O documento apresenta um treinamento de 8 horas sobre administração do tempo, ministrado pelo professor George Paulus, que abrange conceitos fundamentais para melhorar a produtividade e qualidade de vida dos participantes. O treinamento enfatiza a importância de reconhecer e priorizar o uso do tempo, evitando procrastinação e hábitos que desperdiçam tempo. Métodos como definição de metas SMART e reflexão sobre o uso do tempo são promovidos como ferramentas para alavancar a eficácia pessoal.

1. Treinamento em Administração do TempoDuração: 8h1

2. Apresentação2

3. A PROAGEProf. George PaulusConsultoria, treinamento e desenvolvimentoÁreas de atuação:Gerenciamento de OperaçõesGerenciamento de ProjetosDesenvolve e comercializa o www.GP3.com.br(software de gerenciamento de projetos)Website: www.proage.com.br3

4. Prof. George PaulusOutros Treinamentos da ProageGerenciamento de Operações:Jogo de Empresas – PolitronGestão de EstoquesPrevisão de VendasBasicsofSupply Chain Management - APICSPreparação para Certificação CPIM/APICSGerenciamento de ProjetosG. Projetos Básico (16h)G. Projetos Completo (40h)G. Projetos Avançado (80h)G. Custos com Valor Agregado (20h)Preparatório para o Exame de Certificação PMP4

5. ObjetivosProf. George PaulusDesenvolver instrumentos e habilidades para:Produtividade pessoalEficácia pessoalQualidade vidaCapacidade de alcançar objetivosComo?Desconstrução do mito “não tenho tempo”Entendimento da importância da alavancagem do seu tempoAuto-avaliação de como você usa seu tempoConhecimento do processo de administração do tempoAprendizado com exemplos de pessoas bem sucedidas na gestão do tempoExercício de boas práticasDicas5

6. Exercício de Preparação para o TreinamentoQuais foram as principais conclusões com a experiência de preencher o formulário durante a semana passada ?6Prof. George Paulus

7. Estrutura7Prof. George Paulus

8. Conceitos Importantes8Prof. George Paulus

9. Prof. George PaulusPor que é Importante Administrar o Tempo?Oportunidade de TempoPara investir seu tempo, você tem que encarar o custo de renunciar às outras oportunidades para fazer o que você escolheuCom dinheiro você tem a opção conservadora de guardá-lo em um banco, com o tempo não9

10. Prof. George PaulusPor que é Importante Administrar o Tempo?Você está usando seu tempo para realizar o que é importante para você?Às vezes, você sente que está correndo sem sair do lugar?‘Onde’ vai estar daqui 1 ano, 10 anos, 25 anos?10

11. QuestionárioAuto-diagnóstico de perfis de administração do tempo11Prof. George Paulus

12. O Que é Tempo?Prof. George Paulus20 minutossãosempre 20 minutos, certo?12

13. Veja só . . .13Prof. George Paulus

14. Características do Tempo14Prof. George Paulus

15. Prof. George PaulusAfinal, o quê significa “administrar o tempo”?Administrar o tempo é auto administrar-seFazer as coisas certas (eficácia)Realizar o planejado no tempo disponívelControlar no quê investe o tempo Controlar a qualidade de sua vidaTomar decisões, às vezes durasTer disciplina para executá-las15

16. O Processo de Administração do TEmpo16Prof. George Paulus

17. 17Prof. George PaulusMelissa RaffoniA alavancagem e a administração de seu tempo exigem dedicação e persistência, mas vale a pena.

18. Ciclo de Administração do Tempo18Prof. George PaulusExecuçãoControleSemanal e MensalDiário e SemanalAnual

19. VisãoGeral do Processo19Prof. George Paulus

20. MissãoProf. George PaulusPeter DruckerA empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz, ela se define pela sua missão. Somente uma definição clara da missão, a razão de existir da organização, torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa20

21. Prof. George PaulusPasso 0: Definição FundamentalDefina sua Missão Pessoal O que é importante para você?Quais são seus objetivos na vida?Qual é a sua Missão?21

22. Vídeo: Equilíbrio Pessoal22Prof. George Paulus

23. Equilíbrio PessoalProf. George PaulusNigel MarshAs coisas pequenas são importantes. Ser mais equilibrado não significa mudanças dramáticas na suas vidas. Com um mínimo de investimento nos lugares certos, vocês podem transformar radicalmente a qualidade de suas relações e a sua qualidade de vida.Nigel MarshIsso pode transformar a sociedade, porque se um número de pessoas fizerem isso, nós podemos mudar a definição de sucesso da sociedade, da noção simplista e retardada de que a pessoa com mais dinheiro quando morrer é a vencedora, para uma definição mais atenciosa e equilibrada do que é uma vida bem vivida.Fonte: TED.COM23

24. Equilíbrio PessoalProf. George PaulusFísicoMentalEmocionalEspiritualFonte: “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, 200824

25. Prof. George PaulusA Doença de “O Homem Orquestra”Dr. Meyer Friedman e Dr. Ray H. RosenmanType A Behavior and Your Heart (1974) Tipos de personalidades X Fatores de risco coronário25

26. Características do Tipo AProf. George PaulusUrgência e impaciênciaPropensão a acelerar a execução de qualquer tarefaAvessos a estabelecer prioridades – aceitam todas solicitaçõesHiperatividade: fazem simultaneamente tarefas de naturezas diversas (“homens orquestra”)Evitam o ócio ou a inatividadeComem depressaTendem a dormir poucoFalam agitadamente e têm dificuldade de focar a atençãoVão ao ponto, sem rodeiosNão “escutam seu corpo”26

27. Características do Tipo AProf. George PaulusAmbição e necessidade de conquistasDesejo de conquistas contínuas: conseguir mais, em menos tempoTendência ao perfeccionismoCompetitividade extrema para tudoNão planejam a longo prazoAnsiedade e FantasiaAntecipam-se mentalmente no curto prazo“ansiedade antecipatória”27

28. Características do Tipo AProf. George PaulusTendência a controlar os outrosTrabalhar em grupo é difícilHostilidade e agressividade quando quebram o ritmoMinuciosos (“controladores”)Incapazes de delegar funções e tarefas28

29. Prof. George PaulusPadrão de Comportamento Tipo BPessoas mais tranqüilas e serenasAssumem poucas atividades ao mesmo tempoAgem com pouca ou nenhuma agressividadeBaixos níveis de ambição – sem perder eficácia nas relações humanas e profissionaisTêm probabilidade 3 a 4x menor do que pessoas Tipo A de sofrer ataque cardíacoMenor risco de padecer com doençasPsicossomáticas (Artrite; Câncer e Alergias variadas, Asma, Rinite, Gastrite, Úlcera, Transtornos de pele, Impotência, Hipertensão arterial)Cardiovasculares (acidentes vasculares cerebrais , enfarte de miocárdio , arritmia)Neurose de ansiedade29

30. Prof. George PaulusSouTipo A – Porondecomeçar?Educação sobre Doenças CoronarianasEducação sobre os Tipo A e BRelaxamento (como por exemplo Yoga)Terapia CognitivaImagingModificação de comportamentoRole playingApoio Emocional30

31. 31Prof. George PaulusRandy PauschFotos do MuralO objetivo de executar o trabalho de forma eficaz e eficiente é poder sair no horário certo e passar mais tempo com as pessoas que você ama.

32. QuestionárioAvaliação de Stress32Prof. George PaulusGregorio MarañónTrabalho sem pressa é o maior descanso para o organismo

33. ObjetivosDirecionam a estratégia de atuaçãoEstabelecempadrões de desempenhoAlinhamesforços de equipesDevem ser clarosDevemdescrever “o quê” e não “como”33Prof. George PaulusEscreva seus objetivos ! ! !

34. Passo 1: Identifique PapéisProf. George PaulusExercício:Papéis x ImportânciaIdentifique os papéis que deve desempenhar na sua vida34

35. Prof. George PaulusPasso 1: Importância dos PapéisExercício:Papéis x ImportânciaAtribua a importância relativa de cada um dos papéis de forma que a soma total seja igual a 70Distribua esses papéis no gráfico de pizza da folha 1Papéis x Uso do TempoDetermine o tempo investido em cada papel durante uma semanaDistribua o uso do tempo no gráfico de pizza da folha 2Compare os gráficos da folhas 1 e 2Registre na coluna %[2] o valor desejado [adequado] para o cumprimento da sua missão35

36. Vídeo: PlanejamentoProf. George PaulusVídeo de reflexão sobre a importância do planejamento36

37. O que é Planejamento ?37Prof. George Paulus

38. 38Prof. George PaulusLeonard BernsteinFotos do MuralPara obter grandes realizações, duas coisas são necessárias: - um plano, - e não todo o temponecessário

39. Passo 2 – Defina Metas SMART39Prof. George Paulus

40. Passo 2 – Defina Metas SMART40Prof. George Paulus

41. Passo 2 – Defina Metas SMARTProf. George PaulusEstabeleçaMetas SMART de curto, médio e longoprazo41

42. Prof. George PaulusPasso 3: Liste e Analise os AfazeresCompromissos têm data e hora marcadosExemplo: reuniões, apresentações, seminários, etcTêm menor flexibilidade para gerenciamentoÉ preciso defender o tempo livre ao marcar compromissosPreparação, trânsito, imprevistos, etc.Ações podem serRotina: ocorrem periodicamenteNão Rotina (projetos)42

43. ExercícioProf. George PaulusPreencha o formulário:Identifique todos os seus de afazeresIdentifiquequaissãocompromissosRotule como: Rotina ou Não-rotinaRelacione com cada um dos papéis identificados anteriormente43

44. Passo 4: PriorizeProf. George PaulusO cerne do problema de priorizaçãoestánaescolha do quenãoseráfeito44

45. O Conceito de Tríade do TempoProf. George PaulusOnde você investe seu tempo?Coisas importantesAtividades que trazem os resultados mais efetivosLevam ao cumprimento de sua MissãoCoisas urgentesDevem ser executadas jáCaso contrário irão gerar algum problemaCoisas circunstanciaisAtividades não urgentes e não importantes: realizadas em função de uma situação, condição, ambiente ou outra pessoa – sem sua vontade totalExigem grande atenção, pois são grandes desperdiçadores de tempoFonte: “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, 200845

46. Passo 4: PriorizeProf. George PaulusPratique a relação 80/20: “80% do que você produz de importante num dia vem de 20% de suas atividades”Otimize resultados com foco nas atividades prioritárias46

47. Passo 4: PriorizeProf. George PaulusDevemos priorizar o que é importante, ou o que é urgente?Importante (valor): tem impactos nas suas metasContribui para nossa missãoObjetivosMetasUrgente (prazo): tem tempo limitadoExigem nossa atenção imediataAssuntos urgentes se impõemÉ agora!

48. Prioridade: Urgência x Importância48Prof. George Paulus

49. Passo 4: PriorizeProf. George PaulusExercício:Para os afazeres listados anteriormentePriorize:Defina a importânciaDefina urgênciasCalcule a prioridade: “importância x urgência”Destaque atividades prioritárias49

50. Passo 5: Elimine Hábitos Desperdiçadores de TempoProf. George PaulusAs Três Barreiras:50

51. QuestionárioProf. George PaulusVocê é um procrastinador?Fonte: www.mindtools.com51

52. Vídeo: Procrastinação52Prof. George Paulus

53. ProcrastinaçãoProf. George PaulusProcrastinação é o diferimento ou adiamento de uma açãoResulta emStressSensação de culpaPerda de produtividadeVergonha em relação aos outrosA procrastinação crônica pode ser um sinal de alguma desordem psicológica ou fisiológica53

54. ProcrastinaçãoProf. George PaulusA procrastinação pode se manifestar como uma disfunção e/ou desajuste comportamental que resulta em infelicidade, ou fracasso na realização de tarefas, ou sentimento de culpa (Ferrari, 1995).Pode causar grande estresse pessoal e está correlacionada com o baixo desempenho escolar, a insatisfação com a vida e com a ansiedade (McCown e Johnson, 1989). Procrastinação é também associada a graves distúrbios psicológicos e/ou abuso de substâncias que requerem intervenção clínica. Técnicas clínicas devem ser usadas apenas por um terapeuta.54

55. ProcrastinaçãoProf. George PaulusAlgumas razões para o adiamento do trabalho55

56. Lei de Parkinson56Prof. George PaulusCyril ParkinsonO trabalho se expande para preencher todo o tempo disponível para sua conclusão

57. FatosSobreProcastinaçãoProf. George Paulus20% das pessoas se consideramprocrastinadorescrônicosNão é um problema de gestão do tempo ouplanejamentoProcrastinadoresacreditamnassuasmentiras:“Vaisermelhorfazerissoamanh㔓Voutermais tempo praissonasemanaquevem”“Eutrabalhomelhorsobrepressão”ProcrastinadoresprocuramativamentepordistraçãoSaboresda procrastinaçãoAdrenalina: aquelesqueesperam o últimominutoparasentir a euforia do sprint finalMedo: do fracasso. Preocupados com a opinião dos outros preferemservistoscomopreguiçosos do quecomoincompetentesFuga: evitamtomardecisõespara se isentarem das consequênciasFonte: Psychologytoday57

58. ProcrastinaçãoProf. George PaulusDicas para eliminar o hábito da procrastinação:58

59. Outros Exemplos de Desperdiçadores de Tempo59Prof. George Paulus

60. 60Prof. George PaulusMike LevyIdolatre o seu cesto de lixo: jogue dentro dele quantas oferendas sacrificiais puder

61. Vídeo: Desperdiçadores de Tempo61Prof. George Paulus

62. Passo 5: Elimine Hábitos Desperdiçadores de TempoProf. George PaulusReflita sobre os seus hábitos de trabalhoIncorpore lições aprendidas de períodos anterioresIdentifique e elimine imediatamente os que não geram valorNegocie com seu gestor a transferência de atividades não relacionadas aos seus objetivosF1Crie hábitos positivos e produtivos e os COMPARTILHECopieoshábitospositivos dos colegasde trabalho62

63. Desperdiçadores de Tempo63Prof. George Paulus

64. Prof. George PaulusPasso 6: Negocie a ProgramaçãoPrepare-se para a negociaçãoRegistre o trabalho executado e o tempo utilizadoInclua um pouco de tempo extra além de suas horas contratuaisCertifique-se que as estimativas de tempo sejam razoáveis, aprenda!Decomponha tarefas que levarem mais tempoPrepare uma propostaListe suas funções e responsabilidadesIncorpore lições aprendidas de negociações anterioresFaça uma sugestão de priorizaçãoPlaneje quando e como elas podem ser realizadasIndique atividades que não são da sua responsabilidadeFaça uma sugestão do que pode ser delegado, transferido ou eliminado64

65. ExercícioProf. George PaulusCrie sua programação:Para o próximo dia útilLição de casaPara a semanaPara o mês65

66. Prof. George PaulusPasso 7: Execute a ProgramaçãoCrie uma agenda organizadaDetermine um sistema de acompanhamentoDistribua as tarefas prioritárias na agenda:Marque os compromissos na agendaReserve tempo para a realização da rotinaReserve tempo para imprevistosAtue de forma organizada, direcionada e produtivaRisque cada tarefa realizada da agendaRegistre LIÇÕES APRENDIDAS: dificuldades, soluções novas, restrições, oportunidades etc.66

67. Desenvolvendo Hábitos Adequados à Administração do Tempo67Prof. George Paulus

68. Hábitos FundamentaisMelhoria do uso do tempo passa por mudanças de hábitos:São determinados por repetição e reforçoSão incentivados pelo ambientePraticarObservaçãoReflexãoPlanejamentoAtenção ao presenteO presente é o único tempo em que podemos realizar nossos objetivos68Prof. George Paulus

69. Área de Trabalho69Prof. George Paulus

70. Duas Horas Perdidas por DiaMesa bagunçadaNão encontra coisasDespreparo para reuniõesFalta de concentração70Prof. George PaulusWall Stre et JournalAs pessoas passam em média 6 semanas por ano procurando coisas no escritório

71. Reuniões71Prof. George Paulus

72. Reuniões72Prof. George Paulus

73. TrânsitoProf. George PaulusEstatísticas:Tempo médio por dia (Set/2010): 2h 42minVelocidade média no horário de pico (2002): 19,9 Km/h (prefeitura.sp.gov.br)Velocidade média no horário de pico (2010): 15 Km/h (Folha de São Paulo)Dicas:Tente evitar os horários de picoSe não puder evitar o horário de pico, utilize o tempo paradoUse um gravador para registrar idéiasOuçalivrosUsa transporte público? Responda a e-mails, organize a agenda no smartphoneRelaxe: ouça música que te deixe feliz, programas de rádio, CDS de humor etc.Pratique direção defensivaEvitedeslocamentosSe possível, more perto do trabalhoUtilize teleconferência73

74. Arquivos74Prof. George Paulus

75. Arquivos75Prof. George Paulus

76. Telefone76Prof. George Paulus

77. Internet77Prof. George Paulus

78. InternetProf. George PaulusInternautas ativos em residências e no trabalho e horas navegadasFonte:Painel IBOPE/NetRatings78

79. InternetFonte:Painel IBOPE/NetRatings79Prof. George PaulusInternautas ativos em residências e horas navegadas

80. Papéis80Prof. George Paulus

81. Diga “Não”Antes de dizer “não” pergunte:Eu tenho tempo para fazê-lo? Onde esta requisição se encaixa na matriz Importância x Prioridade?Eu sou a pessoa certa para executá-la?Há alguém mais indicado?Essa requisição está adequada às minhas metas e objetivos?Se a resposta para alguma dessas questões for “não”, pode ser melhor dizer “não”Caso contrário, pode ser anti-profissional dizer não apenas porque você não quer, não sabe como, vai levar muito tempo, ou porque é complexo81Prof. George Paulus

82. Diga “Sim”Antes de dizer “sim”, faça três perguntas:O que a pessoa realmente precisa?Encontre áreas de flexibilidadeDetermine prioridadesDe qual outra forma a necessidade dessa pessoa pode ser atendida?Encontre uma forma de abordagem para o problemaBusque por tempo e alternativas de recursosComo você pode ajudar à pessoa a atender à necessidade?Defina uma meta mais amplaBusque por necessidades e interesses em comumImportante: para que esse processo tenha sucesso, são necessárias altos níveis de confiança e comunicação82Prof. George Paulus

83. DelegueProf. George PaulusPontos ChavePartilhar informaçõesEstabelecer limites para a autonomiaDesenvolvimento de competênciasDelegar  “Delargar”Você não é responsável pela realizaçãoVocê é responsável por fornecer os recursos necessários à realizaçãoVocê continua sendo responsável pelo resultadoVocê é responsávelpelaseleção da pessoacapaz de executar a tarefa

84. Prof. George Paulus10 Dicas para Delegar Eficazmente

85. Todo Mundo tem Bons e MausPeríodosSaiba como usar sua energia trabalhando a seu favor ("relógio biológico”):Encontre seu períodoprodutivo: defenda-o impiedosamenteEncontre seu períodoimprodutivo: agende reuniões, telefonemas e outras tarefas simplesEncontre o sistema que funcione para você!85Prof. George Paulus

86. Encerramento86Prof. George Paulus

87. Arrependimento87Prof. George PaulusRandy PauschEm nosso leito de morte, não nos arrependemos do que fazemos na vida. Nos lamentamos do que não fizemos. Encontre sua paixão e a persiga.

88. Mensagem Final 1 de 3: Coragem de Mudar88Prof. George PaulusGeorge PaulusFotos do MuralJogue fora sua televisão. O processo de desintoxicação é indolor e rápido. Você vai ganhar muito tempo pra você e para conhecer melhor as pessoas que moram na sua casa.

89. Mensagem Final 2 de 3: Equilíbrio89Prof. George Paulus

90. Mensagem Final 3 de 3: Compromisso de Continuidade90Prof. George PaulusRandy PauschFotos do MuralO problema é sistêmico, portanto, exige uma solução sistêmica: é preciso pensar no longo prazo e mudar processos/hábitos fundamentais

91. BibliografiaProf. George Paulus“A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, Editora Campus, 2008“A Sabedoria da Tartaruga – Sem Pressa, Mas Sem Pausa”, José Luis Trechera, Editora Academia de Inteligência, 2009“Gerenciamento de Tempo”, Melissa Raffoni, Editora Campus, 3ª Edição, 2006“The Time Paradox – TheNewPsychologyof Time that Will ChangeYourLife”, Philip Zimbardo e John Boyd, Editora FreePress, New York, 2009“Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, Stephen R. Covey, Editora Best Seller, 7ª Edição, 2001“Você Sabe Administrar Seu Tempo?”, James Manktelow, Editora SENAC, 2009“Time Management”, palestra de Randy Pausch, , http://www.randypausch.com“Como fazer o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional funcionar”, palestra de Nigel Marsh no TED.com“O 8º Hábito – Da Eficiência à Grandeza”, Stephen R. Covey, Editora Campus / Elsevier, 2005Site “MindTools - Essential Skills for an Excellent Career” (www.MindTools.com)Psychologic Treatment for the Type A Behavior Pattern and for Coronary Heart Disease: A Meta-Analysis of the Literature, Edward V. Nunes, Kenneth A. Frank e Donald S. Kornfeld91