1) O documento discute técnicas de gestão de tempo, incluindo como estabelecer prioridades, identificar ladrões de tempo e planejamento eficaz. 2) É fornecida uma grelha de registro para rastrear o uso do tempo e uma matriz para classificar tarefas por importância e urgência. 3) Técnicas como delegação, horários definidos para e-mails e definir "não" para interrupções são sugeridas para melhorar a gestão do tempo.

1. GESTÃO DO TEMPO
Ana Aires 2012

2. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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3. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Sumário
1- O que é a Gestão do Tempo 4- Matriz de Covey
2- Como está a Gerir o seu 5- Ladrões do Tempo
Tempo Actualmente – Grelha de 6- Delegação
Registo 7- Planeamento
3- Estabelecer Prioridades

4. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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O Que é Gestão do Tempo?
Ferramenta que permite gerir o
tempo de forma a conciliar os seus
objectivos de vida, de carreira ou
de negócio com os compromissos
diários da sua agenda.

5. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Como Está a Administrar o Seu Tempo?
Grelha de Registo
Tempo
Categoria Tarefa Inicio Fim
Total
Telefonemas Telefonema para cliente 14:15 14:20 5 min
E-mail Ver e-mails 14:20 14:30 10 min
Reuniões Reunião com o departamento de vendas 14:30 18:00 3h30
Família Buscar os filhos à escola 18:30 18:50 20 min

6. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Eu Gostaria de Ter Mais Tempo Para…

7. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Estabelecer Prioridades
Quais são os seus Objectivos de Vida?
Metas Objectivos
O QUE É PRECISO FAZER? S ESPECÍFICOS
M MENSURÁVEIS
A ALCANÇÁVEIS
COMO VOU FAZER? R REALISTAS
T PRAZO

8. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Tarefas Importantes e Urgentes
Tarefas Importantes Tarefas Urgentes
• Contribuem directamente para atingir • Têm um prazo de finalização
os seus objectivos. imediato.
• Tarefas de longo prazo.
• Importantes apenas para si. • Podem não contribuir de nenhuma
forma para a concretização do seu
• Dão prazer ao executá-
objectivo.
las, trazendo-lhe resultados
positivos.

9. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Matriz de Covey

10. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Os Ladrões do Tempo
Papelada
Tem de assinar ou ler resmas
de papéis frequentemente?

11. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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• Classificar por grau de prioridades:
Muito Importante
Importância Média
Não Importante
• Invistir o tempo nos papéis importantes

12. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Os Ladrões do Tempo
Reuniões
Reuniões desnecessárias,
sem objectivos, demoradas e
improdutivas?

13. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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• Agendar a reunião com antecedência
• Definir horário e duração
• Convocar apenas as pessoas que estão directamente
relacionadas com o tema em pauta.
• Manter os assuntos dentro da pauta definida
• Não permitir interrupções

14. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Os Ladrões do Tempo
Telefonemas
O telefone toca, atende a chamada
sem saber quem lhe
telefona, interrompe o seu
trabalho e perde muito tempo com
conversas banais?

15. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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• Estabelecer horários e prioridades de
contacto
• Preparar a chamada: reunir a informação necessária antes do
contacto

16. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Os Ladrões do Tempo
Interrupções
Está sempre disponível e é
constantemente
interrompido/a?

17. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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• Dizer NÃO a quem interrompe
• Não parar a tarefa aquando de uma interrupção
• Não posicionar cadeiras em frente à mesa de trabalho
• Manter a porta da sala sempre fechada

18. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Os Ladrões do Tempo
E-mails
Perde muito tempo com e-mails de
humor, anedotas, amizade, etc. ?
O e-mail é, para si, uma fonte de
distracção?

19. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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• Definir um horário para ver e responder a
e-mails
• Os e-mails importantes e que demorem mais tempo a
analisar, colocá-los na lista de prioridades
• Evitar e-mails cujo assunto não seja de interesse

20. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Os Ladrões do Tempo
Internet
Perde muito tempo em
pesquisas irrelevantes na
Internet e em conversas banais
no Messenger ou no Skype?

21. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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• Usar a Internet apenas para pesquisas
relevantes
• Estabelecer um horário para aceder à Internet
• Não gastar tempo com longas conversas não importantes no
Messenger ou Skype

22. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Delegação
Delegar é atribuir a outra
pessoa uma tarefa que até
então era executada por si.

23. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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O Planeamento Planeie 60% / 70% do
seu tempo, deixando o
restante para imprevistos.
Planeie tendo em conta a
semana, o mês e o ano.

24. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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Agrupe actividades
semelhantes como
telefonemas, e-
Marque um prazo para mails, papelada, etc.
efectuar cada tarefa.
Pense quanto tempo demorará
e acrescente mais algum.

25. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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• Coloque em primeiro lugar as tarefas importantes que
definiu no Quadrante II da Matriz de Covey.
• Estas actividades importantes devem ser realizadas no
período do dia em que se sente mais produtivo.
• Não permita que seja interrompido enquanto realiza estas
tarefas importantes.

26. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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• Seguidamente, coloque as actividades do Quadrante
I, depois as do Quadrante III e finalmente as actividades do
Quadrante IV da Matriz de Covey.

27. Janeiro 2012 Janeiro 2012
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