O documento explora a importância das soluções em gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) e case management para otimização de processos organizacionais. Destaca desafios comuns na implementação de ECM e a necessidade de uma abordagem iterativa e focada no negócio. Além disso, enfatiza os benefícios da gestão de casos, que integra pessoas, processos e informações de forma adaptativa e colaborativa.

1. http://www.documentar.com.br
Quais aspectos do ECM fazem sentido para a sua
empresa?
Potencialize e agilize o seu retorno utilizando a
estratégia de Case Management

2. O contexto de soluções em ECM é muito amplo ...
Captura Gerenciamento Armazenamento Preservação Entrega
“As estratégias, os métodos e as ferramentas utilizadas
para capturar, gerenciar, armazenar, manter e entregar
conteúdos e documentos relacionados aos processos
chave da organização.”
AIIM – Association for Information and Image Management

3. A diversidade de soluções tecnológicas é realmente grande ...
Captura Gerenciamento Armazenamento Preservação Entrega
Conceitos em ECM Soluções em ECM

4. As melhores práticas na implantação de soluções ECM indicam a abordagem
iterativa como modelo de sucesso ...
Fonte: MIKE 2.0

5. Há um abismo entre a realidade da operação e as possibilidades ...
O foco nos processos da operação e seus indicadores é
a maior cobrança.
Pouco tempo é investido na busca de soluções
inovadoras e para problemas recorrentes.
Devido a falta de conhecimento das possibilidades de
solução, este processo se torna complexo.

6. Melhoria de eficiência, otimização de processos, redução de custos e
mitigação de riscos, enfim, foco no negócio é a ordem do dia...
Benefícios esperados ECM – State of Industry 2011 (AIIM) Qual o caminho?
O foco no negócio deve
guiar o uso da
tecnologia de maneira
invisível e silenciosa.
Principais problemas em ECM: O projeto não pode ter
• Falta de abordagem de implementação recorrente, um fim em si mesmo.
• Baixas taxas de adoção,
• Customização exagerada,
• Insatisfação com TI, Os indicadores de
• Diagnóstico pobre de problemas, sucesso devem estar
• Falta de métricas e medidas.
Fonte: Doculabs atrelados aos real
objetivo.

7. Então, o que é o Case Management?
• Case: projeto, transação, ou serviço conduzidos na resolução de uma questão
específica.
• Case management: padrão de trabalho que integra pessoas, processos e
informação, e requer sistematicamente o processamento e a colaboração em um
case - dossiê virtual de conteúdo relacionado. Envolve gestão de
conteúdo, captura de documentos, automação de processos, colaboração, e
mais. (EMC) Criação de novos caminhos
Estado C Estado D Biblioteca de Tarefas
Seleção de estados predefinidos
Modificação de Regras
Evento Estado B
Associação dinâmica
Estado A de objetos
Tratamento
alternativo de caso

8. Então, o que é o Case Management?
Visão Geral

9. Então, o que é o Case Management?
Exemplos práticos
– Jurídico
• Gestão de contratos (suprimentos)
• Gestão de processos judiciais
– Bancos
• Processo de aprovação de crédito
• Processo de financiamento
– Hospitais e Clínicas
• Prontuário médico
– Seguradoras
• Contratação de seguros
• Processamento de sinistros

10. Então, o que é o Case Management?
Case Management X Business Process Management
Cases são mais imprevisíveis e dependem São baseados em regras de negócios
do julgamento dos gestores do processo. definidas previamente e modelos já prontos.
Cases sempre envolvem pessoas que Em alguns casos, o gerenciamento de
direcionam a forma de tratamento do processos pode automatizar toda a tarefa.
case.
São centrados em conteúdos que norteiam Em alguns casos, podem prescindir da
o seu ciclo de vida e que permanecem interação com conteúdos atuando apenas
acessíveis para processamentos adicionais. com dados inerentes às etapas.
Os gestores do processo podem decidir Os sistemas de gerenciamento de processos
quais tarefas são requeridas para o segue o fluxo definido previamente.
tratamento de um case.

11. Como se implementa o Case Management?
• Características de Soluções
– Capacidade de definição de fluxos e das regras de negócios ad-hoc (BPM sob
demanda);
– Funcionalidades de Documents & Records Management(ECM);
– Suporte a integração orientada por serviços (SOA)
– Suporte a diferentes plataformas (Dispositivos móveis, Web, etc.)
• Tipos de Soluções
– Soluções de Case Management
– Fornecedores de ECM e BPM com funcionalidade de Case Management
– Aplicações com funcionalidades de Case Management (CRMs, ERPs)
– Aplicações de nicho com extensões de de Case Management

12. Quais os benefícios da abordagem de Case Management?
• Visão e gestão completa de conteúdos e ações
• Agilidade na disponibilização da solução
• Controle sobre processos anteriormente manuais
• Simplifica a realocação de atividades
promovendo escalabilidade
• Garantia da flexibilidade sem
comprometimento da governança

13. ECM: Fatores críticos de sucesso na visão da Documentar
Vislumbre as mudanças e mantenha o foco no negócio.
Certifique-se que entende qual é e onde está o problema do seu processo.
Pense grande, mas, priorize o foco de sua iniciativa.
Concentre em um fornecedor a entrega global da solução.
Envolva interessados de todas as áreas. Lembre-se que a solução é para o usuário final.
Adote modelos de solução já testados e use sua criatividade no seu negócio.
Compartilhe a mudança com a pessoas, a informação só faz sentido quando passa por elas.
Estabeleça antes critérios claros para medir o resultado da sua iniciativa.
Encontre a solução do tamanho da sua necessidade. Nem maior, nem menor.

14. Obrigado pela atenção!
Rommel Vieira Carneiro
rommel.carneiro@documentar.com.br
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