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Administração do
Tempo
- Administração do Tempo
na Vida e no Trabalho
- Tarefas Importantes
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Será que nós (realmente) deixamos
tudo para a última hora?
As pessoas gastam 60% do seu tempo no
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Fonte: Consultoria ProGeps - SP
Para alguns 24 horas é muito....
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Administração do tempo na vida e no trabalho
• Defina prioridades de curto e longo prazos.
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Para ser organizado é preciso ser flexível,
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interferências externas em nossas vidas, nos
adaptando e atuando de forma mais
coerente possível frente às adversidades,
atingindo os resultados
com tranqüilidade.
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E o que é IMPORTANTE
muitas vezes não é URGENTE.
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Em seguida, divida-as nos seguintes grupos :
Tipo A : Tarefas importantes e urgentes.
Tipo B : Tarefas importantes ou tarefas urgentes.
Tipo C : Tarefas que não são importantes nem urgentes,
mas fazem parte da rotina de trabalho.
Se tiver dúvida ao classificar uma tarefa, coloque-a no
grupo C ou descarte-a.
Priorize a planeje
Os dias de trabalho devem ser formados por uma
mescla de atividades A, B e C.
Planeje um número de tarefas que você poderá
concluir num só dia, alternando momentos de
Intensa concentração (tarefas A)
com menos tensos (tarefas B e C).
E respeite sempre o seu bioritmo.
Vale lembrar...
• Aquilo que é só importante pode acabar sendo
urgente.
• Para tarefas importantes e complexas é necessário
planejar, alocando o tempo para cada tarefa.
• Anote na agenda APENAS compromissos
que você poderá REALMENTE atender.
• Crie metas... e atinja-as
(e comemore o que foi alcançado).
• Aprenda a delegar.
Vilões do tempo
• Ausência de foco: Reuniões onde tudo é discutido menos o que
realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos
onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapalham a
produtividade de qualquer profissional.
• Falta de concentração: Bate-papo no corredor, televisão,
revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de
lado a tarefa que estava realizando.
• Falta de planejamento: Alguns profissionais não têm o
costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão
surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais
importantes.
• Acomodação: Desmotivado,
o profissional se acomoda e deixa
de procurar fatos e processos novos
em sua área de atuação.
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• Procrastinação: Deixar para amanhã tarefas que poderiam ser
feitas hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos.
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o telefone torna-se um problema. Tocando incessantemente no meio de
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produtividade.
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30% mais tempo para realizar suas tarefas.
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de forma clara e objetiva, perde-se muito tempo em atividades sem
importância.
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tempo.
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finais
• Deixe espaço na sua agenda para os contratempos e
procure incluir atividades prazerosas na sua agenda.
• Aprenda a dizer NÃO... dependendo de quem pede.
• Para termos o tempo como nosso aliado é preciso
saber o que queremos da nossa vida.
Foco é essencial.
• Entenda o trabalho como uma das
milhares partes da sua vida.
Alexandre Pallota
alexandrepallota@gmail.com
Universidade Anhembi Morumbi
Pós Graduação em Gestão de Projetos, 2010
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Administração do Tempo

  • 1. Administração do Tempo - Administração do Tempo na Vida e no Trabalho - Tarefas Importantes vs Tarefas Urgentes - Priorizar e Planejar - Os Vilões do Tempo
  • 2. Será que nós (realmente) deixamos tudo para a última hora? As pessoas gastam 60% do seu tempo no escritório para resolver problemas que consideram urgentes. Fonte: Consultoria ProGeps - SP
  • 3. Para alguns 24 horas é muito.... para outros, 24 horas é muito pouco. Não tive tempo... O dia é muito curto... Amanhã eu faço... Esse telefone que não pára... Mais uma reunião? Quantos emails...
  • 4. Administração do tempo na vida e no trabalho • Defina prioridades de curto e longo prazos. • Busque sempre o equilíbrio entre as atividades pessoais e as do trabalho. • Não existem fórmulas milagrosas para administrar o tempo. • Divida o tempo entre horas boas e ruins. Respeite o seu relógio biológico. • Você não administra o tempo, mas as tarefas no tempo.
  • 5. Como ser organizado? Para ser organizado é preciso ser flexível, para conseguimos lidar com as interferências externas em nossas vidas, nos adaptando e atuando de forma mais coerente possível frente às adversidades, atingindo os resultados com tranqüilidade.
  • 6. Atividades urgentes e importantes E o que é IMPORTANTE muitas vezes não é URGENTE. Produz resultado, é de grande valor, merece atenção especial e não tem pressa. E o que é URGENTE muitas vezes não é IMPORTANTE . Deve ser feito com rapidez, exige atenção instantânea.
  • 7. Como diferenciar? Tarefas importantes são aquelas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo, são tarefas com impactos relevantes sobre nossos sonhos, planos e estratégias.
  • 8. Como priorizar as tarefas? Faça uma lista de suas tarefas atuais, futuras e de rotina. Em seguida, divida-as nos seguintes grupos : Tipo A : Tarefas importantes e urgentes. Tipo B : Tarefas importantes ou tarefas urgentes. Tipo C : Tarefas que não são importantes nem urgentes, mas fazem parte da rotina de trabalho. Se tiver dúvida ao classificar uma tarefa, coloque-a no grupo C ou descarte-a.
  • 9. Priorize a planeje Os dias de trabalho devem ser formados por uma mescla de atividades A, B e C. Planeje um número de tarefas que você poderá concluir num só dia, alternando momentos de Intensa concentração (tarefas A) com menos tensos (tarefas B e C). E respeite sempre o seu bioritmo.
  • 10. Vale lembrar... • Aquilo que é só importante pode acabar sendo urgente. • Para tarefas importantes e complexas é necessário planejar, alocando o tempo para cada tarefa. • Anote na agenda APENAS compromissos que você poderá REALMENTE atender. • Crie metas... e atinja-as (e comemore o que foi alcançado). • Aprenda a delegar.
  • 11. Vilões do tempo • Ausência de foco: Reuniões onde tudo é discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional. • Falta de concentração: Bate-papo no corredor, televisão, revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando. • Falta de planejamento: Alguns profissionais não têm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais importantes. • Acomodação: Desmotivado, o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e processos novos em sua área de atuação.
  • 12. Vilões do tempo • Procrastinação: Deixar para amanhã tarefas que poderiam ser feitas hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos. • Ser refém do celular: De ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um problema. Tocando incessantemente no meio de reuniões e projetos, o celular é um inimigo da concentração e da produtividade. • Usar o email de forma errada: pessoas que trabalham com o email aberto e param para conferir novas mensagens gastam de 20% a 30% mais tempo para realizar suas tarefas. • Comunicação deficiente : Quando a comunicação não é feita de forma clara e objetiva, perde-se muito tempo em atividades sem importância. • Telefone : quando usado de forma excessiva, nos faz perder muito tempo.
  • 13. Já que deu tempo, algumas considerações finais • Deixe espaço na sua agenda para os contratempos e procure incluir atividades prazerosas na sua agenda. • Aprenda a dizer NÃO... dependendo de quem pede. • Para termos o tempo como nosso aliado é preciso saber o que queremos da nossa vida. Foco é essencial. • Entenda o trabalho como uma das milhares partes da sua vida.
  • 14. Alexandre Pallota alexandrepallota@gmail.com Universidade Anhembi Morumbi Pós Graduação em Gestão de Projetos, 2010 Reprodução permitida mediante autorização. Obrigado!