O documento discute estratégias para administrar o tempo de forma eficiente, incluindo priorizar tarefas importantes versus urgentes, planejamento, equilíbrio entre vida pessoal e trabalho, e identificar "vilões do tempo" como procrastinação e distrações.

1. Administração do
Tempo
- Administração do Tempo
na Vida e no Trabalho
- Tarefas Importantes
vs Tarefas Urgentes
- Priorizar e Planejar
- Os Vilões do Tempo

2. Será que nós (realmente) deixamos
tudo para a última hora?
As pessoas gastam 60% do seu tempo no
escritório para resolver problemas que
consideram urgentes.
Fonte: Consultoria ProGeps - SP

3. Para alguns 24 horas é muito....
para outros, 24 horas é muito pouco.
Não tive
tempo...
O dia é
muito
curto...
Amanhã
eu faço...
Esse
telefone que
não pára...
Mais uma
reunião?
Quantos
emails...

4. Administração do tempo na vida e no trabalho
• Defina prioridades de curto e longo prazos.
• Busque sempre o equilíbrio entre as atividades pessoais e as do
trabalho.
• Não existem fórmulas milagrosas para administrar o tempo.
• Divida o tempo entre horas boas e ruins. Respeite o seu relógio
biológico.
• Você não administra o tempo,
mas as tarefas no tempo.

5. Como ser organizado?
Para ser organizado é preciso ser flexível,
para conseguimos lidar com as
interferências externas em nossas vidas, nos
adaptando e atuando de forma mais
coerente possível frente às adversidades,
atingindo os resultados
com tranqüilidade.

6. Atividades urgentes e importantes
E o que é IMPORTANTE
muitas vezes não é URGENTE.
Produz resultado, é de grande valor, merece
atenção especial e não tem pressa.
E o que é URGENTE
muitas vezes não é IMPORTANTE .
Deve ser feito com rapidez, exige atenção instantânea.

7. Como diferenciar?
Tarefas importantes são aquelas que
nos ajudam a atingir nossos
objetivos de longo prazo,
são tarefas com impactos relevantes
sobre nossos sonhos, planos e estratégias.

8. Como priorizar as tarefas?
Faça uma lista de suas tarefas atuais, futuras e de rotina.
Em seguida, divida-as nos seguintes grupos :
Tipo A : Tarefas importantes e urgentes.
Tipo B : Tarefas importantes ou tarefas urgentes.
Tipo C : Tarefas que não são importantes nem urgentes,
mas fazem parte da rotina de trabalho.
Se tiver dúvida ao classificar uma tarefa, coloque-a no
grupo C ou descarte-a.

9. Priorize a planeje
Os dias de trabalho devem ser formados por uma
mescla de atividades A, B e C.
Planeje um número de tarefas que você poderá
concluir num só dia, alternando momentos de
Intensa concentração (tarefas A)
com menos tensos (tarefas B e C).
E respeite sempre o seu bioritmo.

10. Vale lembrar...
• Aquilo que é só importante pode acabar sendo
urgente.
• Para tarefas importantes e complexas é necessário
planejar, alocando o tempo para cada tarefa.
• Anote na agenda APENAS compromissos
que você poderá REALMENTE atender.
• Crie metas... e atinja-as
(e comemore o que foi alcançado).
• Aprenda a delegar.

11. Vilões do tempo
• Ausência de foco: Reuniões onde tudo é discutido menos o que
realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos
onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapalham a
produtividade de qualquer profissional.
• Falta de concentração: Bate-papo no corredor, televisão,
revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de
lado a tarefa que estava realizando.
• Falta de planejamento: Alguns profissionais não têm o
costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão
surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais
importantes.
• Acomodação: Desmotivado,
o profissional se acomoda e deixa
de procurar fatos e processos novos
em sua área de atuação.

12. Vilões do tempo
• Procrastinação: Deixar para amanhã tarefas que poderiam ser
feitas hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos.
• Ser refém do celular: De ferramenta para maximizar o tempo,
o telefone torna-se um problema. Tocando incessantemente no meio de
reuniões e projetos, o celular é um inimigo da concentração e da
produtividade.
• Usar o email de forma errada: pessoas que trabalham com
o email aberto e param para conferir novas mensagens gastam de 20% a
30% mais tempo para realizar suas tarefas.
• Comunicação deficiente : Quando a comunicação não é feita
de forma clara e objetiva, perde-se muito tempo em atividades sem
importância.
• Telefone : quando usado de forma excessiva, nos faz perder muito
tempo.

13. Já que deu tempo, algumas considerações
finais
• Deixe espaço na sua agenda para os contratempos e
procure incluir atividades prazerosas na sua agenda.
• Aprenda a dizer NÃO... dependendo de quem pede.
• Para termos o tempo como nosso aliado é preciso
saber o que queremos da nossa vida.
Foco é essencial.
• Entenda o trabalho como uma das
milhares partes da sua vida.

14. Alexandre Pallota
alexandrepallota@gmail.com
Universidade Anhembi Morumbi
Pós Graduação em Gestão de Projetos, 2010
Reprodução permitida mediante autorização.
Obrigado!