamento
deverá adotar estratégias de acordo com o contexto da empresa. Assim, a
empresa poderá definir estratégias “proativas” na correção desses dados, por
exemplo, através do contato com todos os colaboradores para confirmação
dos dados cadastrais ou poderá se utilizar de uma estratégia mais “passiva”, por
exemplo, através da solicitação que os colaboradores acessem seus dados
cadastrais e notifiquem a existência de inconsistências. É importante dizer que,
independente da estratégia, há necessidade de que novos processos sejam
implementados, em paralelo ao saneamento, para mitigar novos inputs errados
de dados na base.
Pilar 3
Auditoria Fiscal, Trabalhista e de Segurança: Para assegurar a conformidade
dos requerimentos legais na revisão dos processos tributários, trabalhistas e
previdenciários, especialistas legais deverão atuar, por meio de validações
internas dos dados antes dos envios ao governo, avaliando se as melhorias
propostas durante a transformação dos processos e as correções realizadas no
saneamento da base cadastral atenderam aos requisitos fiscais, trabalhistas e
de segurança do trabalho.
Pilar 3
Adequação de infraestrutura e sistemas de TI: Por fim, o projeto deverá
considerar uma frente de trabalho que avalie a infraestrutura e a função
dos sistemas de TI, analise os gaps sistêmicos listados na transformação
dos processos e planeje as ações necessárias para o desenvolvimento ou
atualização de todos os sistemas envolvidos na transmissão das informações
requeridas pelo eSocial. Feito esses desenvolvimentos sistêmicos, esse pilar
inclui também o acompanhamento do uso do “ambiente de teste” para envio
das informações ao eSocial via sistema em caráter experimental e as possíveis
adequações sistêmicas necessárias.
Quais são os fatores
críticos de sucesso para
a adequação dos
processos ao eSocial?
Apesar da área de Recursos Humanos consolidar grande parte dos dados que serão
enviados ao eSocial, éimportante entender que outras áreas da empresaserão
impactadas edeverão estar preparadas para asmudançasaserem implantadas. Epara
garantir o envolvimento dasáreasé necessário:
9Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
1. Orientação e Patrocínio da alta gestão da organização para manter o senso
de urgência na implantação de ações que reduzem a exposição da empresa
aos riscos de não cumprimento das obrigações.
2. Orientação e Patrocínio da alta gestão das áreas mais diretamente
envolvidas na adequação do eSocial - em geral, as áreas de Recursos
Humanos, Medicina e Segurança do Trabalho, Tecnologia da Informação,
Jurídico e o Centro de Serviços Compartilhados (se parte dos processos
relacionados estiverem centralizados) – para mobilização de suas equipes
em todas as etapas do projeto.
3. Conscientização dos colaboradores das áreas com relação ao programa
eSocial, conceitos gerais, impactos nos processos e aos riscos do não
cumprimento das exigências legais nesse contexto do projeto.
4. Treinamento dos colaboradores das áreas com relação à execução dos
processos, à assertividade e ao prazo limite do preenchimento das
informações nos sistemas.
Figura 04: ChecklistSistêmico do eSocial 2.1.
Ainda com relação ao engajamento das áreas, especialistas em temas deverão
ser envolvidos, como:
5. Suporte técnico de sistemas da área de Tecnologia da Informação no
desenvolvimento de melhorias sistêmicas de adequação ao eSocial e
suporte às falhas mapeadas durante o envio das informações.
6. Suporte especialista da área Jurídico e Trabalhista para alinhamento dos
processos com a legislação trabalhista, medicina e segurança do trabalho.
7. Suporte especialista da área Fiscal e Tributária para alinhamento dos
processos com a legislação tributária.
Definido a participação das partes multidisciplinares, é importante ressaltar que
a empresa reduz sua exposição a erros à medida que busca:
8. Adequação dos processos com base na legislação, antes mesmo da
implantação do eSocial, ou seja, a empresa se preocupa em entender
a execução dos seus processos, seus problemas, a corrigir rotinas não
otimizadas e que não atendem à legislação e definir alternativas à execução
dos seus processos.
9. Engajamento dos envolvidos na implementação das melhorias identificadas
e agilidade na resolução de problemas relacionados às implementações,
através da nomeação de responsáveis para acompanhar a execução dos
novos processos e a incorporação de correções e complementações, de
forma a remover o gap entre o que foi planejado e o que é aderente à
realidade da organização.
10.Gestão da Mudança para que colaboradores possam compreender a
relevância das mudanças impostas, o impacto nas rotinas de trabalho e
influência na cultura organizacional. Para isso, treinamentos de curta
duração podem ser realizados para o engajamento inicial da equipe do
projeto. Feito isso, em um segundo momento, o foco pode voltar-se
para a efetividade e a clareza da comunicação das mudanças para os
demais colaboradores da empresa, incluindo os colaboradores que não
tem influência direta nessa dinâmica. Estes últimos precisam entender o
movimento e esforço realizado nesse projeto, além de poderem ajudar na
identificação das transformações que irão influenciá-los diretamente ou
indiretamente.
11. Orientação da organização à melhoria contínua dos processos, ou seja,
monitoramento contínuo dos requisitos legais e dos requisitos sistêmicos
do eSocial e, se necessário, correção das não conformidades nos processos
e saneamento da base cadastral para garantir a qualidade da informação,
atendimento às exigências da Administração Pública e a manutenção ou
melhoria do desempenho do processo.
Entenda mais o eSocial
Com o objetivo de divulgar as regras de preenchimento, de validação, leiautes,
tabelas e instruções gerais do sistema, a versão 2.1 do Manual de Orientação
do eSocial, aprovada pela Resolução n° 002/2015 do Comitê Gestor do eSocial,
publicada no Diário Oficial no dia 07 de julho de 2015, disponível pelo endereço
www.esocial.gov.br [C]. Outras informações e comunicados sobre as atualizações
do manual e cronograma podem ser acessadas também nesse endereço.
10Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
Referências
SPED (Brasil). Apresentação sobre o SPED. 2007. Disponível em: www1.receita.
fazenda.gov.br . Acesso em: 29 jan. 2016.
BRASIL. Decreto nº 8373, de 11 de dezembro de 2014. Institui o Sistema de
Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas -
eSocial e dá outras providências. Brasília, 2014.
ESOCIAL (Brasil). Apresentação sobre o Sistema de Escrituração Digital das
Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). 2015. Disponível em:
http://www.esocial.gov.br/doc/ApresentacaoPadrao eSocial.pdf. Acesso em: 29
jan. 2016.
11Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
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Artigo EloGroup: Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial?

  • 1. COMO VIABILIZAR A ADEQUAÇÃO DOS PROCESSOS AO ESOCIAL Entenda o funcionamento do eSocial, o seu impacto nos processos internos das organizações e como elas devem se adequar a essa nova conjuntura legal. 06 de Abril de2016
  • 2. Por que as organizações estão tão preocupadas com o eSocial? Quando analisamos os processos de Gestão de Pessoas de uma organização, sabemos que abusca por maior controle, confiabilidade eprodutividade éum constante desafio para os gestores das áreas relacionadas a esses processos, que, em geral, são as de RH, Administração de PessoaleSaúde,Segurança eMedicina do Trabalho. Porém,nesse ano de 2016,aiminência de entrar em vigor àsexigências do eSocial muda fortemente o contexto regulatório trabalhista eprevidenciário do Brasil, obrigando que iniciativas de transformação emelhorias dessesprocessosestejam naagenda estratégica da grande maioria dasempresas do país.Essarealidade ocorre mesmo com aatual expectativa das organizações com um novo adiamento (olançamento do eSocial já sofreu algumas alterações desdeo início dasuaconcepção,eapesar de até adata atual desse artigo não terem sido informados novos prazos de forma oficial pelo governo, muito setem dito que ocorrerão novas postergações).Ou seja,semantendo ou não o prazo de setembro de 2016(última data oficial apresentada pelo governo), asorganizações estão dedicando esforços relevantes para adequar seus processos, pessoasesistemasàsexigências legais impostas nessenovo cenário regulatório. OeSocial éum dos pilares do SistemaPúblico de Escrituração Digital (Sped),programa que busca amodernização dasistemática do cumprimento dasobrigações acessórias, utilizando-se dacertificação digital para documentos eletrônicos. Nomeado anteriormente como SpedFPD,e-FOPAG,SpedFolha eEFD-Social, o “Sped Trabalhista ePrevidenciário” foi por fim batizado como eSocial pelo Decreto nº 8.373/2014. Por ser um instrumento nacional para prestação epadronização da transmissão,validação, armazenamento edistribuição dasinformações fiscais, previdenciárias etrabalhistas, o eSocial exigirá esforços em conjunto de cinco órgãos públicos: CaixaEconômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social –INSS,Ministério da Previdência –MPS,Ministério do Trabalho e Emprego– MTE,eSecretaria da Receita Federal do Brasil – RFB. Mais do que um sistema de prestação das informações, o eSocial significa o início de uma “nova era nas relações entre empregadores, empregados e Governo” e deverá garantir cinco princípios: 1. Viabilizar agarantia de direitos previdenciários e trabalhistas; 2.Racionalizar esimplificar o cumprimento dasobrigações assessórias; 3.Eliminar aredundâncianasinformações prestadas pelas pessoasfísicase jurídicas; 4. Aprimorar aqualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; 5.Conferir tratamento diferenciado àsmicroempresaseempresasde pequeno porte. 2Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
  • 3. A 3Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial B C Embora o eSocial seja considerado por alguns como apenas uma estratégia de fiscalização tributária etrabalhista, na qual atransmissão, validação, armazenamento e distribuição dos dados poderão ser checados “em tempo real”, o que de fato sepercebe é aoportunidade de implantação de uma nova plataforma que garantirá benefícios operacionais àstrês partes envolvidas: para os empregados, na garantia dos seus direitos; para asentidades públicas, na centralização edisponibilidade das informações; e para os empregadores, na simplificação no cumprimento das obrigações assessórias a partir da unificação dos mecanismos de report. “Apesar do eSocial não alterar a legislação trabalhista, as organizações estão preocupadas em implementar iniciativas que aumentem a qualidade e eficiência dos processos de gestão de pessoas” Éimportante reforçar que o eSocial não altera alegislação trabalhista, masmotivará uma melhora nasrotinas de validação seasinformações enviadas ao Governo estarão corretas ecompletas. Por isso,para asorganizações empregadoras, o eSocial exigirá um grande avanço de maturidade dos processosde RH,Administração de Pessoal e Saúde,Segurança eMedicina do Trabalho, JurídicoeTributário, devido àmaior exposição dasirregularidades legais da empresa(ver exemplo de penalizações previstas naFigura 01), edasineficiências dos processos, dos sistemasedos cadastros dasorganizações (evidenciadas pelo não atendimento aos prazos de envio dos dados equalidade dabase cadastral). Essaconjuntura écrítica para boa parte dasorganizações do Brasil, porém seu impacto aumenta para setores com asseguintes características: Alta capilarização da operação: organizações que possuem muitas unidades operacionais, espalhadas regionalmente, tem mais dificuldades em obter processos mais padronizados e controlados. Com o eSocial, essa situação se torna mais crítica, uma vez que as exigências de prazo e a qualidade no envio das informações aumentarão a exposição por não-conformidades executadas nesses processos. Exemplo: construção civil, mineração, varejo, distribuição, serviços bancários, entre outros. Intensivos em Mão de Obra: o alto volume de transações executadas nos processos de Gestão de Pessoas tornam a sua operação e gestão, extremamente complexa. Nessas organizações, inclusive, é comum ter um contencioso trabalhista muito relevante sob o ponto de vista financeiro, fazendo com que a gestão dos processos de gestão de pessoas seja algo crítico para a sustentabilidade financeira dessas empresas. Com o eSocial, essa situação será ainda mais grave para empresas com essa característica. Exemplo: construção civil e varejo. Operação com alto risco de acidentes de trabalho: os processos de saúde e segurança do trabalho serão um dos mais afetados pelo eSocial, em especial, devido ao maior controle do prazo de comunicação dos eventos de acidente de trabalho. Por isso, empresas baseadas em operações industriais e de engenharia estarão mais expostas ao eSocial. Exemplo: construção civil, indústria de transformação, mineração, extração mineral e agricultura.
  • 4. Dinâmica do eSocial No canto esquerdo, o infográfico descreve os principais conceitos para entendimento do funcionamento do eSocial. Ao lado, o tabuleiro ilustra alguns dos principais processos de Gestão de Pessoas impactados pelo eSocial. Os prazos de envio são válidos apenas para as informações referenciadas (exemplo: no caso de férias, o Empregador deve enviar o periodo das férias, através do leiaute S-2230, até o dia 07 do mes subsequente). Abaixo do tabuleiro, todos os leiautes do eSocial são listados. Eventos Iniciais e de Tabelas: o primeiro evento que deverá ser enviado ao eSocial é o de Informações do Empregador/Contribuinte. Ele contém os dados básicos de classificação fiscal eestrutura administrativa do Empregador. Os eventos de tabela montam as tabelas do empregador (“regras de funcionamento”) e representam os dados que irão validar os eventos não periódicos e periódicos, como por exemplo, aTabela de Cargos,Tabela de Funções e Tabela de Horários/Turnos. Esseseventos devem ser transmitidos logo após atransmissão das informações relativas àidentificação do empregador/contribuinte. Além disso, é fundamental amanutenção correta dessas tabelas para que o cruzamento de dados com os eventos periódicos e não periódicos nãoapresente inconsistências. Parafinalizar essaetapa, também compõe os eventos iniciais e de tabela, o evento de cadastramento inicial do vínculo. Esseevento deve ser enviado após terem sido transmitidos os eventos explicados nos parágrafos acima. Além disso, cabe ressaltar que o evento do Trabalhador Sem Vínculo (S-2300) deve ser enviado antes da transmissão de qualquer outro evento relativo aesse tipo de trabalhador. Portanto, caso aempresapossua trabalhador sem vínculo, amesmadeverá transmitir esse evento antes dos eventos não periódicos eperiódicos. Eventos Não Periódicos: Emoposição aos periódicos, sãoos eventos que nãotem data definida para ocorrer e dependem dos acontecimentos do dia adia na relação trabalhista entre organização e funcionário, como contratação, afastamentos, demissões, entre outros. Estesfatos influenciam na concessãode direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais e por isso,quando confirmados, passam ater prazo específico de transmissão aoeSocial. Essecontexto exigirá que asorganizações cumpram suasobrigações legais, tendo menos espaçodo que hoje para cometer falhas.Apesar das leis permanecerem asmesmas,aexposição não permitirá descumprimento de prazos eausência/ inconsistência de dados. A transmissão dos eventos para o eSocial será realizada através de arquivos .xml e caso eles sofram mudanças, éimportante que as organizações entendam os três conceitos de alteração: (a)Retificar (corrigir uma informação que foi enviada de maneira errada na 1ªvez); (b) Alterar (alterar uma informação que já esteve correta, mas passou por uma alteração); e (c) Excluir (excluir uma informação enviada para que ela não tenha mais efeito jurídico). Eventos Periódicos: Sãoos eventos que têm periodicidade previamente definida para suaocorrência. Seuprazo de transmissão é até o dia 07 do mês seguinte, antecipando o vencimento para o dia útil imediatamente anterior em caso de não haver expediente bancário. Sãocompostos principalmente de informações de folha de pagamento ede retenção do imposto sobre arenda retido na fonte sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. Eventos e Tabelas Iniciais: S-1000 - Informações do Empregador/ Contribuinte S-1005 - Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil S-1010 - Tabela de Rubricas S-1020 - Tabela de Lotações Tributárias S-1030 - Tabela de Cargos/Empregos Públicos S-1040 - Tabela de Funções/Cargos em Comissão S-1050 - Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S-1060 - Tabela de Ambientes de Trabalho S-1070 - Tabela de Processos Administrativos/Judiciais S-1080 - Tabela de Operadores Portuários Eventos Periódicos: S-2100 - Cadastramento Inicial do Vínculo S-1200 - Remuneração do Trabalhador S-1202 - Remuneração do Trabalhador RPPS S-1210 - Pagamentos de Rendimentos do Trabalho S-1220 - Pagamentos a Beneficiários Não Identificados S-1250 - Aquisição de Produção Rural S-1260 - Comercialização da Produção Rural Pessoa Física S-1270 - Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários S-1280 - Informações Complementares aos Eventos Periódicos S-1298 - Reabertura dos Eventos Periódicos S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos S-1300 - Contribuição Sindical Patronal Admitir Colaborador S-2200 Até o final do dia imediatamente anterior aodo início da prestação do serviço. Gerir Férias S-2230 Até o dia 07 do mêssubsequente. Folha de Pagamento S-1200 Até o dia 07 domês subsequente ao do mês dereferência. Alterar Cadastro S-2205 Até o dia 07 domês subsequente à ocorrência. Gerir Acidente de Trabalho S-2210 Até o primeiro dia útil seguinte ao daocorrência. Desligar Colaborador S-2299 Até o 1ºdia útil seguinte àdata do desligamento, no caso de avisoprévio ou do término de contrato. Para os demais casos,em até 10dias. Realizar Movimentação S-2206 Até o dia 07 do mês subsequente ou até o enviodos eventos mensais de folha depagamento. Monitorar Saúde do Colaborador S-2220 Até o dia 07 (sete)do mêssubsequente. Gerir Afastamentos Temporários S-2230 Em caso de acidente, não superior a 15dias, e demais casos até o dia 07 do mês subsequente da sua ocorrência; Em caso de acidente superior a 15dias até o 16ºdia dasua ocorrência. Folha de Pagamento S-1200 Folha de Pagamento S-1200 Folha de Pagamento S-1200 O Ministério do Trabalho visa garantir o cumprimento da legislaçãotrabalhista A Caixa visa controlar e arrecadar oFGTS A Receita Federal busca arrecadar tributos A Previdência Social busca reconhecer e conceder direitos aos segurados O INSS busca garantir o direito socialdos trabalhadores, além de gerir os recursos Entidades Públicas Envolvidas no eSocial Envio das Informações do Empregador S-1000 Envio das Tabelas S-1000 até S-1080 Envio das Informaçõesdos Colaboradores Eventos e Tabelas Iniciais: Setembro de 2016 Envio da carga inicial pelos Empregadores com faturamento em 2014 acima de R$ 78.000.000 Observação: Asinformações referentes aosprocessos de Medicina eSegurança do Trabalho deverão ser reportadas por esses Empregadores a partir de Janeirode2017 Eventos Não Periódicos: S-2190 - Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar S-2200 - Admissão de Trabalhador S-2205 - Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S-2206 - Alteração de Contrato de Trabalho S-2210 - Comunicação de Acidente de Trabalho S-2220 - Monitoramento da Saúde do Trabalhador S-2230 - Afastamento Temporário S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco S-2241 - Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial S-2250 - Aviso Prévio S-2298 - Reintegração S-2299 - Desligamento S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo – Início S-2305 - Trabalhador Sem Vínculo - Alteração Contratual S-2399 - Trabalhador Sem Vínculo – Término S-3900 - Exclusão de Eventos S-4000 - Solicitação de Totalização de Bases e Contribuições Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial 4
  • 5. Admissão de Colaborador Atestado de Saúde Ocupacional Afastamento Temporário Emissão de CAT Desligamento Alteração de Dados Cadastrais/ Contratuais Todos os colaboradores devem ser registrados no prazo conforme artigo 47 da CLT. Mínimo de R$ 402,53 máximo de R$ 805,06 porempregado Mínimo de R$ 201,27 máximo de R$ 402,54 porempregado Mínimo de R$ 724,00 máximo de R$ 4.390,24 Mínimo de R$ 402,53 máximo de R$4.025,33 Mínimo de R$ 1.812,87 máximo de R$ 181.284,63 Um salário do colaborador em favor domesmo Existem prazos para o ASO de Admissão, Periódico, Mudança de Função, Afastamento e Demissional. No afastamento temporário devem ser observados os direitos trabalhistas, previdenciários e ob. tributárias. O prazo para entrega da CAT é de 24 horas ou até o 1ºdia útil subsequente ao acidente. O prazo de envio do evento de desligamento será o mesmo previsto em lei. O empregador é obrigado a informar as alterações de dados cadastrais e contratuais, conforme artigo 47. Penalizações Exemplode penalizações previstas pelo não envio dasinformações ao eSocial e descumprimento da lei. Cronograma Cronogramade acordo com apublicação daResoluçãonº 1do ComitêDiretivo eSocialde 24/06/2015. É importante ressaltar que este cronograma poderá sofrer ainda atualizações por parte do governo e,por isso, os autores sugerem que asdatas sejam confirmadasno site oficial do programaeSocial (www.esocial.gov.br) Empregadores com faturamento no ano de 2014 acima de R$ 78.000.000,00 Demais empregadores Mar/16 Liberação do Ambiente de Teste Envio das informações em caráter experimental. jan/17 Demais Eventos Informações Referentes a: • Tabela de ambientes de trabalho; • Comunicação de acidente de trabalho; • Monitoramento da saúde do trabalhador; • Condições ambientais do trabalho. Jul/17 Demais Eventos Informações Referentes a: • Tabela de ambientes de trabalho; • Comunicação de acidente de trabalho; • Monitoramento da saúde do trabalhador; • Condições ambientais do trabalho. Início do envio Todos os eventos com exceção dos citados na próxima fase. Set/16 Início do envio Todos os eventos com exceção dos citados na próxima fase. Jan/17 5Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
  • 6. A figura ilustra os processos impactados diretamente e indiretamente pelo eSocial. Para os processos impactados diretamente, um requisito legal aser auditado através do eSocial édescrito como exemplo. Quais processos serão impactados pelo eSocial? Quandoanalisamosacadeiade processosrelacionados àgestão de RH,Administração de Pessoale Saúde, SegurançaeMedicina do Trabalho,JurídicoeTributário (Figura 02),percebemosque todos os processos serãoimpactadoscom aimplantaçãodo eSocial.Emalguns processos,o impacto édireto, sendo necessária umavisão crítica daliderança dessesprocessos,como éo casodos processosrelacionados diretamente ao ciclo de vida do colaborador em umaorganização (desdesuaentrada até sua saída). Entenda quais são os processos de gestão de pessoas mais afetados pelo eSocial e alguns de seus impactos. Gerir Ciclo de Vida do Colaborador Recrutar e Selecionar Colaborador Exemplo de impacto: O recolhimento dos documentos para a admissão dos colaboradores deveráestar alinhado com asnecessidades de envio para o governo. Admitir Colaborador Exemplo de impacto: O envio das informações da admissão deverá ser realizado até o final do dia anterior adata de admissão. Movimentar Colaborador Exemplo de impacto: Se houver mudança de função ou outro dado relacionado ao contrato, aempresa deverá garantir a alteração do contrato. Desligar Colaborador Exemplo de impacto: No caso do cumprimento do Aviso Prévio, a empresa deverá garantir o envio aogoverno. Gerir Estratégia de RH Gerir Estrutura Organizacional Exemplo de impacto: Agestão dos cargos e CBOs(Classificação Brasileira de Ocupação) deverá garantir a atualização das informações cadastradas. Gerir Remuneração e Benefícios Exemplo de impacto: Agestão das remunerações e benefícios deverá garantir aatualização das informações cadastradas. Gerir Orçamento de Pessoal Gerir Clima Organizacional Gerir Políticas e Gerir Plano de Procedimentos Carreira Gerir Operação e Serviços de RH Gerir Administração de Pessoal Exemplo de impacto: Os processos devem garantir aaderência da jornada de trabalho contratual e os registros de ponto, aassinatura do Aviso de Férias e o envio do período de gozo até 30 dias de antecedência do início das férias e amanutenção dos dados cadastrais dos colaboradores. Gerir QSMS Exemplo de impacto: Os processos devem garantir arealização dos ASOs(atestados de Saúde Ocupacional) e acomunicação da CAT(Comunicado de Acidente de Trabalho) para o governo até 24 horas após a ocorrência de um acidente. Gerir Relações Trabalhistas Gerir Desenvolvimento do Colaborador Legenda Processos com impacto indireto do eSocial Processos com impacto direto do eSocial 6Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial Figura 02: Impacto nos processos de Recursos Humanos, Medicina,Segurançado Trabalho, Jurídico e Tributário. Comoexemplo, vamosentender como o subprocesso de Programação das Férias édiretamente impactado (naFigura 2,este éum subprocesso de Gerir Administração de Pessoal). Seantes aorganização acordavaasférias em conjunto com o colaborador com diasou poucas semanasde antecedência, com aentrada do eSocial, o empregadodeverá assinaro aviso de férias com,no mínimo, 30 diasde antecedência do início dasférias eo empregador deverá informar o período de férias e realizar o pagamento até 2dias antes do início delas. Mais do que uma burocracia, os executivos e lideranças deverão corrigir eventuais não conformidades na gestão e nas ferramentas sistêmicas. Soluções simples como aadoçãode checklists poderão ser incorporados para que o aviso de férias não deixe de ser formalizado.
  • 7. Outro exemplo de subprocesso impactado éaGestão de Comunicados de Acidente do Trabalho (naFigura 2,este éum subprocesso de Gerir QSMS). Paraoperações descentralizadas, casoum acidente ocorra em um local diferente da sede que centraliza asinformações, os processosinternos eainfraestrutura sistêmica deverão garantir que o fluxo de informação aconteça eaCATseja enviada para o Governo até 24 horas após o acidente. Paraessecaso,por exemplo,asorganizações deverão seatentar não somente na revisão dos seus processosinternos, mastambém naefetiva comunicação e integração dos sistemascom empresasterceiras, se existirem. Como planejar um projeto de adequação ao eSocial? Emfunção do impacto do eSocial nos processosde Gestão de Pessoas,entendemos que aadequaçãoaessenovo cenário regulatório deva ser estruturada de forma multidisciplinar, demandando aorganização de um projeto com 04 grandes pilares de atuação conforme Figura 03 a seguir. 04 pilares sustentam um projeto para adequação ao eSocial Um projeto para adequaçãodos processosinternos ao eSocial sebaseia em alguns fatores críticos de sucessoeésustentado por quatro pilares que devem ser trabalhados ao longo dessetipo de projeto. Objetivo: Adequação dos processos internos das organizações às exigências do eSocial Pilar 1 Transformação de processos Pilar 2 Saneamento das bases cadastrais Pilar 3 Auditoria Fiscal, Trabalhista e de Segurança Pilar 4 Adequaçãode infraestrutura e sistemas deTI Orientação e Patrocíno da alta gestão da organização e das áreas envolvidas no projeto Integração das áreas de RH, TI, Medicina Saúde e Segurança do Trabalho, Jurídico, Fiscal,Tributáriae Comunicação Interna ao longo de todo o projeto Conscientização dos colaboradores envolvidos sobre os impactos do eSocial nos processos Gestão da Mudança ao longo de todo o projeto de adequação dos processos ao eSocial Adequação dos processos com base na legislação, antes mesmo da implantação do eSocial e disciplina para monitoramento contínuo dos requisitos legais e dos requisitos sistêmicos doeSocial Figura 03: As quatro frentes de trabalho de um projeto de adequação dos processos ao eSocial 7Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
  • 8. “Aadequação dos processos ao eSocial é um projeto complexo e deve ser estruturado de forma multidisciplinar” 8Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial Pilar 1 Transformação dos processos: A transformação de processos envolve o mapeamento das rotinas de trabalho, sistemas, regras de negócio, interface, entre outras questões. Para isso, todas as áreas envolvidas nos processos impactados pelo eSocial devem ser entrevistadas para que os detalhes da execução dos processos atuais sejam mapeados. Na análise dos processos, sugere-se o levantamento de todos os requisitos sistêmicos (informações cobradas por cada evento do eSocial) e uma análise crítica se esses requisitos são atendidos pelo sistema ERP ou não. Na prática, as iniciativas acompanhadas sugerem o uso de checklists com os requisitos sistêmicos do eSocial (Figura 04) para classificar cada campo sistêmico em: (1)“OK”,campo existe e está de acordo com as obrigações do eSocial; (2) “GAP”, campo não existe e é exigido pelo eSocial; e (3) “N/A”,campo não se aplica para a empresa. Por fim, como resultado desse checklist, os problemas serão identificados e as melhorias serão levantadas para os processos. Pilar 2 Saneamento das bases cadastrais: É essencial que as empresas iniciem o projeto revisando os dados cadastrais dos processos. São os dados mestres, utilizados durante a execução das atividades de gestão de pessoas e essenciais para a qualidade dos processos. Alguns exemplos de dados cadastrais críticos para o eSocial: informações sobre os trabalhadores, como CPF e o Número de Identificação Social (NIS), cargos, turnos de trabalho. Na prática, o saneamento deverá adotar estratégias de acordo com o contexto da empresa. Assim, a empresa poderá definir estratégias “proativas” na correção desses dados, por exemplo, através do contato com todos os colaboradores para confirmação dos dados cadastrais ou poderá se utilizar de uma estratégia mais “passiva”, por exemplo, através da solicitação que os colaboradores acessem seus dados cadastrais e notifiquem a existência de inconsistências. É importante dizer que, independente da estratégia, há necessidade de que novos processos sejam implementados, em paralelo ao saneamento, para mitigar novos inputs errados de dados na base. Pilar 3 Auditoria Fiscal, Trabalhista e de Segurança: Para assegurar a conformidade dos requerimentos legais na revisão dos processos tributários, trabalhistas e previdenciários, especialistas legais deverão atuar, por meio de validações internas dos dados antes dos envios ao governo, avaliando se as melhorias propostas durante a transformação dos processos e as correções realizadas no saneamento da base cadastral atenderam aos requisitos fiscais, trabalhistas e de segurança do trabalho. Pilar 3 Adequação de infraestrutura e sistemas de TI: Por fim, o projeto deverá considerar uma frente de trabalho que avalie a infraestrutura e a função dos sistemas de TI, analise os gaps sistêmicos listados na transformação dos processos e planeje as ações necessárias para o desenvolvimento ou atualização de todos os sistemas envolvidos na transmissão das informações requeridas pelo eSocial. Feito esses desenvolvimentos sistêmicos, esse pilar inclui também o acompanhamento do uso do “ambiente de teste” para envio das informações ao eSocial via sistema em caráter experimental e as possíveis adequações sistêmicas necessárias.
  • 9. Quais são os fatores críticos de sucesso para a adequação dos processos ao eSocial? Apesar da área de Recursos Humanos consolidar grande parte dos dados que serão enviados ao eSocial, éimportante entender que outras áreas da empresaserão impactadas edeverão estar preparadas para asmudançasaserem implantadas. Epara garantir o envolvimento dasáreasé necessário: 9Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial 1. Orientação e Patrocínio da alta gestão da organização para manter o senso de urgência na implantação de ações que reduzem a exposição da empresa aos riscos de não cumprimento das obrigações. 2. Orientação e Patrocínio da alta gestão das áreas mais diretamente envolvidas na adequação do eSocial - em geral, as áreas de Recursos Humanos, Medicina e Segurança do Trabalho, Tecnologia da Informação, Jurídico e o Centro de Serviços Compartilhados (se parte dos processos relacionados estiverem centralizados) – para mobilização de suas equipes em todas as etapas do projeto. 3. Conscientização dos colaboradores das áreas com relação ao programa eSocial, conceitos gerais, impactos nos processos e aos riscos do não cumprimento das exigências legais nesse contexto do projeto. 4. Treinamento dos colaboradores das áreas com relação à execução dos processos, à assertividade e ao prazo limite do preenchimento das informações nos sistemas. Figura 04: ChecklistSistêmico do eSocial 2.1.
  • 10. Ainda com relação ao engajamento das áreas, especialistas em temas deverão ser envolvidos, como: 5. Suporte técnico de sistemas da área de Tecnologia da Informação no desenvolvimento de melhorias sistêmicas de adequação ao eSocial e suporte às falhas mapeadas durante o envio das informações. 6. Suporte especialista da área Jurídico e Trabalhista para alinhamento dos processos com a legislação trabalhista, medicina e segurança do trabalho. 7. Suporte especialista da área Fiscal e Tributária para alinhamento dos processos com a legislação tributária. Definido a participação das partes multidisciplinares, é importante ressaltar que a empresa reduz sua exposição a erros à medida que busca: 8. Adequação dos processos com base na legislação, antes mesmo da implantação do eSocial, ou seja, a empresa se preocupa em entender a execução dos seus processos, seus problemas, a corrigir rotinas não otimizadas e que não atendem à legislação e definir alternativas à execução dos seus processos. 9. Engajamento dos envolvidos na implementação das melhorias identificadas e agilidade na resolução de problemas relacionados às implementações, através da nomeação de responsáveis para acompanhar a execução dos novos processos e a incorporação de correções e complementações, de forma a remover o gap entre o que foi planejado e o que é aderente à realidade da organização. 10.Gestão da Mudança para que colaboradores possam compreender a relevância das mudanças impostas, o impacto nas rotinas de trabalho e influência na cultura organizacional. Para isso, treinamentos de curta duração podem ser realizados para o engajamento inicial da equipe do projeto. Feito isso, em um segundo momento, o foco pode voltar-se para a efetividade e a clareza da comunicação das mudanças para os demais colaboradores da empresa, incluindo os colaboradores que não tem influência direta nessa dinâmica. Estes últimos precisam entender o movimento e esforço realizado nesse projeto, além de poderem ajudar na identificação das transformações que irão influenciá-los diretamente ou indiretamente. 11. Orientação da organização à melhoria contínua dos processos, ou seja, monitoramento contínuo dos requisitos legais e dos requisitos sistêmicos do eSocial e, se necessário, correção das não conformidades nos processos e saneamento da base cadastral para garantir a qualidade da informação, atendimento às exigências da Administração Pública e a manutenção ou melhoria do desempenho do processo. Entenda mais o eSocial Com o objetivo de divulgar as regras de preenchimento, de validação, leiautes, tabelas e instruções gerais do sistema, a versão 2.1 do Manual de Orientação do eSocial, aprovada pela Resolução n° 002/2015 do Comitê Gestor do eSocial, publicada no Diário Oficial no dia 07 de julho de 2015, disponível pelo endereço www.esocial.gov.br [C]. Outras informações e comunicados sobre as atualizações do manual e cronograma podem ser acessadas também nesse endereço. 10Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
  • 11. Referências SPED (Brasil). Apresentação sobre o SPED. 2007. Disponível em: www1.receita. fazenda.gov.br . Acesso em: 29 jan. 2016. BRASIL. Decreto nº 8373, de 11 de dezembro de 2014. Institui o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial e dá outras providências. Brasília, 2014. ESOCIAL (Brasil). Apresentação sobre o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). 2015. Disponível em: http://www.esocial.gov.br/doc/ApresentacaoPadrao eSocial.pdf. Acesso em: 29 jan. 2016. 11Como viabilizar a adequação dos processos ao eSocial
  • 12. A EloGroup é uma empresa de consultoria que atua na transformação das organizações, auxiliando-as a obter resultados de excelência e crescer de maneira sustentável. Atuamos em parceria com nossos clientes para criar soluções de alto impacto para seus problemas de gestão, ajudando-os a conquistar seus objetivos e metas. Nos caracterizamos por uma entrega completa de serviços, partindo da concepção das soluções até a sua implementação, apoiando a tomada de decisão e sendo parceira de nossos clientes na conversão dessa decisão em ações concretas. Essa atuação é possibilitada por uma combinação de serviços de consultoria, treinamento (in company, aberto e à distância), desenvolvimento de sistemas e venturing. Com um time altamente capacitado, vindo das mais renomadas universidades brasileiras, atuamos em projetos de Gestão de Processos de Negócio, Estratégia, Inovação, Organização e Pessoas. www.elogroup.com.br Fale com o nosso time Adriana Mota Gonçalves adriana.mota@elogroup.com.br +55 (11)98160-0951 Célia Hanako Kano celia.kano@elogroup.com.br +55 (11)98571-0179 Natália Turrioni Tavares natalia.turrioni@elogroup.com.br +55 (11)98571-0359