Uma das atividades da área de recursos humanos é a descrição e especificação de cargos nas organizações. Assim, esse texto apresenta, de forma objetiva, o tema proposto.

1. GESTÃO DE CARGOS E SALÁRIOS
O QUE É DESCRIÇÃO E ESPECIFICAÇÃO DE CARGOS
A descrição de cargos é o detalhamento das tarefas do cargo, os métodos utilizados para sua execução, a periodicidade e os objetivos de cada tarefa. Lembrando que:
 A descrição deve se refere sempre ao cargo e não ao ocupante dele naquele momento.
 A descrição deve ser clara e objetiva, obedecendo algumas regras de padronização de forma que qualquer pessoa tenha facilmente a compreensão das atividades desenvolvidas em determinado cargo.
A especificação de cargos é o processo de identificar e estabelecer os requisitos, responsabilidades e qualificações exigidas para o seu preenchimento. A descrição e especificação de cargos devem se adaptar às mudanças ocorridas na organização em função das mudanças de mercado, de legislação, de política de governo enfim, mudanças que ocorrem à margem da organização, mas que a afeta diretamente.
Finalidades Principais da Especificação de Cargos
São três as finalidades principais da especificação de cargos:
I) Fornecer parâmetros (conhecimento/modelo) necessários para o enquadramento dos empregados na estrutura de cargos propostos, assim como para novas funções;
II) Identificar as qualificações, requisitos e conhecimentos exigidos para o acesso ao cargo;
III) Fornecer dados para os subsistemas de recursos humanos como recrutamento, seleção e desenvolvimento de pessoal.
Para se obter a descrição e especificação de cargos são necessárias que se faça a análise das tarefas desempenhadas em cada cargo e os fatores exigidos pelo cargo para seu desempenho. O analista deve incluir o máximo de detalhes esclarecedores.
Principais Fatores de Especificação de Cargos
A análise dos fatores exigidos pelo cargo vai variar de cargo para cargo. Os principais Fatores de Especificação de Cargos são:
a) Fator Instrução
Estudo das aptidões mentais exigidas pelo cargo as quais podem ser adquiridas através de instrução (teórica) formal advindas de cursos acadêmicos, especializações ou cursos de extensão.
b) Fator Conhecimento
Conhecimentos adicionais específicos exigidos para o exercício do cargo além dos mencionados no item anterior.
c) Fator Experiência
Os conhecimentos exigidos por um cargo indicam o total de exigências no aspecto teórico. Somente após este conhecimento é que se verifica a experiência, ou seja, qual o tempo estimado o ocupante do cargo precisaria para desempenhar normalmente as tarefas descritas no respectivo cargo. Embora seja fácil estimar o tempo necessário para cargos simples, prudente seria manter uma amplitude, com margem de tolerância, como por exemplo:
Até 1 mês
de 3 a 6 meses
De 6 a 12 meses
de 1 a 2 anos
De 2 a 4 anos
de 4 a 5 anos
De 5 a 7 anos
acima de 7 anos

2. d) Fator Esforço Mental e Visual
São exigências do cargo que envolve certo grau de concentração, de atenção mental e esforço visual para o desempenho das tarefas. O analista deve determinar a frequência e a intensidade desses graus.
e) Fator Esforço Físico
São exigências do cargo que envolve a posição em que o trabalho é realizado, o manuseio de pesos, posições que dependem do esforço corporal e a intensidade dessas exigências.
f) Fator Segurança/Risco
São situações na execução das tarefas do cargo que, apesar das normas de segurança estabelecidas, podem gerar possíveis acidentes com o ocupante do cargo. Devem ser apontados os equipamentos disponíveis para se evitar tais riscos, além da probabilidade e a gravidade das lesões que podem ocorrer.
g) Fator Complexidade e Iniciativa
Envolve a capacidade do ocupante do cargo em julgar os próprios trabalhos, a complexidade e o andamento das tarefas, a decisão e iniciativa de como fazer a tarefa a cada nova situação apresentada. Envolve também o grau de raciocínio necessário para analisar e interpretar as políticas, normas e procedimentos, bem como a supervisão recebida e o grau de habilidade pessoal exigida para enfrentar situações adversas e o discernimento na escolha de alternativas para resolução de problemas.
h) Fator Condições de Trabalho
Envolve as condições físicas do ambiente do trabalho, as condições ergonômicas do ocupante do cargo, os elementos locais que existem, isolados ou concomitantes e que podem afetar o conforto, a disposição ou a própria saúde do empregado tais como ruído, gases, calor e etc.
i) Fator de Responsabilidade por máquinas e equipamentos
Considera a responsabilidade com relação a prevenção na utilização, manutenção e conservação de máquinas, equipamentos e ferramentas para a realização das tarefas. Que prejuízos são causados pela falta de responsabilidade ou descuido na utilização destas máquinas ou equipamentos.
j) Fator de Responsabilidade por Erros
Envolve a responsabilidade na execução do trabalho que pode causar prejuízos em relação a consertos e reparos provocados por tais descuidos e até prejuízos que afetam a imagem da empresa.
k) Fator de Responsabilidade por Produtos e Matéria-Prima
Envolve a responsabilidade por produtos (acabados ou não) e por matéria-prima utilizada nas atividades que, por negligência ou qualquer outro ato, podem gerar prejuízos operacionais para a organização.
l) Fator de Responsabilidade por Valores Numéricos
Envolve a responsabilidade pela guarda, sigilo e manuseio de documentos negociáveis, dinheiro e títulos da organização.
m) Fator Responsabilidade por Clientes (Interno e Externo)
Envolve a responsabilidade que o ocupante do cargo possui, seja por cuidados de segurança na realização de tarefas com os clientes internos e externos, seja na comunicação entre o cliente interno e externo dos quais o ocupante do cargo depende para a realização de seu trabalho.
n) Fator Responsabilidade por Supervisão
Envolve o grau de responsabilidade exercida pelo ocupante do cargo em relação ao número de subordinados e a natureza da supervisão. A supervisão é geral para os cargos profissionalizados ou complexos e, constante para os cargos de natureza rotineira.