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Apresentação gestão documental para os dirigentes
- 2. João Pessoa, 19de junho de 2008
- 3. Maria das GraçasPereira Ana Flávia Fonseca Bernardina Freire Laudereida Marques Morais Execução e participação Todos os colaboradores do NDA
- 4. Lei 8.159 –08/01/1991
- 5. Política de gestãodocumental Legislação nacional Legislação e Regulamentação Legislação nacional Legislação Recursos e Regulamentação Humanos Materiais Gestão Documental Financeiros
- 6. GESTÃO DOCUMENTAL Conjuntode procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Art.3 – Lei 8.159)
- 7. GESTÃO DOCUMENTAL VANTAGENS • ECONOMIA • RACIONALIZAÇÃO DE GUARDA • PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS DE VALOR PERMANTE
- 8. Arquivo Gestão Corrente Documental Lei Arquivo Nº 8.159 Intermediário Diagnóstico Análise quantitativa Análise qualitativa Produção Tramitação Uso Avaliação Arquivamento
- 9. HISTÓRICO/PROBATÓRIO ADMINISTRATIVO Origem Atividade fim Organização Atividade Meio Reformas (Razão de existir do Funcionamento documento) Desempenho Evolução S P E Instituição JURÍDICO LEGAL R C Prazos de prescrição I U HISTÓRICO VALORES INFORMATIVO M DOS N Sobre: Á DOCUMENTOS D Pessoal Fatos FISCAL R Á Reconstituição histórica Prazos previstos pelos I R Planejamento órgãos fiscalizadores Pesquisa O I O OPERACIONAL HISTÓRICO/INTRÍNSECO Período em que as de Guarda Permanente dos documentos são utilizadas Documentos na consecução dos projetos Personalidades e Fatos marcantes
- 10. QUADRO COMPARATIVO CATEGORIAS DESIGILO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO Decreto 2134 Decreto 4553 24/01/1997 27/12/2002 vigente a partir de 14/02/2003 ultra-secreto até 30 anos (renovável por até 50 anos (renovável mais 30 anos) indefinidamente) secreto até 20 anos até 30 anos confidencial até 10 anos até 20 anos reservado até 5 anos até 10 anos
- 11. •Diagnosticar; •Levantar a massadocumental; •Capacitar a equipe; •Analisar e avaliar a documentação; •Estabelecer e executar ação conservacionista; •Elaborar TTD – Resolução 14 ( CONARQ); •Estabelecer política de transferência e recolhimento; •Elaborar PCD;
- 12. •Selecionar e preparardocumentos para microfilmagens e/ou digitalizações; •Elaborar layout; •Promover a institucionalização do sistema de arquivo; •Acondicionar e armazenar a documentação nos depósitos; •Elaborar instrumentos de pesquisa; •Elaborar manual de procedimentos;
- 13. SITUAÇÕES QUE EVIDENCIAMA NECESSIDADE DE PLANEJAMENTO PROSPECÇÃO/ MONITORAMENTO DIAGNÓSTIC O PLANEJAMENTO PROGRAMAÇÃO AVALIAÇÃO DESAFIO
- 14. 2 ELABORAÇÃO DO PROJETO 1 DIAGNÓSTICO 3 EXECUÇÃO CICLO DO PLANEJAMENTO 6 REPLANEJAMENTO 4 CONTROLE 5 AVALIAÇÃO
- 15. ELEMENTOS PARA ELABORAÇÃODO PROJETO DE ARQUIVO Conhecimento da estrutura, alterações, LEVANTAMENTO objetivos e funcionamento da DE DADOS Instituição geradora e receptora de Obtenção do documentos, além de diagnóstico da profundo situação atual, para levantamento da formulação e proposta massa documental de alterações e existente. medidas a serem adotadas. ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS
- 16. PLANEJAMENTO A elaboração doplano arquivístico considera prioritariamente as DISPOSIÇÕES LEGAIS e as NECESSIDADES DA INSTITUIÇÃO
- 17. ELEMENTOS DO PLANEJAMENTO •Posição do arquivo na estrutura da instituição • Coordenação dos serviços de arquivo: centralizado ou descentralizado • Recursos humanos; • Normas de funcionamento; • Recursos financeiros; • Instalações e equipamentos;
- 18. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO Capacitar todo o pessoal que trabalha com documentos Sensibilizar todos os níveis da instituição
- 19. A secretária(o) éo responsável pelo arquivo e 60 a pelo suprimento 100 informacional de cada unidade Média de Arquivamento/dia As atividades de arquivo são desempenhadas por terceiros, ou seja, ninguém da instituição é responsável por elas.
- 20. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO Testar as normas e rotinas Elaborar Manual de Arquivo onde estejam registrados procedi – mentos e instruções adotados
- 22.
- 24. •Diagnóstico: NDA; •Levantamento damassa documental; •Capacitação da equipe; •Análise e avaliação; •Política conservacionista; •Política de transferência e recolhimento;
- 25. •Plano de arranjo; •Layout; •Institucionalizaçãodo sistema; •Acondicionamento e armazenagem da documentação;
- 26. Fluxograma Documental – que consiste na elaboração oficial do tramite interno da documentação; Revisão Total da Organização da Documentação; Padronização da Documentação; Política de Recolhimento da Documentação; Fichamento das Séries Documentais; Elaboração do Manual de Serviço; Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de temporalidade Documental;
- 27. Conclusão de colocação das etiquetas nas caixas; Conclusão dos Instrumentos de pesquisas; Elaboração da listagem, ata, termo e publicação do material a ser eliminado; Notação documental; Capacitação do pessoal da Casa; Automação e digitalização dos Arquivos.
- 29. “ Os arquivosnão são, de maneira alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos. A qualidade essencial dos arquivos está em registrarem, não somente as realizações, mas também os processos pelos quais foram efetuados.” (L. White)
- 30. Dr. José LoureiroLopes; Dr. Paulo Trindade Padilha; Dra. Ana Flávia Fonseca; Prof. Barreto E a todos e todas que colaborarem com esta iniciativa