Para investir seu tempo, você tem que encarar o custo de renunciar às outras oportunidades para fazer o que você escolheu. Você está usando seu tempo para realizar o que é importante para você? Às vezes, você sente que está correndo sem sair do lugar? “Dinheiro é importante, mas você sempre poderá ganhar mais dinheiro depois. Porém, você jamais poderá recuperar dois anos ‘perdidos’ da sua vida”

1. Treinamento em Administração do Tempo Duração: 8h 1

2. Apresentação 2

3. A PROAGE Prof. George Paulus Consultoria, treinamento e desenvolvimento Áreas de atuação: Gerenciamento de Operações Gerenciamento de Projetos Desenvolve e comercializa o www.GP3.com.br(software de gerenciamento de projetos) Website: www.proage.com.br 3

4. Prof. George Paulus Outros Treinamentos da Proage Gerenciamento de Operações: Jogo de Empresas – Politron Gestão de Estoques Previsão de Vendas BasicsofSupply Chain Management - APICS Preparação para Certificação CPIM/APICS Gerenciamento de Projetos G. Projetos Básico (16h) G. Projetos Completo (40h) G. Projetos Avançado (80h) G. Custos com Valor Agregado (20h) Preparatório para o Exame de Certificação PMP 4

5. Objetivos Prof. George Paulus Desenvolver instrumentos e habilidades para: Produtividade pessoal Eficácia pessoal Qualidade vida Capacidade de alcançar objetivos Como? Desconstrução do mito “não tenho tempo” Entendimento da importância da alavancagem do seu tempo Auto-avaliação de como você usa seu tempo Conhecimento do processo de administração do tempo Aprendizado com exemplos de pessoas bem sucedidas na gestão do tempo Exercício de boas práticas Dicas 5

6. Exercício de Preparação para o Treinamento Quais foram as principais conclusões com a experiência de preencher o formulário durante a semana passada ? 6 Prof. George Paulus

7. Estrutura 7 Prof. George Paulus

8. Conceitos Importantes 8 Prof. George Paulus

9. Prof. George Paulus Por que é Importante Administrar o Tempo? Oportunidade de Tempo Para investir seu tempo, você tem que encarar o custo de renunciar às outras oportunidades para fazer o que você escolheu Com dinheiro você tem a opção conservadora de guardá-lo em um banco, com o tempo não 9

10. Prof. George Paulus Por que é Importante Administrar o Tempo? Você está usando seu tempo para realizar o que é importante para você? Às vezes, você sente que está correndo sem sair do lugar? ‘Onde’ vai estar daqui 1 ano, 10 anos, 25 anos? 10

11. Questionário Auto-diagnóstico de perfis de administração do tempo 11 Prof. George Paulus

12. O Que é Tempo? Prof. George Paulus 20 minutossãosempre 20 minutos, certo? 12

13. Veja só . . . 13 Prof. George Paulus

14. Características do Tempo 14 Prof. George Paulus

15. Prof. George Paulus Afinal, o quê significa “administrar o tempo”? Administrar o tempo é auto administrar-se Fazer as coisas certas (eficácia) Realizar o planejado no tempo disponível Controlar no quê investe o tempo Controlar a qualidade de sua vida Tomar decisões, às vezes duras Ter disciplina para executá-las 15

16. O Processo de Administração do TEmpo 16 Prof. George Paulus

17. 17 Prof. George Paulus Melissa Raffoni A alavancagem e a administração de seu tempo exigem dedicação e persistência, mas vale a pena.

18. Ciclo de Administração do Tempo 18 Prof. George Paulus Execução Controle Semanal e Mensal Diário e Semanal Anual

19. VisãoGeral do Processo 19 Prof. George Paulus

20. Missão Prof. George Paulus Peter Drucker A empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz, ela se define pela sua missão. Somente uma definição clara da missão, a razão de existir da organização, torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa 20

21. Prof. George Paulus Passo 0: Definição Fundamental Defina sua Missão Pessoal O que é importante para você? Quais são seus objetivos na vida? Qual é a sua Missão? 21

22. Vídeo: Equilíbrio Pessoal 22 Prof. George Paulus

23. Equilíbrio Pessoal Prof. George Paulus Nigel Marsh As coisas pequenas são importantes. Ser mais equilibrado não significa mudanças dramáticas na suas vidas. Com um mínimo de investimento nos lugares certos, vocês podem transformar radicalmente a qualidade de suas relações e a sua qualidade de vida. Nigel Marsh Isso pode transformar a sociedade, porque se um número de pessoas fizerem isso, nós podemos mudar a definição de sucesso da sociedade, da noção simplista e retardada de que a pessoa com mais dinheiro quando morrer é a vencedora, para uma definição mais atenciosa e equilibrada do que é uma vida bem vivida. Fonte: TED.COM 23

24. Equilíbrio Pessoal Prof. George Paulus Físico Mental Emocional Espiritual Fonte: “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, 2008 24

25. Prof. George Paulus A Doença de “O Homem Orquestra” Dr. Meyer Friedman e Dr. Ray H. Rosenman Type A Behavior and Your Heart (1974) Tipos de personalidades X Fatores de risco coronário 25

26. Características do Tipo A Prof. George Paulus Urgência e impaciência Propensão a acelerar a execução de qualquer tarefa Avessos a estabelecer prioridades – aceitam todas solicitações Hiperatividade: fazem simultaneamente tarefas de naturezas diversas (“homens orquestra”) Evitam o ócio ou a inatividade Comem depressa Tendem a dormir pouco Falam agitadamente e têm dificuldade de focar a atenção Vão ao ponto, sem rodeios Não “escutam seu corpo” 26

27. Características do Tipo A Prof. George Paulus Ambição e necessidade de conquistas Desejo de conquistas contínuas: conseguir mais, em menos tempo Tendência ao perfeccionismo Competitividade extrema para tudo Não planejam a longo prazo Ansiedade e Fantasia Antecipam-se mentalmente no curto prazo “ansiedade antecipatória” 27

28. Características do Tipo A Prof. George Paulus Tendência a controlar os outros Trabalhar em grupo é difícil Hostilidade e agressividade quando quebram o ritmo Minuciosos (“controladores”) Incapazes de delegar funções e tarefas 28

29. Prof. George Paulus Padrão de Comportamento Tipo B Pessoas mais tranqüilas e serenas Assumem poucas atividades ao mesmo tempo Agem com pouca ou nenhuma agressividade Baixos níveis de ambição – sem perder eficácia nas relações humanas e profissionais Têm probabilidade 3 a 4x menor do que pessoas Tipo A de sofrer ataque cardíaco Menor risco de padecer com doenças Psicossomáticas (Artrite; Câncer e Alergias variadas, Asma, Rinite, Gastrite, Úlcera, Transtornos de pele, Impotência, Hipertensão arterial) Cardiovasculares (acidentes vasculares cerebrais , enfarte de miocárdio , arritmia) Neurose de ansiedade 29

30. Prof. George Paulus SouTipo A – Porondecomeçar? Educação sobre Doenças Coronarianas Educação sobre os Tipo A e B Relaxamento (como por exemplo Yoga) Terapia Cognitiva Imaging Modificação de comportamento Role playing Apoio Emocional 30

31. 31 Prof. George Paulus Randy Pausch Fotos do Mural O objetivo de executar o trabalho de forma eficaz e eficiente é poder sair no horário certo e passar mais tempo com as pessoas que você ama.

32. Questionário Avaliação de Stress 32 Prof. George Paulus Gregorio Marañón Trabalho sem pressa é o maior descanso para o organismo

33. Objetivos Direcionam a estratégia de atuação Estabelecempadrões de desempenho Alinhamesforços de equipes Devem ser claros Devemdescrever “o quê” e não “como” 33 Prof. George Paulus Escreva seus objetivos ! ! !

34. Passo 1: Identifique Papéis Prof. George Paulus Exercício: Papéis x Importância Identifique os papéis que deve desempenhar na sua vida 34

35. Prof. George Paulus Passo 1: Importância dos Papéis Exercício: Papéis x Importância Atribua a importância relativa de cada um dos papéis de forma que a soma total seja igual a 70 Distribua esses papéis no gráfico de pizza da folha 1 Papéis x Uso do Tempo Determine o tempo investido em cada papel durante uma semana Distribua o uso do tempo no gráfico de pizza da folha 2 Compare os gráficos da folhas 1 e 2 Registre na coluna %[2] o valor desejado [adequado] para o cumprimento da sua missão 35

36. Vídeo: Planejamento Prof. George Paulus Vídeo de reflexão sobre a importância do planejamento 36

37. O que é Planejamento ? 37 Prof. George Paulus

38. 38 Prof. George Paulus Leonard Bernstein Fotos do Mural Para obter grandes realizações, duas coisas são necessárias: - um plano, - e não todo o temponecessário

39. Passo 2 – Defina Metas SMART 39 Prof. George Paulus

40. Passo 2 – Defina Metas SMART 40 Prof. George Paulus

41. Passo 2 – Defina Metas SMART Prof. George Paulus EstabeleçaMetas SMART de curto, médio e longoprazo 41

42. Prof. George Paulus Passo 3: Liste e Analise os Afazeres Compromissos têm data e hora marcados Exemplo: reuniões, apresentações, seminários, etc Têm menor flexibilidade para gerenciamento É preciso defender o tempo livre ao marcar compromissos Preparação, trânsito, imprevistos, etc. Ações podem ser Rotina: ocorrem periodicamente Não Rotina (projetos) 42

43. Exercício Prof. George Paulus Preencha o formulário: Identifique todos os seus de afazeres Identifiquequaissãocompromissos Rotule como: Rotina ou Não-rotina Relacione com cada um dos papéis identificados anteriormente 43

44. Passo 4: Priorize Prof. George Paulus O cerne do problema de priorizaçãoestánaescolha do quenãoseráfeito 44

45. O Conceito de Tríade do Tempo Prof. George Paulus Onde você investe seu tempo? Coisas importantes Atividades que trazem os resultados mais efetivos Levam ao cumprimento de sua Missão Coisas urgentes Devem ser executadas já Caso contrário irão gerar algum problema Coisas circunstanciais Atividades não urgentes e não importantes: realizadas em função de uma situação, condição, ambiente ou outra pessoa – sem sua vontade total Exigem grande atenção, pois são grandes desperdiçadores de tempo Fonte: “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, 2008 45

46. Passo 4: Priorize Prof. George Paulus Pratique a relação 80/20: “80% do que você produz de importante num dia vem de 20% de suas atividades” Otimize resultados com foco nas atividades prioritárias 46

47. Passo 4: Priorize Prof. George Paulus Devemos priorizar o que é importante, ou o que é urgente? Importante (valor): tem impactos nas suas metas Contribui para nossa missão Objetivos Metas Urgente (prazo): tem tempo limitado Exigem nossa atenção imediata Assuntos urgentes se impõem É agora!

48. Prioridade: Urgência x Importância 48 Prof. George Paulus

49. Passo 4: Priorize Prof. George Paulus Exercício: Para os afazeres listados anteriormente Priorize: Defina a importância Defina urgências Calcule a prioridade: “importância x urgência” Destaque atividades prioritárias 49

50. Passo 5: Elimine Hábitos Desperdiçadores de Tempo Prof. George Paulus As Três Barreiras: 50

51. Questionário Prof. George Paulus Você é um procrastinador? Fonte: www.mindtools.com 51

52. Vídeo: Procrastinação 52 Prof. George Paulus

53. Procrastinação Prof. George Paulus Procrastinação é o diferimento ou adiamento de uma ação Resulta em Stress Sensação de culpa Perda de produtividade Vergonha em relação aos outros A procrastinação crônica pode ser um sinal de alguma desordem psicológica ou fisiológica 53

54. Procrastinação Prof. George Paulus A procrastinação pode se manifestar como uma disfunção e/ou desajuste comportamental que resulta em infelicidade, ou fracasso na realização de tarefas, ou sentimento de culpa (Ferrari, 1995). Pode causar grande estresse pessoal e está correlacionada com o baixo desempenho escolar, a insatisfação com a vida e com a ansiedade (McCown e Johnson, 1989). Procrastinação é também associada a graves distúrbios psicológicos e/ou abuso de substâncias que requerem intervenção clínica. Técnicas clínicas devem ser usadas apenas por um terapeuta. 54

55. Procrastinação Prof. George Paulus Algumas razões para o adiamento do trabalho 55

56. Lei de Parkinson 56 Prof. George Paulus Cyril Parkinson O trabalho se expande para preencher todo o tempo disponível para sua conclusão

57. FatosSobreProcastinação Prof. George Paulus 20% das pessoas se consideramprocrastinadorescrônicos Não é um problema de gestão do tempo ouplanejamento Procrastinadoresacreditamnassuasmentiras: “Vaisermelhorfazerissoamanhã” “Voutermais tempo praissonasemanaquevem” “Eutrabalhomelhorsobrepressão” Procrastinadoresprocuramativamentepordistração Saboresda procrastinação Adrenalina: aquelesqueesperam o últimominutoparasentir a euforia do sprint final Medo: do fracasso. Preocupados com a opinião dos outros preferemservistoscomopreguiçosos do quecomoincompetentes Fuga: evitamtomardecisõespara se isentarem das consequências Fonte: Psychologytoday 57

58. Procrastinação Prof. George Paulus Dicas para eliminar o hábito da procrastinação: 58

59. Outros Exemplos de Desperdiçadores de Tempo 59 Prof. George Paulus

60. 60 Prof. George Paulus Mike Levy Idolatre o seu cesto de lixo: jogue dentro dele quantas oferendas sacrificiais puder

61. Vídeo: Desperdiçadores de Tempo 61 Prof. George Paulus

62. Passo 5: Elimine Hábitos Desperdiçadores de Tempo Prof. George Paulus Reflita sobre os seus hábitos de trabalho Incorpore lições aprendidas de períodos anteriores Identifique e elimine imediatamente os que não geram valor Negocie com seu gestor a transferência de atividades não relacionadas aos seus objetivos F1 Crie hábitos positivos e produtivos e os COMPARTILHE Copieoshábitospositivos dos colegasde trabalho 62

63. Desperdiçadores de Tempo 63 Prof. George Paulus

64. Prof. George Paulus Passo 6: Negocie a Programação Prepare-se para a negociação Registre o trabalho executado e o tempo utilizado Inclua um pouco de tempo extra além de suas horas contratuais Certifique-se que as estimativas de tempo sejam razoáveis, aprenda! Decomponha tarefas que levarem mais tempo Prepare uma proposta Liste suas funções e responsabilidades Incorpore lições aprendidas de negociações anteriores Faça uma sugestão de priorização Planeje quando e como elas podem ser realizadas Indique atividades que não são da sua responsabilidade Faça uma sugestão do que pode ser delegado, transferido ou eliminado 64

65. Exercício Prof. George Paulus Crie sua programação: Para o próximo dia útil Lição de casa Para a semana Para o mês 65

66. Prof. George Paulus Passo 7: Execute a Programação Crie uma agenda organizada Determine um sistema de acompanhamento Distribua as tarefas prioritárias na agenda: Marque os compromissos na agenda Reserve tempo para a realização da rotina Reserve tempo para imprevistos Atue de forma organizada, direcionada e produtiva Risque cada tarefa realizada da agenda Registre LIÇÕES APRENDIDAS: dificuldades, soluções novas, restrições, oportunidades etc. 66

67. Desenvolvendo Hábitos Adequados à Administração do Tempo 67 Prof. George Paulus

68. Hábitos Fundamentais Melhoria do uso do tempo passa por mudanças de hábitos: São determinados por repetição e reforço São incentivados pelo ambiente Praticar Observação Reflexão Planejamento Atenção ao presente O presente é o único tempo em que podemos realizar nossos objetivos 68 Prof. George Paulus

69. Área de Trabalho 69 Prof. George Paulus

70. Duas Horas Perdidas por Dia Mesa bagunçada Não encontra coisas Despreparo para reuniões Falta de concentração 70 Prof. George Paulus Wall Stre et Journal As pessoas passam em média 6 semanas por ano procurando coisas no escritório

71. Reuniões 71 Prof. George Paulus

72. Reuniões 72 Prof. George Paulus

73. Trânsito Prof. George Paulus Estatísticas: Tempo médio por dia (Set/2010): 2h 42min Velocidade média no horário de pico (2002): 19,9 Km/h (prefeitura.sp.gov.br) Velocidade média no horário de pico (2010): 15 Km/h (Folha de São Paulo) Dicas: Tente evitar os horários de pico Se não puder evitar o horário de pico, utilize o tempo parado Use um gravador para registrar idéias Ouçalivros Usa transporte público? Responda a e-mails, organize a agenda no smartphone Relaxe: ouça música que te deixe feliz, programas de rádio, CDS de humor etc. Pratique direção defensiva Evitedeslocamentos Se possível, more perto do trabalho Utilize teleconferência 73

74. Arquivos 74 Prof. George Paulus

75. Arquivos 75 Prof. George Paulus

76. Telefone 76 Prof. George Paulus

77. Internet 77 Prof. George Paulus

78. Internet Prof. George Paulus Internautas ativos em residências e no trabalho e horas navegadas Fonte:Painel IBOPE/NetRatings 78

79. Internet Fonte:Painel IBOPE/NetRatings 79 Prof. George Paulus Internautas ativos em residências e horas navegadas

80. Papéis 80 Prof. George Paulus

81. Diga “Não” Antes de dizer “não” pergunte: Eu tenho tempo para fazê-lo? Onde esta requisição se encaixa na matriz Importância x Prioridade? Eu sou a pessoa certa para executá-la? Há alguém mais indicado? Essa requisição está adequada às minhas metas e objetivos? Se a resposta para alguma dessas questões for “não”, pode ser melhor dizer “não” Caso contrário, pode ser anti-profissional dizer não apenas porque você não quer, não sabe como, vai levar muito tempo, ou porque é complexo 81 Prof. George Paulus

82. Diga “Sim” Antes de dizer “sim”, faça três perguntas: O que a pessoa realmente precisa? Encontre áreas de flexibilidade Determine prioridades De qual outra forma a necessidade dessa pessoa pode ser atendida? Encontre uma forma de abordagem para o problema Busque por tempo e alternativas de recursos Como você pode ajudar à pessoa a atender à necessidade? Defina uma meta mais ampla Busque por necessidades e interesses em comum Importante: para que esse processo tenha sucesso, são necessárias altos níveis de confiança e comunicação 82 Prof. George Paulus

83. Delegue Prof. George Paulus Pontos Chave Partilhar informações Estabelecer limites para a autonomia Desenvolvimento de competências Delegar  “Delargar” Você não é responsável pela realização Você é responsável por fornecer os recursos necessários à realização Você continua sendo responsável pelo resultado Você é responsávelpelaseleção da pessoacapaz de executar a tarefa

84. Prof. George Paulus 10 Dicas para Delegar Eficazmente

85. Todo Mundo tem Bons e MausPeríodos Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor ("relógio biológico”): Encontre seu períodoprodutivo: defenda-o impiedosamente Encontre seu períodoimprodutivo: agende reuniões, telefonemas e outras tarefas simples Encontre o sistema que funcione para você! 85 Prof. George Paulus

86. Encerramento 86 Prof. George Paulus

87. Arrependimento 87 Prof. George Paulus Randy PauschEm nosso leito de morte, não nos arrependemos do que fazemos na vida. Nos lamentamos do que não fizemos. Encontre sua paixão e a persiga.

88. Mensagem Final 1 de 3: Coragem de Mudar 88 Prof. George Paulus George Paulus Fotos do Mural Jogue fora sua televisão. O processo de desintoxicação é indolor e rápido. Você vai ganhar muito tempo pra você e para conhecer melhor as pessoas que moram na sua casa.

89. Mensagem Final 2 de 3: Equilíbrio 89 Prof. George Paulus

90. Mensagem Final 3 de 3: Compromisso de Continuidade 90 Prof. George Paulus Randy Pausch Fotos do Mural O problema é sistêmico, portanto, exige uma solução sistêmica: é preciso pensar no longo prazo e mudar processos/hábitos fundamentais

91. Bibliografia Prof. George Paulus “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, Editora Campus, 2008 “A Sabedoria da Tartaruga – Sem Pressa, Mas Sem Pausa”, José Luis Trechera, Editora Academia de Inteligência, 2009 “Gerenciamento de Tempo”, Melissa Raffoni, Editora Campus, 3ª Edição, 2006 “The Time Paradox – TheNewPsychologyof Time that Will ChangeYourLife”, Philip Zimbardo e John Boyd, Editora FreePress, New York, 2009 “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, Stephen R. Covey, Editora Best Seller, 7ª Edição, 2001 “Você Sabe Administrar Seu Tempo?”, James Manktelow, Editora SENAC, 2009 “Time Management”, palestra de Randy Pausch, , http://www.randypausch.com “Como fazer o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional funcionar”, palestra de Nigel Marsh no TED.com “O 8º Hábito – Da Eficiência à Grandeza”, Stephen R. Covey, Editora Campus / Elsevier, 2005 Site “MindTools - Essential Skills for an Excellent Career” (www.MindTools.com) Psychologic Treatment for the Type A Behavior Pattern and for Coronary Heart Disease: A Meta-Analysis of the Literature, Edward V. Nunes, Kenneth A. Frank e Donald S. Kornfeld 91

92. Obrigado Contatos PROAGE: Tel: 11 3262.5111 E-mail: paulus@proage.com.br Web: www.proage.com.br http://br.linkedin.com/in/georgepaulus 92 Prof. George Paulus