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Administração do Tempo
Considerações sobre a importância do gerenciamento
correto das atividades que impactam nossas vidas
O que é o tempo?




      “Sucessão de épocas, anos, meses, dias, horas,
        minutos, segundos, que envolve a noção do
                presente, passado e futuro.”
O que é o tempo?


            O tempo




                    O tempo traz, o tempo tira...
                   O tempo falta, o tempo vigora...
               O tempo voa, o tempo não passa...
                    O tempo é a favor ou contra,
                          Conforme a hora.
                                              Martha Medeiros
O que é Administração do tempo?



         É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas
empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas
pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental.



         A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais
importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela
começa com a auto-descoberta, isto é , com a identificação de como
utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz, e do que desejamos
mudar.
O que é Administração do tempo?




     “A pessoa que não administra o seu tempo é porque
    passa a maior parte do dia pensando no que fazer em
        1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho
       interrompido e finalmente a outra reclamando
              que não teve tempo para nada.”


                                           Peter Drucker
O que é Administração do tempo?



 • O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas
 que você faz?


 • E o que merece ser visto como “urgente”?


 • O que é “importante” deve ser “urgente”?


 • E o que é “urgente”, também é “importante”?


 • Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é
 “importante”?
O que é Administração do tempo?




       “Administrar o tempo é adquirir o hábito de
       organizar-se para o dia-a-dia, portanto é um
              escolha de comportamento.”
O que é Administração do tempo?




                 URGENTE

              IMPORTANTE

              PRIORIDADE
O que é Administração do tempo?



        Administração de Urgência

            São tarefas que obrigatoriamente devem ter
   prazos     para   iniciação,
                            ão    execução   e   finalização.


            Normalmente são definidas pela chefia imediata e
   repassadas já com prazos bem curtos, portanto devem
   ser tratadas assim que chegarem.
O que é Administração do tempo?



                  Administração de
                    Importância

          Para que você consiga definir quais são as atividades
   diárias que devem ser consideradas como mais importantes,
   é necessário analisar quais destas tarefas que, após
   realizada, trará benefícios para a vida profissional, carreira
   ou pessoal.
O que é Administração do tempo?



       Administração de Prioridade
          Para definir o que é uma prioridade dentre as
   atividades executadas diariamente, é necessário realizar uma
   combinação entre urgência e importância.


          Aqui serão administradas as atividades que não
   exigem urgências, mas são importantes, e a sua não
                             importantes
   execução, pode trazer graves danos.
O que é Administração do tempo?



   Administração de atividades sem
     urgência e sem importância

          Este grupo compreende as tarefas que muitas vezes
   fazemos, mas se não fossem feitas naquele exato momento,
   não fariam diferença.


          Essas    atividades   são   as   que   chamamos   de
   “Ladrões do tempo”.
LADRÕES DO TEMPO
Ladrões do tempo




       Atividades que dominam o dia
      1 – INTERNET

        Um estudo de 4 anos da Nielse/NetRatings, divulgado pela
Associação de Publishers Online, apontou um aumento de 37% no
tempo gasto na Internet com conteúdo de entretenimento (vídeos
online principalmente) e notícias.
Ladrões do tempo


        Atividades que dominam o dia
        2 – E-MAIL

       Muitas horas de trabalho são desperdiçadas na
administração de e-mails desimportantes ou na elaboração de
respostas.




                                       Repasse essa mensagem para 50
  Não deixe essa corrente terminar,   pessoas e ganhe uma linda cesta da
     repasse para seus amigos!                     Nestlé.
Ladrões do tempo



       Atividades que dominam o dia
       3 – REUNIÕES

       O mundo empresarial está sufocado por reuniões de
negócios. As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50%
de seu tempo em reuniões. Já a diretoria, gasta 75% de um dia de
trabalho enclausurada em reunião.
PLANEJAMENTO DO TEMPO
Planejamento do tempo


            Planejamento - Internet
• Evite chegar ao trabalho e acessar em primeiro lugar a internet;

• Defina um tempo limite de utilização da internet durante o expediente de
trabalho;

•Se necessário, busque 1 ou no máximo 2 fontes de notícias, porém também
controle este tempo de acesso.

• Não acesse o e-mail pessoal durante o tempo de trabalho.           Aproveite os
intervalos e horário de almoço para esta atividade.

• Não acesse vídeos enquanto estiver executando atividades, pois eles causam
distração e você demorará tempo considerável pra obter concentração naquilo
que estava fazendo.
Planejamento do tempo


              Planejamento – E-mail
• Organize o seu e-mail com pastas para assuntos diferenciados e também por
pessoas;


• Defina prioridades de leitura dos remetentes: e-mails dos superiores devem
ser vistos em primeiro lugar;

• Organize a seqüência de respostas dos e-mails de acordo com a urgência e
importância dos mesmos;

• Evite a checagem a todo momento, envio de mensagens e piadas inúteis.

• E-mails de correntes, propagandas, anúncios, vídeos, etc devem ser
instantaneamente EXCLUÍDOS!
Planejamento do tempo



       Planejamento – Reuniões
• Procure ler a pauta da reunião para que você já saiba o que será
discutido e leve suas considerações;


• Se você não é uma peça de tomada de decisão, não participe da
reunião. Escolha um representante e pegue informações com ele;

• Garanta que somente as pessoas certas tenham sido convidadas
para a reunião;


• Evitar reuniões longas;
OS 7 HÁBITOS DE PESSOAS
  ALTAMENTE EFICAZES
Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes




O objetivo principal do livro é quebrar paradigmas e mudar a forma
       que encaramos os objetivos que a vida nos propõe.
Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes




1 – Seja pró-ativo
Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes




2 – Comece com o
objetivo em Mente
Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes




3 – Primeiro o mais
importante
Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes




  4 – Pense em
  Ganha/Ganha
Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes




5 – Procure primeiro
compreender, depois
ser compreendido
Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes




6 – Tenha sinergia
(o todo é mais
importante que as
partes)
Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes




7 – Afine o
Instrumento
(Renovação)
Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes




         “O Tempo é um recurso precioso, que não
        pode ser recuperado, ou expandido, portanto
             saiba usá-lo pois ele proporciona
             oportunidades iguais para todos.”
O que fazer com o tempo ganho?
O que fazer com o tempo ganho?


            O que fazer com o tempo ganho?

 • Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua
 mesa;
 • Redescubra-se como gerente e como pessoa;
 • Procure concentrar-se em tarefas de intelecto multiplicadoras;
 • Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;
 • Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos
 da área frente à novas tecnologias;
 • Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes
 da corporação e funcionários em geral.
 • E o mais importante...
O que fazer com o tempo ganho?


…Viva intensamente…




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Administracao Do Tempo

  • 1. Administração do Tempo Considerações sobre a importância do gerenciamento correto das atividades que impactam nossas vidas
  • 2. O que é o tempo? “Sucessão de épocas, anos, meses, dias, horas, minutos, segundos, que envolve a noção do presente, passado e futuro.”
  • 3. O que é o tempo? O tempo O tempo traz, o tempo tira... O tempo falta, o tempo vigora... O tempo voa, o tempo não passa... O tempo é a favor ou contra, Conforme a hora. Martha Medeiros
  • 4. O que é Administração do tempo? É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é , com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz, e do que desejamos mudar.
  • 5. O que é Administração do tempo? “A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.” Peter Drucker
  • 6. O que é Administração do tempo? • O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas que você faz? • E o que merece ser visto como “urgente”? • O que é “importante” deve ser “urgente”? • E o que é “urgente”, também é “importante”? • Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é “importante”?
  • 7. O que é Administração do tempo? “Administrar o tempo é adquirir o hábito de organizar-se para o dia-a-dia, portanto é um escolha de comportamento.”
  • 8. O que é Administração do tempo? URGENTE IMPORTANTE PRIORIDADE
  • 9. O que é Administração do tempo? Administração de Urgência São tarefas que obrigatoriamente devem ter prazos para iniciação, ão execução e finalização. Normalmente são definidas pela chefia imediata e repassadas já com prazos bem curtos, portanto devem ser tratadas assim que chegarem.
  • 10. O que é Administração do tempo? Administração de Importância Para que você consiga definir quais são as atividades diárias que devem ser consideradas como mais importantes, é necessário analisar quais destas tarefas que, após realizada, trará benefícios para a vida profissional, carreira ou pessoal.
  • 11. O que é Administração do tempo? Administração de Prioridade Para definir o que é uma prioridade dentre as atividades executadas diariamente, é necessário realizar uma combinação entre urgência e importância. Aqui serão administradas as atividades que não exigem urgências, mas são importantes, e a sua não importantes execução, pode trazer graves danos.
  • 12. O que é Administração do tempo? Administração de atividades sem urgência e sem importância Este grupo compreende as tarefas que muitas vezes fazemos, mas se não fossem feitas naquele exato momento, não fariam diferença. Essas atividades são as que chamamos de “Ladrões do tempo”.
  • 14. Ladrões do tempo Atividades que dominam o dia 1 – INTERNET Um estudo de 4 anos da Nielse/NetRatings, divulgado pela Associação de Publishers Online, apontou um aumento de 37% no tempo gasto na Internet com conteúdo de entretenimento (vídeos online principalmente) e notícias.
  • 15. Ladrões do tempo Atividades que dominam o dia 2 – E-MAIL Muitas horas de trabalho são desperdiçadas na administração de e-mails desimportantes ou na elaboração de respostas. Repasse essa mensagem para 50 Não deixe essa corrente terminar, pessoas e ganhe uma linda cesta da repasse para seus amigos! Nestlé.
  • 16. Ladrões do tempo Atividades que dominam o dia 3 – REUNIÕES O mundo empresarial está sufocado por reuniões de negócios. As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50% de seu tempo em reuniões. Já a diretoria, gasta 75% de um dia de trabalho enclausurada em reunião.
  • 18. Planejamento do tempo Planejamento - Internet • Evite chegar ao trabalho e acessar em primeiro lugar a internet; • Defina um tempo limite de utilização da internet durante o expediente de trabalho; •Se necessário, busque 1 ou no máximo 2 fontes de notícias, porém também controle este tempo de acesso. • Não acesse o e-mail pessoal durante o tempo de trabalho. Aproveite os intervalos e horário de almoço para esta atividade. • Não acesse vídeos enquanto estiver executando atividades, pois eles causam distração e você demorará tempo considerável pra obter concentração naquilo que estava fazendo.
  • 19. Planejamento do tempo Planejamento – E-mail • Organize o seu e-mail com pastas para assuntos diferenciados e também por pessoas; • Defina prioridades de leitura dos remetentes: e-mails dos superiores devem ser vistos em primeiro lugar; • Organize a seqüência de respostas dos e-mails de acordo com a urgência e importância dos mesmos; • Evite a checagem a todo momento, envio de mensagens e piadas inúteis. • E-mails de correntes, propagandas, anúncios, vídeos, etc devem ser instantaneamente EXCLUÍDOS!
  • 20. Planejamento do tempo Planejamento – Reuniões • Procure ler a pauta da reunião para que você já saiba o que será discutido e leve suas considerações; • Se você não é uma peça de tomada de decisão, não participe da reunião. Escolha um representante e pegue informações com ele; • Garanta que somente as pessoas certas tenham sido convidadas para a reunião; • Evitar reuniões longas;
  • 21. OS 7 HÁBITOS DE PESSOAS ALTAMENTE EFICAZES
  • 22. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes O objetivo principal do livro é quebrar paradigmas e mudar a forma que encaramos os objetivos que a vida nos propõe.
  • 23. Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes 1 – Seja pró-ativo
  • 24. Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes 2 – Comece com o objetivo em Mente
  • 25. Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes 3 – Primeiro o mais importante
  • 26. Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes 4 – Pense em Ganha/Ganha
  • 27. Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes 5 – Procure primeiro compreender, depois ser compreendido
  • 28. Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes 6 – Tenha sinergia (o todo é mais importante que as partes)
  • 29. Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes 7 – Afine o Instrumento (Renovação)
  • 30. Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes “O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.”
  • 31. O que fazer com o tempo ganho?
  • 32. O que fazer com o tempo ganho? O que fazer com o tempo ganho? • Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa; • Redescubra-se como gerente e como pessoa; • Procure concentrar-se em tarefas de intelecto multiplicadoras; • Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las; • Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias; • Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação e funcionários em geral. • E o mais importante...
  • 33. O que fazer com o tempo ganho? …Viva intensamente… …pois a vida é um espetáculo imperdível!