Portal de Governança Corporativa

PORTAL DE GOVERNANÇA
Critérios e Desafios para sua implementação
Valter Faria
(11) 99938-3340
E-mail vfaria@valorp.com.br

www.valorpartners.com.br

Sua organização estuda
a implantação de um
Portal de Governança?
Então fale conosco, pois a VALOR Partners tem especialistas que
poderão lhe ajudar a encontrar a melhor solução para sua organização, seja
para desenvolver uma solução em casa ou escolher entre as mais
sofisticadas soluções no mercado internacional.
Também oferecemos total suporte na implantação (operação assistida), que
consiste em auxiliar na adequação dos processos, definição da taxonomia,
preparação de regras e regimentos e, o mais importante, no treinamento dos
usuários para acelerar a adoção e reduzir as resistências.

Por que o Portal de Governança é importante?

SUPERVISIONAR ORIENTAR

DECIDIR
APOIAR O que mudou
COLABORAR
nos últimos anos?
COMPARTILHAR
 Reuniões do Conselho tornaram-
se mais frequentes 
ESCLARECER
 Maior responsabilidade
QUESTIONAR  Mais documentos para analisar
ANALISAR CONSELHO  Menos tempo para ler, analisar,
INFORMAÇÕES
discutir e decidir 
ACESSAR
 Mais comitês para aprofundar
INFORMAÇÕES Principais temas 
ações dos PRESSÃO & RISCO
Conselheiros AUMENTARAM!

3

FORNECER
INFORMAÇÕES OBTER APOIO
PROPOR & ADESÃO
O que mudou PLANOS E
INICIATIVAS
ORIENTAR

nos últimos anos? GERENCIAR
 Demanda dos conselheiros
aumentou EXECUTAR
 Mais documentos para elaborar
DECIDIR
 Menos tempo para monitorar, decidir
, apurar resultados e prestar
contas DIRETORIA APURAR
RESULTADOS
 Riscos se multiplicaram e
PRESTAR
mecanismos de monitoramento não
cresceram na mesma velocidades 
Principais CONTAS

PRESSÃO & RISCO ações dos
AUMENTARAM! Gestores
Executivos
4

FORNECER
SUPERVISIONAR ORIENTAR INFORMAÇÕES OBTER APOIO
PROPOR & ADESÃO
PLANOS E
DECIDIR INICIATIVAS
APOIAR ORIENTAR
COLABORAR
GERENCIAR

COMPARTILHAR
EXECUTAR
ESCLARECER
DECIDIR
QUESTIONAR

ANALISAR CONSELHO DIRETORIA APURAR
RESULTADOS
INFORMAÇÕES

ACESSAR PRESTAR
INFORMAÇÕES CONTAS

DESAFIO:
CRIAR AS CONDIÇÕES NECESSÁRIAS PARA PERMITIR
CONTINUAMENTE E REMOTAMENTE O PLENO ACESSO ÀS
INFORMAÇÕES, A INTERAÇÃO, O DIÁLOGO E A
COLABORAÇÃO, SEM ABRIR MÃO DA MÁXIMA SEGURANÇA.

5

Gestor da Governança e o Portal
Multiplicidade de atividades requer agilidade e precisão!

REGISTRAR CENTRALIZAR
Comentários Agendas
e Decisões

CONSELHO DIRETORIA

PADRONIZAR
ASSEGURAR
Documentos
Rastreabilidade

TRANSMITIR
PERMITIR informações
Buscas rápidas
e eficientes GERENCIAR
Informações

MANTER-SE ATENTA ATENDER DEMANDAS
DAR MANTER-SE
ACOMPANHAR E A DEMANDAS DE E PEDIDOS DE
SUPORTE AO ATUALIZADA NAS
ATENDER INVESTIDORES E APROVAÇÃO
JURÍDICO E PRÁTICAS DE
REGULADORES ACIONISTAS DEOUTRAS ÁREAS
SOCIETÁRIO GOVERNANÇA
MINORITÁRIOS DA EMPRESA
6

Case Pioneiro no Brasil
Principais pontos da experiência vivenciada

Compromisso dos Acionistas e da
Administração
Planejamento de análise e decisão
 Trabalhos preliminares
 Fatores-chave de decisão
O cronograma
Funcionalidades do Portal Implantado
Conclusão.

7

Compromisso dos Acionistas e da Administração
Necessidades que o Portal de Governança deveria atender?

Permitir trabalho
Preservar a informação
colaborativo em
segura e permitir
“tempo real”
rastreabilidade dos usuários

Flexibilidade para disponibilizar
materiais para Conselheiros em
outras localidades ou que viajam Prover eficiência no
constantemente agendamento de reuniões
e distribuição dos
materiais

Acesso imediato Potencial redução de
às informações custos na produção de
gerenciais e materiais impressos
corporativas

Aprovações online Reduzir/eliminar riscos
de Atas, Minutas e de extravio de materiais
Decisões impressos e vazamento
de informações

8

Princípios que norteiam o planejamento do
Portal de Governança
 Portal de Governança é um canal central de informações para
auxílio à tomada de decisão dos Conselheiros
 Permitir acesso imediato a documentos de maneira fácil e ágil
 Especialmente para Conselheiros geograficamente dispersos

 Permitir dinâmica de interação remota nos documentos
 Antecipar consultas, aprovações, opiniões e esclarecimentos sobre temas

 Controlar acesso e eliminar trânsito de documentos
confidenciais
 Criar canal de comunicação segura via internet, garantindo
que nenhuma informação possa ser extraviada, interceptada
ou subtraída
9

Cuidados para
Prevenir Rejeição
SIMPLICIDADE SEGURANÇA
por parte dos
usuários
Considerou
Diferentes TECNOLOGIA

Perspectivas
Facilidade Contrôle e
Colaboração Segurança
de Acesso Processos

Conselho de Administração 1º 2º 3º 4º

Secretário do Conselho 4º 3º 2º 1º
Gestor de TI 3º 4º 1º 2º
Lideranças de Comitês 3º 1º 4º 2º

10

Considerou Tendências
Forte tendência para o iPad

Informações ao alcance dos
Conselheiros de maneira
simples, rápida e segura.

11

Planejamento de Análise e Decisão
Um caminho criterioso para produzir uma decisão segura!
Decisão envolveu:
 Avaliados 11 fornecedores  Avaliação econômico-financeiro
 Selecionados 3 mais bem  Comparativo
qualificados  Desenvolver em Casa X Contratar

Contatos Análise Seleção Aprovação
Definição do
com os das do & Implantação
Escopo
fornecedores propostas Fornecedor Contratação

Critérios 1.Segurança da Informação 5. Propriedade
considerados 2.Atendimento ao Escopo 6.Identidade Visual
na Definição 3.Prazo de Implantação; 7.Tecnologia
do Escopo: 4.Custo de Implantação 8.Experiência do Fornecedor

12

Algumas das opções consideradas
Benchmark Internacional

BoardVantage BoardLink Diretors Desk
Collaborate Thomson Reuters Nasdaq OMX

Diligent BoardWorks
BoardEffect Computershare
BoardBooks Georgeson

13

Trabalhos Preliminares
Fluxo do canal central de informações para auxílio à
tomada de decisão dos Conselheiros
Diretorias (empresas e negócios) Diretoria de Governança
 Propõem deliberações (Secretaria do Conselho) Conselheiros e Comitês
 Geram conteúdos  Gerencia agenda do CA e comitês  Acessa informações
 Reporta status de projetos e  Coordena envio de convocações e (agenda, pautas, atas,
investimentos materiais para deliberação relatórios , etc.)
 Gerencia formalização das  Comenta, questiona e
decisões e repasse para Diretorias aprova/rejeita, etc.
proponentes  Consulta acervo quando
A
necessário
B Portal de Governança
 Agenda personalizada do
Conselheiro NOTIFICAÇÃO
 Material de apoio às reuniões
C  Documentos do Conselho
 Status de aprovações
D ACESSO
 Informes de execução
 Informes dos negócio
 Informações de interesse
E (fontes públicas e de mercado) iPad
 Informações de contato on-
PROPOSTA line
DECISÃO
14

Definição dos critérios de gestão do Conteúdo
 Considerou princípios de gestão do conhecimento, definindo
taxonomia* e critérios de organização, acesso e manuseio
dos documentos:

Critérios de Critérios de
Organização de Conteúdos Permissão de Acesso e
Manuseio de Documentos
Natureza dos Temas Instâncias de Governança
(ex. Conselho, Comitês, Grupos Técnicos, etc.)
Instâncias de Governança Efetividade da Função (titular ou
(ex. Conselho, Comitês, Grupos Técnicos, etc.) suplente)

Periodicidade / Frequência Envolvimento com temas e/ou
decisões (informação, consulta, aprovação e
responsabilidade)

* A taxonomia é um sistema para classificar e facilitar o acesso à informação, e que tem como objetivos: facilitar a busca por
documentos, agilizar a comunicação, encontrar o consenso, melhorar o controle da diversidade de significação e oferecer um mapa
de área que servirá como guia em processos de gestão do conhecimento. É portanto, um recurso que permite alocar, recuperar e
comunicar informações dentro do Portal de maneira lógica e previsível.

15

Gestão do Conteúdo
 A organização de materiais nos repositório de conteúdo de
cada empresa foi subdividido em 3 (três) blocos de assuntos
e agrupados em pastas conforme a seguir:
DIRETORIO DE CADA EMPRESA (holding e subsidiárias)

Informações Organizacionais
Neste diretório estão todos os documentos relacionados a organização administrativa
e funcional das empresas do Grupo

Documentos de Governança Corporativa e Fóruns de Decisão
Neste diretório estão todos os documentos relacionados às discussões prévias,
alinhamentos de interesse e decisões de acionistas e das diversas instâncias de
governança que produzem efeito no negócio ou perante terceiros, bem como as regras
de “compliance” e governança que devem ser seguidas pelos gestores
Informações Gerenciais e Operacionais
Neste diretório estão todas as versões dos documentos levados e discutidos nas
instâncias de governança, bem como, as versões aprovadas relacionadas ao plano
operacional, condução dos negócios e avaliação de desempenhos

16

Lista de Funcionalidades Previamente Requeridas

Reuniões do Radar de
Conselho e negócios
outras instâncias

 Visualização gráfica da  Repositório de
Ferramenta apresentações feitas em
agenda de reuniões do
de busca RCAs anteriormente
conselheiro e encadeamento
das reuniões precedentes  Pesquisa de material de
 Confirmação de presença apresentações ao Conselho
 Todo o portal deveria ter
 Validação on-line de  Download e impressão com
uma poderosa ferramenta
atas/documentos identificação de segurança
de pesquisa e busca que
 Download e impressão com  Aviso de item novo
permitisse localizar arquivos
por palavras encontradas no identificação de segurança
nome dos arquivos ou em
seu conteúdo. Informe de
ações tomadas
pela Diretoria
Contato com a
Executiva
Secretaria de
Governança
 Banco de dados histórico de propostas e
Estatutos e  Envio de perguntas à ações tomada pela Diretoria
normas internas Secretaria de Governança  Pesquisa multidimensional (por data,
responsável, etc.)
 Visualização dos contatos
 Visualização gráfica de orçamentos
com fotos e perfil
 Repositório de documentos- (previsto x realizado)
profissional
texto normativos  Detalhe de conteúdo ao passar do
 Download e impressão com mouse
identificação de segurança  Aviso de item novo publicado no Portal
17

A decisão final foi influenciada por
três fatores principais
 Aplicação imediata (implantação rápida)  Segurança da Informação
 Assistência aos usuários (ambiente criptografado e
(instrução sênior e individualizada) certificação digital)
 Barreiras Culturais  Proteção para a Empresa
(resistência a tecnologia e (Combate aos Hackers)
constrangimento em  Proteção para os Conselheiros
reconhecer o bloqueio/temor)
SIMPLICIDADE SEGURANÇA

TECNOLOGIA

 Funcionalidades Mandatórias (controles de acesso, permissões, aprovações e
decisões, perfil dos executivos, calendário, segregação das diferentes instâncias,
acesso offline, reuniões virtuais, uso em tablets, etc.)
 Funcionalidades Desejáveis (nice to have – blog, painel de discussão, etc.)

18

Segurança da Solução Adotada
 Auditado por Terceiros
• Auditorias de processo e produto
• Sistemas de segurança terceirizados/experts
Certificações
• Atende exigência das áreas de TI de mais de Digitais
700 empresas, inclusive principais bancos
norte americanos e das principais empresas da
Fortune 100

 Processos Confiáveis
• Certificação SAS70 Tipo 2 e atende SoX
• Sem rastreamento de usuários
• Sem acesso ao conteúdo do cliente

 Produto Seguro
• Acesso configurável seguro
• Repositório offline seguro com expurgo
remoto
• Mensagens seguras
• Uso amigável com dois níveis de autenticação

19

Mais sobre Segurança Preocupações Iniciais Eliminadas
• O Portal da Companhia estará seguro?
O fornecedor é certificada pelo SAS70 Tipo II. O aplicativo está hospedado em um
data center seguro e protegido (criptografado) por duas chaves de autenticação.
Todos os aspectos de segurança são continuamente validados por auditorias
independentes e por equipes de TI dos clientes.

• Alguém do fornecedor poderá ver informações ou arquivos da Companhia?
Não. Todos os dados clientes são criptografados. Apenas os clientes tem acesso.

• Alguém do fornecedor monitorará o uso dos Conselheiros da Companhia?
Não. Inexiste possibilidade de verificar ações dos Conselheiros ou qualquer
comunicação confidencial realizada na plataforma. Também inexiste possibilidade de
acompanhamento eletrônico tais como arquivos de cache ou uso de cookies.

• O que acontece se o Conselheiro deletar dados ou arquivos?
O aplicativo mantém apenas uma cópia das informações dos clientes (unicamente
acessível pelos próprios clientes), que são automaticamente deletadas a cada 48
horas. O Secretário do Conselho poderá recuperar dados nesse período.

20

Cronograma de Implantação
Principais eventos

Execução da Abertura da Revisão do
Início Estratégia Requisição Mobilização
Término dos Número de
Demanda de de Compra e
estudos e e Licenças e
Portal de Contratação (RC) Implantação
Início RFP Escopo
Governança (apoio de TI) Ago e
Abr/2011 Jul e
Jan/2011 Abr e Set/2011
Jun/2011 Ago/2011
Mai/2011

Validação dos Avaliação da Análise técnica das Contratação Mobilização do
requisitos técnicos arquitetura de propostas finalizada em fornecedor –
Envolvimento da
para o “Portal de segurança das 18/08/11 Detalhamento de
TI no trabalho de
Governança”. soluções. Cronograma
definição de Análise comercial
requisitos para o Mapeamento dos Realização de das propostas
"Portal de principais players e Workshops (Book
Governança” e soluções e Portal) Negociação das
envolvimento de Condições
disponíveis
suprimentos. Comerciais
Desenvolvimento Análise Negociação dos
da Estratégia de Build X Buy Termos de
Contratação. • Build: Contratação
Entendimento do Pessoas,
Escopo do Projeto Definição do Produto: 2 anos
Softwares e
Sourcing list. de contrato a
Equipamentos
preço fixo. Modelo
• Buy:
contratual
Players locais baseado em
e internacionais.
‘SaaS’ – Software
as a Service.
21

Cronograma de Implantação
Principais eventos

Evolução
Início da
Implantação (2ªFase) Suporte contínuo e estímulos para
aumentar a adesão dos Conselheiros
(1ª Fase)
e eliminar comunicações via e-mail e
A partir de
impressos
Set/2011
Out/2011

Funcionalidades Evolução da
nativas da solução
solução + (interfaces com
Customização conteúdos
Vale alinhado aos internos do cliente
requisitos para o e outras fontes de
"Portal de informação)
Governança”.

Treinamento de Treinamento
Usuários contínuo de
usuários
Estruturação do
suporte de 1º e 2º
Niveis

22

Mais de 60 usuários treinados
 TREINAMENTO DOS ADMINISTRADORES
 O treinamento dos administradores é diferenciado, pois os
processos e métodos de trabalho sofrem profunda mudança
com a implantação do Portal. Também há necessidade de
estabelecimento de perfil de usuários e diversos níveis de
permissão de acesso a documentos e eventos

 TREINAMENTOS DE CONSELHEIROS
 Foi fundamental ter consultores seniores para realizar
o treinamento dos conselheiros que,
preferencialmente, utilizam iPad para acessar
documentos e tomar decisões. Executivos seniores
eventualmente poder expressar rejeição a novas
tecnologias e essa barreira somente é transposta com
muita habilidade e experiência.
 SUPORTE CONTÍNUO PARA EXECUTIVOS DURANTE
VIAGENS
 Toda mudança gera resistência e foi muito importante
estabelecer um atendimento contínuo para assegurar
eficiência no uso da solução em questões que
usualmente são urgentes

23

Características Gerais do Portal
 Acesso Direto
 Elimina gargalos e sobrecarga da equipe de
governança da empresa PC &
 Experiência simplificada ao Usuário notebook
 Conselheiro escolhe se deseja acessar de seu
computador (browser) e/ou de seu iPad (browser)
 Conteúdo e Comunicações
 O acesso imediato aos documentos é o principal
ativo
 Permite fórum de discussão, manter
monitoramento de assuntos específicos (feeds),
acompanhamento de decisões e conselheiros
titulares, etc.
 Modelo de Permissão e Segurança
 Todo conteúdo é protegido por acesso de senha
criptografada
iPad
 Somente os usuários cadastrados pela
companhia têm acesso ao conteúdo de
governança
 Suporte contínuo para Executivos
durante viagens
 Online e offline
 iPads e nos PCs

24

Lista de Funcionalidades da Solução

Perfil dos Aprovações
Executivos e Decisões

Calendário Discussões
e
Conferência
Grupos de s Acesso Offline
Trabalho (Briefcase, quando
(TeamSpaces não há acesso a
) Internet)
Acessibilidade Alinhamento Central de
Notícias e Status Reuniões

Organização Páginas
de Customizadas
Documentos
(Repositório)
Permissões Micro Blogging
de Acesso Controle (discussões por tema)
Chat
Seguro (discussão entre Certificações Digitais
Conselheiros) (garante mais segurança)

25

Portal da Holding e das Controladas

A solução permitiu incluir 10 (dez)
portais de governança e
respeitando as diferenças,
incluindo as permissões,
configuração e personalização que
permitem que diversos grupos de
trabalho (comitês, comissões,
conselhos fiscais e outros grupos
de trabalho) possam utilizar o portal
com acesso controlado aos
documentos e informações.

26

Organização de Documentos (taxonomia)

O plano de gestão de conteúdo
contemplou exigentes
expectativas, tais como o
controle de versões e a
completa rastreabilidade de
usuários e acessos aos
documentos.

27

Controle & Permissões

Há uma
funcionalidade que
permite filtrar o
acesso aos
conteúdos com
precisão suficiente
para permitir que
haja colaboração
entre equipes com
diferentes níveis
hierárquicos e
diferentes tipos de
controle de acesso.

28

Calendário

Outro módulo
extremamente
importante, o
calendário organiza a
agenda de atividades
dos conselheiros e
possui uma série de
funções que se
integram com sistemas
de webcasting e
programas de e-mail,
como o Outlook®.

29

Conferências

Este módulo permite
uma dimensão visual
para as conferências
telefônicas, pois
permite compartilhar
documentos e
apresentações com
antecedência sem
comprometer o acesso
a documentos sigilosos.
Inclusive visualizar
apresentações das
reuniões em tempo real
e a distância.

30

Material de discussão BoardBook
Conseguimos facilmente criar, montar de distribuir o boardbook*., o qual
possui hiperlinks que permitem aos conselheiros irem diretametne para o
item da pauta que deseja ler.

31

Aprovações
Este módulo provê um
processo simples para
formalizar aprovações ou
votos desfavoráveis em
decisões.
Os resultados das votações
são registrados
automaticamente e
mostrados em gráficos de
pizza, permitindo que seus
resultados sejam
conhecidos imediatamente
e que se identifique a
opinião de todas as partes
envolvidas.

32

Customização e layout
A plataforma permitiu respeitar a identidade da
holding e das 9 controladas, pois pudemos
editar layouts personalizados, aplicação de
imagens e textos personalizados.

33

Perfis

Também pudemos
compartilhar as
informações relevantes
sobre a formação e
experiência profissional
dos conselheiros e
demais profissionais
que atuam na
governança e na gestão
da organização e, ao
mesmo tempo, permiti
um rígido controle de
sua visibilidade dentro e
fora do grupo.

34

Chat Seguro

Esta função permite que
conselheiros e demais
participantes troquem ideias e
opiniões instantaneamente. Esta
funcionalidade atende esse tipo
de necessidade de
comunicação instantânea com
a devida segurança para os
conselheiros.

35

Painel de Discussão

Também é possível
criar painéis de
discussões, onde os
conselheiros
compartilhem visões,
pensamentos e
comentários de
maneira interativa e
muito mais eficiente do
que o e-mail.

36

Ferramentas de Monitoramento (Feeds & Status)

Esta ferramenta permite
monitorar as contribuições
dos usuários e rastrear
acessos e alterações
realizadas no conteúdo dos
diversos documentos de
análise e decisão (atas,
pareceres, relatórios
gerenciais, etc.).

37

Acesso via iPad
O iPad combina uma rica animação própria
desse tipo de equipamento.
Permite também que o usuário utilize o efeito
aumentar as visualização (pan-and-zoom) para
acessar documentos da biblioteca de
boardbooks, visualizar os participantes, os
boardbooks e materiais de apoio.

38

Controle de Acesso
Tal como o uso em computadores, o acesso via iPad possui sistema
de acesso com senha e permite ler documentos criptografados.

39

Acesso a diversos Portais
Por meio de um único ingresso de usuário, o Conselheiro pode
acessar quaisquer dos Portais de Governança do Grupo aos quais
tenha acesso e documentos para análise.

40

Experiência iPad
O Conselheiro também pode fazer
anotações nos documentos e estas
anotações poder ser compartilhadas
com seus colegas ou serem
mantidas confidencias, apenas para
sua consulta e orientação pessoal

41

Experiência iPad
Tem se mostrado irreversível a tendência do uso de iPads por
conselheiros, ainda mais com as novas ferramentas e facilidades que
permitem aplicar no iPad as mesmas técnicas de leitura, avaliação e
comentário de documentos.

 Caneta para anotações  Pincel Marca Texto
(desenhar ou escrever)

42

Acesso aos repositório de documentos
Por meio do iPad os conselheiros podem acessar materiais das
reuniões atuais, bem como informações gerenciais, discussões de
comitês e atas de reuniões de diversos anos.

43

Pasta de trabalho off line (Briefcase)

Seja em equipamento iPad
ou laptop, o portal permite
acesso seguro a
documentos para consulta
em situações em que não
seja permitido o acesso a
internet.

Exemplos de acesso offline:
Durante vôos
Prédios com bloqueio de
acesso
Locais remotos e sem
cobertura de sinal de
internet

44

Pessoas
Por meio do iPad os conselheiros têm aceso ao perfil profissional e
aos dados de contato de todas as pessoas com as quais precisa, seja
membros do Conselho ou de outras instâncias.

45

Conclusão

Os portais de Governança atualmente são uma
necessidade, pois
 Aumentam a eficiências dos Órgãos de Governança
 Minimizam Riscos
 Permitem compartilhar informações confidenciais de
maneira segura e controlada
 Permitem construir um acervo de documentos e
comunicações para segurança das empresas e dos
Conselheiros
 Permitem combinar novas tecnologias

46

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